3/9/20231一、企業事業單位檔案工作的組織管理二、企業事業單位檔案工作的設施設備三、企業事業單位檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、(信息化)、利用、編研3/9/20232企業事業單位檔案的作用1、對企業事業單位歷史負責(企業文化)2、為企業事業單位的現實工作服務特別是我國加入世界貿易組織后，越來越多的企業處于應對反傾銷、反補貼等貿易爭端的第一線，維護企業的合法權益，提高企業自身素質，必須以完整、準確、系統的檔案為依據，而檔案的憑證和法律作用是其它材料不可取代的。沒有企業檔案，企業的基礎就不牢靠，企業經營、管理和持續發展就會受到影響。建立檔案工作，對提升企業整體管理水平、維護自身利益、規避市場風險、保持企業健康發展具有重要意義。3、替企業事業單位發展壯大服務技術工藝的積累、管理經驗的積累、知識產權的保護3/9/202332、檔案工作機構設置的原則4項(1)、自主原則(2)、配套原則(3)、效能原則(4)、效益原則3/9/202353、檔案工作機構的設置模式2種(1)、單一型僅負責管理某個門類的機構。如文書檔案室、科技檔案室、人事檔案室。這種模式是我們國家檔案工作發展過程中出現的歷史產物。在新的歷史條件下，這種模式已經不適應企業事業單位檔案工作的發展了。(2)、綜合型現在我們一般設置綜合型檔案工作機構，綜合型檔案工作機構是指統一管理本單位全部檔案，歸口負責本單位各項檔案工作的機構。檔案工作機構從單一型向綜合型轉變，其實就是一種資源的整合。這種模式有利于加強企業事業單位檔案工作的領導，提高檔案工作的地位，推進檔案管理標準化、規范化、現代化，可節約人、財、物，具有明顯的優勢。他的形式主要有：檔案處、檔案科、檔案室、檔案館、檔案中心等3/9/20236二、檔案工作人員一)檔案工作人員的素質要求1、思想素質2、業務素質1)有一定的檔案學理論知識和實際動手能力2)科學文化素養3)部門負責人要有一定的組織能力、辦事能力、公關能力。二)檔案工作人員網絡建設企業事業單位檔案工作光靠一個檔案部門是做不好的，必須有一個管理網絡。一是單位各個部門要有專職或兼職的檔案人員和文件材料積累人員；二是檔案部門要對這些人員進行培訓，并定期開展業務交流。三是要保持網絡隊伍相對穩定。3/9/202372、文件材料歸檔范圍及保管期限劃分規定（表）3、檔案分類編號方案

4、檔案保密制度5、檔案的鑒定及銷毀制度

6、檔案統計制度7、檔案信息開發制度8、有關人員檔案工作崗位責任制3/9/20239實施檔案工作規章制度的措施有了規章制度，就要執行，并且要有一定的措施保證制度的落實，實施企事業單位檔案工作規章制度的措施，有四個列入1、列入企事業單位基礎管理之中2、列入企事業單位檔案工作考核內容之中3、列入企事業單位部門和人員的經濟考核之中4、列入企事業單位部門和人員的崗位責任制和工作目標3/9/202310四、檔案工作的基本原則《檔案法》第5條規定：檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。這一句話，點出了檔案工作的組織形式、檔案工作的基本要求、檔案工作的根本目的。這個原則的內容貫穿著一個核心－集中統一管理。1、統一領導、分級管理2、維護企事業單位檔案的完整與安全完整要求：三個百分之百安全要求：A、實體安全B、檔案信息安全3、便于企事業單位和社會對檔案的利用，這是我們的根本目的。3/9/202311在檔案工作的管理中要做好以下幾點：重過程檔案工作是長效管理，要抓源頭，在工作、活動的一開始就要介入，并貫穿整個過程。要兩頭熱領導重視，經費支持，相關處室配合。采取措施在全體會議上宣傳檔案意識，在辦公行政會議上研究解決檔案工作問題，經常召開檔案工作會議，布置、總結工作，經常學習業務文件。完善四級管理體系分管領導――部門負責人――檔案部門――兼職人員。3/9/202313第二部份檔案工作設施設備一、檔案用房1、企事業單位應當將檔案用房建設作為改善檔案工作基本條件的主要措施納入到新辦公樓的設計、建設計劃之中，并在確定檔案用房面積、功能和安全措施等方面樹立長遠的打算。特別是在樓面的承重上，需要安裝密集架的單位要特別注意。2、建議檔案用房設計建設參照執行《檔案館建筑設計規范》。做到檔案庫房、工作人員辦公室、閱檔室三分開。3/9/2023143、檔案有8防的特殊要求，防潮、防火、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫、防盜。4、檔案防護設施方面要配備溫濕度控制設備、溫濕度記錄儀器、吸塵器、去濕機、消防設備、防盜設備等。5、檔案部門一般應配備計算機、光盤刻錄機、復印機、錄像機、電視機、照相機、曬圖設備等專用設備，有條件的單位還可配備掃描儀、數碼攝像機。3/9/202315（二）檔案卷皮、卷盒、裝訂材料1、檔案卷皮、卷盒式樣、規格及質量要符合國家和省有關規定。文書檔案、科技檔案、會計檔案的卷皮、卷盒的式樣都有統一的規定，業務檔案卷皮、卷盒的式樣由條線上或本單位制定；2000年以后，檔案卷皮、卷盒應為無酸卷皮。2、檔案裝訂材料要符合質量要求。3/9/202317第三部份檔案業務建設3/9/202318文件材料一、文件材料的概念企事業單位文件材料是企事業單位在各項工作和活動中直接產生和形成的反映生產經營、技術開發等各方面情況的各種信息記錄材料。

