如何創造高效率的會議

1如何創造高效率的會議

1內容提要會議現狀分析;成功會議的準備工作;影響會議的個人因素;會議的領導藝術。2內容提要會議現狀分析;2會議現狀分析會議所呈現的趨勢；無效率會議的驚人開銷。

3會議現狀分析會議所呈現的趨勢；3會議呈現如下趨勢：

1.開會次數與時間增加；2.跨部門之協調會議增加；

3.所有不同相關階層的專業人士參與。

4會議呈現如下趨勢：1.開會次數與時間增加；4無效率會議的驚人開銷

一個好的會議設計與開會技巧，事實上，可以節省一半的開會時間，決策過程也會變得較有效率。也就是說，花在無效率會議上的每一分鐘，其實可以節省下來，多做一些真正攸關企業生產的事。而重新檢討論改進不當的會議進行方式，所節省下來的巨額開銷，也可以提高企業競爭力。

5無效率會議的驚人開銷一個好的會議設計與開成功會議的準備工作

6成功會議的準備工作6

成功會議的準備工作（一）

如何策劃與主持成功的會議；如何理清開會的目的與訴求；會議形式的與領導風格；如何遴選與會者；會議規模；會議地點；7成功會議的準備工作（一）如何策劃與主持成功的會議；7☆周全的會前準備工作；

☆達成高效率會議的八個步驟。

如何策劃與主持成功的會議

8☆周全的會前準備工作；

☆達成高效率會議的八個步驟。

如周全的會議準備工作

開會往往是一些動作的重復組合。有的提案已經被決了，可能沒過多久又會在別的會議的被提出來。現代人開會就是這樣，同樣的議案往往要開好幾次會才能真正否決。——巴利（DaveBarry）,《攀上頂峰》(ClawYourWayToTheTop)9周全的會議準備工作

開會往往是一些動達成高效率會議的八個步驟

厘清開會的目的與訴求；選擇合適的領導方式；選擇合適的主席，并篩選與會者；向與會者做簡報；選擇合適的開會時間與地點；有效整合會議中的意見；遴選恰當的會議記錄者；決議通過后的工作分配。10達成高效率會議的八個步驟厘清開會的目的與訴求；10如何理清開會的目的與訴求

開會的目的與訴求，應盡可能以一句話清楚地陳述出來。清楚的程度至少要包括：為何開會、誰來開、及工作何時該完畢。11如何理清開會的目的與訴求開會的目的與訴求會議形式與領導風格

咨商式會議；

決議提報式會議；責任完全交付式會議12會議形式與領導風格咨商式會議；12開會形式與過程形式進行方式會議領導者決策者咨商要建議，其余免談主管主管決議提交式決議提報主管復核與會者主管責任完全交付式員工自決，主管附議與會者與會者13開會形式與過程形式進行方式會議領決策者咨商要建議，其

如何遴選與會者

決定與會者資格時所應考慮的要項：

1.跟討論題目有直接關聯的人；

2.可提供無法從他處取得的資訊；

3.發言具有代表性，能為其團體負責。

14

如何遴選與會者

決定與會者資格時所應考慮的要

會

議

規

模

會議規模直接影響到互動的狀況。對于減少階層間的隔閡，強調上級與部屬溝通暢通的公司，控制會議規模（即與會人數）更顯得格外重要。15

會議規模

會議規模直接影響到互動會議地點

會議地點的應考慮的因素：

★找一個肯定不會受到打擾的地方；★會前應確定電話已被移出會議室；★注意使與會者有足夠舒適以集中精；力開會，但不要讓他們舒服得想瞌睡★關注音響效果。16會議地點會議地點的應考慮的因素：16成功會議的準備工作（二）會議時間；座位安排；傳達開會通知；議程設計；會議記錄；會議規范的制定。17成功會議的準備工作（二）會議時間；17

會議時間

根據行為學家的研究，同樣目的的會議在不同時段召開，會有不同的結果，所以“因時制宜”來開會有其必要性。18會議時間根據行為學家的研究座位安排

與會者座位安排對會議的成功有很大的影響，預先考慮座位安排，如果要，設一個座位安排方案，給會議創造一個良好的機會來達到目的。19座位安排與會者座位安排對會議的成功有

主席坐在團隊成員之間

面對面就座▲20主席坐在團隊面對面就座▲20主席坐在長桌的項端資歷最淺者坐在離主席最遠處

顯示等級▲21主席坐在長桌的項端資歷最淺者坐在離主席最遠處主席可坐在任何一個座位

自由討論▲22主席可坐在任何一個座位自由討論▲22意見未定者可清楚地看到和聽到與會者全部觀點動議的支持者坐在其他支持者的確良斜對面，可以直接看到其他支持者動議的反對者被支持者的座位隔開支持者在此位置有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會者尤其是意見未定者保持目光接觸反對者坐在主席旁邊以“平衡”會議桌意見未定者看著主席尋求引導反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用支持者可以影響那些反對者分散對抗▲23意見未定者可清楚地看到動議的支持者坐在其他支持者的確良斜對面

