文秘工作規范（試行）目錄第一章文秘工作崗位職責 4一、收文 4二、內部文件運轉 4三、核稿 5四、發文 5五、機要交換 6六、檔案管理 6第二章文秘工作流程 7一、局機關公文處理基本流程 7、收文處理流程 8（一）信件處理流程 8（二）文件處理流程 8 9 10 11 11 11 12 12 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 15 15 15 16 17 17 20 20（ 21（二）行文規則審核 26（三）公文內容審核 28二、差錯項目登記 31三、送局領導簽發 31四、接收文件室退回的文件 31五、發文編號 31六、確定紙質文件印制數量 32七、主辦司局校對 33八、文秘處對發文進行復核 33九、用印 33十、紙質文件封發 34十一、電子文件分發 35第五章印章管理 36第六章簽報管理 37一、適用范圍 37二、格式 37三、運轉要求 38第七章檔案管理 38一、歸檔 38二、已歸檔文件整理 39三、檔案庫房管理 39四、檔案借閱查詢 39五、檔案移交 39六、檔案銷毀 40第八章機要交換 40一、局機關內部文件交換管理 40二、局內各單位通過文秘處向外單位發送信件的管理 43三、文秘處與外單位進行文件交換 44四、直接取送信件 46五、文件信件交接憑單的管理 47六、機要車輛管理 47附件1：國務院機構簡稱 48附件2：稅務機構簡稱 52附件3：國家稅務總局機構中英文對照表 56附件4：稅務簡報（稅收收入）分送有關部門的范圍 58附件5：會簽意見模版 60附件6：簽報處理單樣式 61附件7：簽報正文首頁模版 62附件8：辦文說明模版 63附件9：國家稅務總局印章使用申請單 64附件10：特快專遞申請單 65

文秘工作規范（試行）第一章文秘工作崗位職責辦公廳文秘處負責草擬全國稅務系統公文處理和檔案管理制度，并組織、指導工作的落實；負責局機關擬發公文的審查、核稿工作；負責組織實施局機關行政類公文的運轉工作；負責局機關公文、資料的收發、運轉和機要通信工作；負責局機關的檔案管理，指導局內各單位的歸檔工作；負責管理稅務總局印章。文秘處工作分收文、內部文件運轉、核稿、發文、機要交換、檔案管理6個崗位，具體職責如下：一、收文（一）對中央國家機關機要文件交換站（以下簡稱交換站）、北京市郵政局（以下簡稱郵局）、北京市機要局（以下簡稱機要局）和有關單位直送我局的各類信件、文件進行審核、簽收、登記和急件催辦。（二）對收到的紙質文件進行掃描。（三）對涉及一個司局業務的文件，分送該司局辦理。（四）對征求意見、會簽和涉及兩個以上司局業務的文件填寫收文處理單，報辦公廳領導擬辦后，分送相關司局。（五）收到有關部委與稅務總局的聯合發文，主送或抄送全國稅務機關的，掃描并封發各地，并進行跟蹤管理。二、內部文件運轉（一）對局內各單位的簽報進行簽收、登記后送辦公廳局長辦公室文件室（以下簡稱文件室），由文件室呈局領導。（二）對辦公廳領導已審核的發文進行登記后，送文件室。（三）接收文件室退回的局領導已簽批的稅務總局發文，送發文崗位編號；外部委送來會簽的文稿、需要外部委會簽的文稿，退主辦司局發送有關部委。（四）接收文件室退回的局領導已批閱的簽報、國秘復印件、信息資料，分送相關司局。三、核稿（一）對國家稅務總局令、國稅發、國稅函、國稅辦發、國稅辦函、聯合發文的文稿，從行文規則、公文格式和公文內容等方面進行審核把關。報辦公廳領導審核后，送內部文件運轉崗。（二）對上述文稿差錯情況進行登記，并按月草擬公文差錯情況通報。（三）負責公文核校管理。四、發文（一）對領導簽發的國家稅務總局令、國稅發、國稅函、國稅任字、國稅辦發、國稅辦函文件進行編號后送文印中心排版。同時，對主送中共中央、國務院、中共中央辦公廳、國務院辦公廳的文件制作條碼電子版送文印中心。