物業管理公司財務管理制度

1.

基本任務

管理處財務管理的基本任務是:

物業管理處的財務管理為獨立運作及核算，與物業管理

公司分開。籌集和管理物業管理處的資金和資產，組織

日常財產運作和會計核算，協調財務開支，真實地、系

統地、全面地反映公司的經營狀況，監督各項財務計劃

的執行情況。

1．

會計制度

1.1管理處的業務范圍，所屬國內行業，執行其所屬行業之會計制度。

1.2執行公司統一規定的會計制度。

2．

會計年度

2.1為了符合國內《會計法》要求，管理處需按國內規定的會計年度，即自公歷1

月1日起至12月31日止，編制一套符合國內要求的會計報告。

3．

記帳本位幣

管理處記帳以人民幣為單位。

4．

收入和費用的確認

管理處正確劃分資本性支出和權益性支出，對各項收入和費用的確認采用權責發生制原則。

2.

公司內部財務管理的基本工作

2.1財務匯報流程

1.

財務匯報流程

1.1

管理處財務每月定期向項目中心物管部報告。

1.2

物管部財務每月定期向項目中心財務部報告。

2.

財務匯報格式

2.1

為統一口徑、便于匯總，管理處統一使用公司總部規定的財務報告格式。

3.

財務報告分類

3.1月報、季報和年報

4.

財務報告組成及內容

4.1

財務報告組成按公司總部統一規定編報，其主要報告有：

4.1.1

資產負債表；

4.1.2

損益表；

4.1.3

現金流量表;

4.1.4

其他報表（包括但不限于固定資產，應收賬，應付賬，收入明細賬等）。

4.2財務報告中管理處核算或反映的內容按公司總部統一規定執行。

5.

財務報告提交與審批時間

5.1季報應于每月5日以前、年報應于年度終了10日內，報公司總部物業經理審批。

5.2公司總部物業經理應在收到管理處財務報告次日起3日內審完，并將財務報告

返還各管理處。

6.

對外公布資料：按廣州市物業管理辦法每季公布收支表給業戶查看。

2.2預算及審批預算流程

1.預算制度

1.1管理處的一切財務收支活動都要按財務預算執行，受財務預算的制約；

1.2管理處的財務預算由年度財務預算、季度財務預算組成；

1.3管理處的財務預算要樹立全局觀念，搞好綜合平衡，做到統籌兼顧；

1.4財務預算需經地區總監審批后才能執行；

1.5預算編制禁止巧立名目，弄虛作假。

2.預算編制根據

2.1

管理處業務范圍及工作方式；

2.2

管理處所在地區生活及工資水平；

2.3由管理處付薪的員工人數；

2.4

管理處擁有或控制的固定資產的構成及數量、價值等；

2.5租賃的房屋、設施等的數量及價格；

2.6

其他

3.預算編制、審批及撥款流程

3.1前季度第二個月月末各管理處部門向財務提供預算所需數據，然后財務部按總

部統一規定之預算格式編制。

3.2

管理處在前季度第三個月第一個星期，將預算報物業經理審批。

3.3物業經理收到各管理處預算，在10日內審批完成。

3.4

審批完畢后，交地區總監最后審批，審批于5日內完成。

3.5

審批后的財務預算，及時回復各管理處并通知公司總部（項目中心）財務部。

3.6公司總部財務部根據審批后的管理處預算的撥款金額、撥款時間等，及時為各

管理處撥款。

4.預算與實際對比

4.1

各管理處的財務報告，要有反映預算數與實際完成數對比資料；

4.2

實際完成數大于預算5%以上時，要有文字說明；

4.3

實際完成數小于預算10%以上時，要有文字說明；

2.3審批管理

1.

營運開支審批

1.1

范圍:非業主,住客按金/基金等的物業管理處營運開支,一般多于RMB500。

1.2

申請程序

1.3

未經批準和有效報銷前的支出當個人借款處理

1.4

審批權

1.4.1物業管理處主管可簽批支付每單不多于RMB500。

1.4.2物業管理公司物業經理可簽批支付每單RMB3000或以下。

1.4.3物業管理公司財務總監（即項目中心財務總監）加簽每單RMB3,000至

RMB30,000。

1.4.4物業管理公司總經理（即項目中心地區總監）加簽每單RMB[

]以上。

1.4.5有效合同或預算。

1.5

復核

2.

