ICS0114020

CCSA.14.

中華人民共和國國家標準

GB/T42107—2022

國家科技重大專項文件歸檔與檔案

管理規范

Specificationondocumentsarchivingandrecordsmanagementof

nationalscienceandtechnologymajorproject

2022-12-30發布2023-07-01實施

國家市場監督管理總局發布

國家標準化管理委員會

GB/T42107—2022

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………1

基本要求

4…………………3

管理層級和管理職責

5……………………4

管理層級

5.1……………4

管理職責

5.2……………4

重大專項文件的歸檔范圍

6………………5

文件歸檔范圍

6.1………………………5

電子文件及其元數據歸檔范圍

6.2……………………6

重大專項文件收集

7………………………6

分類

7.1…………………6

收集要求及范圍

7.2……………………6

文件的審查或鑒定

7.3…………………6

重大專項文件整理

8………………………7

整理單元

8.1……………7

紙質文件整理

8.2………………………7

電子文件整理

8.3………………………10

其他載體文件整理

8.4…………………11

重大專項歸檔與檔案編目

9………………11

歸檔基本要求

9.1………………………11

歸檔文件的質量要求

9.2………………11

歸檔時間

9.3……………12

檔案編目

9.4……………12

重大專項檔案保管

10……………………13

保管要求

10.1…………………………13

保管環境

10.2…………………………13

檢查維護

10.3…………………………13

檔案鑒定與審查

11………………………14

重大專項檔案的驗收

12…………………14

重大專項檔案驗收要求

12.1…………14

重大專項檔案驗收條件

12.2…………14

重大專項檔案驗收內容

12.3…………14

Ⅰ

GB/T42107—2022

重大專項項目課題檔案驗收流程

12.4()……………15

重大專項檔案的移交

13…………………15

移交要求

13.1…………………………15

移交手續

13.2…………………………15

重大專項檔案的利用和開發

14…………15

檔案利用

14.1…………………………15

檔案開發

14.2…………………………16

附錄規范性重大專項文件歸檔范圍表

A()……………17

附錄規范性文件類目號規則

B()………………………22

附錄規范性重大專項文件整理用表格式

C()…………23

附錄規范性重大專項檔案管理用表格式

D()…………27

附錄資料性重大專項檔案移交清單及檔案案卷匯總表

E()…………29

參考文獻

……………………31

Ⅱ

GB/T42107—2022

前言

本文件按照標準化工作導則第部分標準化文件的結構和起草規則的規定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

請注意本文件的某些內容可能涉及專利本文件的發布機構不承擔識別專利的責任

。。

本文件由全國信息與文獻標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位中華人民共和國科學技術部中國科學技術信息研究所國家檔案局中國科學院

:、、、

文獻情報中心中核戰略規劃研究總院有限公司

、。

本文件主要起草人曾建勛丁德勝崔文健李嘯屠躍明喬書榮曾維維

:、、、、、、。

Ⅲ

GB/T42107—2022

引言

年月日科技部發布了國家科技重大專項民口檔案管理相關辦法明確國家科技重

20171110,(),

大專項檔案實行統一領導分級管理提出并編制了三級保管范圍加強了對國家科技重大專項檔案

“、”,,

分類整理歸檔及保管等規范性要求明確檔案驗收是重大專項項目課題驗收的必要前提自規定頒

、,()。

布以來各級重大專項管理機構按照規定要求督查與落實重大專項檔案收集整理歸檔保管與移交情

,,、

況本文件進一步細化和明確了重大專項文件歸檔與檔案管理要求為促進重大專項檔案的規范化管

,,

理長期保存和有效利用提供支撐

、。

本文件制定過程中編制組對我國十多年來科技重大專項檔案管理現狀進行了深入調查研究總結

,,

了我國科研項目檔案管理的經驗和成果在參考國際國家和行業檔案文件管理系列標準規范的基礎

,、

上結合國家科技重大專項針對檔案管理實際需要與管理特色對重大專項文件進行分類編制了重大

,,,

專項文件類目號形成了重大專項歸檔的最小歸檔范圍集合并對每一層級的保管文件范圍做出了

,,

要求

。

考慮到重大專項自身及其管理特點本文件的分類并未完全按照相關標準一是從管理層級及文件

,,

面向對象進行劃分分為綜合性文件及項目文件兩大類綜合性文件主要是指整個國家重大專項層面或

,,

某一專項層面的文件此類文件無法歸入到某一個具體的項目中如專項年度報告總結等項目文件主

,,/;

要是面向具體的任務內容與項目直接相關包括項目的管理文件技術文件及財務文件如項目立項批

,,、,

復文件項目的專家評審意見等二是按照文件內容性質主要分為技術文件管理文件及財務文件其

、。,、,

中技術文件主要是指能夠直接反映研究內容或技術性內容的文件如技術報告圖紙等管理文件主要

,、;

是重大專項各級重大專項各專項及項目管理管理過程中產生的文件如年度指南專家驗收評審意

(),、

見驗收結論書等財務文件是與財務管理相關的文件不局限于會計文件也包含整個項目的撥款證

、;,,

明財務報告審計報告預算調整申請批復等文件

、、、。

Ⅳ

GB/T42107—2022

國家科技重大專項文件歸檔與檔案

管理規范

1范圍

本文件提出了國家科技重大專項文件歸檔與檔案管理的基本要求和方法規定了國家科技重大專

,

項文件的歸檔范圍和質量要求以及文件形成收集整理鑒定歸檔與保管移交利用及處置等全過

,、、、、、、

程的管理要求

。

本文件適用于國家科技重大專項各種類型文件的整理歸檔與檔案管理其他中央財政科技計劃

、。

專項基金等項目課題文件的整理歸檔與檔案管理可參照執行

(、)()、。

2規范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文

。,

件僅該日期對應的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本