龍灣地產(chǎn)（集團(tuán)）檔案管理實(shí)操標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)：BJLW-ZD-運(yùn)-12版號(hào)：V1頁(yè)碼：第頁(yè)共19頁(yè)檔案管理實(shí)操標(biāo)準(zhǔn)編制運(yùn)營(yíng)管理中心日期2013.10.21審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人第一節(jié)總則1．目的為使龍灣地產(chǎn)（集團(tuán)）檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，根據(jù)龍灣地產(chǎn)現(xiàn)行檔案管理作業(yè)指引要求，特補(bǔ)充檔案實(shí)操過(guò)程中的要點(diǎn)解析，從而制定檔案管理實(shí)操標(biāo)準(zhǔn)。2．適用范圍本操作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于集團(tuán)總部及各城市公司的檔案管理。3．職責(zé)3.1集團(tuán)總部運(yùn)營(yíng)管理中心負(fù)責(zé)本操作標(biāo)準(zhǔn)的定期修訂，并享有最終解釋權(quán)。3.2集團(tuán)總部、城市公司的各職能部門(mén)負(fù)責(zé)每年12月31日前向公司內(nèi)部檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案移3.3城市公司負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案的檔案館移交，并符合當(dāng)?shù)貦n案館的移交要求與標(biāo)準(zhǔn)，移交證明文件原件由城市公司的檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。3.4城市公司工程管理部門(mén)在單位工程竣工驗(yàn)收備案結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)向物業(yè)管理公司、本公司內(nèi)部檔案管理部門(mén)進(jìn)行城市建設(shè)檔案的移交，按照《檔案管理作業(yè)指引》中相關(guān)表單辦理移交手續(xù)。3.5城市公司工程管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理施工單位移交的工程文件，并符合檔案館及集團(tuán)要求。第二節(jié)檔案分類(lèi)自管備查自管備查財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)檔案自管備查自管備查人事檔案城市建設(shè)檔案科學(xué)技術(shù)檔案文書(shū)檔案人事檔案城市建設(shè)檔案科學(xué)技術(shù)檔案文書(shū)檔案檔案檔案圖書(shū)雜志聲像檔案實(shí)物檔案圖書(shū)雜志聲像檔案實(shí)物檔案文書(shū)檔案的歸類(lèi)（F類(lèi)）1.1各職能部門(mén)發(fā)生的往來(lái)函件（工程類(lèi)、設(shè)計(jì)類(lèi)、招采類(lèi)外部往來(lái)函件須移交歸檔，其他內(nèi)部往來(lái)函件各部門(mén)自管，有效期2年）。1.2人力行政部門(mén)：企業(yè)執(zhí)照、許可證、其他資質(zhì)證明；公司史志、大事記、固定資產(chǎn)審批驗(yàn)收資料、合同、企業(yè)文化；會(huì)議紀(jì)要、通知、檢查工作的成果輸出資料、各項(xiàng)規(guī)章管理制度等。1.3營(yíng)銷(xiāo)、商業(yè)部門(mén)：產(chǎn)品策劃方案、營(yíng)銷(xiāo)推廣方案、銷(xiāo)售價(jià)格、預(yù)售相關(guān)證件、銷(xiāo)售報(bào)表、銷(xiāo)售租賃合同等；CRM系統(tǒng)：客戶(hù)信息資料、客戶(hù)意見(jiàn)匯總、客戶(hù)投訴資料等。1.4各職能部門(mén)發(fā)生的合同文件。2.科學(xué)技術(shù)檔案的分類(lèi)2.1基建文件（前期部門(mén)）（A1、A2、A3、A5、E1、E3、E4類(lèi)）：市場(chǎng)調(diào)研、項(xiàng)目資源信息、投資分析、項(xiàng)目立項(xiàng)、可研、開(kāi)竣工、驗(yàn)收。2.2設(shè)計(jì)文件（A3、C2類(lèi)）：規(guī)劃設(shè)計(jì)方案成果、初步設(shè)計(jì)圖及說(shuō)明、正式施工圖紙（電子版）、二次深化設(shè)計(jì)圖紙（電子版）、設(shè)計(jì)封樣材料簽證或?qū)徟⒃O(shè)計(jì)咨詢(xún)成果、設(shè)計(jì)合同價(jià)變更的設(shè)計(jì)變更等。2.3成本采購(gòu)文件（A4類(lèi)）：招標(biāo)文件（商務(wù)標(biāo)與技術(shù)標(biāo)）、招標(biāo)答疑文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)單位的投標(biāo)文件（含資質(zhì)及相關(guān)考察報(bào)告）、中標(biāo)通知書(shū)、合同正本、目標(biāo)成本報(bào)告、結(jié)算文件等。2.4工程文件（C類(lèi)）：甲供材料的現(xiàn)場(chǎng)簽證文件、工程洽商的過(guò)程性材料。3.