醫院物業檔案的建立和管理知識經濟的悄然崛起，使信息的重要性目益凸現，信息資源已成為居住區物業管理中不可缺少的組成部份。在北京市第二醫院的檔案建立與管理中，我們將采用先進的計算機網絡技術，對檔案進行集中有序、標準規范的管理，配合先進的資料檢索軟件以達到信息共享、合理利用的目的。同時，我們在信息資料收集中將廣開渠道，對居住區內所有物業項目從主體到配套，從建筑到環境，從硬件到軟件都建立起相應的管理檔案，有效保證物業管理服務的質量，提升物業管理的整體水平。為此，我們建一整套從檔案收集、分類、歸檔、使用到銷毀的管理制度及檔案管理人員的職責，以保證檔案管理滿足物業管理的需要。檔案管理運作（一）資料的收集我們將設立專門的檔案室，并由專人負責管理。按照檔案的不同類別，我們將通過四個途徑進行收集。首先在物業接管移交與設計單位，施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集到工程建設產權及工程技術等原始資料。第二是在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪記錄等以及其它相關資料，并將檔案的收集形成制度化；第三是通過政府主管部門、國際互聯網等獲取相關信息。（二）資料的整理和分類在收集到原始資料后，統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄，修補破損的文檔，然后按類別進行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、易于檢索。（三）資料的歸檔管理１、對于分類整理好的信息資料進行分類保存即為歸檔。在北京市第二醫院的檔案管理中我們將實行原始資料和電腦檔案雙軌制，確保儲存方式的多元化，盡可能將資料轉化為電腦磁盤儲存以便于查找。同時運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。２、對醫串和管理中心利益影響較大的檔案應加密保存。這些檔案在電腦中接授權級別檢索，對保存在檔案的原始資料應嚴格控制借閱。３、檔案管理員應編制統一的檔案程度的分類順序進行組卷，逐一編號，登記造冊、編制目錄、分柜保存。４、為保證檔案的安全和完善，檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔、并加裝防盜門和防盜網。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室應避免無關人員任意進出，檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。（四）檔案的使用利用計算機網絡技術，并采用先進檢索軟件，充分發揮檔案資料的作用。內部員工可通過管理中心內部局域網，對管理中心的相關資料進行查詢。對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級由相關負責人批準方可借閱，并辦理借閱手續。（五）檔案的銷毀根據文檔的保存期限和性質，定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆集和混淆。對于已過存檔期的檔案經主管領導批準可銷毀，同時建立已銷毀文檔清單備查。檔案資料的分類（一）產權與工程技術資料１、規劃圖紙、項目批文、用地批文２、建筑許可證、投資許可證、開工許可證3、紅線圖、竣工總平面圖4、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告5、工程合同、工程預決算6、工程設計變更通知7、竣工圖：建筑、結構、給排水、暖通、電氣工程竣工圖及消防、燃氣、電話電視、智能化、供熱等工程及地下管網竣工圖９、房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書１０、主要材料質量保證書，新材料、構配件的鑒定合格證書１１、水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料１２、砂漿、混凝土塊試壓報告１３、綠化工程竣工圖１４、住宅區各類房屋清單１５、出售房屋的產權范圍或成本核算清單１６、住宅區公用設施設備及公共場地清單１７、住宅區未完工的房屋公用設施設備及公共場地的竣工日期１８、其它工程技術資料、電梯資料（二）維修資料１、維修申請記錄、回訪記錄２、維修派工單３、公共設施巡檢記錄（三）治安交通管理資料１、日常巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線２、日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶３、搬入／出記錄、突發事件處理記錄４、車輛管理記錄、車輛詳細資料（四）設備設施管理資料（包括消防）１、公用設備設施維修保養計劃２、公用設備設施維修保養記錄３、機電設備運行、巡查記錄４、設備分承包方檔案５、公用設備設施臺帳及更新記錄６、供暖設備臺帳及維修記錄（五）綠化清潔資料１、清潔班檢記錄、清潔周檢記錄２、綠化工作記錄、綠化周檢記錄３、消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄（六）員工管理資料１、員工個人資料、聘用記錄２、員工業績考核及獎罰記錄３、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄４、員工晉升、薪金變動（七）用戶反饋１、服務質量回訪記錄２、用戶意見調查、統計記錄３、用