[公司備用金管理制度]備用金管理制度大全備用金管理制度一、目的

為了加強公司各部門備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。但必須做到專款專用，專人專賬管理，不得挪用和貪污，一經發現嚴肅處理。二、范圍

是各部門人員用作日常辦公用品開支、項目管理及實施、差旅費、搬運、貨運、臨時網費及日常性費用之類的借用款項。三、職責

1、由財務中心門負責備用金的審核、發放和收回;

2、由各有關部門負責人負責備用金發放的初審及協助備用金的收回;3、由總經理負責備用金的審批。四、備用金分類

為保證日常臨零支付而單獨儲備的現金。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種:1、定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現金，具有時間長、比較固定的特點;2、臨時備用金是指因公司業務需要而暫時借支的現金，具有一次性、時間較短的特點;3、出納備用金是指因結算需要而準備的庫存現金，具有金額較大、流轉快的特點，一般不超過規定限額。五、管理要求:

1、備用金帳戶由專人負責，實行專帳管理。各部門需將備用金帳戶管理人員的情況報財務中心備案;

2、備用金管理員及時做好備用金帳戶的收支記錄，備用金帳戶按季度結清，備用金管理員應于每季度10號前將收支情況以電子報表形式報公司財務中心;

3、公司財務中心有權對各部門的備用金帳戶進行不定期清查，備用金的支出要嚴格遵守公司的制度，不得出現白條抵帳，未經同意任何人無權轉借備用金;

4、定額備用金每年為一次周轉期，即年底收回備用金，備用金歸還后如需要繼續借用，其借款審批手續需重新辦理。六、備用金的使用程序:

1、定額備用金和臨時備用金的使用:

1)借款部門填寫《備用金申請表》——部門經理簽字——中心負責人簽字——財務中心核簽備用金額度——總經理審批——會計記帳——出納審核付款;

2)各部門內部使用備用金，備用金專管員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款;

3)備用金專管員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證，并設備用金登記簿，記錄各種零星支出，每季度10號前備用金專管員匯總清理備用金帳戶，并將備用金帳戶的收支情況報財務中心備查;

4)借用備用金的人員應及時沖賬，對無故拖延者，備用金專管員發出催辦通知后還不辦理者，備用金專管員可通知財務中心將從下月起直接從借款人工資中抵扣。2、出納備用金的使用:

1)出納填寫《備用金申請表》——財務經理審核——總經理審核——執行董事審批，填寫基本戶銀行支票(或網上銀行轉帳提現)——會計根據相關票據記帳。2)出納備用金必須注意安全第一原則，有專用保險柜存放現金，并且存放地點符合公安、公司安全管理原則。3)保險柜隔夜存放現金額不得超過控制金額，特殊情況下的大額存放，必須及時向財務經理報告，以便采取相應的安全措施。4)出納備用金必須日清月結，每天核對帳實數據。5)出納備用金的直接責任人為當事現金出納員，財務中心經理負管理責任。3、因人員調動或離職等原因造成定額備用金責任人更換的，必須辦理變更手續，變更方法采用借還兩條線，即原責任人辦理還款，新責任人辦理借款。4、備用金的申請必須嚴格遵守公司的管理制度，由部門提出申請，經部門負責人、中心負責人審核，財務中心核準，公司總經理審批后，方能劃入指定帳戶或領取現金;5、上年度備用金帳戶沒有結清的，不能申請下年度的備用金七、其他相關規定:1、從事工作未滿一年其出差借款不作為備用金，僅作為暫借款，在結算時由財務中心負責收回;2、備用金借款的員工一旦離開公司或調離崗位，應在離開或調離之前還清備用金。部門負責人有義務及時通知財務中心清帳，否則，造成的損失由相關部門負責。若無法歸還且造成經濟損失的，借款人承擔相應的法律責任;3、使用備用金人員應及時辦理結算手續，公司將不定期地對備用金私用現象進行檢查，促使備用金處于正常狀態。八、懲罰1、出納在審批手續不全情況下借支備用金的，按借支金額10%處罰，情節嚴重者直接除名并追究其法律責任;2、到期臨時備用金借款未及時收回的，也無法提供其他特批書面報告的，每發現一筆，對出納扣罰100元;3、對于超過周轉期還不能足額歸還備用金的，財務中心有權在工資中扣除，并對未歸還部分按月利率1%計算利息，計息日期從借款之日起計算;因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續借的，必須提出書面報告，并經中心負責人審核，總經理批準后免于罰息，提交財務中心備案;4、財務中心負責人負責對備用金定期盤點(一個月不少于一次)，對因未及時盤點而出現的損失承擔連帶責任;備用金盤點損失，一律由責任人賠償;5、若借款人拒不歸還(超過歸還時間一個星期)，由出納提出申請經批準后，告知人力行政中心相關人員在工資獎金中扣收借款額和逾期利息。如人力行政中心未作扣款處理，每次處罰100元，造成損失的，由責任人承擔.6、財務中心對借款人的借款信用進行評定，對于逾期還款或拒不還款等人員，嚴格控制以后借款，甚至取消借款資格;備用金管理制度

