近年來，綠城房地產(chǎn)集團有限公司經(jīng)營規(guī)模日益擴大，集團化步伐加快，因此，科學(xué)有序的管理顯得尤為重要，建立一整套相互協(xié)調(diào)、整體優(yōu)化的現(xiàn)代企業(yè)管理制度已是當(dāng)務(wù)之急。作為公司管理體系重要組成部分的綜合管理，即通常含義上的行政辦公事務(wù)管理，是公司各項管理工作的中樞和結(jié)合點，規(guī)范有序的綜合管理制度體系在整個公司制度建設(shè)中舉足輕重，對公司日常經(jīng)營管理運作起著為使本公司以及分、子公司的綜合管理工作有章可循，有據(jù)可依，本綜合管理制度分類進(jìn)行修訂、完善；并吸取成功企業(yè)管理經(jīng)驗，結(jié)合公司管理現(xiàn)狀和發(fā)展需求，增編了部分管理制度。的綜合管理制度體系。各項制度已經(jīng)公司制度評審會議評審和公司領(lǐng)導(dǎo)審定，現(xiàn)作為試行稿印發(fā)公司各單位、部門。由于編制時間緊，編制人員自身也有一個學(xué)習(xí)的過程，其中的不當(dāng)之處、疏漏之處敬請指正。綠城房地產(chǎn)集團有限公司第一篇會議管理一、股東會會議制度二、董事會會議制度三、監(jiān)事會會議制度四、總經(jīng)理辦公會議制度五、員工大會管理辦法六、評審會議管理制度七、項目公司工作會議制度八、會議室管理制度第二篇文秘檔案管理一、公文處理辦法二、文件格式規(guī)定三、專職秘書管理工作規(guī)定四、文印工作管理規(guī)定五、印信管理辦法六、文書檔案管理辦法七、項目檔案管理制度八、特種檔案管理辦法九、報刊資料管理規(guī)定第三篇法律事務(wù)管理一、規(guī)章制度制定程序管理規(guī)定二、合同審核管理規(guī)定三、工商登記事務(wù)管理規(guī)定四、商標(biāo)事務(wù)管理辦法五、經(jīng)濟糾紛處理規(guī)定第四篇資產(chǎn)物品管理一、固定資產(chǎn)管理規(guī)定二、車輛管理規(guī)定三、通訊工具管理辦法四、辦公用品管理制度五、辦公自動化設(shè)備使用維護(hù)管理辦法第五篇后勤總務(wù)管理一、辦公區(qū)域環(huán)境管理辦法二、辦公區(qū)域安全管理辦法三、員工用餐管理辦法四、員工宿舍管理辦法五、總機話務(wù)工作管理辦法六、郵件寄發(fā)管理辦法七、內(nèi)部通訊錄管理規(guī)定第六篇綜合管理一、投資管理辦法二、出差管理制度三、接待工作管理辦法四、業(yè)務(wù)招待管理辦法五、信息管理制度六、保密管理制度股東會會議制度第一章總則第一條為確保綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司股東會會議以下簡稱會議的順利進(jìn)行，規(guī)范會議的組織和行為，提高會議議事效率，保障股東合法權(quán)益，保證股東會能夠依法行使職權(quán)以及會議程序和決議有效、合法，第二條本制度自生效之日起，即成為對股東會、股東、董事、監(jiān)事、總經(jīng)理和其他高級管理人員具有約束力的文件。第三條董事會秘書具體負(fù)責(zé)會議組織和記錄等有關(guān)方面的事宜。第四條會議由全體股東參加，股東可委托代理人出席會議并明確授權(quán)范圍。非股東的董事、監(jiān)事、總經(jīng)理及其他高級管理人員可以列席會議。第六條股東會年會每年召開一次，于上一會計年度完結(jié)之日起的個月內(nèi)必要，或監(jiān)事會提議時，可以召開臨時會議。董事會應(yīng)在會議召開前天將會議時間、地點、內(nèi)容和表決事項書面通知全體長指定的副董事長或其他董事主持。第九條主持人宣布開會后，應(yīng)首先報告出席會議的股東人數(shù)及其代表股份數(shù)，確定股東會會議是否合法有效。第三章提案與表決第十條股東有權(quán)向公司提出新的提案。提案應(yīng)當(dāng)符合下列條件：一提案內(nèi)容可涉及公司的經(jīng)營方針和投資計劃、選舉和更換董事與監(jiān)事、利潤分配方案和彌補虧損方案、公司增或減注冊資本、公司合并或分立、變更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等二內(nèi)容與法律、法規(guī)及章程的規(guī)定不相抵觸，并且屬于公司經(jīng)營范圍和第十一條董事會應(yīng)當(dāng)以公司和股東的最大利益為行為準(zhǔn)則，對股東的提案第十二條會議應(yīng)按照會議通知所列議題順序進(jìn)行討論和表決。第十三條主持人根據(jù)表決結(jié)果決定會議的決議是否通過，并應(yīng)當(dāng)在會上宣布表決結(jié)果。決議的表決結(jié)果載入會議記錄。第十四條股東會決議應(yīng)寫明出席會議的股東和股東代理人人數(shù)、所持股份總數(shù)及占公司有表決權(quán)總股份的比例、表決方式以及每項議案表決結(jié)果。第十五條股東會決議須經(jīng)代表／以上表決權(quán)的股東通過方為有效。但下述事項須經(jīng)代表／以上表決權(quán)的股東通過方為有效：一公司增加或減少注冊資本、分立、合并、解散或者變更公司形式；三公司章程規(guī)定須代表／以上表決權(quán)的股東通第四章會議記錄第十六條會議應(yīng)有會議記錄，會議記錄記載以下內(nèi)容：六會議認(rèn)為和公司章程規(guī)定應(yīng)當(dāng)載入會議記錄的其他內(nèi)容。第十七條會議記錄應(yīng)由出席會議的股東代表、出席會議的董事和記錄員簽名，并作為公司檔案由董事會秘書收存，年終時統(tǒng)一歸檔。第十八條對會議到會人數(shù)、與會股東持有的股份數(shù)額、授權(quán)委托書、每一表決事項的表決結(jié)果、會議記錄、會議程序的合法性等事項，可以進(jìn)行公證。第十九條會議在審議中對議案和決定草案有重大不同意見的，可以表決由董事會重新商議后提出修正案。當(dāng)日無法形成決議的，應(yīng)另行召開會議。第二十條本制度由董事會負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十一條本制度經(jīng)股東會批準(zhǔn)，自印發(fā)之日起施行。董事會會議制度第一章總則第一條為確保綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司董事會會議以司法》及公司《章程》的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第二條董事會是公司股東會常設(shè)的執(zhí)行機構(gòu)，董事會對股東會負(fù)責(zé)，行使法律、法規(guī)、公司《章程》和股東會賦予的職權(quán)。第三條董事會秘書負(fù)責(zé)會議的組織和協(xié)調(diào)工作，包括安排會議議程、準(zhǔn)備會議材料，組織安排會議召開，以及會議決議、紀(jì)要的起草工作。第四條本制度適用于公司董事會，所屬項目公司、專業(yè)公司可根據(jù)本公司第二章會議召開事項第六條會議分為定期會議和臨時會議。定期會議每年召開至次，每次第八條董事會定期會議或臨時會議在保障董事充分表達(dá)意見的前提下，可以電話會議形式、傳真形式或借助能使所有董事進(jìn)行交流的其他通信形式第九條會議應(yīng)由董事本人出席，董事因故不能出席會議時，可以委托其他董事代理出席。代為出席會議的董事應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使董事的權(quán)利。董事如未出席某次會議，亦未委托代表出席的，應(yīng)當(dāng)視作放棄在該次會議上的表決第十條監(jiān)事和總經(jīng)理可列席會議。第三章會議行使職權(quán)范圍一負(fù)責(zé)召集股東會議，研究決定召集股東會的方案、工作報告及有關(guān)文五制定公司的利潤分配方案和彌補虧損方案；八決定公司內(nèi)部管理機構(gòu)的設(shè)置；九聘任或者解聘公司總經(jīng)理，根據(jù)總經(jīng)理的提名，聘任總經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人，決定其報酬事項；十一制訂公司章程修改方案或確定提交股東會審議的公司章程修改方案十二研究決定公司對外擔(dān)保項目、對外捐贈事項；十四根據(jù)董事長提名，委派和更換直屬公司董事或董事長候選人；十六聽取公司總經(jīng)理的工作匯報并檢查總經(jīng)理的工作；十七法律、法規(guī)或公司《章程》以及股東會授予的其他職權(quán)。第四章會議表決事項第十二條董事會就前款事項作出決議，必須經(jīng)全體董事過半數(shù)通過。第十三條參加會議的董事每人有一票表決權(quán)，在爭議雙方票數(shù)相等第十四條董事會可以采取書面形式召開會議，以書面形式召開會議時，事會秘書應(yīng)將議案派發(fā)給全體董事，簽字同意的董事達(dá)到公司《章程》或本制度規(guī)定的作出決定所需人數(shù)的，相關(guān)議案即構(gòu)成董事會決議。第十五條議案的提出二人事任免議案由董事長、總經(jīng)理按照權(quán)限分別提出；三公司管理機構(gòu)設(shè)置及分支機構(gòu)設(shè)置由總經(jīng)理提出；四各項議案于會議召開前天送交董事會秘書，由董事會秘書制作成文五董事會臨時會議的議案可在會前天內(nèi)提出。第十六條議案的表決一出席會議的董事對各項議案須有明確的表決意見，并在決議和董事會二董事若與議案有利益上的關(guān)聯(lián)關(guān)系，則關(guān)聯(lián)董事不參與表決，亦不計第十七條表決資格一公司《章程》規(guī)定不能履行職責(zé)的董事在被股東會撤換之前，不具有對二依法自動失去資格的董事，不具有表決資格。第五章會議記錄第十八條會議應(yīng)就會議議案形成會議記錄，會議記錄應(yīng)記載議事過程和表二出席會議的董事姓名以及受他人委托出席會議的董事代理人姓名；五每一決議事項的表決方式和結(jié)果表決結(jié)果應(yīng)載明第十九條每次會議的記錄應(yīng)盡快提供全體董事審閱，要求對記錄作出修訂補充或要求在記錄上對其會議上的發(fā)言作出說明性記載的董事，應(yīng)在收到會議記錄天內(nèi)將修改意見書面呈報董事長。會議記錄在會議當(dāng)天或定稿期內(nèi)定稿后，出席會議的董事和董事會秘書記錄員應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名，會議記錄由董事會秘書保存，年終時交公司綜合管理部統(tǒng)一歸檔。董事應(yīng)當(dāng)對董事會嚴(yán)重?fù)p失的，參與決議的董事對公司負(fù)相應(yīng)賠償責(zé)任；但經(jīng)證明在決議時曾表明異議并記載于會議記錄的，該董事可以免除責(zé)任。第六章會議決議的落實第二十條董事會決議一經(jīng)形成即由分管董事和總經(jīng)理組織實施，董事會有權(quán)就實施情況進(jìn)行檢查并予以督促。第二十一條每次召開董事會，可由董事長或分管董事就其檢查董事會決議的實施情況向董事會報告。第二十二條董事會秘書應(yīng)及時向董事長匯報決議執(zhí)行情況，并將董事長的意見如實傳達(dá)給有關(guān)董事和其他相關(guān)人員。監(jiān)事會會議制度第一條為規(guī)范綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司監(jiān)事會會議以下簡稱會議工作，提高監(jiān)管工作的有效性，確保監(jiān)事會依法獨立、有效行使監(jiān)第二條監(jiān)事會是公司的常設(shè)監(jiān)察機構(gòu)，對公司的財務(wù)會計工作及董事和總經(jīng)理等高級管理人員執(zhí)行職務(wù)的行為進(jìn)行監(jiān)督。