項目實施階段文檔管理辦法一、 目的為進一步規范工程建設項目實施階段的文檔管理工作，確保文檔的完整性、準確性、系統性和保密性，特制訂本辦法。二、 適用范圍本辦法適用于公司新建、改建、擴建等固定資產投資項目實施過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、記錄、聲像等各種形式的文件資料的管理。三、 職責與分工（一） 項目前期主管部門職責1、 負責項目基礎設計批復前文件的接收、發放、歸檔等工作。2、 參與有關單位組織的檔案驗收工作，并對工程建設項目文件管理工作進行業務監督、檢查和指導。3、 負責向項目實施主管部門移交項目前期文件。（二） 項目實施主管部門職責1、 制定、修訂工程建設項目文件管理制度。并對工程建設項目文件管理工作進行業務監督、檢查和指導。2、 負責工程項目施工準備階段和竣工驗收階段文件的接收、發放、組卷、歸檔等工作。3、 負責組織相關部門對各承包商交付文件的完整性和正確性進行審查；并參與有關單位組織的檔案驗收工作。（三） 項目實施管理部門職責1、 負責施工階段文件的接收、發放、整理、保存等工作。2、 工程交工后4個月內，將分類整理的文件移交項目實施主管部門組卷。（四） 設計單位負責按照設計合同約定向有關部門提交設計相關文件。（五） 施工單位職責1、 負責施工過程形成的項目施工文件的收集、整理、歸檔，并在項目中交后3個月內移交相關部門。2、 配合建設單位、監理單位等組織的文件檢查工作。（六） 監理單位職責1、 負責監理業務范圍內文件資料的收集、整理、歸檔，并在項目交工后4個月內移交相關部門。2、 檢查施工單位文件資料收集整理的及時性和準確性。3、 負責交工資料和竣工圖的審核。（七） 采購部門職責1、 負責項目物資采購供應過程中形成的各類文件的收集、整理、歸檔，并在項目中交后3個月內移交檔案管理部門。2、 負責提供項目物資的相關技術和質量證明文件等資料，含非標設備竣工圖3套。（八） 生產使用部門職責1、 負責編制、收集、整理、歸檔各類生產準備文件，并在生產考核或標定后1個月內移交檔案管理部門。2、 負責提供試生產期間文件資料（試生產記錄、設備缺陷及事故處理記錄、分析和結論），總體試車方案、裝置考核報告、試生產總結及運行中形成的文件資料。（九） 檔案管理部門職責1、 負責設備隨機資料（包括設備制造單位編制的非標設備制造竣工圖）收集、整理及組卷存檔工作。2、 檢查、指導各參建單位項目文件歸檔工作。3、 負責項目實施階段歸檔文件的接收。4、 負責向文件歸檔部門提供統一的檔案盒、封皮。（十）其他相關部門職責項目前期主管部門、公司辦公室、財務部門、審計部門等相關部門負責將所形成的工程建設項目文檔移交檔案管理部門。四、管理事項與工作程序（一） 文檔接收、發放1、 接收單位需對文件（包含必要的電子版文件）的來源、種類、內容、數量、完整性等進行核實，合格后簽收。2、 接收文件后，按項目、文件類型或專業等進行登記、分類、整理。3、 發文部門填寫文件發放申請表，批準后，發放人員按照發放要求建立登記表，簽字發放。4、 紙質文件以對方簽收為有效傳遞；通過計算機網絡傳遞的信息，以拷入目的盤對方確認后，為有效傳遞；通過傳真傳遞的文件，對方確認接收到為有效傳遞。5、 需對方確認的信息文件，需在有效傳到后雙方約定的時限內予以答復，在雙方約定的時限內未予答復的，將被視為對信息文件的認可。沒有約定時限的，答復期限限定為三日，若三日內未予答復，則被視為對信息文件的認可。6、 需對方處理的信息文件，應在規定的時限內答復。在規定時間內未答復的，并對工程進度、質量、HSE等方面造成影響，按相關管理規定和合同條款處罰。（二） 文件借閱1、 借閱人須嚴格履行登記手續，填寫《文件借閱登記表》，必要時，需經有關領導批準。