檔案的概念《檔案法》是所稱的檔案是指過去和現在的國家機構，社會組織以及個人從事政治、經濟、技術、科學、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企事業單位檔案是企事業單位現行使用完畢或告一段落的具有保存價值的各種文件材料。3/9/202319二、企事業單位文件材料的運轉

（一）綜合管理性文件材料中收文與發文的運轉文書主要是收文和發文，注意以下幾點：收文：1）要有登記，要有收文章，要有處理單2）擬辦過程中，不只是閱，關鍵有處理意見3）做好承辦、催辦，加速文件的流轉，辦理結束要填寫辦理結果。發文：1）要有簽發，不只是蓋公章，沒有簽發是不具有法律效率的，是五個環節是最重要的一環。2）文號編制要合理，規范，杜絕重號。3）撰寫時注意用紙用筆的規范，不能用圓珠筆、鉛筆。4）分文要先重后輕，切忌橫傳。3/9/202321（二）科技文件材料的運轉

它是一組文件材料的運轉，在運轉中因調整和變更，還可產生新的文件材料1、產品圖樣和工藝文件的運轉4個階段11個環節起始于設計部門向檔案部門移交這一環節3/9/202322產品圖樣和工藝文件配套準備階段的運轉環節

曬制藍圖

加蓋印章

整理歸檔保存登記發放

3/9/2023233設備隨機文件材料的運轉3個階段7個環節接收階段使用階段整理歸檔階段開箱→登→復→發放→材料→材料→歸驗收記制使用收集整理檔檔案人員必須參加設備開箱，并負責接收設備隨機文件材料3/9/202325三、職能部門對文件材料的積累（或收集）1、綜合管理性文件材料的積累辦法（1）、“帳內”文件材料的積累經過收文登記和發文登記的收進文件材料和制發的文件材料。（2）、“帳外”文件材料的積累不經收發文登記環節收進和制發的文件材料。如工作計劃、總結、調研材料、會議材料。“帳外”文件材料是企業事業單位文件材料的重要組成部分，也是企業事業單位積累的難點之一。3/9/202326一、檔案收集工作