第三條監(jiān)事會議事方式主要采取定期會議和臨時會議的形式進(jìn)行。會議由監(jiān)事會主席主持。監(jiān)事會主席因故不能出席，應(yīng)委托一位監(jiān)事主持。第四條監(jiān)事會由監(jiān)事會主席召集，每年召開至次會議。第五條監(jiān)事連續(xù)次不能親自出席會議、也不委托其他監(jiān)事代其行使職權(quán)的，應(yīng)視為無行使職權(quán)能力，由監(jiān)事會提請股東會更換監(jiān)事人選。一審核公司年度、期中財務(wù)報告，從監(jiān)督角度提出監(jiān)事會的分析意見及二重點分析評價公司預(yù)算執(zhí)行情況、資產(chǎn)運行情況、重大投資決策實施三討論監(jiān)事會工作報告、工作計劃和工作總結(jié)；四審議對董事、總經(jīng)理違法行為的懲罰措施；五議定對董事會決議的復(fù)議建議；六討論公司《章程》規(guī)定和股東會授權(quán)的其他事項。第七條有下列情形之一的，經(jīng)監(jiān)事會主席或／以上監(jiān)事提議，或應(yīng)總一公司已經(jīng)或正在發(fā)生重大的資產(chǎn)流失現(xiàn)象，股東權(quán)益受到損害，董事二董事會成員或經(jīng)理層有違法違紀(jì)行為，嚴(yán)重影響公司利益的；三對公司特定事項進(jìn)行專題調(diào)研論證或請董事會、經(jīng)理層提供有關(guān)咨詢二簽署監(jiān)事會決議和建議，檢查監(jiān)事會決議實施情況，并向監(jiān)事會報告三組織制定監(jiān)事會工作計劃和監(jiān)事會決定事項的實施，代表監(jiān)事會向股東會報告工作；第九條會議由監(jiān)事會主席和其他監(jiān)事出席。監(jiān)事會認(rèn)為必要時，可以邀請董事長、董事和總經(jīng)理列席會議。監(jiān)事因故不能出席會議的，應(yīng)事先向監(jiān)事會主席請假，并提出書面意見或書面表決，也可書面委托其他監(jiān)事代行其職權(quán)，但委托書應(yīng)寫明授權(quán)范圍。監(jiān)事無故缺席且不提交書面意見或書面表決的，視第十條監(jiān)事會召開定期會議應(yīng)在天前，召開臨時會議應(yīng)在天前，將會議的時間、地點和議題書面通知全體監(jiān)事，并附會議相關(guān)材料。第十一條會議的決議要由監(jiān)事記名表決，監(jiān)事在表決時各有一票表決權(quán)。當(dāng)贊成票和反對票相對等時，監(jiān)事會主席有多投一票的權(quán)利。表決事項須經(jīng)出第十二條會議必須認(rèn)真做好會議記錄，會議記錄由監(jiān)事會指定人員擔(dān)任，出席會議的監(jiān)事和記錄員應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。監(jiān)事有權(quán)對本人在會議上的第十三條會議召開后應(yīng)形成會議紀(jì)要，并和會議記錄、決議等作為監(jiān)事會工作檔案，由董事會秘書保存，年終時交綜合管理部統(tǒng)一歸檔。第十四條監(jiān)事會的決議由監(jiān)事執(zhí)行或監(jiān)事會監(jiān)督執(zhí)行。第十五條本制度適用于公司監(jiān)事會，所屬項目公司、專業(yè)公司可根據(jù)本公第十六條本制度由監(jiān)事會負(fù)責(zé)解釋和修訂。總經(jīng)理辦公會議制度第一條為提高綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司總經(jīng)理辦公會議以下簡稱總辦會議的工作效率，規(guī)范總辦會議的組織工作和議事程序，特制第二條綜合管理部為總辦會議事務(wù)的歸口管理部門，負(fù)責(zé)會議的組織和管第三條本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股第二章會議的類型第五條月初總辦會議主要聽取公司各職能部門和項目公司關(guān)于上月工作情況和本月工作計劃的匯報，研究、協(xié)調(diào)、部署公司各職能部門和有關(guān)項目公司的重點工作。參加會議的各項目公司、項目部負(fù)責(zé)人，除對涉及事項作說明或急需提交總辦會議協(xié)調(diào)、明確的事項外，對本單位部門工作不作系統(tǒng)匯報。第六條月中總辦會議主要聽取在杭及杭州周邊地區(qū)各項目公司、項目部等單位部門上月下半月至本月上半月的工作完成情況和本月下半月至下月上半月的工作計劃匯報，研究、協(xié)調(diào)、部署在杭各項目公司及相關(guān)單位的重點工作。參加會議的各項目公司、項目部負(fù)責(zé)人，除對涉及事項作說明或急需提交總辦會議協(xié)調(diào)、明確的事項外，對本單位部門工作不作系統(tǒng)匯報。第七條不定期總辦會議的內(nèi)容，主要為月初、月中總辦會議中沒有涉及，但事關(guān)重大且急需研究解決的問題。參加單位、部門及人員由總經(jīng)理確定。第三章會議的準(zhǔn)備第八條召開總辦會議的通知由綜合管理部負(fù)責(zé)擬定，并報請總經(jīng)理簽發(fā)。會議通知一般在會議前—天發(fā)放給有關(guān)單位、部門及人員。第九條會議通知的內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參加人員、會議內(nèi)容和議第十條參加定期總辦會議的有關(guān)單位和部門必須將工作完成情況和工作第十一條參加定期總辦會議的有關(guān)單位和部門，應(yīng)在會前詳細(xì)閱讀會議材料，作好提問、解答的準(zhǔn)備，必要時應(yīng)準(zhǔn)備好相應(yīng)的資料備問。第十二條參加不定期總辦會議的有關(guān)單位和部門，應(yīng)按會議通知要求準(zhǔn)備會議材料，并以電子郵件方式提前發(fā)至公司綜合管理部。第十三條公司綜合管理部須安排人員提前半小時做好總辦會議的會場布置，準(zhǔn)備好簽到冊并落實人員進(jìn)行會議記錄。第四章會議的召開第十四條參加會議人員必須進(jìn)行會議簽到。第十五條總辦會議一般由總經(jīng)理或其授權(quán)人主持。董事長、常務(wù)董事長出席會議時，應(yīng)由董事長、常務(wù)副董事長主持。第十六條會議發(fā)言和研討順序按會議通知規(guī)定的議程進(jìn)行，特殊情況可由主持人在會議開始時明確。第十七條定期總辦會議的匯報單位和部門，應(yīng)由其主要負(fù)責(zé)人或授權(quán)人進(jìn)行匯報。匯報內(nèi)容分為三塊：一是日常工作；二是重點工作；三是需要公司協(xié)調(diào)的工作。日常事務(wù)工作只作簡單匯報，重點和需要協(xié)調(diào)的工作應(yīng)作詳細(xì)匯第十八條定期總辦會議主持人應(yīng)對各單位、部門上階段的工作計劃執(zhí)行情況和下階段的工作計劃分別進(jìn)行評價或補充，明確有關(guān)要求；組織與會人員討論有關(guān)議題，明確有關(guān)協(xié)調(diào)、配合工作；對公司的整體工作狀況進(jìn)行評析，強調(diào)下階段工作重點并明確有關(guān)工作目標(biāo)和要求。第十九條不定期總辦會議的與會人員，應(yīng)根據(jù)會議通知的議事要求，作專題匯報或討論。主持人應(yīng)組織與會人員重點討論有關(guān)議題，明確有關(guān)要求并形第五章會后工作的落實第二十條總辦會議結(jié)束后，綜合管理部負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)力第二十一條總辦會議簽到冊與會議記錄本或錄音帶合并保存。記錄本第二十二條總辦會議的與會人員和工作人員，不得泄露有關(guān)會議內(nèi)容或?qū)h材料外借。質(zhì)保量按時完成工作。綜合管理部負(fù)責(zé)總辦會議議定事項的督辦和反饋。員工大會管理辦法第一條為規(guī)范綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司員工大會的操作程序，確保員工大會有序、高效、圓滿地舉行，特制訂本辦法。第二條本辦法中的員工大會，是指公司各部門及所屬項目公司、專業(yè)公司第三條綜合管理部為員工大會的歸口管理部門，其他相關(guān)職能部門為協(xié)辦第四條本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股第二章員工大會的類型和審批第六條年會、中秋聯(lián)誼會等各類員工大會由綜合管理部和相關(guān)職能部門擬訂會議方案，報分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。第三章會前準(zhǔn)備第七條綜合管理部或相關(guān)職能部門應(yīng)按照會議性質(zhì)，擬訂具體實施方八其它根據(jù)會議性質(zhì)須明確的事宜。第八條綜合管理部或相關(guān)職能部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審定的方案，做好以下準(zhǔn)備工一安排專人負(fù)責(zé)會務(wù)工作；二擬發(fā)會議通知，確定會議人數(shù)；四準(zhǔn)備會議資料：包括參加會議人員名單、主席臺人員名單、議程安排、五會場布置：包括會場導(dǎo)引牌、會標(biāo)、主席臺桌牌和話筒、員工席桌牌、演示板、紙筆、投影設(shè)備、鮮花以及簽到冊等相關(guān)用品的準(zhǔn)備；六用餐安排：包括確定用餐場地、桌數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、菜單及準(zhǔn)備席箋等；七娛樂活動安排：包括自辦文藝演出或?qū)I(yè)文藝演出以及其它休閑娛樂八邀請嘉賓相關(guān)部門配合；十三其它根據(jù)會議性質(zhì)需要安排的事宜。第九條綜合管理部應(yīng)在會議召開前對各項籌備工作進(jìn)行全面檢查，查漏補第四章會議服務(wù)第十一條綜合管理部及相關(guān)部門應(yīng)與會場管理部門保持密切聯(lián)系，確保會場照明、空調(diào)、影音設(shè)備正常運轉(zhuǎn)及茶水、用餐和娛樂活動等符合大會第十二條參加大會人員應(yīng)按規(guī)定統(tǒng)一著裝，提前到達(dá)會場并簽到，按第十三條參加大會人員應(yīng)當(dāng)將手機、呼機關(guān)閉或置于震動擋，并自覺綜合管理部或相關(guān)職能部門應(yīng)對會議資料進(jìn)行匯總、整理并及評審會議管理制度第一條為提高綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司各類評審會議的工作效率，規(guī)范評審會議的組織工作和議事程序及方法，特制定本制度。第二條本制度中的評審會議，是指公司在經(jīng)營管理活動中，對重要計劃、規(guī)劃、方案、合同、制度等專題材料，組織有關(guān)人員、專家進(jìn)行評估、論證或?qū)彾ǖ臅h。評審會議為不定期會議，通常以一案一會為原則。第三條評審會議承辦部門負(fù)責(zé)會議方案的制訂和報批、會議通知的擬定、會議資料的整理及分發(fā)、會議記錄的整理、會議紀(jì)要的撰寫和報批以及會議審定事項的落實。第四條綜合管理部負(fù)責(zé)會議通知和資料的發(fā)放，會議紀(jì)要的核稿、發(fā)放和項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。