企業集團文件與檔案管理規定文件編碼(GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968)中國**投資集團有限公司文件與檔案管理第一條公司文件與檔案實行統一管理。文件與檔案的管理，要做到規范、準確、及時、安全。公司行文要克服官僚主義和文牘主義。總裁辦公室是公司文件與檔案的主管部門。第二條稱呼規范：1)公司本部：指公司總部包括總裁辦公室、人力資源部、資金財務部、資產管理部、投資管理部、審計監察部、投資銀行部、研究2)各部門：指公司本部各部門及中國木材流通協會3)所屬公司：指華星大廈、北京地產公司、天津中木、天津奧克亞、華東公司、上海公司及其它公司全資、控股或參股的具有獨立法人資格的公司4)集團：指中國華星發展集團公司第三條本規定所稱文件是指公司董事會、公司及各部門、所屬公司內部之間及與外界(包括政府機構、企事業單位、法人機構、個人)相互交流的書面文檔、電子文檔、傳真、電報、電子郵件、圖書期刊、聲像材料等。第四條公司本部的文件管理部門為總裁辦公室，凡涉及公司的文件均需由總裁辦公室統一安排處理；所屬公司的文件管理部門為各公司的辦公室或總裁辦公室。管理文件與檔案的部門要設專職文件與檔案管理員。第五條公司發文：包括以公司名義發文，以部門名義發文，以黨委名義發文，以工會名義發文。第六條文號管理：各部門發文必須先向總裁辦公室申請發文文號，1)以公司名義發文：中**司字年號，此文號用于公布公司的重大事項及向董事會、政府機構、相關企事業單位發文；2)以總裁辦公室名義發文：中**管字年號，此文號用于涉及總裁辦公室業務的發文；3)以人力資源部名義發文：中**人字年號，此文號用于涉及人力資源部業務的發文；4)以資金財務部名義發文：中**財務字年號，此文號用于涉及資金財務部業務的發文；5)以投資管理部名義發文：中**投資字年號，此文號用于涉及投資管理部業務的發文；6)以審計監察部名義發文：中**監字年號，此文號用于涉及審計監察部業務的發文；7)以投資銀行部名義發文：中**投行字年號，此文號用于涉及投資銀行部業務的發文；8)以資產管理部名義發文：中**資產字年號，此文號用于涉及資產管理部業務的發文；9)以研究發展部名義發文：中**研字年號，此文號用于涉及研究發展部業務的發文；10)以黨委名義發文：中國**黨字年號；11)以工會名義發文：中國**工字年號。12)公司文號順序以年為單位從001號開始，公司及各部門采用大排序的方式編號。13)各部門無須加蓋公司章的發文，不須申請文號。第七條發文種類：1)請示：請上級指示和批準。2)報告：向上級機關匯報工作，反映情況。3)指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。4)批復：答復請示事項。5)通知：傳達公司的重要情況以及相關事項，發布規章制度、要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級公文，公布應當遵守或周知的事項。6)決定：對某些問題或者重大行動作出安排。7)函：平行部門之間互相商洽工作，答復問題或知會有關事8)會議紀要和決議：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執行的。第八條發文格式：采有B5號紙，橫排。1)文件抬頭：中國**投資集團有限公司文件，紅字。2)文號：加黑宋體小四號字。3)主送單位及標題：加黑宋體四號字。5)單位印章：紅色公司章。7)抄報、抄送、存檔：宋體四號字。第九條草擬公文應注意以下事項：1)內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行2)反映情況要客觀，實事求是。3)文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規范。第十條發文程序：1)發文部門負責文件的起草工作，文件起草完成后，首先到總裁辦公室申請文號，并填寫發文登記表。2)各部門發文前，首先由部門經理及主管總裁審核，后交由需會簽的部門，由會簽部門經理簽字確認后，交總裁審批。3)總裁審批后，由總裁辦公室秘書負責蓋章及形成正式文件下發。第十一條文件發送與簽收程序：1)公司本部采用書面簽收發式，總裁辦公室秘書直接將文件交各部門經理，由部門經理在文件發文單上簽收。2)對公司所屬公司發文，首先由秘書以傳真方式發送文件，然后采用郵寄方式遞送文件原件，各公司于每月25日，將收到的公司文件，以書面形式簽收，再將簽收單郵寄回公司，由秘書備案。若屬緊急事務，需立刻知悉各公司是否收到文件，秘書需在傳真中注明，各公司收到傳真后，應立刻以傳真形式簽收，并由秘書在3)在北京的部門及公司，緊急文件以傳真方式，一般文件以遞送方式，各公司在文件發文單中簽收。若由本公司人員代交，需在發第十二條發文的判行權限：2)加蓋公司章的發文：應送呈總裁判行。3)若因緊急事務，總裁不在的情況下，可由公司主管行政的副總裁代為判行，但須經總裁補簽。4)以各部門名義發文，無須加蓋公章者，由各部門主管總裁判行。第十三條傳真發文管理：公司傳真由前臺負責，公司所有傳真必須在前臺登記，未登記的傳真，前臺有權拒絕發送，且可視為未經公第十四條收文：公司收文由前臺負責，發往公司的各類文件均由前臺進行登記，公司人員若代為公司傳送文件，也應首先將文件交與前臺，由前臺登記。