企事業單位檔案收集工作是指企事業單位檔案部門按照有關制度的規定，接收單位內部務部門應歸檔的文件材料，各所屬單位應移交的檔案和征集散存在社會上的對本單位有用的文獻資料的一項工作3/9/202329（一）、檔案收集工作的意義1是妥善保存企事業單位檔案的途徑2是科學管理企事業單位檔案的前提3是有效利用企事業單位檔案的基礎（二）、檔案收集工作的內容1接收各部門移交歸檔的文件材料2接收所屬單位的檔案3接收撤銷單位的檔案4征集與單位有關的零散文件3/9/202330（三）、檔案收集工作應注意的幾個問題1、嚴格文件材料運轉和歸檔管理2、建立檔案收集工作的正常機制3、科學確定接收范圍和時間4加強對檔案移交歸檔的監督指導收集、積累中容易出現的問題1、過程性文件材料收集不全，如會議中的提案、處理意見2、上報材料收集不全3、會議記錄收集不全4、人事工作和會計工作中的管理性材料收集不全（不包括人事檔案和會計檔案）5、業務檔案收集不全6、非紙質材料收集不全3/9/202331檔案整理工作是將企事業單位零散的需要進一步系統化檔案進行基本的分類、組合、排列的編目，組成有序體系的過程。企事業單位檔案的整理分為三種情況1、綜合管理性文件材料立卷整理；2、綜合管理性文件材料按件整理；3、科技檔案整理。3/9/202332一、檔案整理工作的原則1、保持文件材料之間的有機聯系要遵循文件的自然形成規律及工作、活動的特定規律，不能人為地將毫無聯系的文件材料組合在一起。2、充分利用原有基礎1)充分利用部門立卷的基礎2)在分類整理方法改變之后，對原系統化整理過的檔案，保持不動。3、檔案的整理必須便于保管和利用這是檔案整理工作的基本出發點和最終要求，前二點要服從最后一點。3/9/202333二檔案的分類

企事業單位檔案分類是根據企事業單位檔案的內容性質、形成規律及相互聯系，遵循統一的原則和要求，采用科學、適用的方法，對企事業單位檔案進行分門別類，從而使企事業單位的全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關系和平行關系的庫藏系統。這是對檔案實體的分類。分類的方法有：1、職能分類法2、問題分類法3、組織機構分類法4、年度分類法5、對象分類法：型號分類法(產品)、工程項目分類法(基建工程)、課題分類法。6、專業分類法7、地域分類法8、檔案載體形式分類法企事業單位檔案采用十大類分類方法缺點：1、一級類目前4個實際上就是平行的4種文書檔案2、只適用于工業企業，商業、非生產性企業容易造成缺類3、特殊載體分類沒有體現出來。3/9/202334三、文件材料組卷

組卷也叫組織保管單位，它是將已經辦理完畢或告一階段，并具有保存價值的文件材料，按照一定的要求和方法組合成相對獨立的保管單位。企事業單位文件材料保管單位的形式有：卷、冊、袋、盒4種組卷的具體都要求保持卷內文件材料的有機聯系，案卷質量符合有關標準和規范的要求。體現在4個方面：1、文件材料的組合上2、文件材料的排列上3、在案卷質量上4、在案卷的組合度上

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（二）組卷方法1、綜合管理性文件材料的組卷方法

（1）按問題組卷（2）按作者組卷（3）按名稱組卷（4）按時間組卷，上一年工作總結，以總結年度為準;兩年以上總結，以內容針對的最后一年案件以審結年度為準。（5）按地區組卷綜合管理性文件材料的組卷注意兩個問題：（1）文件材料之間的聯系具有多重性，可能既有問題上，又有時間上的一般采用兩種以上方法結合使用，先確定一個主要的，再結合運用其他方法。（2）在組卷時盡可能保持文件之間的“因果關系”，不要把有內在聯系的文件材料硬性拆開。3/9/2023362、科技文件材料的組卷方法除了可采用綜合管理文件材料組卷的5種方法外，常見的還有4種1）按結構組卷2）按子項組卷3）按工序或階段組卷4）按專業組卷

科技文件材料的組卷注意的問題：（1）基型產品圖樣必須完整，衍生產品只保存本身專用圖樣材料、套用、復用部分的科技文件材料只須編制明細表或目錄。（2）產品和設備采用標準圖、通用圖和借用圖，只要在目錄中或備考表中注明名稱和圖號，不必再復制組卷。（3）改進、革新、維修產生和形成的文件材料，應單獨組卷，補充到原有的案卷之后，不要拆散原案卷。(4)直接針對具體項目的管理性科技文件材料放入針對的項目里組卷。(5)引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。(6)底圖以張為單位單獨保存和管理。(7)外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。3/9/2023373、會計文件材料的組卷方法