傳達開會通知

開會通知應包括請他與會的理由、該準備哪些資料及會議召集人所期望的會議目標。

24傳達開會通知開會通知應包

議程設計好的議程設計有助于討論上軌道，避免討論離題，有系統地幫助與會者一步步達到目標。25議程設計好的議程設

會議記錄

與會者的重要發言及決議都應正確地記錄來，并在會后發給與會者。26會議記錄26

會議規范的制定

會議規范指的是大家達到共識的會議守則，每次開會就照此守則來進行。27會議規范的制定會議規范指的是大家達到27影響會議的個人因素常見的人格標簽與刻板印象；個性與影響力；性

別

與

影

響

力；如何在會議發揮影響力。28影響會議的個人因素常見的人格標簽與刻板印象；28常見的人格標簽與刻板現象外貌與偏見；

年齡的刻板印象；

工作種類的刻板象。

29常見的人格標簽與刻板現象外貌與偏見；29

個性與影響力內向與外向性格；權威型人格；心機型人格。30個性與影響力內向與外向性格；30性別與影響力

31性別與影響力31如何在會議中發揮影響力發言、常發言、控制發言長度;發言流利有權威感;發言有系統。

32如何在會議中發揮影響力發言、常發言、控制發言長度;32評估與會技巧33評估與會技巧33會議的領導藝術34會議的領導藝術34主席的八大職責

?

營造和諧氣氛；?

確保議程進行；?

總結討論內容；?

引導發言者解釋令人困惑的發言；?

幫助與會者理清不假思索想法；?

尊重少數人的意見，避免會中意見一面倒的情況；?減少與議題無關的爭辯與討論；?保持中立態度。35主席的八大職責?

營造和諧氣氛；35

主席的開場白約有1/3的與會者抱著“純與會”的心態出席并不想要會中發揮影響力；約有1/3的與會者不知開會的目的及主題；約有1/3攸關決議質量的與會者會缺席；約有1/3的與會者覺得很難在會中發揮影響力。（注：以上的1/3并不一定是同一批人）36主席的開場白約有1/3的與會者抱著“純與會”的心態36關鍵性的三種領導態度

下列三種領導態度對經營成功會議有關鍵性的影響：

1.主席只是輔助決議達成，而非決定決議應如何達成；

2.多讓員工參與決策過程，有助于提高向心力；3.應鼓勵而非禁止異議。37關鍵性的三種領導態度下列三種領導態度對經

發言時間的分配

了解與會者互動情況最簡單的方法，就是觀察成員所能分配到的發言時間。38發言時間的分配了解與會者互動情理想中良好的6人發言時間分配表

主席…25%

會議記錄員…………15%

成員甲………………15%

成員乙………………15%

成員丙………………15%

成員丁………………15%39理想中良好的6人發言時間分配表主席…25%39如何掌握議事進度

有聲互動法；無聲互動法。40如何掌握議事進度

有聲互動法；40

如何化解意見沖突

面對意見沖突時所應持的態度：

意見沖突是自然且正常的；避免對立；闡明開會期望；就事論事，莫就人論事；轉移話題或暫時休息；會前即預先排除沖突。41如何化解意見沖突面對意見沖突時所應持的態度：提高議事質量的重要方法：指定一人“扮黑臉”42提高議事質量的重要方法：42“扮黑臉”的秘訣

43“扮黑臉”的秘訣43

會議中如何達成決議四種傳統的決策方式；標準議則。44會議中如何達成決議四種傳統的決策方式；44四種傳統的決策方式★權威式決議；★“少數服從多數式”；★“強勢少數”式；★“無異議一致通過”式。45四種傳統的決策方式★權威式決議；45標準議則

現在最常被使用的開會方法，1910年由德威（Dewey）博士所擬定的，我們現在稱之為“標準議則”。這個方法從與會者的心理層面出發，以符合科學邏輯的方式進行會議，通過五個步驟達成決議，是現在最常被企業使用的開會方法。46標準議則現在最常被使用的開會方法，191標準法則五個步驟

1、厘清暨解釋問題。47標準法則五個步驟1、厘清暨解釋問題。47標準法則五個步驟

2、分析問題。48標準法則五個步驟2、分析問題。48標準法則五個步驟3、似定評估各種相應對策的標準。49標準法則五個步驟3、似定評估各種相應對策的標準。49標準法則五個步驟4、商議相應對策。50標準法則五個步驟4、商議相應對策。50