城市建設(shè)檔案的歸類(lèi)3.1工程資料（監(jiān)理資料（B類(lèi)）、施工資料（C類(lèi)）、竣工圖（D類(lèi)））參考JGJ/T185-2009第三節(jié)檔案歸檔原則組卷原則1.1文書(shū)檔案的組卷、歸檔工作統(tǒng)一由集團(tuán)或城市公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)完成，各職能部門(mén)負(fù)責(zé)分類(lèi)、裝盒與移交；城市建設(shè)檔案由城市公司工程管理部門(mén)協(xié)同施工單位完成組卷與移交。1.2檔案組卷應(yīng)遵循工程文件資料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件資料的內(nèi)在聯(lián)系。1.3大于A4規(guī)格的文件，應(yīng)按照A4規(guī)格進(jìn)行折疊，折疊時(shí)須留出裝訂線。1.4檔案封面、備考表、卷內(nèi)目錄應(yīng)與其對(duì)應(yīng)的文件一同組卷，封面、卷內(nèi)目錄和備考表的填寫(xiě)應(yīng)準(zhǔn)確便于查找利用。1.5卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)位置編寫(xiě)在文件右下角。如文件背面有內(nèi)容的其背面左下角也需編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。1.6文件資料案卷應(yīng)裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)使用棉線，組好的案卷應(yīng)放入標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具內(nèi)。1.7當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束后，由城市公司檔案管理部門(mén)組織全面核查與盤(pán)點(diǎn)，統(tǒng)一向集團(tuán)檔案管理部門(mén)進(jìn)行移交。1.8城市建設(shè)檔案組卷原則1.8.1項(xiàng)目包括若干個(gè)單位工程的，監(jiān)理文件可按建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行組卷。1.8.2按單位工程進(jìn)行組卷。1.8.3分包單位的施工資料應(yīng)單獨(dú)整理和組卷。1.8.4基建文件、竣工圖組卷時(shí)無(wú)需裝訂，其他組卷規(guī)則不變，。2.印章使用：規(guī)格均統(tǒng)一為長(zhǎng)5cm、寬1cm。2.1歸檔章2.1.1檔案管理部門(mén)享有使用歸檔章的權(quán)利。2.1.2當(dāng)檔案資料完成組卷，進(jìn)行歸檔時(shí)，由檔案管理部門(mén)在每卷檔案封面上加蓋歸檔章，并填寫(xiě)歸檔號(hào)。2.2受控章2.2.1檔案管理部門(mén)、人事部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)享有使用受控章的權(quán)利。2.2.2基建文件、合同文件、營(yíng)銷(xiāo)策略與銷(xiāo)售價(jià)格、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案均屬受控文件，各職能部門(mén)須在相關(guān)文件的右上方加蓋受控章。2.3施工圖章2.3.1設(shè)計(jì)部門(mén)、工程管理部門(mén)享有使用施工圖章的權(quán)利。2.3.2設(shè)計(jì)部門(mén)在下發(fā)正式施工圖（含各專(zhuān)業(yè)施工圖、深化設(shè)計(jì)圖）前，應(yīng)在封面及圖簽上方空白處加蓋施工圖章，方可下發(fā)，工程管理部門(mén)備用施工圖章。2.4作廢章2.4.1各職能部門(mén)均享有使用作廢章的權(quán)利。3.聲像檔案、實(shí)物檔案的歸檔要求3.1聲像檔案的歸檔要求:公司重要會(huì)議、集體活動(dòng)、營(yíng)銷(xiāo)、商業(yè)相關(guān)聲像檔案分別入冊(cè)歸檔；工程現(xiàn)場(chǎng)形象進(jìn)度照片及重要會(huì)議等影像資料單獨(dú)入冊(cè)，并要求有旁站；設(shè)計(jì)類(lèi)電子版施工圖紙單獨(dú)入冊(cè)，并詳細(xì)填寫(xiě)移交清冊(cè)；個(gè)人檔案按照部門(mén)分別入冊(cè)；詳細(xì)填寫(xiě)說(shuō)明卡。3.2實(shí)物檔案的歸檔要求：公司獲得的各項(xiàng)榮譽(yù)證書(shū)、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)碌龋阅甓葹閱挝淮鏅n保留，同時(shí)拍照形成電子文檔備用。第四節(jié)城市建設(shè)檔案的組卷要求城市建設(shè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的最重要組成部分，現(xiàn)針對(duì)龍灣地產(chǎn)集團(tuán)的城市建設(shè)檔案組卷規(guī)則做如下分類(lèi)：1.管理驗(yàn)收文件（資料類(lèi)別C1、C2、C3、C8類(lèi)）。C2類(lèi)包含：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案。2.監(jiān)理文件（資料類(lèi)別B類(lèi)）3.