（二）對辦公廳文印中心已印制的紙質文件、已排版的電子文件進行分發。底稿退主辦單位。對主送國務院、國務院辦公廳的文件經文印中心排版后的電子文件發送國務院辦公廳（目前此項工作由辦公廳督查處負責）。（三）對辦公廳綜合處已排版的情況通報、稅收經濟調研、稅務簡報、稅收動態的電子文件進行分發。對文印中心印制的紙質情況通報、稅收經濟調研、稅務簡報、稅收動態、稅收動態專報、專報進行分發。（四）保管稅務總局印章。對已印制的文件蓋印；對經局領導或辦公廳領導審批的《國家稅務總局印章使用申請單》所列明材料蓋印。為稅務總局與有關單位聯合發文的印制，取送印模。五、機要交換（一）負責到交換站取送信件。負責通過機要局、郵局的信件發送，并按時進行費用審核。按照中辦、國辦、局領導、辦公廳領導的要求取送文件。（二）負責非工作時間內的機要文件取送值班工作。（三）負責智能文件交換系統的管理。（四）負責機要車輛管理。六、檔案管理（一）負責局內各單位文件整理歸檔的指導、監督；接收局內各單位已整理歸檔的檔案。（二）負責電子公文的標引、歸檔；對紙質檔案進行電子化；負責電子檔案數據的管理。（三）對庫房檔案進行整理、排列。（四）負責檔案庫房的日常管理。（五）負責紙質檔案、電子檔案的查閱、借出、復印。（六）負責《國家稅務總局公報》、《中華人民共和國稅收法規公告》、《國務院公報》的編輯或文件提供工作。（七）負責對全國稅務系統檔案工作進行業務指導。第二章文秘工作流程一、局機關公文處理基本流程收文登記(辦公廳文秘處)收文擬辦收文登記(辦公廳文秘處)收文擬辦(辦公廳領導)收文交辦（司局領導）起草公文和辦文說明(工作人員)核稿(司局綜合處)起草公文和辦文說明(工作人員)核稿(司局綜合處)審核修改(處領導)核稿(辦公廳文秘處)局內會簽核稿(辦公廳文秘處)局內會簽(相關單位)審核修改(司局領導)發文編號(辦公廳文秘處)簽發（局領導）審核發文編號(辦公廳文秘處)簽發（局領導）審核(辦公廳領導)印制、電子歸檔（辦公廳文印中心、文秘處）校對（擬稿人員）排版印制、電子歸檔（辦公廳文印中心、文秘處）校對（擬稿人員）排版(辦公廳文印中心)送辦公廳歸檔(司局綜合處)退司局管理送辦公廳歸檔(司局綜合處)退司局管理(辦公廳文秘處)用印、封發(辦公廳文秘處)、收文處理流程（一）信件處理流程簽收(收信人)信封審核簽收(收信人)信封審核(收信人)登記(收信人)急信催辦(收信人)急信催辦(收信人)投箱(收信人)（二）文件處理流程登記(收文人)掃描登記(收文人)掃描(收文人)收文審核(收文人)廳領導擬辦(廳領導)投箱廳領導擬辦(廳領導)投箱(收文人)打印處理單(收文人)急件催辦急件催辦(收文人)審核(廳領導)核稿審核(廳領導)核稿(核稿人員)接收登記(核稿人員)簽發(局領導)送文件室簽發(局領導)送文件室(運轉人員)差錯登記(核稿人員)接收文件室文件(運轉人員)發文編號接收文件室文件(運轉人員)發文編號(發文人員)送排版(發文人員)紙質分發(發文人員)用印紙質分發(發文人員)用印(發文人員)發文復核(復核人員)跟蹤管理(發文人員)電子分發跟蹤管理(發文人員)電子分發(發文人員)底稿退回(發文人員)審核修改(處領導)起審核修改(處領導)起草(工作人員)登記(司局綜合處)局內會簽(相關單位)登記局內會簽(相關單位)登記(辦公廳文秘處)審核修改(司局領導)接收文件室文件(辦公廳文秘處)送文件室接收文件室文件(辦公廳文秘處)送文件室(辦公廳文秘處)審批(局領導)送辦公廳歸檔(司局綜合處)送辦公廳歸檔(司局綜合處)退司局辦理(辦公廳文秘處)收集整理(司局綜合處)收集整理(司局綜合處)抄寫目錄(司局綜合處)蓋歸檔章(司局綜合處)裝盒移交(司局綜合處)排列上架(檔案人員)確定保管期限排列上架(檔案人員)確定保管期限(檔案人員)核對簽收(檔案人員)審核(處領導)審核審核(處領導)審核(司領導)提出申請(工作人員)收回檔案(檔案人員)提供檔案收回檔案(檔案人員)提供檔案(檔案人員)審批(廳領導)審核(廳領導)審批審核(廳領導)審批(局領導)提交目錄(檔案人員)送檔案館/銷毀送檔案館/銷毀(檔案人員)填寫封面(發文人員)登記填寫封面(發文人員)登記(機要人員)裝信封(發文人員)送交換站、機要局、郵局送交換站、機要局、郵局(機要人員)各單位送辦公廳核稿的文件，應當齊全完整，手續完備。