備用現金開支審批

2.1最高存放金額:RMB5,000；申請現金補充備用現金金額:RMB500；存款應付約一

星期需要。

2.2備用現金適用范圍：難以用支票形式支付的小額支出，一般不多于RMB200。

2.3申請程序。

2.4未經批準和有效報銷前的支出當個人借款處理。

2.5審批權

2.5.1物業管理處主管可簽批支付每單不多于RMB300

2.5.2物業管理公司物業經理可簽批支付每單RMB300以上

3.

合同方面

3.1

如已有合同之約束，及既定協議之金額，則由物業經理簽批后便完成審批。

3.2

未有合同,則按如下情況

3.2.1

對外簽約(備預算)

3.2.1.1

預算金額

30,000元或以上

審批:

總經理

3.2.1.2

預算金額

3,000-30,000元或以下

審批:

財務總監

3.2.1.3

預算金額

3,000元以下

審批:

物業經理

3.

貨幣資金及往來帳項管理

3.1現金管理

1.現金處理

1.1管理處的現金管理由現金出納和會計負責，現金出納，應每天登記當天的現金

收支記錄及整理有關憑證資料，管理處負責人可以隨時監督檢查。

1.2管理處辦公室應儲存適量現金，現暫定500元，足夠3-5天內的日常零星開支。

現金存量在規定的限額內。當現金余額到達現金存量下限時,由出納通知會計，

并準備支票由物業經理簽署后提取現金。

1.3現金出納根據管理處開支情況，提出現金存量上下限報總部物業經理批準。

1.4辦公室應把現金儲存于保險箱內。

1.5保險箱密碼與保險箱鎖匙由二人分別持有管理，未得物業經理批準不得移交第

三者。

1.6出納與會計每周末及月末下班前進行現金盤點；由出納填寫現金盤點登記表兩

人共同簽字。月末盤點，會計核對現金帳無誤后，再由會計及出納共同簽署確

認帳物相符。管理處負責人可以隨時進行監督盤點。出納每日必須登記現金日

記帳，

保證賬目與現金數額相符，并每月與會計對帳。

2.

現金提款

2.1

管理處每月的用款由項目的專用帳戶開支。

2.2

管理處現金儲存量在規定限額內（現暫定在不超過5，000元。每當現金余額

到達現金存量下限（500元）時，出納要通知會計，并準備轉帳支票預約簽署。

財務部要每月咨詢管理處主管，建議財務部主管修訂現金存量上下限。

2.3

每次提款由出納負責安排，管理處派員與出納一同提款。

3.2按金管理

1.退還裝修押金及裝修工作證押金程序

1.1

裝修后3個月內，管理處對已裝修單位驗收合格后，填寫《裝修按金發還申請表》，并附上文件憑證.

1.2

管理處經理簽名同意后可予以退還裝修押金及工作證押金。

1.3

財務核實發還申請表后才發放款項。

3.3支出報銷流程

1.