第十五條收文管理程序：1)公文處理：公司的所有收文必須登記，并注明公文轉移的去向。前臺將公文登記后，交總裁辦公室秘書，由秘書根據公文內容向各部門及有關領導分發。若秘書不能判明，由總裁辦公室主任決定。秘書須將文件內容、收到時間、去向予以登記，如需存檔，秘書要立刻辦理文件存檔手續。?指名營業、工務、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可能認為公務文書的信函，經其收信人本人拆封后如系公務文書，應交回前臺依公文處理。?指名總裁助理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務文書，再交回前臺依公文辦理。3)圖書期刊處理：當日的期刊報紙，由前臺放于閱報處，公司員工可自由取閱，但員工應在閱后及時放回原處，如需摘要，需采用復印的形式。專業性的報紙期刊，由前臺每月25日整理一次，統一交4)聲像材料的處理；所有聲像材料交由秘書處理。5)傳真、電報處理：傳真、電報視同公文，依公文原則辦理。第十六條收文處理要點1)遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，秘書應將正本妥為保藏，若需調用，應以復印件代用。2)為利文書處理并達到分層負責目的，經辦人應就內容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門經理核閱批辦，各主管人員應對文案注明意見，避免只簽名而無意見。第十七條文件處理期限1)前臺及秘書收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時內送交有關人員。2)經辦人員的處理期限。?一般文件由部門經理指定處理期限，一般以文到三日內處理完畢為限者，應盡力于來文所定期限內處理完畢。?計劃、研究、開發、規章修訂、測定、搜集資料等特殊文件的管理應斟酌實際需要分別規定其處理期限。3)文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。4)簽呈及傳閱文件：時接時清，接到文件后立刻簽呈或簽閱，最遲不第十八條檔案管理：總裁辦公室秘書為公司專職檔案管理員，負責管理公司的全部檔案。各部門可設兼職檔案管理員，負責管理各部門的檔案。公司檔案原則上均交由總裁辦公室負責保管。文件處理完成后，原稿由總裁辦公室歸檔，經辦部門視實際需要留存復印件。如因業務處理特殊需要，原稿須由經辦部門保管者，應經秘書同意后妥為保存，秘書以復印件歸檔，并在備注中注明，各部門使用原件完畢后仍應將原件交秘書保存。第十九條歸檔文件的檢查：1)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2)文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。3)與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。第二十條歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：久保存的文書。5)須銷毀的文件須經總裁辦公室主任批準后，由秘書負責并派專人監第二十一條檔案文件的調用：1)各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具"調卷單"經其部經理批準后由秘書調閱。2)秘書接到"調卷單"經核查后，取出該項檔案，并于"調卷單"上填注調閱的具體文件名稱、總份數及借出日期，將檔案交與調卷人3)于檔案室當場借閱者，可免填"調卷單"。4)檔案歸還時，經秘書核查無誤并于"調卷單"填注歸還日期及簽字確認后，檔案即行歸入檔夾。"調卷單"由管檔人員留存備查。5)檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。6)調卷人員對于所調案卷，不得抽換增損。7)調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應重新填寫“調卷單”不得私自授受。8)調閱檔案限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之檔案，需經總裁辦公室主任同意。9)公司總裁助理以上人員調卷，由秘書負責填寫“調卷單”。由調卷10)公司重要檔案須經總裁批準后方可調卷。第二十二條聲像檔案管理：聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質等及文字說第二十三條聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由總裁辦公室集第二十四條聲像檔案種類：1)反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；2)各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資3)本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以