紙質文件加貼條碼，并在本單位進行發文登記時錄入條碼號后，送501室，投入核稿箱；電子文件發送到公文處理系統“核稿”部門。對于特急文件，在投箱時，應當通知核稿人員及時取出；必要時，應當由辦文單位派人按照文件處理程序進行跟蹤辦理。目前對辦文背景、過程、依據、理由等情況進行說明的簽報，改為“辦文說明”（模版見附件8）。（1.公文密級。公文的密級分為絕密、機密和秘密三個等級。盡可能根據公文的內容規定為“長期”或確定保密的最佳期限，如“秘密★6個月”、“機密★5年”、“絕密★長期”。不確定具體保密期限的，保密期限一般為絕密30年，機密20年，秘密10年。公文起草時，如引用標有密級公文的標題、文號或內容，必須按原公文的密級標注密級；回復標有密級的來文時，必須按來文的密級標注密級。2.公文緊急程度。公文的緊急程度分特急、急件兩種。特急件、急件，要隨到隨辦；其他文件要在1個工作日內完成核稿工作。公文的緊急程度應該根據文件的內容標注，不能隨意標注。3.發文字號。局機關公文的發文字號有令、國稅發、國稅函、國稅任字、國稅辦發、國稅辦函6種。取消“國稅明電”字號。發文字號根據公文內容確定，具體適用范圍如下：（１）令發布稅收規章。（２）國稅發對稅收政策和征管辦法的調整與補充，以及執行中重要問題的明確和解釋；向下級機關部署全局性的稅收工作；制訂工作制度；提出指導性意見；下達年度稅收計劃和稅務經費安排；對綜合性稅收收入及重要工作的完成情況和重大事件的情況通報；對下級機關或個人給予重大獎勵、表彰或批評、懲處；機構的設置、變動；轉發上級機關的重要文件；與平級機關或有關組織的聯合發文；其他有關重要事項的通知。（３）國稅函向下級機關部署局部的、階段性的工作；對稅收政策和征管辦法執行中一般問題的明確和解釋；對年度稅收計劃作局部調整；對稅務經費作局部和臨時性的安排；對具體稅種收入和一般性稅收工作有關情況的通報；一般性的表揚或批評；與平級機關商洽事宜、答復問題或報送需要平級機關核批的事項；轉發平級機關與稅收工作有關的文件；對下級機關的請示事項予以批復；對人大議案、建議和政協提案的答復。（４）國稅任字按照干部管理權限，任免干部行政職務。（５）國稅辦發代表稅務總局向下級稅務機關布置日常事務性的工作；發布局機關內部適用的各類制度規定；通報局機關內部的有關情況。（６）國稅辦函代表稅務總局向平級單位的有關部門或其他單位行文，通報有關情況，商洽事宜；代表稅務總局向上級機關的有關部門內設機構報送有關情況，提出意見和建議；代表稅務總局向下級機關征求意見；代表稅務總局下發各類會議、培訓通知；代表稅務總局向有關單位發出邀請；代表稅務總局向有關單位提供證明。4.公文標題。公文標題應當簡明扼要。一般由發文機關、事由和文種三個部分組成。標題有三種格式：（1）完整式標題，由發文機關、事由和文種構成。（2）省略式標題，由事由和文種組成，一般在上行文和聯合行文中使用，或由發文機關和文種組成，一般在聯合行文中使用。（3）復式標題，事由部分由批轉、轉發、發布的文件原標題構成，是標題上套標題的形式，常用于轉發、批轉文，發布和印發規范性文件。（4）特殊標題，對內容十分重要，時限緊迫，或有所補充的公文，在標題中加“重要”、“緊急”、“補充”等字樣，表明公文的性質，引起受文者注意。5.