第二章會議類別與范圍第六條評審會議分為項目工程前期類、工程管理類、營銷策劃類、行政管第七條項目工程前期類評審會議內(nèi)容包括項目可行性報告、項目策劃書、規(guī)劃方案、設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計方案、建筑設(shè)計方案、環(huán)境設(shè)計方案、綜合管線道路設(shè)計方案、智能化設(shè)計方案等。第八條工程管理類評審會議內(nèi)容包括：標(biāo)書擬定方案、施工方案、樁基施工方案、施工圖、重大設(shè)備造型、外裝飾方案試樣、“四新”技術(shù)應(yīng)用及推第九條營銷策劃類評審會議內(nèi)容包括：戶型設(shè)計方案、廣告策劃方案、銷售方案、項目標(biāo)識系統(tǒng)方案、定位協(xié)議、預(yù)售協(xié)議、銷售合同、定價調(diào)價方第三章會議準(zhǔn)備與召開第十三條承辦部門應(yīng)將會議方案報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，原則上應(yīng)于會議前天將方案和會議評審資料送綜合管理部。綜合管理部須提前天將會議通知及第十四條承辦部門要提前做好會議場所的安排與布置，準(zhǔn)備好演示板、書寫筆、投影設(shè)備、簽到冊等相關(guān)會議用品。第十五條與會人員必須進(jìn)行簽到。承辦部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)會議記錄。第十六條會議發(fā)言和評審程序應(yīng)按會議通知的議程進(jìn)行，特殊情況可由主持人在會議開始時明確。會議程序應(yīng)包括以下內(nèi)容：二承辦部門負(fù)責(zé)人詳細(xì)匯報評審材料的基本內(nèi)容，提出需要研討解決的中四承辦部門應(yīng)詳細(xì)解答與會人員提出的問題；五主持人應(yīng)對將要形成會議紀(jì)要的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)述，對未能形成一致意見的議事內(nèi)容提出復(fù)議要求，達(dá)成基本統(tǒng)一后作會議總結(jié)，并形成決議。且暫時不能統(tǒng)一時，則由承辦部門會后對材料作進(jìn)一步深化和修改，提交下一第十八條凡是需要保密的評審資料，會議結(jié)束后由承辦部門負(fù)責(zé)收回。第四章會議紀(jì)要及實施第十九條承辦部門負(fù)責(zé)安排人員整理會議記錄和撰寫會議紀(jì)要。會議紀(jì)要力求全面、客觀、準(zhǔn)確。由綜合管理部核稿，并送與會人員會簽后，報公司領(lǐng)第二十條會議簽到冊、會議記錄或錄音帶及會議紀(jì)要按《文書檔案管第二十一條承辦部門及相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要要求，切實做好各項落實第二十二條因評審疏漏而使公司產(chǎn)生經(jīng)濟損失或?qū)е虏涣己蠊模瑫h主持人及評審人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第二十三條與會人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露或傳播不宜公開的會第二十四條本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十五條本制度自印發(fā)之日起施行。項目公司工作會議制度第一條為提高項目公司工作會議效率，規(guī)范會議程序，特制定本制度。第二條本制度中的項目公司工作會議，是指綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司每個月召開次的項目公司、專業(yè)公司工作總結(jié)、研討、交流及第三條綜合管理部為項目公司工作會議的組織管理部門，負(fù)責(zé)會議方案的擬定、會務(wù)安排、會議記錄整理、會議紀(jì)要的撰寫、會議決議事項的落實督辦。第四條項目公司工作會議的出席人員包括公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，以及所有項目公司和專業(yè)公司的負(fù)責(zé)人。一各項目公司前個月的工作總結(jié)與后個月的工作計劃；第六條會議時間與議程：會議時間原則上為天，會議議程根據(jù)會議內(nèi)容第七條會議材料一會議材料內(nèi)容要管理措施，存在的主要問題和不足，下一步的工作目標(biāo)、重點、具體措施以及需要公司統(tǒng)一協(xié)調(diào)、幫助解決的問題等。、典型經(jīng)驗材料內(nèi)容應(yīng)重點介紹該公司采取哪些措施和獲得的成果教訓(xùn)總結(jié)材料內(nèi)容應(yīng)說明問題產(chǎn)生的經(jīng)過、原因、給公司造成的損失以及應(yīng)該吸取的、公司工作部署材料應(yīng)根據(jù)公司的整體發(fā)展規(guī)劃以及項目公司會議的實際二會議材料要求會議材料應(yīng)真實反映公司實際經(jīng)營狀況，堅持喜憂兼報；涉及數(shù)字的要認(rèn)三總結(jié)計劃材料和典型經(jīng)驗材料原則上應(yīng)由項目公司自行撰寫，在會議召開前天以電子郵件的方式報公司綜合管理部，由綜合管理部負(fù)責(zé)匯總、整理和印制。第八條會務(wù)安排一綜合管理部應(yīng)根據(jù)會議方案，下發(fā)會議通知。通知應(yīng)明確會議時間、地點、內(nèi)容、要求及出席人員名單等。待安排合理有序。三會議室應(yīng)提前預(yù)訂，并于會議召開前天按會議要求進(jìn)行布置檢查。領(lǐng)導(dǎo)席桌牌應(yīng)擺放合理，座位安排有序，橫幅整齊美觀。四會議用房和用餐安排應(yīng)根據(jù)與會人數(shù)提前落實確認(rèn)。五會議日程安排表應(yīng)與相關(guān)的會議材料一并于會議簽到時發(fā)放給與會人六綜合管理部負(fù)責(zé)會議簽到及會間的各項服務(wù)工作。第九條策劃部負(fù)責(zé)會議的攝影、攝像及宣傳報道工作。第十條與會人員不得無故缺席，如有特殊情況，應(yīng)事先向公司總經(jīng)理請假。與會人員應(yīng)自覺維護(hù)會場紀(jì)律，將手機、呼機關(guān)閉或調(diào)至震動位置。第十一條綜合管理部應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)會議記錄，并在天內(nèi)整理出會議紀(jì)第十二條第十三條第十四條本制度適用于公司本部。本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。本制度自印發(fā)之日起施行。會議室管理制度第一條為滿足綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司各類會議的需要，營造整潔、規(guī)范、有序的會議氛圍，確保公司各類會議的順利舉行，特制訂本第二條本制度中的會議室是指公司專用會議室。第三條綜合管理部為會議室的歸口管理部門。第四條本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股第二章會議室的配置和布置第五條會議室的配置包括會議桌椅、演示板、書寫筆、視聽設(shè)備、飲水設(shè)施、空調(diào)、換氣扇、煙缸及電話等。第六條會議室應(yīng)根據(jù)具體會議的規(guī)格、性質(zhì)和需要進(jìn)行布置，主要包括會第三章會議室的管理第七條管理人員職責(zé)五每天檢查物品的備用情況，根據(jù)需要隨時補充；六做好會議室的使用安排；七根據(jù)會議要求，做好會議室的布置工作；八做好會議的保密工作；九做好會議室的安全防范工作。第八條管理要求第四章會議室的使用第九條需要使用會議室的部門應(yīng)將擬召開會議的名稱、規(guī)格、時間、人數(shù)及相關(guān)要求提前天需做會標(biāo)的提前天通知綜合管理部。第十條綜合管理部根據(jù)各部門預(yù)約的會議時間、規(guī)格、人數(shù)等因素，視先后、輕重、緩急進(jìn)行統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配，并將確定的會議室地點及時通知相第十一條如遇會議時間、場地重疊，無法按照要求作出安排的，綜合管理部應(yīng)及時與相關(guān)部門聯(lián)系，以作出相應(yīng)調(diào)整或另行安排。第十二條使用會議室的部門及員工應(yīng)正確使用并愛護(hù)會議室的設(shè)施設(shè)備，發(fā)生問題應(yīng)及時與綜合管理部聯(lián)系，同時應(yīng)自覺保持會議室的整潔，不隨意丟第十三條本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第十四條本制度自印發(fā)之日起施行。公文處理辦法提高公司內(nèi)部溝通和外部聯(lián)系的有效性，確保公文品質(zhì)和公文處理規(guī)范，特制第二條本辦法中的公文，是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有管理效力第三條本辦法中的公文處理，是指公文的辦理、管理、整理立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條第五條第六條公文處理應(yīng)當(dāng)堅持“實事求是、精簡高效”的原則，做到及時、準(zhǔn)公文處理過程中必須注意保密，確保公司利益不受損害。綜合管理部為公文處理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司的公文處理工作。公文內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)部門為該項公文的主辦部門，如涉及其他部門的，該部門為此項公文的會辦部門。第二章公文種類適用于股東會、董事會、監(jiān)事會討論后做出的重要決定事項。適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷分、子公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。適用于批轉(zhuǎn)分、子公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府機關(guān)或行業(yè)管理部門的公文，傳達(dá)要求公司所屬部門及分、子公司辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項。適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者事項。適用于向政府機關(guān)或行業(yè)管理部門匯報工作，反映情況，回復(fù)政府機關(guān)或行業(yè)管理部門的詢問，適用于部門和分、子公司向公司報告。適用于向政府機關(guān)或行業(yè)管理部門請求批示、批準(zhǔn)；也適用于部門和分、適用于答復(fù)公司所屬部門及分、子公司的請示事項。適用于對公司所屬部門及分、子公司的相關(guān)問題提出見解和處理辦法。適用于相互平行的單位或不相隸屬的單位之間商洽工作，征詢和答復(fù)問題，十一會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。第九條公司公文按照行文關(guān)系、文件去向劃分，可分為上行文、平行文和上行文是指向政府部門和行業(yè)管理部門的發(fā)文；平行文是相互平行的單位或不相隸屬的單位之間的發(fā)文；下行文是指對公司所屬部門及分、子公司的發(fā)第三章公文格式第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、二緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。