銷售內控管理辦法

第一章

總

則

第一條

為了加強上海**農業生產資料有限公司商品銷售管理，提高銷售質量，防范經營風險，提升經營效率，根據《中華人民共和國會計法》和《內部會計控制規范－基本規范(試行)》等法律法規，對原商品銷售管理辦法進行修改、補充，制定本制度。第二條

本制度適用于上海**農業生產資料有限公司。第三條

本制度所稱銷售與收款是指商品銷售及其收款行為，包括接受客戶訂單，核準客戶信用，簽訂合同，發運商品，開具銷售發票，收取款項等內容。第四條

銷售崗位職責劃分：（一）業務職能部門主要負責處理訂單、簽訂合同、執行銷售政策和信用政策、催收貨款(保存催討記錄)、填制銷售信息、登記銷售臺賬。（二）業務職能部門主要負責審核銷售發貨單據是否齊，并辦理發貨的具體事宜。與實際發貨情況比對審核倉儲、運輸單位的結算單據。（三）財務綜合部財務負責開具銷售發票，銷售款項的結算與記錄，督促業務部門回收貨款，并對回款情況進行分析匯報。（四）由總經理、分管副總、業務經理組成銷售管理委員會，負責制定銷售價格、折扣政策和收款政策，是公司銷售政策和信用管理的最高機構。對商品銷售價格報價單以會議討論形式每月出臺，如遇月中行情急變，則召開臨時會議及時進行相應調整；對特殊折扣和特殊收款等本制度未列明的有關銷售事項，經會議討論后決定。第二章

銷售原則第五條業務人員應當具備良好的業務素質和職業道德。（一）銷售過程中要注意樹立企業形象，不斷改善和提高服務質量，以優質服務贏得信譽。（二）根據年度計劃大綱、市場情況及公司整體要求，業務職能部門編制年度銷售收入計劃，并分解編制季度銷售計劃和月度銷售計劃。計劃內容包括商品銷售對象、銷售數量及銷售金額；經營方針和經營目標；以及發展計劃、利益計劃、損益計劃等。經財務綜合部綜合平衡后，報人事作為對業務職能部門的考核依據。財務應按季度、年度將銷售收入計劃的完成情況報人事。（三）必須加快商品銷售，加速資金周轉，以取得經濟效益。（四）出售商品要嚴格執行國家頒布的經濟法規和《上海市保護消費者合法權益的條例》等，做到貨真價實，不經銷假冒偽劣商品和“三無”商品，以保護消費者利益不受侵犯。（五）進行交易時，所交出的貨品應務求完整、完美。若有必要，須在交貨后不定期地訪問或電話拜訪客戶負責人員，以聽取他們對產品使用狀況意見。交易應設法與對方訂立長期或持續性契約。(六)參加訂貨會議，擴大銷售網絡，開拓新市場，鞏固和發展用戶關系。（七）接受商品代銷（售后結算）須分管經理審核同意后方可進行。代銷的商品，要與委托代銷方簽訂代銷協議，規定具體經濟責任和商品流轉、結算納稅等若干要求。凡“三無”、假冒偽劣等不符合有關規定的商品不得接受代銷。同時對代銷商品在規定時間里不動銷的，應及時退還對方。嚴禁帳外銷售和私自代銷。以聯銷方式銷售的商品（總經銷、總代銷），必須質價相符，經銷方必須對商品、銷售、質量、售后服務以及帳務管理等負全面管理責任。第三章

商品銷售及發貨第六條商品定價業務部門年初綜合市場行情、供應商提供的市場指導價等多方因素提供給業務管理委員會商品報價單，如遇市場行情變化等因素，業務部門應及時調整商品報價單，報業務管理委員會。業務職能部門按經業務管理委員會確定的商品報價單提供的商品單價操作。實際銷售單價與報價單價格有差異，需按程序審批，具體權限如下：商品銷售價格審批權限（2010年試行稿）序號項目金額范圍審批權限業務人員業務經理分管經理(一)化肥(1)報價單單價在1000元以內(1)與報價單價格差異±10元以內√√(2)與報價單價格差異±10元以上√√√(2)報價單單價在2000元以內(1)與報價單價格差異±15元以內√√(2)與報價單價格差異±15元以上√√√(3)報價單單價在3000元以內(1)與報價單價格差異±20元以內√√(2)與報價單價格差異±20元以上√√√(4)報價單單價在4000元以內(1)與報價單價格差異±25元以內√√(2)與報價單價格差異±25元以上√√√(5)報價單單價在4000元以上(1)與報價單價格差異±30元以內√√(2)與報價單價格差異±30元以上√√√(二)農膜銷售單價與報價單單價差異(1)單價差異±1%，金額±200元以內√√(2)單價差異±1%，金額±200元以上√√√(三)衛藥農藥等銷售單價與報價單單價差異(1)單價差異±1%以內√√(2)單價差異±1%以上√√√除滿足上述權限外，同時還需要總量控制：實際銷售單價與報價單價格差異造成的單筆銷售總金額差異1000元以內，業務經理審批；差異1000元以上，分管經理審批；差異2000元，由總經理審批。如銷售價格低于進貨成本價，需總經理和財務綜合部經理聯簽審批。第七條