主送機關和抄送機關的標注要求如下：（1）主、抄送機關應當使用全稱或規范化的簡稱。在主送和抄送中，稅務機關的名稱應當使用全稱，不得將國家稅務局、地方稅務局簡稱為國稅局、地稅局或國稅、地稅局，或者國、地稅局。（2）若主送或抄送部分地區稅務機關時，國稅局排列在前，地稅局排列在后；國稅局（地稅局）之間，按行政區劃順序對主、抄送機關進行排列。統一表述為××省（區、市）國家稅務局或地方稅務局。（3）主送全國地方稅務局的發文，涉及西藏自治區、寧夏回族自治區國家稅務局業務的，主送單位應有“西藏、寧夏自治區國家稅務局”。（4）主送或抄送機關數量多，不發的機關少時，可以在“各省、自治區、直轄市和計劃單列市國家稅務局、地方稅務局”后注明“（不發××、××）”，如（不發西藏、大連）。（5）主送機關中同時有各地稅務機關和局內相關單位的，局內相關單位排列在后。（6）抄送機關涉及不同級別單位時，按上級機關、平級機關、下級機關次序排列；同級機關按照黨委、人大、政府、政協、軍隊、法院、檢察院、人民團體、民主黨派的次序排列。（7）主、抄送機關中并列關系的單位序列之間用逗號，一個單位組合序列當中各組成單位之間用頓號，最后一個主送機關后用冒號，最后一個抄送機關后用句號。（8）國務院領導要求給本人行文的，主送應當為領導同志個人。6.公文主題詞。主送國務院、國務院辦公廳的文件，按照國務院公文主題表的要求標注主題詞。其他文件，不標注主題詞。7.公文附件。公文有附件的，要在附件欄標注序號和標題并注意：（1）印發規章、辦法等公文或轉發公文時，正文標題已經標明所印發或轉發公文標題時，文末不再將所印發或轉發的公文列為附件。規章、辦法等有附件的，作為公文正文附件。（2）附件只發給部分主、抄送單位時，填寫時應注明“（不發××單位）”或者“（只發××單位）”字樣。（3）附件分繕的，附件標題相同時，文件中印制附件標題；附件標題不同的，印制“附件分繕”。（4）為避免混亂，附件中的附件不填在“附件欄”中，應寫在所附附件的后面；為了區分兩個層次的附件，在附件后面的附件只注明“附”。（5）標注附件名稱不加書名號。8.公文附注。公文附注是指在正文中不宜說明的其他事項，如“此件可公開發布”、“此件不得翻印”、“此件不得公開發布”、“對下只發電子文件”等等。附注的位置，居左空兩字，標注在成文日期下兩行，版記之上。附注內容應當用圓括號標注。9.會議、培訓通知格式。述（二）行文規則審核行文規則是文件從擬制到發布必須遵循的規則和制度。行文必須做到以下幾點：1.行文必須確有必要，注重效用。（1）對可發可不發的公文，即無實質內容、無具體措施、無針對性、無指導性、缺乏可操作性的公文，一律不得發文。（2）凡會議上已經部署的工作，不再行文部署。（3）貫徹上級文件精神，沒有實質性貫徹意見，可不再發文件，應采取翻印的形式下發。（4）適宜公開見報或在內部刊物上登載的典型經驗和各級各類工作會、座談會、專業會、專業會議紀要等，不發正式文件。2.在規定的職權范圍內行文。要根據隸屬關系和工作需要，在職權范圍內行文。超越職權范圍的，應當會簽有關單位或與其他單位聯合行文。（1）局機關各司局起草的公文，涉及稅收政策、征管制度的規范性公文，應當會簽法規司；涉及調整稅收征管業務流程的公文，應當會簽征管司；涉及計算機軟件調整或修改的公文，應當會簽信息中心；涉及調整機構、人員、編制的公文，應當會簽人事司；涉及財務支出事項的公文，應當會簽財務司；涉及稅收計劃統計的，應當會簽計統司。（2）聯合行文的單位必須是“同級”。同級機關之間對有關問題未經協商一致的，不得各自向下行文。聯合行文的，主辦單位排列在前，編主辦單位的文號。（3）涉及外部委職權范圍的，必須送外部委會簽。（4）局內會簽的，會簽單位應當認真、及時提出會簽意見（模版見附件５）。同意主辦單位意見的，應由司領導在會簽欄簽字；有不同意見的，應當寫明具體意見、理由和修改要求，但不對原文稿進行修改。