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文檔簡介

職業安全健康管理體系文件編寫的方式方法

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2進行文件編制預備。

在正式編制體系文件之前,編制小組應進行編制方案,這種有利于體系文件編制的整體性,同時加速編制制度。

在編制方案中,應明確以下幾方面的內容:①確定文件的編制格式。

對一個企業來說,全部的體系文件應當基本統一格式。

當體系文件不是僅有少數幾個人編制時,更應事先以書面形式規定各層次文件的編制格式。

以統一的格式編制出的體系文件,會給全部與之接觸的人產生深刻的印象,即職業平安健康管理體系是在有目的的策劃下產生的。

②搜集相關信息。

在編寫之前,必需考慮把什么樣的信息編寫進去。

來自企業外部的要求,經常在合同、訂單以及其它形式的材料中體現,優勢還體現在法律、法規中;來自用人單位內部員工的要求是雙向的,一方面,它們需要清晰的了解它們做什么,達到何種程度才能滿意職業平安健康管理體系的要求:另一方面,它們在長期的工作中已形成了自己獨特的工作方法和慣,而且它們可能也有許多建議和要求,全部這些內、外部信息都應盡可能地寫進體系文件中去。

③分析和清理現行文件。

在編寫體系文件之前,應對企業已有的、與職業平安健康管理體系有關的文件及現行標準、制度和規定進行一次分析和清理。

這項工作的目的是將哪些可以在職業平安健康管理體系中使用的文件加以保留,對不完善之處進行補充、完善;將哪些失敗、過期作廢的文件統一收回處理,以確保今后所使用的文件的有效性。

企業假如已經建立了9000質量體系或14000環境管理體系,就應使職業平安健康管理體系與這兩個體系充分融合,特殊是:培訓、文件掌握、記錄管理、內部審核和管理評審等管理方式類似,這些程序最好在原9000或14000程序的基礎上補充為好。

④進行培訓和分工,明確任務和接口。

為保證體系的編制質量,需從以下兩個方面進行考慮:其一是對編制人員進行培訓,使他們對標準的內容,編制文件的主要內容、格式方面有正確的理解;其二是制定一個體系的編寫方案,在方案中明確以下內容:,明確各自的任務;、審核、批準、發布等各階段的時間;、協調的渠道和方式,必要時可選定一名總協調人,負責各編制人員之間的協調、指導及處理接口。

3編制過程掌握。

在體系文件的編制過程中,應考慮以下幾個方面實施掌握:①盡可能地參加企業內以往的有關文件,對過去行之有效的工作方法在新文件中予以保留從而削減對新文件的“生疏感”。

②在編制過程中要準時勾通信息,尤其是在描述活動接口時,應準時協調清晰,以免后患。

③盡可能多地了解文件所涉及部門人員的活動過程及方式,對不違反標準要求的內容盡量在文件中體現,切記“閉門造車”。

④送交審批前應征求有關部門人員的意見。

4進行符合性審核。

職業平安健康管理體系文件的符合性審核是一項特別重要的工作,在審核中,要對已編制完成的初稿就其是否符合標準的要求,是否滿意法律的要求,是否完整的描述本組織的職業平安健康活動的實際過程,是否存在職責和活動的交叉、重復,是否符合編制格式的要求等諸多方面進行審查。

此外,對體系文件的

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