按照規定的程序辦理銷售和發貨業務。

（一）合同訂立。公司在銷售合同訂立前，需深入了解客戶的信用狀況。銷售人員就銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判，并在合同上列明。原則上每筆銷售業務均需訂立合同。特別是對于客戶延期付款；公司收取票據、售后結算等非現結的銷售業務必須簽訂合同。合同依照《中華人民共和國合同法》的規定簽定,合同內容具體詳細、雙方合同章或相應簽章必須齊全。

（二）組織銷售。業務部門憑經批準的銷售合同及銀行匯款憑證傳真件或者銷售員開具的擔保書（由業務經理簽字認可），通知財務開單處開單，由開單處根據銷售合同副本，核實信用情況后向客戶開出銷售發票。如有運費發生，銷售員開具代辦運輸費用結算表（由銷售經理簽字認可），交財務開單處，向運輸單位結算運費時核銷登記。

（三）組織發貨。相關職能部門嚴格按照銷售合同所列的發貨品種和規格、發貨數量、發貨時間、發貨方式組織發貨。1、自提，倉庫根據銷售發票后所附銷售提貨單發貨。提貨單上注明：10天內提貨，免堆存費。2、化肥商品西渡倉庫、中農吳涇倉庫的發貨，業務經辦人員將銷售提貨單傳真至倉庫發貨。同樣,10天內提貨免倉儲費。3、化肥商品外倉、港口的發貨。業務部根據客戶確認單、銷售合同等，由業務經辦人員與運輸單位聯系安排發貨。4、農藥、衛生用藥商品的發貨。業務部門以郵件或傳真方式通知倉庫（事后提貨單正本均交倉庫）發貨。10天內提貨免倉儲費。5、建議除憑銷售提貨單發貨的，其他外倉、港口等發貨，憑統一的發貨通知單發貨。上海**農業生產資料有限公司發貨通知單部門:年月日商品名稱規格數量發貨日期到貨地點收貨單位、收貨人運輸方式銷售合同或訂單號備注通知發貨人部門經理簽收人（四）銷貨退回。公司的銷售退回必須經業務經理認定、審批后方可執行。退回貨物業務部門落實及時入庫。第八條銷售款結算商品銷售結算以“銀貨兩訖”為原則，嚴格控制賒銷。如收取銀票，需總經理與財務總監聯簽審批。業務部門要考慮利息因素，在銷售單價或銷售數量等方面綜合考慮。如單筆銷售全額收取票據，實際銷售單價起碼要比報價單銷售單價提升2.5%才可消化資金成本。原則上收取單張面額10萬元以上且為整數的票據，方便銀行進賬及核對帳目。開票銀行范圍原則上限定為如下銀行：農業銀行、中國銀行、招商銀行。如客戶須延期付款、分期付款，延期起始日以電腦輸入銷售合同日起計算。業務職能部門必須事先摸清對方資產和信譽，由業務經理確認利息承擔，公司分管領導同意后，簽訂合同，完備手續，確保貨款回籠。具體權限如下:期限金額范圍審批權限業務人員業務經理財務經理分管經理總經理三天以內化肥銷售20萬以內√√√農膜銷售10萬以內√√√農藥、衛藥銷售5萬以內√√√超過三天化肥銷售20萬以上√√√√√農膜銷售10萬以上√√√√√農藥、衛藥銷售5萬以上√√√√√注：以上銷售金額為累計金額。第九條銷售信息每筆銷售均要進行銷售信息登記。列明上述銷售價格、貨款信用情況、審批程序等資料。此單據附同銷售買賣合同副本一起交銷售開單人員保管歸檔，供以后查對。表式如下：**公司商品銷售信息客戶名稱銷售商品名銷售數量報價單單價實際單價貨款金額還款方式擔保金額還款期限提貨方式備注業務經辦人部門經理分管經理財務主管總經理銷售職能部門：編號：注:1、備注內列明實際單價與報價單單價差異原因（包括營業費用、票據利息、延期付款利息因素等）；2、如收取銀票，需總經理與財務總監聯簽審批。業務部門要考慮票據利息因素，半年利率參考2.5%左右：3、客戶須延期付款、分期付款，業務部門要考慮利息因素。需逐級審批；4、如超過期限，應由銷售經辦人負責催討，所造成的經濟損失由經辦人負責，領導有連帶責任；5、此單據附同銷售買賣合同副本一同交銷售開單人員保管歸檔，供以后查對。第十條銷售臺賬的登記業務部門設置銷售臺賬，反映各種商品銷售的開單、發貨、收款情況。銷售臺帳應當附有客戶訂單、銷售合同、發貨憑證等相關銷售單據。所謂的銷售,以實際已開具銷售發票為準。建立客戶資信評級制度和客戶信息資料庫，定期核對及更新，完善銷售檔案，管理好銷售合同。第四章

銷售貨款的回收第十一條

公司建立應收賬款賬齡分析制度和逾期應收賬款催收制度。業務職能部門負責應收賬款的催收，財務部督促業務部門加緊催收，每年至少一次向欠款客戶寄發對賬單。對催收無效的逾期應收賬款可通過法律程序予以解決。公司每年至少一次與往來客戶通過函證等方式核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。第十二條

財務按賬齡計提壞帳準備，對于可能成為壞賬的應收賬款報告總經理，由總經理委托內部審計進行審查，確定是否確認為壞賬。公司發生的各項壞賬，應查明原因，明確責任，并在履行規定的審批程序后作出會計處理。

第十三條公司注銷的壞賬，由財務進行備查登記，做到賬銷案存。已注銷