主辦單位同意會簽單位意見的，應當對文稿進行修改，修改后再次送會簽單位簽字確認；不同意會簽單位意見的，應與會簽單位進行協商，經協商仍不能達成一致意見的，應在辦文說明中寫明相關單位的意見和理由，并提出傾向性意見，報稅務總局領導審定。3.稅務總局可以與各部委和省政府聯合行文；可以與相應的黨組織和軍隊機關聯合行文；可以與部級人民團體和具有行政職能的事業單位聯合行文。不可以與非部級單位（包括稅務總局所屬事業單位和社團組織）聯合行文。稅務總局辦公廳與相關部委辦公廳的聯合發文，由稅務總局主辦部門擬寫辦文說明，經主管局領導審批后，由主辦部門負責人簽發。4.堅持“黨政分開”的原則。稅務機關不得向黨的組織發布命令、決定、通知，除特殊情況外，不就具體行政事務向黨的組織直接報告工作，請求指示。5.抄送公文的規則。向上級機關行文不得抄送下級機關；向下級機關的重要行文，應當同時抄送上級機關；向上級機關和下級機關行文可以抄送同級機關；向同級機關行文可以抄送其他同級機關；轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，如無補充內容，可不抄送被轉發機關。6.國家稅務總局令按《稅務部門規章制定實施辦法》的要求制發。7.“請示”應當一文一事，不多頭請示，一般只寫一個主送機關。8.“報告”與“請示”應當嚴格分開，“報告”中不得夾帶請示事項。9.不對個人行文。除上級機關負責人直接交辦的事項和答復人大代表、政協委員建議、議案、提案外，不得以機關名義向上級機關負責人和個人行文。（三）公文內容審核1.政策法規審核。行文必須符合黨和國家的方針、政策，與相關法律、法規、規章和規定一致，政策規定要明確和切實可行。2.公文文種的使用，要注意以下幾個方面：（1）在規定的范圍內選用文種。稅務機關有12個文種，即命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要，文種使用不得超出這一范圍。（2）根據行文方向選用文種。向上級機關的請示、匯報工作或對重要問題提出建議時用“請示”、“報告”或“意見”；同平級機關商洽工作，請求批準有關事項用“函”；向下級機關行文可用“令”、“通知”、“批復”、“通報”、“決定”、“意見”。（3）根據隸屬關系選用文種。對有隸屬關系的下級稅務機關來文請示有關事項，使用“批復”直接答復；對沒有隸屬關系的平級單位或其他單位來文請求批準有關事項，不能使用“批復”，應當采用“通知”或“函”，可以根據工作需要主送相關稅務機關，抄送來文單位。（4）外單位征求我局意見的來文，回復時用“意見”答復。（5）向有關單位請求批準事項、答復有關單位詢問事項、向外單位咨詢有關事項、與有關單位商洽工作、向有關單位報送工作進展情況使用“函”。3.結構層次序數。公文中的結構層次序數，第1層為“一、”，第2層為“（一）”，第3層為“1.”，第4層為“（1）”。4.公文、外文引用要注意：（1）引用公文應先引標題，后引發文字號，發文字號在公文的標題后用圓括號注明。文中多次引用同一份文件，有文號的，下次可直接引用文號；無文號的，第一次引用時可在文件名稱后面加括號注明簡稱。（2）引用外文時，應當注明中文含義。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。5.公文中年、月、日寫法如下：（1）文件標題和內容中的年、月、日、時都要使用阿拉伯數字，不能用漢字書寫。成文日期要使用漢字書寫。（2）公文中日期的表述應當完整，不能將“2006年”寫成“06年”。（3）公文中日期一般應寫明具體的年、月、日，在連續性的表述中，年度、月份相同時，可以省略年度或者年度和月份。（4）要慎重使用“前年”、“去年”、“明年”、“上月”、“昨天”、“上一年”、“前5年”等詞語。