為了加強公司對有關部門及各項目部備用金的管理，規范借款行為，提高資金利用效率，夯實成本費用核算，減少資金損失，特制定本制度。一、本制度適用于公司各部門及所有項目部。二、備用金范圍

1、采購員零星采購備用金;

2、個人因公出差零星開支備用;

3、經常性的零星開支備用金;

4、項目兼任財務人員備用金;

5、其他備用金。三、實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業務，從而提高工作效率，但必須做到專款專用，不得挪用、轉借他人或用于其他用途，一經發現，將嚴肅處理。四、備用金借款和報銷手續程序

1、工作人員需臨時借用備用金時，先到財務部索取“借款單”，財務人員根據實際需要向借款人發放“借款單”，一式兩聯，借款人按規定的格式內容填寫借款單，并按流程辦理簽字手續。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整，經審核無誤后才能辦理付款手續。2、借款人員完成業務后應在三日內到財務部索取“報銷單”，填寫好“報銷單”的各項規定內容，并經主管領導審批后，再將“報銷單”返回財務部，財務人員根據財務制度規定認真審核無誤后，辦理報銷手續。3、借款人辦理報銷手續時，財務人員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。4、因業務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定，撥出一筆固定數額的現金并規定使用范圍;使用部門必須設立專人經管定額備用金，備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證，并設備用金登記簿，記錄各種零星支出。經管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況，前賬未清，不得繼續借款。對因特殊原因不能按時結算的，須提前向財務負責人說明原因，經財務負責人同意后，方可延期。五、備用金額度1、采購員借用的零星采購用款，單次不得超過5000元，超過5000元的材料采購，應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料，按規定的程序經審核批準后，到公司財務部或項目部財務人員處辦理貨款支付、結算手續。單筆超過10000元的采購，必須按照工程部制度規定，走審批程序采購。2、員工因公出差借款，按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。3、各工程項目備用金，視各項目情況不同，備用金額度暫定為每周1萬—5萬。特殊情況，需由項目經理提前向總經理說明情況，予以審批。4、其他借款，根據實際情況核定金額。六、備用金使用審批權限

備用金使用由部門負責人簽字批準，部門負責人為備用金借款的第一責任人。七、財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。八、借用備用金的人員應在兩周內沖賬，對無故拖延者，財務部發出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。九、所有各種備用金，必須在年末進行徹底清理，不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續，并沖銷當年借款。十、本制度由公司財務部負責解釋和修訂。十一、本制度自下發之日起實施。備用金管理制度

第一條為維護公司資產的完整，提高資金利用水平，加強對備用金業務的管理，根據公司《財務管理制度》的規定，制定本辦法。第二條備用金，是指公司借支給公司員工個人的款項，這些款項僅用于支付與公司業務相關的事項。第三條公司備用金分為二類

現金會計:按照國家相關規定持有一定數額的備用現金

其他人員:最高為人民幣200元

第四條備用金由財務部核算并負責監督;備用金借支個人(以下簡稱借支人)所在部門的負責人應督促借支人按期足額還清備用金。第五條公司財務部門辦理備用金借支業務的時間為周一至周五;辦理備用金核銷業務的時間同上(特殊情況可以例外)。第六條借支人應根據實際需要申請備用金，不得以任何名義挪用或占用公司資金。第七條借支人應按以下規定辦理借支備用金手續:一、借支人應如實、規范填寫備用金申請單。借款時，借支人應按要求填寫由公司財務部門統一印制的備用金申請單，按申請單格式準確填列借款日期、借款類別、借款用途、借款金額(大小寫)、預計還款時間等。備用金必須專款專用，不允許一款多用或多筆備用金交叉使用。對于未按要求填寫的備用金申請單，財務部門有權不予受理，由此產生的責任由借支人負責。借支備用金必須寫明款項的用途，報帳沖銷的內容要和借款時填寫的用途一致，一筆備用金未使用完，要及時到財務部報帳沖銷，不能挪做別的用途，否則不予以報銷。備用金借支原則上要求由借支人本人親自辦理，由于特殊原因由非借支人本人辦理的，須由借支人本人在備用金申請單上親自簽名，否則視為代辦人借支的備用金，由此產生的責任由代辦人負責。二、借支備用金時，借支人須提供相關的、協議、通知書、相關領導人簽字的備用金申請單等有效文件，并準確填列付款單位全稱、開戶銀行、帳號，否則財務部門有權不予辦理，由此產生的責任由借支人負責。三、備用金借支審批手續應完備。由經辦人提出后交部門負責人、財務部門