登記成為「義工運動」參與機構有關使用義工服務記錄冊和推薦領取義工嘉許狀簡介背景:所有已登記成為「義工運動」參與機構可按規定使用「推廣義工服務督導委員會」(下稱委員會)秘書處印制的<義工服務記錄冊>及于每年推薦義工獲發嘉許狀。同時，機構負責人或聯絡人必須于每年向本委員會秘書處申報年終義工服務記錄，以便「推廣義工服務督導委員會」掌握最新義工服務統計數字及協助制訂有關政策和分配資源。簡介內容:(一)簽發 <義工服務記錄冊>目的(二)簽發機構類別(三)簽發機構須知(四)義工嘉許形式及準則(五)簽發機構推薦義工獲發嘉許狀須知(六)其他(七)查詢詳細內容:(一) 簽發<義工服務記錄冊>目的透過設立有系統的義工嘉許制度，以肯定及表揚義工的工作和貢獻，并透過一個廣泛認許及可以作數據轉移的義工服務記錄系統，記錄義工在不同機構/團體的服務，提高義務工作的認可性;建立義務工作新文化，鼓勵社會上各階層人士加入義工行列。(二) 簽發機構類別義工服務紀錄冊>的簽發機構/團體(下稱簽發機構)包括社會福利署義工服務分區辦事處(11個分區)及已登記成為「義工運動」的參與機構。而成為「義工運動」參與機構須符合以下其中一項條件:根據香港法例第151章社團條例已申請注冊或獲豁免注冊的團體;根據香港法例第310章商業登記條例登記的商業團體;根據香港法例第332章職工會條例登記的職工會;Ref.1N01(3_2018) 1根據香港法例成立的法定團體，例如醫院管理局，大學及宗教團體等;各政府部門符合以上5項條件之機構，其附屬(轄下)組織/單位亦可獨立登記成為「義工運動」參與機構及簽發機構，但在登記時必須遞交由總部簽署及蓋章之「機構總部同意附屬機構獨立登記通知書」。(三) 簽發機構須知1. 所有簽發<義工服務記錄冊>的機構/團體(即已登記的「義工運動」參與機構)會獲發給一個機構專用編號，以作通訊和記錄之用。各簽發機構在接受有興趣人士登記成為其轄下義工，須先確認該義工未曾在其他「義工運動」參與機構登記和獲發相關<義工服務記錄冊>及核實個人資料等。在核實后，可向該義工簽發一本<義工服務記錄冊>，并妥善管理有關的個人資料及獲發<義工服務記錄冊>的記錄。各簽發機構亦可自行印制富機構/團體特色的<義工服務記錄冊>，以取代委員會秘書處所印制的<義工服務記錄冊>；惟有關記錄冊須注明簽發機構的機構專用編號及列載現行<義工服務記錄冊>的相關數據讓義工知悉。此外，各簽發機構須視乎實際需要而簽發<義工服務記錄冊>予登記義工。機構可考慮不簽發記錄冊，但須妥善記錄及管理該義工的服務時數記錄，以便每年按時向委員會秘書處遞交機構記錄報告。機構須確定義工服務時數的計算與委員會秘書處確認的準則相同。(四) 義工嘉許形式及準則委員會秘書處每年頒發由義工總領袖和社會福利署署長共同簽發的義工嘉許狀予各符合嘉許準則的單位(包括「義工運動」參與機構及其轄下的義工小組和個人/家庭義工)。嘉許準則是以該單位全年累積的服務Ref.1N01(3_2018) 2時數計算，獎狀類別如下:義工嘉許狀 年內服務 頒發嘉許狀 長期服務 過往連續服 頒發長期達(小時) 嘉許狀 務每年達 50 服務嘉許小時或以上，狀( 年)并又從未獲發此狀,屆滿年期第( )年「義工運動」參與50銅狀(只適用于5五年機構轄下個人/家100銀狀個人義工)10十年庭義工**200金狀15十五年「義工運動」參與300銅狀20二十年機構轄下義工小600銀狀30三十年組1000金狀40四十年「義工運動」參與300銅狀50五十年機構600銀狀1000金狀有關家庭義工的定義、服務時數計算指引，及申領嘉許狀方法，請參閱<家庭義工服務記錄冊> -/tc/resource/rl_servrecordbk )(五) 簽發機構推薦義工獲發嘉許狀須知計算年度記錄時期由每年1月1日至12月31日。新登記機構可追溯該年度的服務時數資料，惟不可超過登記年份，亦不能累計至下一個年度。遞交規定每年年終義工服務數據一般于翌年的2月上旬截止遞交。「推廣義工服務督導委員會」秘書處會去函通知(約每年十一月至十二月)各簽發機構相關的申報程序。各簽發機構如就聯絡人及通訊數據有所變動，務必盡快聯絡秘書處，以確保相關資料能準確送達。以總部整體登記的機構應先作內部遞交，并由總部統籌及整合所有轄下/附屬單位之個人義工及義工小組資料，一個獨立的登記機構專用編號，只接受一次網上遞交相關的義工服務報告及嘉許狀之提名。Ref.1N01(3_2018) 3換言之，如機構有轄下/附屬單位已獨立登記成為「義工運動」參與機構(即已有其獨立機構專用編號)，而該轄下/附屬單位自行遞交年度義工服務記錄、推薦義工領取嘉許狀及一概有關的行政事項，機構總部則不應重復匯報及提交該轄下/附屬單位的服務時數，和申領嘉許狀。已印妥的嘉許狀，本署不接受任何更改。特殊情況下，機構可以書面提出要求延遲遞交，委員會秘書處會作個別考慮。獲發嘉許狀委員會秘書處會另函通知各機構有關領取獲發嘉許獎的手續。機構能準時遞交完整及無誤的年度服務資料可于四月底或前獲發有關嘉許狀。機構須安排人員前來委員會秘書處領取。(六) 其他有關計算及簽發義工服務時數的常見問題已上載于義工運動網 -/tc/other/faq )。有關使用義工服務記錄冊、推薦領取義工嘉許狀詳情，及年終義工服務記錄截算填報須知等信息已載于<義工服務記錄冊>使用指引內。機構可于義工運動網站下載 -/tc/resource/rl_forms )細閱