書面溝通引導案例

一封婉拒信第一節書面溝通概述書面溝通，就是利用書面文字、圖式作為主要的表達方式，在人們之間進行信息傳遞與思想交流的溝通形式。一、書面溝通的種類按書面溝通的主體和客體分類1、寫作寫作是書面溝通主體將自己或自己所代表的團體的意志用文字表述出來的一個創造性過程。2、閱讀閱讀是書面溝通的方式，讀懂別人的文章，可以獲得準確而完整的信息。閱讀包含理解、想象、思考、表達、記憶和閱讀速度六大因素。（二）按書面溝通所用的文體分類行政公文計劃類文書報告類文書法律性文書新聞性文書日常事務類文書二、書面溝通的優缺點書面溝通的優點書面溝通的缺點書面溝通口頭溝通優點缺點優點缺點1.保持記錄及證據2.適宜于多人溝通3.易于復制、傳播4.電子郵件非常快速5.載體形式多種多樣1.無法立即得到回饋2.缺乏感情溝通3.不利于文字表達能力較差者4.如果太簡潔，表達可能不足；如果長篇大論，又可能沒有人看

1.最直接的溝通方式能觀察被溝通者的反應2.能立刻得到回饋3.有機會補充闡述及舉例說明4.可以用聲音和姿勢來加強5.有助于改善人際關系1.通常口說無憑(除非錄音)2.效率較低3.不能與太多人雙向溝通4.容易受情緒與感情影響5.言多必失6.對拙于言詞者不利三、書面溝通應該遵循的原則言簡意賅完整清晰積極向上第二節寫作程序與技巧寫作程序可以分成準備階段寫作階段一、準備技巧分析讀者確定目的確立主題收集資料組織材料二、寫作技巧

起草文章修改文章定稿第三節企業常用文書的寫作方法與技巧一、計劃類文書計劃的標題計劃的正文二、建議書標題稱謂正文結尾

三、調查報告標題開頭主體結尾四、工作報告標題主送機關正文結語五、述職報告六、總結總結的結構形式及其內容

工作總結文字表述的要求第四節商務信函商務信函是企業與外部團體之間聯系的重要方式，也是現代商務活動中使用頻率最高、效果明顯、方便易行的一種交際文書，其目的在于傳達意見，從事商務交往上的接洽、安排和發展，以便求得對方的理解和合作。商務信函的特點與標準

出色的商務信函應具備5個基本特點清晰完整準確節省讀者時間樹立良好信譽基本特征內容清晰語氣友好書寫正確商務信函寫作技巧

商務信函的格式信頭標題稱謂正文簽署附記商務信函的寫作要點商務信函在內容上有許多套語表達要直接簡練了解相關商業與貿易領域的術語信封書寫信函禮貌積極性信函的寫作積極性信函書寫步驟：報告好消息列出細節和背景資料積極地說出其中可能出現的消極因素列舉出讀者的受益處并解釋充滿友善的結尾，表明你的中任務就是為對方提供服務。消極性信函的寫作以緩沖語言開頭說明理由清楚、簡潔而又婉轉地表達負面信息積極肯定的結尾勸說性信函的寫作銷售性的勸說性信函的寫作技巧吸引消費者的注意激發消費者的興趣減少購買阻力激發消費者的購買行動充滿友善的結尾，表明你的最終任務就是為對方提供服務。第五節有效書面溝通的策略主要有三種基本策略從溝通者出發的基本策略從讀者出發的基本策略信息組織和寫作方式策略一、從溝通者出發的基本策略溝通者，作為書面溝通的發起人，是書面溝通過程中的基本要素之一。從溝通者的角度出發，書面溝通主要考慮三方面的因素寫作目的主要內容搜集材料二、從讀者出發的基本策略讀者的特征讀者所想要信息讀者的反應三、信息組織和寫作方式策略

有效的信息組織方式直接式，把文章的主題放在開頭，再對主題進行論證間接式，先舉例各種論證，在結尾推導出文章的主題本章小結書面溝通，就是利用書面文字、圖式作為主要的表達方式，在人們之間進行信息傳遞與思想交流的溝通形式。必須遵循言簡意賅，完整清晰、積極向上的溝通基本原則。按照不同的標準和角度將書面溝通劃分為不同的類型。從溝通主體與客體的角度劃分，可將書面溝通劃分為閱讀和寫作兩大類；從用途又可分為內部和外部溝通；從所用文體不同可分為行政公文、計劃類文書、報告類文書、法律性文書、新聞性文書和日常事務類文書等六大類。有效的書面溝通基本策略：從溝通者出發的基本策略、從讀者出發的基本策略，以及信息組織和寫作方式策略。在所有商務文書中，商務信函的使用頻率最高。商務信函的分類有多種形式，按內容可分為：介紹信、證明信、賀信、問候函、致謝信、詢問及推銷函、商用通知函件；按信息的性質可分為：積極性信函、負面性信函及勸說性信函。出色的商務信函應具備5個基本特點：清晰、完整、準確、節省讀者時間和樹立良好信譽。練習向有關部門提交報告并提出合理化建議。給老師寫一份備忘錄，介紹你所在工作場所的情形，并解釋你在語言溝通方面的方法（媒介、策略、語