（1）會計憑證一般有經辦人當月組卷，加封面，背脊包角（檔案部門有統一式樣）。（2）會計帳冊維持原狀，一本一卷。活頁帳冊，去空白部分，分類裝訂。加貼規定封面。(3）會計報表按年、季、月，分類用卷皮裝訂4、企事業單位干部職工文件材料的組卷一人一卷

3/9/202338四、案卷及案卷內文件材料的排列(一）綜合管理性文件材料排列方法1、上級文件在前，本單位及所屬單位在后2、正文在前，、附件在后3、正本在前，定稿在后4、批復在前，請示在后5、同一作者的案卷(1）同一問題，按時間(2）不同問題，按重要程度結合時間6、會議材料，按產生和形成的次序或重要程度7、案件材料，以批復、結論、證明、個人交代材料等順序排列老立卷案卷排列按大類-(目錄號)------案卷號新立卷按問題(一級類目)---------年度-----------保管期限------------案卷號(都要留空，以便放第二年的)3/9/202339

(二）科技文件材料排列的方法1產品類案卷按產品開發設計（含初步設計、技術設計）、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工作程序，或按其產品系列、結構排列。2科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列。3基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。4設備類案卷按設備依據性材料、外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收）、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。5案卷內管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。6案卷內科技文件材料排列應文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。3/9/202340五、案卷的編目是以一定的形式，鞏固企業事業單位文件材料的系統整理成果，提示卷內文件材料內容與成份的工作重要內容：1、編頁號2、編制卷內文件目錄3、編制備考表4、編制案卷封面5、編制案卷背脊3/9/202341一）頁號在有記載內容頁面上，編寫大流水頁號1、綜合管理性文件，正面右上角，背面左上角2、卷內科技文件材料頁號的編寫(1)單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。(2)成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文件材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。3、企業歸檔文件應依據分類和排列順序逐件編號。在每件文件首頁的上端空白處采用紅色印泥蓋上統一刻制的歸檔章。文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章可蓋在文件處理單上。填寫編號項目的字跡材料應耐久。歸檔章的項目為：全宗號、年度、室編件號、大類名稱代號、保管期限、館編件號、總頁數3/9/202342二）卷內文件目錄

序號、責任者、文號、題名、日期、頁號、備注（圖號）

沒有題名的加中括號、會議記錄要一條一條寫出來、任免等要將自己單位的寫出來。

5．4．2序號應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件材料件數的順序。5．4．3文件編號應填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。5．4．4責任者應填寫文件材料的形成部門或主要責任者。5．4．5文件材料題名應填寫文件材料的全稱。填寫文件標題。沒有標題或標題不能全面揭示文件內容的，可自擬標題，外加“［］”號；會議記錄需重擬標題時，應寫明會議的時間和主要內容；文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；文件的附件獨立性強，正題名不能反映附件內容時，附件標題可一并抄錄，外加()；介紹信存根等一本作為一件，題名較籠統，在計算機輔助管理條件下，其介紹信中人名可在備注欄中錄入，以便二次檢索。5．4．6日期應填寫文件材料的形成日期。新立卷以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如2004年1月8日，標注為20040108。頁數：每件歸檔文件的總頁數。5．4．7頁號應填寫每件科技文件材料的首頁上標注的頁號。新立卷填寫每一件總頁數。5．4．8卷內目錄排列在卷內科技文件材料首頁之前。3/9/202343三）備考表放置于卷尾，起到說明卷內文件數量和狀況及在管理過程中的變化情況等作用。互見號、說明、主卷人、立卷時間、檢查人、檢查時間5．5．2說明包括：案卷內文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。5．5．3立卷人應由責任立卷人簽名。5．5．4立卷日期應填寫完成立卷的日期。5．5．5檢查人應由案卷質量審核者簽名。5．5．6檢查日期應填寫審核的日期。5．5．7互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。5．5．8卷內備考表排列在卷內文件材料之后。3/9/202344四）編制案卷封面