三發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。五)公(文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，其結(jié)構(gòu)包括：發(fā)文單位、事由和文種三部分。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)六)主(送單位指公文的主要受理對象，受理單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位寫在正文之前，標(biāo)題的下面。九)成(文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日十二()抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送單位列在文件末頁下端，于兩條等長的平行抄送單位的寫法：抄送給領(lǐng)導(dǎo)單位或領(lǐng)導(dǎo)，可寫“呈報”某某；抄送平級第四章行文規(guī)范第十二條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十四條公司各部門依據(jù)部門職權(quán)可以向分、子公司或相關(guān)業(yè)務(wù)部門行第十六條向分、子公司或者公司系統(tǒng)的重要行文，可以同時抄送行業(yè)管理第十七條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“報告”不得夾帶請示事項。第十八條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的公司向上級單位行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單第五章發(fā)文辦理第十九條發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)一符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；第四層為“(1)”，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)可跳開但不能顛倒使用；縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十二條擬制公文應(yīng)使用公司統(tǒng)一的擬稿紙(見附件1)。第二十三條涉及其他部門會簽或職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與相關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后交綜合管理部核稿；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理由，提出建設(shè)性意見，并與相關(guān)部門會簽后報請上級部門和領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第二十四條公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由綜合管理部進(jìn)行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十五條公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以各部門及各分、子公司名義行文的公文，由所在單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以公司名義行文的公文，一般可由分管副總經(jīng)理簽發(fā)；涉及全局的綜合性公文，由總經(jīng)理簽發(fā)；決策性的重要公文由董事長簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿，如必須改動，應(yīng)報簽發(fā)人同意。第二十六條簽發(fā)后的公文原稿應(yīng)送交綜合管理部進(jìn)行編號，并由綜合管理第二十七條公文正式印制前，擬稿人應(yīng)事先校對，再由綜合管理部進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是第二十八條打印好的公文須到綜合管理部監(jiān)印人處蓋章后才能分發(fā)。急、密件要在信封上加蓋急、密戳記。第六章收文辦理第二十九條收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、，審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三十條收到分、子公司上報需要辦理的公文，綜合管理部應(yīng)安排文秘進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由公司部門辦理；是否符合行文規(guī)則；涉及其他部門或公司職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。第三十一條公司所有收文均由綜合管理部負(fù)責(zé)拆閱審核。審核后，對符合及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回綜合管理部并說明理由。第三十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級部門和領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第三十四條審閱公文時，對有具體請示事項的，主批人和其他審閱人都應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期；沒有請示事項的，簽署表示已閱知。第三十五條送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，綜合管理要負(fù)責(zé)催第三十六條綜合管理部在公文處理時要及時準(zhǔn)確，事后落實和監(jiān)督應(yīng)到位，在公文流轉(zhuǎn)過程中要注意保密和保管；文件處理完畢，要及時準(zhǔn)確注辦，包括領(lǐng)導(dǎo)批示和部門處理落實的意見。所有部門之間不得將收文橫向傳遞，必須經(jīng)綜合管理部進(jìn)行流轉(zhuǎn)。第七章公文歸檔第三十七條第三十八條公文辦理完畢后，應(yīng)及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應(yīng)公司發(fā)文歸檔時，應(yīng)保證文件不少于兩份，便于備份查閱。第三十九條歸檔的外部收文應(yīng)具有一定的政策指導(dǎo)意義或行業(yè)管理內(nèi)容，與公司經(jīng)營發(fā)展無關(guān)的外部收文原則上不作歸檔。第四十條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和查找利用。公司內(nèi)部制發(fā)公文的整理根據(jù)文種劃分；外部收文在編號后，應(yīng)根據(jù)收文第四十一條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理、歸檔，其他部門保存第四十二條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。傳真件不得直接作為文件歸檔，應(yīng)將復(fù)印件歸檔。第八章公文管理第四十四條公文翻印需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，絕密級和注明不準(zhǔn)翻印第四十五條公文被撤銷，視作自撤銷之日起不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十六條不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。員工調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將由本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、第四十八條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第四十九條本辦法自印發(fā)之日起施行。綠城房地產(chǎn)集團有限公司非受控□綠城房地產(chǎn)集團有限公司傳閱欄文件格式規(guī)定第一條為規(guī)范綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司的文件特指公文，下同格式，提高辦文質(zhì)量，特制定本規(guī)定。第二條綜合管理部為公司文件格式的歸口管理部門，負(fù)責(zé)其他單位部門第三條本規(guī)定適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股第二章文件格式第四條文件眉首是指首頁橫線以上部分，包括發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、一文件秘密等級或緊急程度的標(biāo)識，注在文件首頁右上角。“絕密”、“機密”公文在文件左上角標(biāo)明文件份數(shù)序號。如需同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度的，秘密等級標(biāo)識在右上角第行，緊急程度在右上角第行。二發(fā)文單位標(biāo)識分為二種，一種是由公司全稱加“文件”組成；另一種四上行文即向政府機關(guān)或行業(yè)管理部門呈送的請示、報告應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。第五條文件主體是指橫線以下至主題詞不含之間的各要素的統(tǒng)稱。一文件標(biāo)題應(yīng)位于橫線下方空行處，排列應(yīng)遵循美觀易懂的原則，字?jǐn)?shù)不多可居中排成一行；如字?jǐn)?shù)較多可排成兩行，分行時不要將詞組分開。二主送單位應(yīng)在標(biāo)題下空行處，左側(cè)頂格，主送單位名稱后標(biāo)用全角四文件附件目錄在正文空行處，左側(cè)需空字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全左上角第行頂格標(biāo)識“附件”，并標(biāo)識序號。六聯(lián)合行文需加蓋兩個以上印章的，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱排在發(fā)文時間和正文之間，主辦單位印章在前，協(xié)辦單位印章在后，印章之間互不相交或相能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。第六條版記是指位于主題詞以下的各要素的統(tǒng)稱。一)(“主題詞”標(biāo)引在文件末頁左下端、分送欄之上，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，詞目之間空1字。全角冒號；回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標(biāo)句號。第七條專題會議紀(jì)要用于記錄公司各種專題會議召開或評審的內(nèi)容，發(fā)文第八條其他會議紀(jì)要的發(fā)文單位放在橫線之上左側(cè)，成文時間放在橫線之第三章排版、印刷格式第九條文件用紙據(jù)實際需要確定。