在使用時，要考慮時間前后關系，要特別注意起草文件時間與成文時間之間的關系。（5）表述“年代”，應將所屬世紀寫出。“上世紀九十年代”應為“20世紀90年代”。6.數字用法。公文中的數字（包括正負數、分數、小數、百分比、約數等），除部分結構層次序數和詞、詞組、成語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。數值范圍表述要規范，如“小煤礦資源回采率只有10-15%”，正確表述為“小煤礦資源回采率只有10%-15%”。7.公文中的稱謂書寫要求如下：（1）文件中機構名稱一般使用全稱，如果使用簡稱，必須是規范化的簡稱。國務院內設機構、稅務機構的簡稱和有關機構稱謂的使用要求參見附件1和附件2，不得自己隨意概括。（2）公文中使用非規范化的簡稱，應當先用全稱，再用括號注明簡稱。簡稱中必須保留關鍵詞或語素，如《著作權集體管理條例（草案）》后面可注明“（以下簡稱管理條例）”或“（以下簡稱草案）”；若不是簡略而來，而是另取的名稱，可以表述為“以下稱送審稿”。加括號說明簡稱的位置應緊接在簡稱對象之后。8.標點符號的使用要符合漢語語言規范，在公文中要注意以下幾點：（1）文中的層次標題后不加標點符號。（2）表示概數不應用頓號隔開。如“20世紀七、八十年代”中的頓號應去掉。（3）公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。9.“以上”、“以下”的使用。公文中所稱“以上”、“以下”含本數或本級，不加括號說明；不含本數或本級，要加括號說明。10.計量單位。公文中應使用國家法定計量單位。二、差錯項目登記三、送局領導簽發四、接收文件室退回的文件五、發文編號六、確定紙質文件印制數量七、主辦司局校對八、文秘處對發文進行復核九、用印十、紙質文件封發十一、電子文件分發第五章印章管理第六章簽報管理一、適用范圍二、格式緊急程度、標題、主送、會簽等部分組成。2.標題。為便于閱批、引用、傳遞、查詢，簽報必須有標題。標題應概括反映簽報的內容，基本模式為“關于×××的請示”、“關于×××的報告”。3.主送。報局領導審批、閱示的簽報，主送統稱“局領導”，也可具體寫明某位局領導的稱謂。為方便局領導AB角之間簽報的閱批，除某位局領導直接交辦事項外，主送一律寫“局領導”。主送寫明某位局領導的簽報，不管緊急與否，一律報該領導閱批。報司局領導批閱的簽報，主送的寫法由司局確定。但是，不得將司領導與局領導并列，寫成“××司領導并局領導”。4.會簽。簽報事項涉及其他司局主管業務的，應在“會簽”欄寫明應會簽的單位，會簽后再報局領導閱批。（二）簽報正文，由各司擬定。三、運轉要求第七章檔案管理一、歸檔二、已歸檔文件整理三、檔案庫房管理四、檔案借閱查詢五、檔案移交六、檔案銷毀第八章機要交換一、局機關內部文件交換管理（一）辦公廳文秘處501室為局內各單位之間文件、信件交換的場所，配有智能文件交換系統，為每個單位設置2個文件交換箱：條碼箱和普通箱。貼有條碼的文件、信件通過條碼箱進行交換；沒有貼條碼的文件、信件通過普通箱進行交換。（二）智能文件交換系統由文秘處機要交換人員負責管理。系統出現故障，應及時聯系技術支持公司的人員進行修復。故障期間，應對各單位送來的條碼件進行登記，故障排除后及時投箱；對特急件，應要求送件單位與收件單位協商處理，以免誤事。對需要明確交接責任、記錄運轉過程的文件、信件，各單位應采用條碼箱進行交換。（三）局內各單位應選派專人負責文件交換工作，并將文件交換人員、綜合處領導、司局領導名單和電話（手機）號碼送辦公廳文秘處登記。人員名單和電話（手機）號碼如有變化，應書面通知辦公廳文秘處。（四）辦公廳文秘處負責發放文件交換人員身份認證卡。各單位文件交換人員憑卡進行文件交換。各單位要加強文件交換人員身份認證卡的管理。