支出簡化流程

1.1各部門需指定一人與財務部對口辦理有關支出報銷管理工作。（其他人員支

出報銷亦統一由部門與財務部對口）

1.2

部門任何支出，先向財務部索取《付款申請表》，填好后連同有關單據合格、

發票等并作背書，經部門負責人核實簽字。

1.3

管理處經理簽批后，再交財務部核對。會計核對后，將付款申請書及有關

單據交財務部出納。

1.4出納登記現金日記帳，將簽署后的付款申請書與發票、原始憑證等交會計。

1.5財務部會計入帳，制作憑證。

1.6若要開支票，會計負責準確支票并安排蓋章。

1.7遇到物業經理審批權限以外，需要總部審批的支出，由物業經理與有關高層

預約時間審批。

2.支出報銷時限

2.1由管理處負責人確定每周的某段時間天為報銷日期，非特殊情況，其他時間不審

批報銷。

2.2管理處人員有因工預借款項，應在完成業務返回管理處后3日內報銷結帳，對有

特殊情況的其清帳日期亦不得超過30天。出差前領款亦不可以早于出差前3天領款。

3.現金預支

3.1管理處貨品購買，盡可能地使用非現金結算方式

。

3.2預借現金必須填寫《借支單》，經管理處主管簽字后，向出納領款，副本留在出

納處，正本予會計入帳，但出納及會計要在副本上簽署確認。預借現金必須在

借出日起3日以內歸還/清帳。清賬前，借款人需個人承擔借款責任；每次借款

不得越過人民幣3000元，若部門總借款共3次而未清賬時，共3000元便不可

再預借款項。

3.3員工使用現金應取得原始憑證/合格方案并背書，填《付款申請表》，本人簽字后，

交管理處經理批準簽字，會計審核，向出納領款。有預借現金者，應同時還清所

借現金。

3.4若有特殊情況不能取得原始憑證/合格方案，用款人應以書面形式說明原因，并得

到部門主管核實批準，財務部審核，作為自制憑證入帳。

注：凡采購辦公用品及各種設備、物料，要經行政部辦理入倉出倉手續，并簽字核實。

3.4

帳戶管理

1.戶口分類

物業管理公司

物業管理處

戶口類別

負責人

用

途

戶口類別

負責人

用

途

1、基本戶口

財務總監

作收支費用

1、小額戶口

物業經理

支付日常支出

（儲備額不超過10,000元）

（3000元以下）

2、大額戶口

財務總監

處理日常收款及轉帳

至小額戶

3、按金戶口

財務總監

收取裝修按金、

管理費按金

4、基金戶口

財務總監

收取資產儲備金

注：每個管理處均開設以上類別戶口

2.戶口運作

1.小額戶

1.1

支付RMB3,000或以下物業管理處營運開支。

1.2小額戶運作類似備用金運作模式,資金不足時以實報實銷的形式大額戶轉入。

1.3小額戶不收管理費和其他物業管理處的收入。

1.4戶口簽名人除管理物業管理公司的地區總監與財務總監外，物業管理公司主管

（KK

LEUNG）可單獨執行。

2.大額戶

2.1

主要支付RMB3,000以上的物業管理處營運收入。

2.2大額戶運作類似公司的基本戶運作模式，資金不足時以實報實銷形式大額戶調

入。

2.3大額戶收管理費和其他物業管理處的營運開支。

2.4資金不足由所屬物業管理公司免息借入補足，一些非一般支出經特定審批程序或

會由基金戶撥入應付。

2.5戶口簽名人參考廣州項目中心下屬公司銀行戶運作模式，物業管理公司主管（KK

LEUNG）可單獨簽RMB3000可以下的支票。

3.按金戶

3.1

專門收支物業管理處客戶的各類按金。

3.2

戶口簽名人參考廣州項口管理中心下屬公司銀行戶運作模式,物業管理公司主管(KK

LEUNG)要單獨簽RMB3000或以下的支票。

4.基金戶

4.1

專門收支物業管理處客戶的各類基金。

4.2

一些非一般支出經特定審批程序或會由基金戶調撥至大額戶應付。

4.3

戶口簽名人參考廣州項目中心下屬公司銀行戶運作模式,物業管理公司主管

(KK

LEUNG)可單獨簽RMB3000或以下的支票。

4.

固定資產的管理

4.1

計價方法

1.