第十條文頭與頁邊第十一條字體與字號度用號黑體；“主題詞”三個字用號黑體，具體標(biāo)引的主題詞用號宋體。如文件內(nèi)容層次較多，可用分級標(biāo)題標(biāo)出。第一層大標(biāo)題用小號宋體加黑，第二層用號黑體，第三層用號楷體。規(guī)范性文件的章節(jié)名可用小號宋體加黑居中，前后各空一行；條名用黑體或號仿宋加黑標(biāo)出。第十二條字?jǐn)?shù)排列與行間距字處理系統(tǒng)排列一般為每頁行，每行多頁文件應(yīng)逐頁編出頁碼，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，在每頁正面的右下角，背面第十四條裝訂第十五條本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。關(guān)于的會議紀(jì)要小宋加黑專職秘書管理工作規(guī)定為保證綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司董事會和行政管理工作的正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率，特制定本規(guī)定。第一條工作職責(zé)和內(nèi)容一專職秘書以下簡稱秘書的工作職責(zé)，主要是對公司董事會成員、經(jīng)營班子主要領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行計劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。二管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達(dá)、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整理、內(nèi)務(wù)整理、會議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。第二條接待事務(wù)一秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會晤賓客、來訪者的預(yù)約、安排和接待工作，并制訂《領(lǐng)文件的準(zhǔn)備工作，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)會晤、接待的人員、時間、地點等事宜。二對未經(jīng)預(yù)約要求會見領(lǐng)導(dǎo)的來訪者，在問清對方姓名和要求后，請對方稍候，請示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進(jìn)入會客室或辦公室對不宜會見的來訪者，則應(yīng)婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后答復(fù)。三對于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會晤，秘書應(yīng)及時將會晤的時間、地點預(yù)先告知綜合管理部，以便預(yù)訂會場及確定會務(wù)工作人員。四秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會晤的議題、人數(shù)、級別及是否用餐等情況，并事先通知與會者若需安排用餐的，須直接安排或通知綜合管理部預(yù)訂餐廳并安排菜擴音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務(wù)等事宜。六對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動遞送茶水。若需來訪者等候時，應(yīng)第三條傳達(dá)事務(wù)一秘書負(fù)責(zé)及時拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記二秘書應(yīng)及時接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來電在《來電三秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進(jìn)行來電、來函的回復(fù)或聯(lián)系，并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時發(fā)送，并在寄發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函，并將名單留存?zhèn)洳椤５谒臈l文書管理一秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會議決議事項的落二秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報告、會議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。三秘書應(yīng)定期收集公司及所屬分、子公司經(jīng)營管理方面的重要情報，主動以書面形式及時向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報。四領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全，如不清楚應(yīng)及時第五條領(lǐng)導(dǎo)日程安排一秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程的預(yù)定和落實。各項工作應(yīng)安排細(xì)致、周到，并及時了解和掌握工作進(jìn)展的全過程。二秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計及安排，并對領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會見、會第六條文件整理一秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對文件進(jìn)行分類，并將分類整理后的文件資料按急件和一般件分別置放；急件應(yīng)置于急件夾中。二急件須在小時內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理。資料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。四次年月日前，秘書應(yīng)對所有文件、資料進(jìn)行整理、歸檔。特殊文件、資料根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。一秘書負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、臺歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運二秘書負(fù)責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會議室、門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設(shè)施設(shè)備等。三秘書應(yīng)隨時保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時澆灌或更換室內(nèi)植物。四秘書應(yīng)在辦公室放置領(lǐng)導(dǎo)日常使用的物品及備用品，設(shè)計領(lǐng)導(dǎo)日常用品及備用品的明細(xì)表，記錄品種、使用時間、數(shù)量等，做到心中有數(shù)。五做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室的報刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作，保證報架的報紙不多于天不少于天；雜志存留期；過期報刊雜志及時下架交綜合六秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的帳粟保存、費用報銷等事宜。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來名片的整第八條會議事務(wù)一秘書對領(lǐng)導(dǎo)召集或出席的各類會議，應(yīng)事先制訂會議日程，填寫《領(lǐng)二秘書應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議的時間、地點預(yù)先告知綜合管理部進(jìn)行筆等布置情況，以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會議記錄等。三秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議的主題、人數(shù)、級別及是否用餐、住宿等情況，并預(yù)先通知綜合管理部及與會者。若需安排用餐，需預(yù)先了解用餐五對領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)邀參加的各類會議，秘書應(yīng)及時提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時參加，并準(zhǔn)備好相關(guān)資料。第九條代行事務(wù)一秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、病、困等進(jìn)行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。二秘書應(yīng)及時了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基本情況，并請示領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及三秘書負(fù)責(zé)如實傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令或意見，做到準(zhǔn)確和快速，并填寫《命五秘書可受領(lǐng)導(dǎo)之命，對有關(guān)事項進(jìn)行調(diào)查，并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)六秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出差時的交通、食宿安排。第十條聯(lián)絡(luò)事務(wù)一秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部的通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式，確保信息渠道的暢通。二秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤，確定與領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系的方式，并能根據(jù)事態(tài)的輕重緩急采取合適的方式進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。第十一條工作紀(jì)律.一秘書在日常工作管理中，應(yīng)自覺遵守公司的規(guī)章制度，嚴(yán)守工作紀(jì)律，做到：不該問的不問，不該說的不說。