案卷封面印制在卷盒和軟卷皮的正表面，只填寫軟卷皮上的內容。科技檔案蘇州也采用內封面形式。內容有：檔號、檔案館室代號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級1、檔號：類別號+案卷號2、案卷題名的擬列要求：內容正確概括、結構完整規范，文字簡明通順。案卷題名都有三部分內容組成，其結構呈三段式：1）綜合管理性文件材料組成的案卷題名的結構作者－內容－文種名稱（全稱，通用簡稱）2）科技文件材料組成的案卷題名結構項目名稱（代字、代號）－內容－文種名稱3、案卷封面其他內容的填制(1)立卷單位應填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。(2)起止日期應填寫案卷內文件材料形成的起止日期。(3)保管期限應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。(4)密級應依據保密規定填寫卷內文件材料的最高密級。(5)檔案館號應填寫國家檔案行政管理部門賦予的檔案館代碼。3/9/202345五)編制案卷脊背文書和科技檔案內容：案卷題名、檔號檔號位置要貼四線格標簽；1、綜合管理性(全宗號)目錄號(大類代號加目錄順序號)、年代、分類號、起止卷號案卷題名填寫二級類目名稱，要求打印后貼上去新立卷檔案盒盒脊：在盒脊上貼四格標簽(見圖5)(具體尺寸以市檔案局印制式樣為準)，設置的項目有：全宗號(或目錄號)、年度、大類代號、起止件號。其中起止件號僅填寫室編件號的起止號，即盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”連接。盒號，即檔案盒的排列順序號。館編起止件號、盒號在進館時再按要求填寫。2、科技檔案5.2.7檔號應填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、項目代號、案卷號。全宗號由各單位根據本單位法人的變更情況自行設定，需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號另定；分類號是指按統一的分類規則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；項目代號是指科技檔案所反映的產品、工程、課題、設備的代字或代號；目錄號是指第幾本目錄號；案卷號是指科技檔案按一定順序排列后的流水號。案卷題名應打印后貼上去，文字采用豎排式3、會計卷脊標簽：會計檔案卷脊采用條形標簽，保管期限紅色為永久，藍色為定期，其項目包括全宗號、核算單位代號、目錄號、案卷號、年度、憑證號3/9/202346企業檔案分類類目標識符號統一采用阿拉伯數字標識。一級類目采用"十進位"制編號標識，即阿拉伯數字從0到9順序標識；二級類目采用"八分制"編號標識，即從1到8，91到98；二級以下的類目采用"雙位制"編號標識，即：11~19，21~29……91~99。

各類目之間，不同級位類目用間隔符號"."分開，分類號與案卷順序號中間用"－"表示。前4類編號方法老的編案卷號方法一級類目號+二級類目號+案卷順序號（案卷順序號按大類混年度編流水號，編至999時，重新從"1"號行流水編號，并用案卷目錄號加以區別）。1990年1991年0.1－1－永久0.1－7－永久－2－長期－8－長期－3－長期－4－短期0.2－5－永久－6－長期排架按大類，每一個類后留空位。新立卷編號方法1990年1991年0類永久1、2、3、0類永久1、2、3、長期1、2、3長期1、2、3短期1、2、3短期1、2、33/9/202347科技檔案案卷號：最低一級類目內順序編流水號。如6.02.01－1會計檔案：全宗號----核算單位代號――年度――按憑證、帳冊、報表、其它順序編流水號（每個核算單位正面一個年度一個流水號）標簽最后一欄，憑證填寫憑證號，帳冊等填寫保管期限。賬冊要貼封面。包角、騎縫章、簽署是否齊全。特殊載體檔案的分類、編號：

1、聲像、照片或其他非紙質載體形式的檔案，因其形成和所反映的內容，作用與紙質載體檔案有著不可分割的聯系，不單獨設置類目，可視其內容特征與紙質檔案對應分類編號，分庫保管。

照片檔案的編號方法為：大類號+照片案卷號+照片流水張號。

2、底圖檔案的分類編號，應與其藍圖檔案分類編號相對應。即：底圖檔案分類號（即藍圖檔案分類號）+底圖保管單位號

3/9/202348六、案卷的裝訂企業管理類檔案全部采用軟卷皮裝訂，外加卷盒。盒內案卷不貼標簽，在卷盒的脊背上貼標簽。科技檔案加內封面（厚一點）裝訂，外加卷盒或卷夾。照片檔案有專用的國標照片簿。