文件交換人員調離崗位，應及時將身份認證卡收回。身份認證卡丟失，應及時到辦公廳文秘處注銷作廢，并補辦新卡。身份認證卡注銷作廢前，發生本單位交換箱中的文件、信件被取走事件，責任由該單位負責。（五）文件交換范圍為文件、簽報、信息等公務活動的材料和信件。下列材料、物品不得交換：1.各種非文件類物品，包括賀年片、明信片、掛歷、照片、貨幣、有價證券、圖書雜志、私人信函等。2.政治上反動的材料和物品。3.黃色印刷品、音像制品。（六）下列文件、信件，文秘處應當貼條碼、登記后，投入相關單位的條碼箱：1.交換掛號信、郵局掛號信、機要信、特快專遞信。2.收文辦件、收文閱件中的急件和密件。3.分送局長辦公室的國發、國辦發文件。4.局領導有批示的文件材料。5.送文印中心進行排版的文件。6.退回各單位的發文底稿和存檔文件。上述文件材料上已有條碼的，不得再貼條碼，只對原條碼進行掃描。（七）下列文件、信件，文秘處可以不貼條碼、不登記，直接投入相關單位的普通箱：1.交換平信、郵局平信。2.收文閱件中的非急件、非密件。3.分送局長辦公室以外單位的國發、國辦發文件。4.信息簡報。（八）各單位送辦公廳文秘處進行核稿的文件、進行登記的簽報，必須貼條碼。分別投簽報箱、核稿箱。投放特急件、限時件時，必須通知文秘處有關人員。各單位之間交換的文件、信件，是否貼條碼，由各單位確定。（九）局機關內部文件、信件運轉所需的條形碼標簽由辦公廳文秘處統一制發。各單位領取時應檢查標簽是否有錯誤或打印不清晰。內部條碼的粘貼：簽報貼在首頁上端中間；文件貼在發文頭紙上端中間，不得貼在“辦文說明”上。（十）（十一）局內各單位交換特急件、限時件時，應通知收件單位派人來取。（十二）文件交換時間為每個工作日的8：00至17：00。各單位每個工作日的上午、下午各進行一次文件交換（在辦公樓以外地方辦公的單位每個工作日交換一次）。交換時必須攜帶文件交換人員身份證卡。未按規定時間進行文件交換造成文件壓誤的，由收文單位負責。（十三）文件交換人員應愛護智能交換箱系統，嚴格按照操作說明進行收發文件操作，注意輕開、輕關箱門，遇到問題及時通知系統管理人員處理，并服從文秘處人員的業務指導。交換文件時應注意單件文件厚度不要超過4.5厘米，超出此限度的文件由文秘處工作人員負責處理。（十四）各單位進行文件交換時，可以打印本單位文件（信件）收發清單，作為核對本單位收發文件情況的原始依據。文件（信件）收發清單應保存1年備查。二、局內各單位通過文秘處向外單位發送信件的管理文件（含司局便函）、信息簡報等公務活動的信件。下列材料、物品不得通過文秘處發送：1.各種非文件類物品，包括賀年片、明信片、掛歷、照片、貨幣、有價證券、圖書雜志、私人信函等。2.政治上反動的材料和物品。3.黃色印刷品、音像制品。在郵政編碼欄后三格內填寫收件單位的后三位交換箱號信封的正面中間填寫被交換單位名稱，右下角填寫國家稅務總局×××司（局、社、所、中心）。通過交換站發送涉密文件材料時，要嚴格按照保密規定，使用加厚或雙層封套，加蓋密級標記并密封。其中發送“絕密”級文件材料的，應當使用由防透視材料制作的、周邊縫有韌線的信封，信封的封口及中縫處應當加蓋密封章或加貼密封條。2.通過郵局、機要局發送的信件，要寫收件單位郵政編碼、詳細地址和名稱，發件單位郵政編碼、詳細地址和名稱。其中通過機要局的信件，還要標明密級；一件中有多種密級文件材料的，按其中最高秘密等級標注。（五）機要信件和交換、郵局掛號信件，要在信封背面貼條碼，登記條碼號備查，分別投入501室機要、交換掛號、郵局掛號箱。（六）需要發送特快專遞的，應當填寫《特快專遞申請單》（見附件10），經本司局領導審批，送文秘處辦理。