2、 借閱人要愛護文件，不得在文件上涂改、勾劃，不得折疊、拆散、轉借；未經同意不得復印、隨意摘錄文件內容。造成損失時，給予相應的處罰3、 保密文件不外借，查閱保密文件須經相關領導批準。4、 借閱文件應按規定日期歸還，借閱人和管理人員要當面清查。（三） 文件更新1、文件資料在收到修改版后，及時進行下列工作：（一）將存檔的原版抽出，在文件的首頁打上“供參考”或“作廢”字樣，換入新版。（二）新版文件按原版的要求重新登記，發放，同時通知原版接收單位更新并作作廢處置。（四）文件歸檔1、基本要求（一） 歸檔文件應齊全、完整、準確并原件（正本）歸檔。復印件加蓋確認印章的延續性文件視同原件。（二） 文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。（三） 文件紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。（四） 當所收外來文件資料為不耐久載體或書寫字跡且無法更換的，應將原件復印后與其一并歸檔。（五） 非紙質文件應與其內容目錄一并歸檔；永久、長期的電子文件必須形成一份紙質文件歸檔。（六） 外文資料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，且譯文在前，原文在后排序。無譯文的要譯出標題后歸檔。（七） 文件資料排列應文字在前，圖樣在后；請示文件應將批復文件在前，請示文件附后。（八） 檔案盒和封皮的案卷題名按“工程名稱+項目名稱+裝置單元名稱+專業名稱”填寫，內附表格的項目名稱寫“項目名稱+裝置單元名稱+專業名稱”，電氣、儀表等無法分單元可按具體情況填寫。（九） 移交文件時，移交單位要編制移交清冊及案卷目錄，交接雙方在清點核對正確后，在移交清冊上簽字蓋章。移交清冊一式兩份，交接雙方各存一份。2、 建設單位負責歸檔文件范圍詳見附件1。3、 設計單位歸檔文件包括竣工圖和設計總結。4、 施工單位交工技術文件歸檔（一） 工程項目由多個單位承包的，由各承包單位分別負責收集、整理、組卷歸檔、移交。（二） 工程項目實行總承包的，由總承包單位負責收集、匯總、整理、組卷歸檔、移交。（三） 交工技術文件的內容、編制應符合SH/T3503-2007《石油化工建設工程項目交工技術文件規定》。（四） 第三方檢測單位應依據SH/T3503-2007規定的內容、時間內向被檢測工程施工單位移交檢測報告。由被檢測工程的施工單位匯入相關工程卷冊。（五） 交工技術文件的份數為兩份，其中一份為原件，并移交建設單位，同時提供電子版的交工技術文件目錄。5、 監理文件歸檔按照中國石化標準SH/T3903-2004《石油化工建設工程項目監理規范》的相關要求進行造冊組卷，并向建設單位移交監理文件一份。6、 歸檔整理按GB/T50328-2001《建設工程文件歸檔整理規范》及《北京化工集團檔案管理辦法》等規定執行。（五）文件保密1、 建設項目涉及秘密文件、資料不準私自翻印、復印、摘錄和外傳。因工作需要復印、借閱，應經有關領導批準后辦理。并按審批的范圍、內容進行復印，借閱的應及時辦理文件登記手續。2、 工程建設完成后，各部門和單位領用的圖紙（除生產單位外）、設計資料退回給項目實施主管部門，由項目實施主管部門統一處理，其它部門和單位無權處理，確保知識產權，嚴守國家秘密。五、 檢查監督與考核公司建設管理部對本辦法的執行情況進行檢查、監督與考核。六、 解釋權歸屬及印發實施（一） 本規定由公司建設管理部負責解釋。（二） 本辦法自印發之日起實施。附件1：建設單位負責歸檔文件范圍A類基建文件C類施工文件A1決策立項文件C1施工管理文件A2建設用地文件C2施工技術文件A3勘察設計文件C3進度造價文件A4工程招投標文件C4施工物資出場質量證明及進廠檢測文件A5開工審批文件C5施工記錄文件A6工程造