資產計價采用歷史成本原則。

2.凡單位價值2，000元以上，使用期限在一年以上的，并在使用中保持原來物質

形態的資產，列為固定資產。

3.設備或物品要作報廢,填寫《物品報廢申請表》

4.2折舊

1.折舊按照建時的成本價及預期可使用年限，以直線法每月計算，不預計殘值和清

理費用。

2.購建的固定資產,從次月開始計提折舊；處理的固定資產從次月開始不計折舊。

資產

預計可使用年限

汽車

10年

電腦及其輔件

3年

家具

5年

辦公室儀器

5年

裝修

3年

其他

報總部批準后執行

5.費用的管理

5.1報銷手續

1.用款申請

1.1購買大宗物品（1,000元以上）需做三份報價分析填報《報價分析表》；在有

預算情況下1,000元以下由管理處經理審批：1,000元至3,000元由總部物業

經理審批；3000元以上由總經理或授權物業經理審批。

2.報銷手續

2.1持原始憑證（購物發票）填寫《付款申請表》，經手人按審批單要求填寫后交

管理處有關領導簽名。

2.2報銷審批單由管理處經理或有關領導簽名后，現金開支的結清余款，有備用金

的補足備用金。1000元以下之零星開支費用，由管理處經理審批予以報銷。

3.備用金

3.1各部門主管因公需零星購物的可申請備用金，備用金限額管理處經理1,000元，

各部門主管300元。

3.2申請備用金需填寫《借支單》由總部物業經理簽名同意，再到財務部領取，作

為本部門購物使用。

4.車費報銷手續

4.1管理處派員外出辦事，根據取回的合理憑證填寫《付款申請表》（車票）貼在后

面，經手人簽名、交由有關領導審批簽名后結清余款。

5.2工資發放

1.工資發放

1.1財務部于每月2日前將工資發放資料報總部物業經理審批。

1.2物業經理應在每月2日前審批完畢，并將工資發放資料返回管理處財務部。

1.3管理處于每月8日根據審批后的工資資料發放工資。

1.4財務部負責準備支票及匯款單。

1.5人事部負責考勤及核實出席時間

5.3應酬費用

1.應酬費用

1.1所有應酬費用（包括送禮）必須由財務部另冊詳盡列同被接待單位的資料、日期、

人數、地點。

1.2與管理處有關的對外單位發生的應酬費用，管理處人員內部的文娛活動費用，應

在預算中另列。

1.3應酬費用只為管理處部份有業務上需要的員工而設。各部門員工的應酬費必須事

先經公司主管經理同意。

1.4管理處每月應酬費用不得超出預算上限，及每次應酬費用不得超出RMB500元。若管理處主管認為當月需較多應酬或某次應酬將超出標準時，應預先請示物業經理批準后,方能為之。

6.營業收入的管理

6.1

管理費收取指引

涉及部門：管理處管業部、財務部

1.繳交管理費方法

1.1繳交現金

1.2銀行劃帳

2.出管理費單之安排（包括日期、部門跟進）

3.追收程序

3.1正常—發通知書致業戶

3.2欠費追收—特別函件

3.3再跟進追收—律師信

4.每段時間報告

4.1每周管理費收取明細

4.2每二周管理費收取明細

4.3每月管理費收取明細

5.表格

5.1管理費事宜(表格一)

5.2再次催款通知(表格二)

5.3最后催繳通知(表格三)

5.4管理費收取明細（適用每周，每二周，每月）

表格一

花園

編號：

致：

居

座

單元業主

先生/女士：

有關：管理費事宜

您好！根據本處記錄，貴單元

月份之管理費仍未付清，唯恐

閣下公務繁忙，一時遺忘，現特函通知。管理費等必須于每月七日內繳付。懇請

閣下盡快前來管理處繳交。

若

閣下已繳付上術款項，請不須理會本通知書。

如

閣下有疑問，可到管理處或致電管理處查詢，電話：

。

專此奉達，敬祝商安！

物業管理處

年

月

日

表格二

花園

編號：

致：

居

座

單元業主

先生/女士：

再次催款通知

您好！本處于上次致

閣下的專函中提及

月份之管理費共人民幣

元，至今仍未付清。截至本函日期為止，貴單位之總欠款額為人民幣

元。本處唯恐

閣下公務繁忙，一時遺忘，現特函通知。懇請

閣下盡快前來管理繳納。

凡超過7日未付款的，將按月息1.5%的滯納金有為采取有關程序追討。為避免不必要的附加費用之損失，本處懇請

閣下早日繳清上述欠款。

請鼎力支持為盼！

專此奉達，敬祝商安！

物業