對不便于裝訂的案卷，以卷盒存放，每個文件的右上角加蓋檔號章，注明檔號和順序。一)裝訂前的準備工作1、去金屬裝訂物2、折疊整齊(圖紙)，裝訂線外有文字的應加邊，破損的要修裱好。二)裝訂方法三孔一線裝訂法三)裝訂要求整齊、結實、不掉頁、不壓字、不妨礙閱讀3/9/202349檔案保管工作一、檔案保管工作的任務一)防止檔案的損毀主要是在檔案的管理和利用過程中，防止檔案的丟失、磨損、撕毀和污染。特別是年代久遠，紙張老化的檔案利用時要特別注意。對借用的檔案要及時催還。二)延長檔案的壽命影響檔案壽命的因素有兩方面1、內因即檔案制成材料自身因素對檔案壽命的影響2、外因即環境和保管條件對檔案壽命的影響。三)維護檔案的安全有二個層面的含義1、實體安全，采取防潮、防火、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫、防盜等八防措施2、信息安全，健全保密制度3/9/202350二、檔案保管工作的基本原則一)以保護為宗旨，以利用為目的二)以防為主，防治結合三)保護重點，兼顧一般四)采取新技術3/9/202351三、平時在保管工作中要做的工作（一）建立全宗卷檔案的檔案，也就是我們在保管檔案中形成的檔案。全宗卷的主要內容

1檔案收集：檔案交接文據、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等。

2檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結等。

3檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定分析報告、銷毀檔案的請示與批復、銷毀檔案的清冊等。

4檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復情況報告等。

5檔案統計：檔案收進、移出登記，案卷基本情況和重要利用統計表等。

6檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔案產生社會效益或經濟效益的典型事例等。

7檔案管理新技術的應用：縮微復制和計算機輔助管理等情況的文字說明材料。全宗卷內文件材料按問題——時間進行系統排列，排列順序為：全宗指南（全宗介紹）、立檔單位大事記和有關檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、現代化管理等方面的文件材料，在此基礎上編制卷內目錄。

卷內文件材料逐件加封面，編件號，裝訂后裝入卷盒。封面著錄全宗號、件號、全宗名稱、文件題名、時間、責任者（見圖3/9/202352（二）建立了清晰、準確的存放索引或存放示意圖（三）控制庫房溫濕度，14――24度，45%――60%。并堅持做好記錄工作（四）定期檢查檔案，并做好記錄（霉變、塵污、蟲蛀、破損等）（五）對破損、霉變、褪變檔案進行修復3/9/202353四、不同制作材料的保管（一)底圖

耐久性較差，極易脆裂、破碎，禁止折疊和裝訂，有平放和卷放兩種。我市主要采用平放方法，將底圖平攤在多層底圖柜中，采用魚鱗式存放法。

（二)藍圖

一般折疊成A4幅面大小，如果采取裝訂方法，則要留邊，裝盒的不必留邊。(示范折疊)注意標題欄

（三)磁性材料磁性材料包括錄音、錄像帶、磁盤等(國家有行業標準)磁性材料，保管條件要求高，除了八防，還應具備防磁、防磨損、防強震、防病毒等措施1、遠離有害氣體、磁場2、最好選用防磁柜，采用豎放方式，防止壓壞3、定期進行檢查，錄音、錄像帶每隔一年要重新卷繞，每隔4－7年翻錄一次，最好做成數字化光盤4、溫度控制在17－20度，相對濕度35%－45%5、電子文件的具體保管措施可參見《江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》（四）、底片、照片。主要控制溫濕度，要恒溫恒濕1、溫度控制在14~16度，相對濕度20~40%2、拿取時最好用夾子，以免手上的汗水灰塵污染底片的照片，產生霉斑。3/9/202354企事業單位檔案統計工作一、檔案的登記一)檔案數量和狀況的登記主要有以處幾種1、檔案總登記2、檔案分類登記3、底圖登記4、特殊載體檔案登記5、檔案收進登記6、檔案移出登記7、檔案銷毀登記二)檔案提供利用登記1、檔案借出登記2、檔案借閱登記3、檔案利用效果登記3/9/202355企事業單位檔案鑒定工作鑒定工作是根據一定的原則和方法鑒別企事業單位檔案歷史和現實的價值，劃定檔案的保管期限，剔除沒有或失去保存價值的一項工作。一、意義1、鑒定工作有利于保護有價值的檔案

