xx公司辦公自動化系統運行管理辦法（試行）第一章總則為保障公司辦公自動化系統（以下簡稱OA）安全、有效、規范運行，根據公司信息化建設實施要求，結合公司實際，制定本辦法。推行OA系統目的在于實現公司無紙化辦公，提高工作效率，并為下一步ERP的實施奠定基礎。OA系統運行應堅持優化辦公、業務流程、提高辦公效率和降低管理成本的原則，利用OA系統處理辦公業務應符合公司管理和業務流程的有關規定。OA系統自動對協同工作進行跟蹤，并對部門、員工工作事項的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄，并作為公司各類考核的依據之一。本辦法適應于全公司。第二章系統運行人員及職責管理xx辦負責OA系統的應用推廣、運行管理和檢查工作。xx部負責OA系統的培訓、日常維護及技術支持工作，并設立一名系統管理員，負責OA系統基礎數據設置及數據備份。公司所屬各部門、各單位負責OA系統的操作使用。員。收文1、公司收文：由xx辦收文后登記，并把外來文件掃描成電子文檔（pdf格式），傳遞給辦公室主任，辦公室主任提出擬辦意見后提交主管領導閱示，主管領導批示意見后行政文件傳遞給xx辦文印員，文印員根據主管領導批示意見分發到相關部門及人員傳閱或辦理。2、部門收文：由部門文檔管理員進行收文登記，交部門領導批示后轉到具體辦事人辦理。文檔管理1、一般文檔管理：各部室文檔管理員應對本單位需保存、共享的資料進行分類整理，并歸檔到本部門“單位文檔”對應目錄中；并根據查詢權限授權其它員工查詢或借閱。重要文檔需另外備份。2、公文文檔管理：公文處理的流程完成后，文件自動歸檔到電子檔案庫，形成歸檔文件，檔案管理員要對文件進行登記、分類、立卷等工作并形成檔案，供全體人員查詢或借閱。單位人員查閱公文內容需要在辦公系統中提出申請，由檔案管理人員授權后查閱。

日常辦公1、協同辦公：日常辦公、處理業務、文件、信息傳遞等，除有規定流程或模板外，一般采用協同方式辦理，也包括請示、匯報、申請、尋求幫助，以及領導審批、交辦工作、了解情況等。2、報表管理：領導需要查看的業務報表，業務人員除了在目標文檔中存放并授權領導查閱外，還需要以協同方式傳遞通知相關領導。3、會議管理：召開會議前，由會議召集部門或人員填寫會議室申請單，確定會議室后，發布會議通知至所有參會人員。會議通知一般應設定會前提醒。4、計劃管理：每月27日前各部門編制當月工作計劃，連同上月工作計劃完成情況以協同方式報送xx辦，由辦公室主任對計劃進行整理，編制公司月工作計劃，提交主管領導審核，并在公司工作計劃會后將最后確定的月工作計劃存放到指定位置，同時以協同方式通知到所有單位和部門。5、公告管理：由各公告板塊負責部門起草公告、通知等信息，交領導審核后在OA系統上直接發布。其中，行政公告由xx辦負責，黨務公告、廉政公告、團委公告由xx負責，財務公告由xx部負責，人事公告由xx部負責，人力資源公告由xx部負責。6、新聞發布：由各部門擬稿后交xx部，xx部核稿后交各相關部門及領導審核，審核通過后由xx部發布。第五章安全保密管理OA系統使用要嚴格執行國家有關保密法律、法規和集團公司商業秘密保護的有關規定，確保國家秘密和企業商業秘密的安全。OA系統中公文傳輸為非涉密電子公文。對涉及集團公司商業秘密機密級以上的公文，仍以紙質文件傳遞。通過OA系統生成的電子文檔或公文與相同內容的紙質文檔或公文具有同等效力，除按有關規定必需采用紙質文件存檔外，無需另行打印。OA系統通過用戶名和密碼進行身份管理和認證，使用人員首次登錄系統后應及時更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失及后果由本人負責。第六章系統維護管理為避免計算機病毒傳播和網絡攻擊，保證數據及網絡安全，OA服務器應安裝防火墻及網絡防病毒軟件。系統管理員應指導檢查各單位、各部門對計算機安裝防病毒軟件并及時更新操作系統安全補丁及病毒特征碼，負責對OA數據進行備份。各討論區管理員應定期清理討論區內容。各單位、各部門文檔管理員應定期整理本單位（部門）“單位文檔”中文檔資料，及時刪除過期無效文檔。使用人員應及