三、文秘處與外單位進行文件交換四、直接取送信件五、文件信件交接憑單的管理六、機要車輛管理附件1國務院機構簡稱附件2稅務機構簡稱一、稅務機構全稱——簡稱對照表序號全稱簡稱（一）國家稅務總局稅務總局（二）國家稅務總局各內設機構局內各單位辦公廳辦公廳政策法規司法規司流轉稅管理司流轉稅司所得稅管理司所得稅司地方稅務司（農業稅征收管理局）地方稅司（農稅局）國際稅務司(海洋石油稅務管理局)國際司(海石局)進出口稅收管理司進出口司征收管理司征管司稽查局稽查局財務管理司財務司計劃統計司計統司人事司人事司巡視工作辦公室巡視辦機關黨委機關黨委監察部駐國家稅務總局監察局中紀委駐國家稅務總局紀檢組監察局離退休干部辦公室離退辦教育中心教育中心機關服務中心服務中心信息中心信息中心集中采購中心采購中心稅收科學研究所科研所注冊稅務師管理中心注稅中心中國稅務學會學會中國國際稅收研究會研究會中國注冊稅務師協會協會中國稅務雜志社雜志社中國稅務報社報社中國稅務出版社出版社揚州稅務進修學院揚州稅院中共國家稅務總局黨校稅務總局黨校（三）各省、自治區、直轄市和計劃單列市國家稅務局、地方稅務局××省國家稅務局××自治區國家稅務局××市國家稅務局××國稅局××省地方稅務局××自治區地方稅務局××市地方稅務局××地稅局二、稅務機構常用稱謂釋義序號稱謂釋義１全國稅務系統包括稅務總局在內的各級稅務機關及其事業單位。２國稅系統包括省以下各級國稅機關及其事業單位。３地稅系統包括省以下各級地稅機關及其事業單位。４全國稅務機關包括稅務總局在內的各級稅務機關，不包括事業單位。５國稅機關包括省以下各級國稅機關，不包括事業單位。６地稅機關包括省以下各級地稅機關，不包括事業單位。７各級稅務機關包括稅務總局在內的各級稅務機關，不包括事業單位。８各地稅務機關除稅務總局以外的各級稅務機關，不包括事業單位。９省稅務機關各省、自治區、直轄市、計劃單列市國家稅務局、地方稅務局。10省國稅局各省、自治區、直轄市、計劃單列市國家稅務局。11省地稅局各省、自治區、直轄市、計劃單列市地方稅務局。12市稅務機關各市、地區、盟、州、市級區國家稅務局、地方稅務局。13市國稅局各市、地區、盟、州、市級區國家稅務局。14市地稅局各市、地區、盟、州、市級區地方稅務局。15縣稅務機關各縣、旗、縣級市、縣級區國家稅務局、地方稅務局。16縣國稅局各縣、旗、縣級市、縣級區國家稅務局。17縣地稅局各縣、旗、縣級市、縣級區地方稅務局。18××以上、以下除特別注明，表示包括本級。附件3國家稅務總局機構中英文對照表國家稅務總局TheStateAdministrationofTaxation（SAT）國家稅務總局各內設機構SATIn-houseDepartments辦公廳TheGeneralOffice政策法規司TaxPolicyandLegislationDepartment流轉稅管理司TurnoverTaxesDepartment所得稅管理司IncomeTaxesDepartment地方稅務司（農業稅征收管理局）LocalTaxesDepartment（AgricultureTaxesBureau）國際稅務司（海洋石油稅務管理局）InternationalTaxationDepartment(OffshoreOilTaxBureau)進出口稅收管理司Import&ExportTaxationDepartment征收管理司TaxAdministrationDepartment稽查局InvestigationBureau財務管理司FinancialDepartment計劃統計司PlanningandStatisticsDepartment人事司PersonnelDepartment巡視工作辦公室TheInspectionOffice機關黨委TheCPCWorkingCommittee監察局TheSupervisionBureau離退休干部辦公室TheOfficeforRetiredPers