標準法則五個步驟

5、遴選最可行的對策。51標準法則五個步驟5、遴選最可行的對策。51如何達成無異議的結論

達成無異議結論可說是開會的終極目標。一方面能展現企業的向心力，一方面能達成高質量的決議。然而，無論會議是否能達成無異議的結論，都不宜把無異議當成開會的惟一目標。

52如何達成無異議的結論達成無如何與何時結束會議

預留足夠時間做結束語；

確定工作妥當分配；準時結束會議。

53如何與何時結束會議

預留足夠時間做結束語；53議事效率的評估方法

54議事效率的評估方法54后

續

工

作

會議結束后，主席的職責并未終止，進一步的責任包括：l

批準備忘錄；l

確保會議記錄員追蹤并監督經會議同意要采取的行動；l

接受會議記錄者遞交的有關執行會議決定的進度報告。若必要，將進度告訴與會者；l

鼓勵與會者預先提交下次會議上他們希望討論的事項；l

決定下次會議的議程，包括上次會議討論期中遺漏或未全面涉及的事項；l

會中工作分派。

55后續工作會議結束后，主席的職責并未終止，進一

會后跟催

若是企業在開發新市場、推廣新產品或與其他企業進行合資、策略聯盟時所進行的談判或商務會議，會議之后的跟催運作對企業是否可以取得客戶訂單、合作內容是否清楚明確及爭議是否可以妥善解決，具有舉足輕重的作用。56會后跟催若是企業在開發新市場、推廣56主持能力測試57主持能力測試57多謝各位積極參與!58多謝各位585、世上最美好的事是：我已經長大，父母還未老;我有能力報答，父母仍然健康。

6、沒什么可怕的，大家都一樣，在試探中不斷前行。

7、時間就像一張網，你撒在哪里，你的收獲就在哪里。紐扣第一顆就扣錯了，可你扣到最后一顆才發現。有些事一開始就是錯的，可只有到最后才不得不承認。

8、世上的事，只要肯用心去學，沒有一件是太晚的。要始終保持敬畏之心，對陽光，對美，對痛楚。

9、別再去抱怨身邊人善變，多懂一些道理，明白一些事理，畢竟每個人都是越活越現實。

10、山有封頂，還有彼岸，慢慢長途，終有回轉，余味苦澀，終有回甘。

11、人生就像是一個馬爾可夫鏈，你的未來取決于你當下正在做的事，而無關于過去做完的事。

12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果兩者你都不占絕對優勢，那你就選擇善良。

13、時間，抓住了就是黃金，虛度了就是流水。理想，努力了才叫夢想，放棄了那只是妄想。努力，雖然未必會收獲，但放棄，就一定一無所獲。

14、一個人的知識，通過學習可以得到;一個人的成長，就必須通過磨練。若是自己沒有盡力，就沒有資格批評別人不用心。開口抱怨很容易，但是閉嘴努力的人更加值得尊敬。

15、如果沒有人為你遮風擋雨，那就學會自己披荊斬棘，面對一切，用倔強的驕傲，活出無人能及的精彩。5、人生每天都要笑，生活的下一秒發生什么，我們誰也不知道。所以，放下心里的糾結，放下腦中的煩惱，放下生活的不愉快，活在當下。人生喜怒哀樂，百般形態，不如在心里全部淡然處之，輕輕一笑，讓心更自在，生命更恒久。積極者相信只有推動自己才能推動世界，只要推動自己就能推動世界。

6、人性本善，純如清溪流水凝露瑩爍。欲望與情緒如風沙襲擾，把原本如天空曠蔚藍的心蒙蔽。但我知道，每個人的心靈深處，不管烏云密布還是陰淤蒼茫，但依然有一道彩虹，亮麗于心中某處。

7、每個人的心里，都藏著一個了不起的自己，只要你不頹廢，不消極，一直悄悄醞釀著樂觀，培養著豁達，堅持著善良，只要在路上，就沒有到達不了的遠方！

8、不要活在別人眼中，更不要活在別人嘴中。世界不會因為你的抱怨不滿而為你改變，你能做到的只有改變你自己！

9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天賜，不都是一路披荊斬棘才換來的。

10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你會覺得解脫。但舌頭總會不由自主地往那個空空的牙洞里舔，一天數次。不痛了不代表你能完全無視，留下的那個空缺永遠都在，偶爾甚至會異常掛念。適應是需要時間的，但牙總是要拔，因為太痛，所以終歸還是要放手，隨它去。

11、這個世界其實很公平，你想要比別人強，你就必須去做別人不想做的事，你想要過更好的