2、鑒定工作有利于保證檔案的庫藏質量3、鑒定工作有利于提高檔案工作效益4、有利于緩和庫房與設備的緊張狀況通過鑒定，剔除無保存價值的檔案，緩解庫房壓力。

3/9/202356二、檔案鑒定工作的內容一)首次鑒定文件形成部門對文件材料的鑒定1、檢查文件材料的完整、準確性2、根據歸檔范圍，鑒別有保存價值的文件材料3、判別歸檔文件價值大小，劃定保管期限二)定期鑒定檔案部門對檔案的鑒定，需要經常性、定期地有計劃進行。1、對超過保管期限檔案的鑒定2、對檔案密級的調整，進行降密和解密處理3/9/202357三、鑒定工作的原則1、整體性原則從國家、社會和單位的整體利益出發，這是鑒定工作的核心。2、全面性原則3、歷史性原則4、發展必原則四、鑒定工作的一般要求1、要認真執行檔案行政管理部門制定的有關企事業單位檔案鑒定工作的規定和標準。這些規定和標準主要有：保管期限表保密規定2、要有嚴格的組織領導，鑒定小組要有單位負責人、部門管理人員、工程技術人員、檔案人員共同參加3、嚴格執行檔案作廢、銷毀的審批手續。銷毀檔案應十分慎重。(后面具體講)3/9/202358五、不同門類檔案的鑒定方法。六、檔案鑒定工作計劃1、制定鑒定工作計劃2、成立鑒定小組3、個人初步鑒定填寫鑒定卡或鑒定登記表4、集體審查5、編制銷毀清冊(有標準)6、編制鑒定報告7、銷毀剔除檔案8、善后工作調整檔案、檢索工具、排架等3/9/202359七、檔案保管期限表國家檔案局頒布了新的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表有：通用型、專門型如《會計檔案保管期限表》、專業系統型、企事業單位型、機關型、五種，后二種以前三種為依據。首次將其上升到行政規章，原來叫表，現在叫規定。一)檔案保管期限表的結構：說明條款1、說明部門（1)保管期限表的適用范圍（2）、制定依據2、條款部分條款部分是保額期限表的主體，它具體指明了企事業單位各種檔案的保管期限。有五個部分組成：1)順序號2)條款名稱是一組同類型檔案的名稱，不是具體某一件，在同一保管期限表中，對條款按類、按重要程度排列。3)區別依據指區分同一條款檔案不同價值的依據，如重要的、一般的。4)保管期限5)備注3/9/202360二)編制要求1、所列檔案內容全面，針對性強。條款內容要具體，要包括單位全部可能產生的全部檔案，區分依據要簡明，專指性強。2、保管期限檔次清楚3、條款排列有序，便于查閱4、與通用的、專門的檔案保管期限表保持一致。相關條款、保管期限可根據實際情況、適當延長，但不可任意縮短。5、可與歸檔范圍合二為一三)編制步驟1、調查研究1)學習檔案工作指導性和參與性文件及前三種保額期限表2)收集相關單位的經驗材料3)深入實際，掌握檔案形成的過程、種類、特點2、擬訂初稿3、征求意見，修改定稿4、經企事業單位領導審查批準，報檔案行政部門和主管機關備案，市直屬單位要經檔案局審批。3/9/202361第四部份企事業單位檔案利用工作企事業單位檔案利用工作就是通過一定的方式、方法和途徑，直接提供檔案信息為用戶服務的一項工作。檔案利用工作是檔案工作的中心任務，其他工作要始終圍繞這一中心任務。檔案利用工作也是衡量檔案工作水平的主要標志，只有充分發揮檔案信息資源才能體現檔案工作的作用。通過利用工作，能發現業務工作中的問題，如收集是否齊全，整理是否科學，保管是否安全，以此來促進檔案部門采取措施改善其中的薄弱環節。3/9/202362一、檔案利用工作的內容1、編制檢索工具檢索工具是利用工作的手段和途徑，常見的有全宗指南、目錄、索引等。2、開展多種形式的利用服務閱檔室閱覽、外借、電話查檔、網絡查詢、提供復制件、陳列展覽等3、開展檔案編研工作編研工作是系統提供檔案信息的一種服務方式，也是主動服務的一種形式。3/9/202363二、檔案利用工作的要求一)明確服務方向，堅定服務思想推動企事業單位的改革與發展是我們的服務方向。具體的有:1、為資產與資金管理提供優質服務2、為質量管理提供科學依據3、為技術創新提供條件4、為市場營銷提供準確信息5、為民主管理提供有效憑證二)熟悉檔案、了解需求1、如何熟悉檔案2、了解需要的方式三)了解利用效果目的有二個1、是為了分析開發利用的效果，總結經驗教訓2、是通過積累和宣傳利用的效果，引起領導對檔案工作的重視，擴大檔案工作的影響。3/9/202364四)正確處理利用與保密的關系

