檔案室規章管理制度第一章總則一、目的1、為增強本公司檔案工作,充散發揮檔案作用,全面提升檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特擬訂本制度。2、公司檔案,是指公司過去和此刻的公司各級部門及員工從事生產、經營、公司管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保留價值的各樣文字、圖標、賬冊、憑據、報表、技術資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽實物、證件等不一樣形式的歷史記錄。3、公函包辦部門或包辦人員應保證經辦文件的系統完好(公函上的各樣附件一律禁止抽存)。了案后實時歸檔。工作改動或因故辭職時應將經辦的文件資料向接手人員交接清楚,不得私自帶走或銷毀。4、重要原始檔案依據“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦一致管理。第二章檔案歸檔二、文件資料的采集管理1、公司指定專人負責文件資料的管理。2、文件資料的采集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理批閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參加辦理的,在工作中形成的文件資料,由主辦部門或人員采集,交行政部存案。會議文件由行政部采集。三、歸檔范圍1、重要的會議資料,包含會議的通知、報告、決策、總結、典型講話、會議記錄等。2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。3、本公司的各樣工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽署的合同、協議書等文件資料。5、本公司員工勞動、薪資、福利方面的文件資料。6、本公司的大事記及反應本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。7、工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招招標文件、造假、工程管理（更改、進度控制、質量空hi）、工程查收、工程報批資料等。8、合同：原輔料采買、設施采買、工程基建、技術轉移、拜托合同、設計合同、其余合同。9、設施檔案：公用系統、物料、庫房等協助設施；生產部設施、工程部設施、QC部設施等。10、員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外面培訓報告等。11、供給商檔案四、歸檔時間1、各種證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續。2、設施檔案、產品檔案、質量標準、查驗方法、標準操作規程隨時產生隨時歸檔。3、員工培訓類資料按月歸檔，于每個月

25日以后至次月

5日以前到檔案室辦理歸檔手續。4、計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日以后6月5日以前、11月25日以后12月5日以前到檔案室辦理歸檔手續。5、供給商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日以后2月5日以前將上一年的資想到檔案室辦理歸檔手續。6、記錄文件，協助記錄半年歸檔一次，其余記錄文件每年歸檔一次。7、批記錄文件按月歸檔，于每個月

25日以后次月

5日以前到檔案室辦理歸檔手續。8、未按要求實時歸檔而造成損失的，由當事人擔當所有責任，并依據情節輕重予以相應辦理。五、歸檔份數1、原件所有歸檔，并注明份數、出處。2、使用屢次的檔案，各使用部門應復印保存自用。六、檔案要求1、由檔案室和各部門指定派一名專人負責歸檔事宜。2、對已經損壞或模糊的文件一定先修復再歸檔。3、文件一定經過系統整理后再歸檔。4、文件須經歸檔部門主管或部門以上領導署名確認后方可歸檔。5、模卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,筆跡要工整、清楚。6、檔案文件資料應差別不一樣狀況進行擺列,密不行分的文件資料應依序擺列在一同,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其余文件資料依其形成規律或特色,應保持文件之間的親密聯系并進行系統的擺列。7、在歸檔的文件資猜中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一同,不得分開,文電應合一歸檔。8、檔案質量總的要求是:依據文件的形成規律和特色,保持文件之間的有機聯系,差別不一樣的價值,便于保留和利用。9、歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊備完整。七、歸檔手續各種文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記簿》，貴自然和檔案員共同署名確認。第三章檔案的采集與整理八、檔案的采集1、由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行采集，并進行分類、擺列、編目后移交檔案室。2、由檔案管理人員按期到各部門對零落的文件進行采集，再進行系統的、全面的整理。3、采集時要保證檔案的質量，如不完好，需進前進一步的采集，對采集不全的檔案，要做好記錄。九、檔案的整理1、檔案采納按類型分類的方式，做到有條有理，便于保留和利用。2、檔案嚴格依據分類、擺列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，并做電子目錄方便往后檢索。第四章檔案建檔十、分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號、于文件歸檔的當日入庫，并成立《檔案明細臺賬》十一、檔案專用章所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保留。十二、檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保留，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。十三、檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員成立對應關系的電子版檢索目錄，并按期查對。十四、電子備份重要資料的原件須經過掃描等方式成立電子備份，各歸檔資料若有電子版的也應一并建檔備份。第五章檔案使用和送還十五、檔案使用1、文件復印：由使用人填寫《檔案復印件登記簿》，一般性文件經部門負責人贊同，重要文件同時報分管副總贊同，由檔案員復印、供給。2、借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記簿》，經部門負責人贊同，最長不超出十個工作日，重要文件及特別狀況同時報分管副總贊同；十往后仍未送還的，由檔案員跟催或辦理從頭借出手續。3、借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記簿》，經部門負責人贊同，于檔案室擬訂的地址查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特別狀況同時報分管副總贊同。4、外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記簿》，須經總經理贊同后方可使用。5、按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記簿上登記并署名確認方可使用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額擔當，并依據情節輕重予以相應辦理。十六、檔案送還1、檔案使用者應愛惜檔案，保證檔案的完好性，不得私自涂改、勾勒、裁剪、抽取、拆開或損毀。借出的各種檔案文件在送還時，經檢查無誤后，應在《檔案借出登記簿》登記，并由使用人和檔案員分別署名確認。2、發生破壞、丟掉的，對使用人處以200-100元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人所有擔當，并依據情節輕重予以相應辦理。3、檔案送還時內容發生更改的，使用人應實時知會檔案員進行更新，以保持檔案的正確性。十七、檔案保留與檢查1、公司各種應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門或個人不得私自保留，更不得私自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額擔當，并依據情節輕重予以相應辦理。2、每個月尾，由綜合部負責人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案元共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫《檔案清點記錄》。3、檔案管理應賬實符合，檔案損毀或丟掉的，由檔案員全額擔當，并依據情節輕重予以相應辦理。十八、檔案的銷毀1、對需要進行銷毀辦理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作《檔案銷毀清冊》，包含：本單位和卷宗的簡潔的歷史狀況、銷毀檔案所屬年月、保留限期及其數目和詳盡內容、判定的狀況和銷毀的原因等內容的書面報告，經有關部門負責人和總經理審查署名贊同后，方可銷毀。2、檔案員進行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案銷毀須共同捍衛部門共同辦理。3、檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀狀況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監銷人員要在銷毀清冊上署名確認。十九、檔案管理人員職責1、依據有關規定做好文件資料的采集、整理、分類、歸檔等工作。2、依據歸檔范圍、要求,將文件資料準時歸檔。3、工作人員應該遵紀守紀、忠于職責,努力保護公司檔案的完好與安全。二十、檔案的利用1、公司檔案只有公司內部人員能夠借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員贊同后,方可借閱,此中非受控文檔的借閱要由部門經理署名贊同,受控文檔的借閱要由總經理署名贊同。2、檔案借閱的最長久限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要按期催還,發現破壞、丟掉或逾期未還,應寫出版面報告,報總經理辦理。3、一定嚴格保密,禁止泄漏檔案資