二秘書對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的機密文件、資料應(yīng)及時做好保密防范工作，嚴(yán)防泄密。擬寫文稿應(yīng)確定密級；打字、復(fù)印不得委托他人代理；攜帶外出的文件、資料應(yīng)包裝密封。一本規(guī)定適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股項目二本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。文印工作管理規(guī)定是高操作效率，節(jié)約成本，特制定本規(guī)定。第二條綜合管理部為文印工作的歸口管理部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文印工作第三條本規(guī)定適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股第二章文件印制管理第四條綜合管理部負(fù)責(zé)公司對外發(fā)文的印制、蓋印和存檔。第五條綜合管理部負(fù)責(zé)對公司行文格式的審核，確保文件排版和打印格式符合《文件格式規(guī)定》的相關(guān)要求。第六條綜合管部負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)簽署文件的打印工作，公司職能部門的內(nèi)部行文或一般業(yè)務(wù)文件原則上由責(zé)任部門自行打印。第七條綜合管理部在接到打印任務(wù)后，首先應(yīng)檢查文件類別是否屬于規(guī)定的打印內(nèi)容，在確定打印前應(yīng)先登記，以便于日后核查。打印完畢，經(jīng)校對復(fù)核無誤后，再按要求份數(shù)印制成文。第八條綜合管理部負(fù)責(zé)定期統(tǒng)計公司各部門的復(fù)印數(shù)量，并負(fù)責(zé)公司及分、子公司員工在公司進(jìn)行復(fù)印的結(jié)算工作。第九條綜合管理部為公司對外聯(lián)系印制任務(wù)的歸口管理部門。公司各部門如需在外印刷文件資料的，應(yīng)先與綜合管理部聯(lián)系，由綜合管理部統(tǒng)一安排印第三章文印人員管理第十條文印人員應(yīng)遵守保密原則，不得泄露公司機密；應(yīng)妥善保管文件資第十二條文印人員應(yīng)熟練掌握公司常用文件的排版格式，保證文件格式符合規(guī)范。第十五條文印人員在文件印制完成后，應(yīng)在打印登記本上注明打印日期、第十六條文印人員負(fù)責(zé)復(fù)印工作。員工在復(fù)印工作資料或文件時，應(yīng)事先登記復(fù)印部門、經(jīng)手人、復(fù)印內(nèi)容、頁數(shù)和份數(shù)等。第十七條文印人員應(yīng)掌握文印設(shè)施設(shè)備的基本故障排除方法，并定期檢第十八條文印人員應(yīng)定期清點、檢查耗材使用情況，并按有關(guān)程序合理添置所需耗材，保證公司文印工作的正常進(jìn)行。第四章文印室管理第十九條非文印工作人員不得隨便進(jìn)入文印場所，未經(jīng)允許，嚴(yán)格查閱電第二十一條文印人員應(yīng)重視工作環(huán)境的維護(hù)，保證室內(nèi)通風(fēng)干燥、機器運第二十二條綜合管理部負(fù)責(zé)文印耗材的管理，具體見《辦公用品管理制第二十三條綜合管理部應(yīng)定期安排專業(yè)人員對文印設(shè)施設(shè)備進(jìn)行例行檢查和維護(hù)。印信管理辦法第一條為加強綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司的印章和介紹信管理，規(guī)范工作程序，特制訂本辦法。第二條綜合管理部為公司印信的歸口管理部門。第三條本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股第二章印信的種類和使用范圍二合同專用章三法定代表人印章五財務(wù)專用章六各部門印章九其它因工作需要刻制的印章第五條本辦法中的介紹信，是指公司對外統(tǒng)一使用的介紹信。一公司印章主要用于以公司名義簽發(fā)的各類文件、通知、信函，以及經(jīng)二合同專用章主要用于以公司名義與其他單位簽訂的各類協(xié)議和合同；三法定代表人印章主要用于需法定代表人簽章的各類報表、票據(jù)和其他五財務(wù)專用章主要用于各類財務(wù)票據(jù)、憑證和報表；六部門印章主要用于以部門名義簽發(fā)的各類文書；七校正章主要用于校正文件或協(xié)議合同中的非原則性的個別文字差錈八騎縫章主要用于協(xié)議或合同的邊縫。第七條公司介紹信主要用于以公司名義對外進(jìn)行工作聯(lián)系。第三章印信的管理第八條印信的制作或購買一印章的制作：因工作需要須刻制印章的，由綜合管理部報總經(jīng)理或以二介紹信的制作或購買：因工作需要須印制或購買統(tǒng)一格式介紹信的，由綜合管理部報總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，到指定廠家印制，或到指定店家購買。二各部門領(lǐng)用屬于本部門保管的印章時，應(yīng)在《印章登記本》上登記；三每次用印，應(yīng)在《印章使用登記本》上登記備查，登記內(nèi)容為用印日期、事由、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、用印數(shù)等。一綜合管理部負(fù)責(zé)保管公司印章、合同專用章、法定代表人印章及由各二銷售部負(fù)責(zé)保管銷售合同專用章、校正章、騎縫章；三財務(wù)管理部負(fù)責(zé)保管財務(wù)專用章、法定代表人印章；五所有印章和介紹信必須由專人保管。、凡涉及公司對外投資、合作協(xié)議、土地協(xié)議、銀行擔(dān)保等重大事項的用印，須經(jīng)董事長或其授權(quán)人簽字同意或憑協(xié)議、合同上董事長或其授權(quán)人的簽字方可用印，具體經(jīng)辦人須在《印章使用登記本》上簽字，用印的文件資料須、凡公司事務(wù)性的文件資料用印，須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人在擬稿紙或《印章使用登記本》上簽字，用印的文件資料須留有正本存檔。、預(yù)售協(xié)議用印，由銷售部加蓋銷售合同專用章。若因筆誤而更改，須加蓋校正章。商品房買賣合同用印，經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人審核簽字后，由銷售部加蓋銷售合同專用章和騎縫章，經(jīng)辦人須在《印章使用登記本》上簽字，需在合同上加蓋法定代表人印章的，須經(jīng)法定代表人同意。、財務(wù)票據(jù)、憑證、報表及款項支付用印，須經(jīng)財務(wù)管理部會計審核，由出納蓋上財務(wù)專用章，然后由會計加蓋法定代表人印章。二介紹信的使用開具公司介紹信，須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理或經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；重大事項須經(jīng)分管副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司印章原則上不允許攜帶外出，因工作需要必須攜帶外出的，須經(jīng)總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)。外帶期間，必須由專人保管；用畢，須及時歸還。發(fā)現(xiàn)印章失少，保管人應(yīng)立即向綜合管理部報告，綜合管理部應(yīng)及時采取相應(yīng)措施，并登報聲明作廢；必要時應(yīng)向公安部門報案。一因機構(gòu)變動、名稱更改、印章磨損等原因停止使用的印章和介紹信，應(yīng)由綜合管理部統(tǒng)一封存。二一般情況下，封存年后報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合管理部統(tǒng)一銷毀。第十五條第十六條第十七條使用過的用印登記本和介紹信存根，于次年月存檔備查。印信管理人員應(yīng)遵守紀(jì)律，注意保密，嚴(yán)格按規(guī)定使用印章和介印章和介紹信必須存放在保險柜內(nèi)或其他安全的地方，每次用印或開具介紹信完畢，應(yīng)立即放回原處；財務(wù)專用章和法定代表人印章應(yīng)由第十八條嚴(yán)禁開具空白介紹信，不得在空白介紹信、便箋上加蓋各婁第十九條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十條本辦法自印發(fā)之日起施行。文書檔案管理辦法第一條為加強綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司文書檔案工作，實現(xiàn)文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材第三條文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)和可靠憑證，任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓文件資料。第四條綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。第五條本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股第二章文件的收集第六條公司文件資料的收集范圍凡是反映公司經(jīng)營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。一政府機關(guān)或行業(yè)管理部門簡稱職能部門的文書材料、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會議文件；、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件；、職能部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話；事會形成的各種文件資料；、公司總經(jīng)理辦公會議記錄、紀(jì)要，專題會議紀(jì)要以及其它會議的文件材料、公司給上級部門的情況匯報及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公、公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料；、公司領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營活動中形成的重要信件、電報、電話記錄以及從外單、公司的工商登記資料；所屬公司報送的工商登記備案資料；、公司各類資質(zhì)、權(quán)屬證書；所屬公司報送的各類資料、權(quán)屬證書的備、公司重要的各類協(xié)議合同；所屬公司報送的重要的各類協(xié)議合同的備、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料；所屬公司報送的規(guī)章制度備案、公司固定資產(chǎn)的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等；三非隸屬單位的文件資料非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。第三章文件的整理與立卷第七條公司實行公司、部門分級立卷的制度，堅持“誰辦文，誰立卷”的原則，并由檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全，按年代問題分類法組合立卷。