利用與保密是一組矛盾，但從根本上說是一致的，都是為企事業單位的發展服務，因此片面強調任何一面都是錯誤的，關鍵是在確定開發利用范圍和保密范圍五)正確處理利用工作與基礎工作的關系

也就是要“兩手抓”，一手抓基礎、一手抓利用，因為沒有完善的基礎工作，就談不上利用，同樣沒有利用，基礎工作也就毫無意義。3/9/202365三、企事業單位檔案的檢索

是指通過對檔案材料的內容和形成特征的著錄，進行檔案的信息加工，并存貯到檢索工作之中，企事業單位檔案部門借助編制的各種檢索工具，及時查找到有關檔案提供利用的過程。（一）、幾種常用檢索工具及其編制方法1、案卷目錄2、全引目錄3、分類目錄1)按《檔案著錄規則》進行著錄，填制卡片2)運用分類表和分類標引對每一條目進行標引并按分類表體系排列。3/9/202366

4、專題目錄1)選擇題目2)擬訂方案，包括專題內容，分類排檢方法，專題涉及年限、地區、人員分工等。3)選材并同時填制卡片4)組織排列，按照方案中的分類排檢方法系統排列，不同類別之間用指引卡間隔。

5、指南有檔案館指南、全宗指南、專題指南，也稱檔案館介紹、全宗介紹和專題介紹。這里主要介紹全宗指南。全宗指南用來揭示企事業單位檔案全宗的情況，采用文章敘述形式。他是作用是報道企事業單位全宗信息，提供初步查檢線索，幫助檔案管理人員熟悉全宗內檔案的內容與成份，更好地從事各項檔案業務工作。主要內容包括：1)立檔單位的歷史概況企事業單位名稱及變化情況、隸屬關系、性質職能、內部組織機構、主要領導人。2)全宗檔案概況來源、數量、所屬年份、整理、鑒定、保管情況3)全宗檔案的內容與成份一般先劃分年度或時期，然后按照類別介紹，有特色的和價值較大的檔案應重點介紹。3/9/202367四、企事業單位檔案利用的方式（一）、檔案閱覽通過開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用。企事業單位檔案的利用服務方式。這是最常見的一種。1、閱覽服務適用范圍：（1）是數量少，不方便借出（2）是數量少，利用比較簡單，沒必要借出（3）有密級，不適宜借出2、閱覽服務的條件（1）、硬件條件：包括閱覽桌椅、服務臺、電腦設備、視聽設備、復印機等（2）、檢索工具（3）、規章制度：借閱手續、閱覽須知等（4）、要有服務人員工作人員的職責一是提供服務，二是對閱覽過程的監護，防止損壞檔案，保證檔案安全，保護企事業單位的商業秘密。3/9/202368

（二）、檔案外借按照一定的制度，將有關檔案借給利用者的服務方式。這是企事業單位的基本利用方式，在綜合性檔案館中不常見。1、適用范圍

（1）、適用于企事業單位內部不便于離開工作崗位的利用者。（2）、每次外借數量不宜多（3）、外借檔案皆應在機密級以下（4）、機密、絕密、人事、會計等檔案一般不外借，若有需要，須經領導批準（5）、對易損檔案、珍貴檔案、孤本一般只提供復制件。2、檔案外借手續企事業單位檔案借出，要辦理相關手續，填寫檔案借閱登記薄(有標準登記薄)3、企事業單位應健全規章制度，采取必要措施，加強對借出檔案的保護。借出檔案到期未還的，應及時催還。因工作原因不能歸還的要辦理續借手續。3/9/202369（三）、電話查檔（四）、網絡查檔

網絡查檔效率高，有利于保護原件。網絡查檔必須要的授權范圍，以保護檔案的信息安全（五）、檔案復制供應(提供各種復制本)1