建筑與結(jié)構(gòu)施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：01~04，資料類(lèi)別：C2~C7。C2類(lèi)包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。4.建筑給排水及采暖施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：05，資料類(lèi)別：C2~C7。C2類(lèi)包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。5.建筑電氣工程施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：06，資料類(lèi)別：C2~C7。C2類(lèi)包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。6.智能建筑施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：07，資料類(lèi)別：C2~C7。C2類(lèi)包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。7.通風(fēng)與空調(diào)施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：08，資料類(lèi)別：C2~C7。C2類(lèi)包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。8.電梯工程施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：09，資料類(lèi)別：C2~C7。C2類(lèi)包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。9.竣工圖（D類(lèi)）建筑竣工圖；結(jié)構(gòu)竣工圖；鋼結(jié)構(gòu)竣工圖；幕墻竣工圖；室內(nèi)裝飾竣工圖；建筑給排水及采暖竣工圖；建筑電氣竣工圖；智能建筑竣工圖；通風(fēng)與空調(diào)竣工圖；室外給水、排水、供熱、供電、照明管線等竣工圖；室外道路、園林綠化、花壇、噴泉等竣工圖。有二次深化設(shè)計(jì)圖紙的專(zhuān)項(xiàng)工程（如門(mén)窗等），按照竣工圖要求進(jìn)行組卷、歸檔。第五節(jié)組卷范例封面示意（A4規(guī)格）單位代碼檔號(hào)科學(xué)技術(shù)檔案名稱(chēng)案卷題名編制單位編制日期名稱(chēng)名稱(chēng)案卷題名編制單位編制日期密級(jí)保管期限密級(jí)保管期限封底示意（A4規(guī)格）卷內(nèi)備考表本案卷共有文件材料頁(yè)，其中：文字材料頁(yè)，圖樣材料頁(yè)，照片張。說(shuō)明：立卷人：年月日審核人：年月日卷內(nèi)目錄示意（A4規(guī)格）卷內(nèi)目錄序號(hào)：序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)次備注移交書(shū)示意（A4規(guī)格）城市建設(shè)檔案移交書(shū)（移交單位全稱(chēng)）向（接收單位全稱(chēng)）移交檔案共計(jì)冊(cè)。其中：文字材料冊(cè)，圖樣材料冊(cè)，綜合材料冊(cè)，其它材料，照片張。附：工程資料移交目錄一式二份，共張。移交單位（章）：接收單位（章）：?jiǎn)挝回?fù)責(zé)人：?jiǎn)挝回?fù)責(zé)人：移交人：接收人：移交日期：年月日移交目錄示意（A4規(guī)格）城市建設(shè)檔案移交目錄序號(hào)工程項(xiàng)目名稱(chēng)案卷題名形成年代數(shù)量備注文字材料圖樣材料綜合卷冊(cè)張冊(cè)張冊(cè)張注：綜合卷指文字和圖樣材料混裝的案卷。封面填寫(xiě)范例——建筑與結(jié)構(gòu)施工文件單位代號(hào)檔號(hào)現(xiàn)用名科學(xué)技術(shù)檔案現(xiàn)用名名稱(chēng)龍之灣嘉園3601#樓北京英才國(guó)際村3#地高級(jí)住宅龍之灣嘉園A1-2#住宅樓案卷題名建筑與結(jié)構(gòu)施工文件（一）圖紙會(huì)審、變更洽商等加蓋編制單位公章編制單位××施工公司加蓋編制單位公章組卷日期編制日期2013年××月××日組卷日期密級(jí)保管期限永久規(guī)劃許可證審批名稱(chēng)規(guī)劃許可證審批名稱(chēng)（如果名稱(chēng)與現(xiàn)用名相同則不用填）簡(jiǎn)寫(xiě)卷內(nèi)主要內(nèi)容簡(jiǎn)寫(xiě)卷內(nèi)主要內(nèi)容卷內(nèi)目錄填寫(xiě)范例——施工文件目錄卷內(nèi)目錄序號(hào)：序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)次備注每頁(yè)最多填寫(xiě)20個(gè)文件目錄每頁(yè)最多填寫(xiě)20個(gè)文件目錄文件形成單位文件形成單位文件名稱(chēng)文件形成日期文件名稱(chēng)文件形成日期文件文件如為復(fù)印件，請(qǐng)注明文件文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)卷內(nèi)目錄填寫(xiě)范例——竣工圖目錄卷內(nèi)目錄序號(hào)：序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)次備注圖名圖