第二層司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代——組織機構(gòu)分類法進(jìn)行排列、編號以及分類等進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，并用編制案卷目錄的方式固定下來。第九條歸檔文書的整理要求稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開文電應(yīng)合一立卷。三歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復(fù)在批復(fù)的計劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案；跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷；合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。四歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時間順序進(jìn)行排列。頁號位置在每頁文件正面的右上角，背面的左上角。二按照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。文與復(fù)文一般應(yīng)分別計算件數(shù)；正件與附件，按一件計算。文件材料沒有地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，保管期限劃分準(zhǔn)確。四卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案件必須裝訂整齊，采用三點一線裝訂法，裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核；文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。第四章案卷的排列、編號、歸檔第十一條歸檔時間與手續(xù)歸檔時間是指立卷部門將需要歸檔的文件向綜合管理部移交的時間。部門歸檔時間為次年月底以前重要文件資料應(yīng)及時歸檔，各部門須按時向綜合管理部移交檔案，同時填寫案卷移交清單一式兩份，由雙方經(jīng)辦人簽第十二條案卷排列編號自然數(shù)，并嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號。編號系統(tǒng)可有兩種，一種是統(tǒng)編適用于案卷數(shù)量較少的情況；另一種為分編，即按案卷的類別、年度等分別編第十三條案卷目錄一案卷目錄的編制方法案卷目錄中的條目必須嚴(yán)格按案卷的排列順序登錄，且必須忠實反映案卷號的號序系統(tǒng)，即每本案卷目錄必須是一個從號卷開始的完整系統(tǒng)。案卷目錄的形式均為書本式簿冊式，最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采主要內(nèi)容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號和目錄號一般并列標(biāo)寫于左上角或右上角；目錄名稱由書寫于中間位置；編制年月書寫于下部中間位置；編制單位的位置一般在編制即目錄所分類目的索引，專用于全宗內(nèi)進(jìn)行了分類但案卷號卻未分編的目錄中若案卷號分編的目錄則無需設(shè)目次。對目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進(jìn)行即案卷目錄的主體部分，用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號、案卷標(biāo)題題名、年度、頁數(shù)、備注等項目構(gòu)成。附于目錄最后，用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。案卷目錄編制完畢后，應(yīng)復(fù)制或打印一式數(shù)份其中一份或幾份供日常使第五章檔案的保管第十四條檔案室系機要重地，非經(jīng)同意，嚴(yán)禁入內(nèi)。防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學(xué)化、規(guī)范化，檔案存放始終有序。第十六條檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁火源，禁放易燃易爆品，配備消防器材，定期檢第十七條做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作，保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應(yīng)及時修補或復(fù)制。第十八條堅持溫、濕度檢查和記錄，建立并嚴(yán)格執(zhí)行登記、統(tǒng)計制度，每年對室藏檔案進(jìn)行一次全面的安全檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯第六章檔案的調(diào)閱與利用第二十條檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況，主動了解各部門對檔案的需求，編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號索引、檔案存放示意圖等工具件，由綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時歸還，并辦理注銷手續(xù)，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時間最長不超過個工作日，公司密級檔案原則上借離時間最長不超過個工作日。第二十二條借閱檔案人員對案卷要妥善保管，防止遺失、泄密和污損不得抽換、涂改、勾畫、拆卷，如造成檔案資料損壞的，視情況進(jìn)行處理。第二十四條檔案人員應(yīng)加強檔案的編研工作，多渠道、多形式地開展利用第七章檔案的鑒定第二十五條公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組，每年次對文書檔案進(jìn)行檢查鑒定工作，重新確定文件密級；并對失去保存價值的檔案提出意見，登記造冊，經(jīng)鑒定小組審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀見附件。銷毀清冊上簽字。第二十七條任何部門和個人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。第二十八條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十九條本辦法自印發(fā)之日起施行。綠城房地產(chǎn)集團有限公司檔案案卷目錄綠城房地產(chǎn)集團有限公司調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案審批單部門／職務(wù)經(jīng)辦人姓名類別部門／職務(wù)經(jīng)辦人姓名類別調(diào)閱／借離／復(fù)印案卷題名審批人承辦人承辦日期年月日調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案審批單經(jīng)辦人姓名經(jīng)辦人姓名類別調(diào)閱／借離／復(fù)印歸檔號密級秘密／機密／絕密案卷題名部門／職務(wù)綠城房地產(chǎn)集團有限公司外單位調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案審批單單位名稱經(jīng)辦人姓名單位名稱印案卷題名承辦人承辦日期承辦人綠城房地產(chǎn)集團有限公司檔案銷毀審批單序號類目歸檔號案卷題名期限頁數(shù)備注），審批人簽名：申報部門銷毀經(jīng)辦人銷毀日期項目檔案管理制度第一條為充分發(fā)揮綠城房地產(chǎn)集團有限公司（以下簡稱公司）項目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗收中的作用，確保項目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本第二條項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)（施工）監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。第三條綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作；項目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)（施工）監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、第二章檔案的分類第五條建設(shè)工程前期文件資料（一）可行性研究資料二基礎(chǔ)、設(shè)計、施工前準(zhǔn)備資料地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄；水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料。技術(shù)設(shè)計：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣，說明書、工施工設(shè)計：施工圖、施工說明、設(shè)計計算書、施工預(yù)算；經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報告、施工圖審查批準(zhǔn)書。環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等建設(shè)工程規(guī)劃規(guī)劃用地許可證附圖、附件，施工程項目參加單位設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理單位工程項目材料的采購招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。第六條施工技術(shù)文件資料七地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄；十一隱蔽工程驗收記錄包括安裝工程；十三主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗報告；十六水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗、運行調(diào)試記錄；二十其他特種記錄沉井、沉箱等；二十六設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料；二十七施工技術(shù)總結(jié)，工程監(jiān)理總結(jié)，工程試運行記錄；第七條竣工圖文件一建筑安裝工程、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。二地下管線工程第八條竣工測量文件資料一綜合性資料,,二控制資料、管線控制，加密控制點的觀察手簿三地形測量資料、圖根點及碎部座標(biāo)的觀測手簿及成果計算書。第九條建設(shè)施工監(jiān)理資料第十條聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部全貌、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。第三章檔案的收集和歸檔各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全，加以整理，以確保資料的完整第十二條有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時，應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符，做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。第十四條第十五條第十六條凡由易褪色書寫材料如復(fù)寫紙、熱敏紙等形成的文件資料檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料紅色墨水、純藍(lán)墨水、照片含底片和聲像材料，要求圖像清晰，聲音清楚，解說與畫面同步，照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉；電子檔案軟盤、光盤等應(yīng)辨不清的圖表；二使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖三結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置或局部改變，無法在原圖上通過修改來反映四管線平面位置變動長度超過總長的五分之一，線位平移超過m，構(gòu)造形式改變，斷面尺寸變化，豎向位置變動等；五未按施工圖位置施工的管線工程。有：編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊第十九條有關(guān)人員收集的設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上，原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。第四章檔案的組卷和移交第二十一條項目技術(shù)文件資料要按單項工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷；項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷。審定證明排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列；文字在前、圖樣在后。文字裝訂、第二十三條案卷文字材料要用線繩三孔裝訂；圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)頁號位置是文件資料正面右下角，雙面書寫文件資料背面為左下角。第二十五條第二十六條檔案館。第二十七條項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lOmm×220mm。府城建部門聯(lián)系，辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料第二十九條本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第三十條本制度自印發(fā)之日起施行。特種檔案管理辦法第一條為保證綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司特種檔案收集、歸檔、保管的有序、完整與安全，更好地利用特種檔案為公司管理與發(fā)展服務(wù)，第四條綜合管理部為公司特種檔案的歸口管理部門。第五條本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股第二章檔案收集第六條特種檔案的內(nèi)容與范圍聲像檔案是指公司在經(jīng)營活動中形成的，具有保存價值的以音響、影像等方式記錄，并輔以文字說明的歷史資料。包括照片、錄音帶、錄像帶等，其中照片檔案由底片、照片及文字說明構(gòu)成。電子檔案是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔般要求紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔。具體收集范圍公司行政管理與業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種文本文件()利用計算機輔助設(shè)計等技術(shù)形成的具有查考利用價值的圖形文件和模型文件；實物檔案是指公司在經(jīng)營活動中，形成的一些反映公司工作史實的實物材料，如錦旗、獎杯、牌匾及其他具有歷史和紀(jì)念意義或保存價值的實物材料。做好特種文件的整理、收集工作。一綜合管理部應(yīng)隨時查詢、收集特種文件。二職能部門應(yīng)在工作完成后的一個月內(nèi)將基礎(chǔ)材料整理成符合收集要求一特種文件與相關(guān)的文字說明要收集齊全，及時歸檔。帶軟盤盒上應(yīng)標(biāo)明軟件名稱、文件數(shù)、編制部門、編制日期、密級等；錄音帶盒上應(yīng)標(biāo)明講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容、講話時間、錄制日期和密級等；等應(yīng)寫明背景情況。.三所有準(zhǔn)備歸檔的特種文件必須在有關(guān)的設(shè)備上演示檢測，運轉(zhuǎn)正常才五對重要聲像資料、電子文件，應(yīng)盡可能采用存儲空間小、穩(wěn)定性好，利于長久保存信息的特種載體形式，如光盤等。六綜合管理部確認(rèn)歸檔資料符合要求后，應(yīng)填寫移交清單一式兩份，由第三章檔案整理單》登記并驗收合格后，在錄音、錄像帶、磁盤、光盤以及實物等形式的檔分的底片為一個保管單位，編一個底片號。底片號按收到的先后次序編號登記保管。底片目錄登記簿包括如下項目：分類號、底片號、簡要內(nèi)容、拍攝者、拍攝地點、拍攝時間、底片數(shù)量、技術(shù)狀況、底片來源、收到日期、備考。其中底片號是上述項目中最重要的一項，編寫在乳劑面的右上角，同時文件、數(shù)據(jù)文件和命令文件四部分。文本文件應(yīng)分門別類加以管理，可建立子目錄系統(tǒng)加以分類；圖像紙文件、命令文件應(yīng)根據(jù)成套性原則按項目加以整理；數(shù)據(jù)文件根據(jù)其相關(guān)性加第十五條特種檔案根據(jù)涉及公司商業(yè)秘密情況分為“秘密”、機密，絕密”三級。檔案人員在編目立檔時應(yīng)標(biāo)明密級，并妥善保管好檔案資料，嚴(yán)防外泄。第四章檔案保管統(tǒng)一的專用保存相冊。大張照片檔案可單獨存放，但需在卷內(nèi)目錄的備注欄電子檔案按保管單位順序號加以排列，每一盤、帶都應(yīng)貼上標(biāo)有盤帶號、保管單位名稱的標(biāo)簽，便于存取。磁帶和光盤都應(yīng)垂直存放。磁帶存放應(yīng)避免第五章檔案利用據(jù)檔案的機密程度，確定利用范圍。一般的特種檔案借閱需填寫調(diào)閱檔案審批單，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理；密級檔案見《保密管理制外單位借用或復(fù)制特種檔案，由檔案室負(fù)責(zé)有償辦理。如在借用中造成損第二十五條歸檔保存的特種檔案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂第二十六條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十七條本辦法自印發(fā)之日起施行。報刊資料管理規(guī)定第一條為加強綠城房地產(chǎn)集團有限公司以下簡稱公司的報刊資料管理工作，本著“合理節(jié)約、有效利用”的原則，特制定本規(guī)定。第二條報刊資料管理包括報刊資料的訂閱、分發(fā)、利用、清理等工作。第三條綜合管理部為公司報刊資料的歸口管理部門。第四條報刊資料的訂閱一各部門應(yīng)根據(jù)工作需要適量訂閱，在每年月底前將需要訂閱的報二綜合管理部將各部門需訂閱的報刊資料名稱匯總，提出初步意見報總經(jīng)理審批。三根據(jù)總經(jīng)理審批意見，綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)辦理公司報刊資料的第五條報刊資料的分發(fā)公司訂閱的報刊資料由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一分發(fā)。分發(fā)人員應(yīng)認(rèn)真檢查每日報刊資料分送情況，避免錯送漏發(fā)。第六條報刊資料的整理公司的所有報刊資料應(yīng)及時上架，裝訂整齊。裝訂夾上報紙不多于天不少于天，雜志保持期。公司銷售部存放的報刊資料應(yīng)不少于天，雜志保持期。閱覽室應(yīng)根據(jù)需要確定。過期的報刊應(yīng)根據(jù)利用情況進(jìn)行整理并區(qū)別擺放，專業(yè)性期刊應(yīng)存放整齊。第七條報刊資料的保管與利用報刊資料是公司了解市場信息的重要途徑之一，各部門應(yīng)對公司經(jīng)營管理有參考價值的報刊資料妥善歸類并加以利用，對于有保存價值的報刊資料應(yīng)及第八條報刊資料的借閱借閱報刊資料應(yīng)經(jīng)管理人員同意，并及時歸還。管理人員對借出的報刊資料應(yīng)及時催要，避免期刊數(shù)量不全，信息查找困難。第九條報刊資料的清理非專業(yè)性報刊資料應(yīng)及時清理，專業(yè)性報刊資料可一個月進(jìn)行一次清理。專業(yè)性報刊資料中有長久保存價值的應(yīng)另行存放。項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。第十一條本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第十二條本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。規(guī)章制度制定程序管理規(guī)定第一條為使綠城房地產(chǎn)集團有限公司（以下簡稱公司）各項規(guī)章制度的制定有據(jù)可依，根據(jù)國家法律、法規(guī)和公司實際，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定中的規(guī)章制度，是指由公司制定的、在公司內(nèi)普遍適用的、具有約束力和強制力的規(guī)范性文件。修訂各類規(guī)章制度；各職能部門負(fù)責(zé)與本部門職能相關(guān)的管理制度草案的起草。第四條制定公司規(guī)章制度必須以國家相關(guān)法律、法規(guī)為依據(jù)，并結(jié)合公司實際，不得與國家法律、法規(guī)和公司《章程》相抵觸。第五條本公司適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股第二章制度計劃的編制尚未成熟而又需要用制度的形式加以規(guī)范的事項，可列入制定規(guī)章制度的調(diào)研提交綜合管理部。綜合管理部對各部門上報的計劃進(jìn)行匯總，編制年度規(guī)章制度制定計劃的草案，逐級上報，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審定后實施。第八條承擔(dān)制度起草任務(wù)的公司各職能部門必須按照年度計劃要求完成起草任務(wù)，因特殊情況不能按時完成的，必須向綜合管理部作出書面說明。第三章制度草案的起草第十條規(guī)章制度的草案應(yīng)當(dāng)由提出計劃的相關(guān)部門負(fù)責(zé)起草；內(nèi)容涉及兩個以上部門的，應(yīng)當(dāng)由提出計劃的部門會同相關(guān)職能部門共同起草；