合同管理作業(yè)指引引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人1.目的使合同的簽訂、履行規(guī)范化，并最大限度的避免風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍適用于公司對(duì)外采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)類(lèi)合同的管理主，要包括設(shè)計(jì)咨詢(xún)類(lèi)合同、施工類(lèi)合同、材料設(shè)備類(lèi)合同、項(xiàng)目配套類(lèi)合同等。3.定義索賠：當(dāng)供方存在不履行合同的行為或履行合同沒(méi)有達(dá)到合同要求時(shí)，向其提出要求支付違約金或賠償損失的行為。4.職責(zé)：事業(yè)部總經(jīng)理/集團(tuán)總裁根據(jù)《授權(quán)管理手冊(cè)》中的審批權(quán)限需要由其決定合作單位或由其批準(zhǔn)實(shí)施方案的項(xiàng)目的相應(yīng)合同的審批。成本部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)咨詢(xún)、項(xiàng)目配套等合同的審核；組織工程及材料設(shè)備采購(gòu)合同的起草、談判及定稿；本部門(mén)起草合同的編號(hào)、報(bào)批、分發(fā)、保存；組織本部門(mén)起草合同的交底及相關(guān)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查，并填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》；項(xiàng)目所有合同的匯總、統(tǒng)計(jì)。設(shè)計(jì)部勘察設(shè)計(jì)類(lèi)合同的起草、談判及定稿；本部門(mén)起草合同的編號(hào)、報(bào)批、分發(fā)、保存；本部門(mén)起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)審核工程及材料設(shè)備合同；負(fù)責(zé)填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》。工程部參與工程及材料設(shè)備采購(gòu)合同的起草、談判及定稿；（主要負(fù)責(zé)技術(shù)部分的編寫(xiě)）審核工程及材料設(shè)備合同。行政人事部負(fù)責(zé)事業(yè)部所有合同的收集、歸檔、整理工作；行政人事部法務(wù)人員負(fù)責(zé)公司合同中所涉及法律條款的審核，合同條文準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性的審核；負(fù)責(zé)協(xié)助執(zhí)行部門(mén)向違約合同單位進(jìn)行索賠。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核工程及材料設(shè)備合同。5.工作程序合同辦理的原則合法性原則：合同管理必須全面符合有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權(quán)益能夠依法受到保護(hù)。招標(biāo)原則：合同單位應(yīng)通過(guò)招標(biāo)方式確定，擬簽合同正文及其補(bǔ)充協(xié)議（包括工程類(lèi)合同設(shè)計(jì)變更與現(xiàn)場(chǎng)簽證協(xié)議、工程保修協(xié)議、廉潔合作協(xié)議），應(yīng)作為招標(biāo)文件之附件一并發(fā)給投標(biāo)單位，投標(biāo)單位需對(duì)其進(jìn)行確認(rèn)。但以下情形除外：某項(xiàng)業(yè)務(wù)或產(chǎn)品已經(jīng)集團(tuán)審批確定了長(zhǎng)期合作伙伴；政府、行業(yè)壟斷或媒體廣告等具有壟斷性質(zhì)的業(yè)務(wù)；按其他程序文件要求可以直接采購(gòu)的業(yè)務(wù)。利益明晰原則：合同應(yīng)清楚地界定、描述各方的權(quán)利和義務(wù)，以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現(xiàn)象；合同中尤其應(yīng)有明確的、可以界定清楚的合同價(jià)款、結(jié)算辦法及付款方式；如果合同價(jià)款可能調(diào)整，則應(yīng)明確調(diào)整依據(jù)、調(diào)整方式（如何計(jì)價(jià)、總價(jià)如何最后確定等），并就各類(lèi)變更，如工程類(lèi)合同設(shè)計(jì)變更與現(xiàn)場(chǎng)簽證的有效性、可控性作出明確規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)文本原則：訂立合同應(yīng)當(dāng)采用公司統(tǒng)一制訂的合同標(biāo)準(zhǔn)文本；尚未制訂標(biāo)準(zhǔn)文本的，參照公司或集團(tuán)以前最相類(lèi)似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本。事前簽訂原則：對(duì)應(yīng)該簽訂書(shū)面合同書(shū)并有款項(xiàng)收付內(nèi)容的業(yè)務(wù)需事先簽訂合同，然后開(kāi)始履行。特殊緊急情況下，應(yīng)有審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)的審批，但應(yīng)在一周內(nèi)按已審批內(nèi)容簽訂書(shū)面合同，補(bǔ)全手續(xù)。訴訟原則（適用于工程類(lèi)合同）：工程類(lèi)合同條款中關(guān)于合同爭(zhēng)議解決辦法一律采用訴訟方式解決，不得選用仲裁或其他方式。合同的起草、談判、定稿、編號(hào)設(shè)計(jì)類(lèi)合同設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)根據(jù)設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃要求完成設(shè)計(jì)合同的起草、談判、定稿（合同一式六份）。施工/監(jiān)理合同成本部根據(jù)承包商進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃要求，在完成承包商選擇工作后，及時(shí)組織完成施工/監(jiān)理合同的起草，由成本部負(fù)責(zé)合同的談判及最終定稿，工程部、法務(wù)人員等參與合同的談判（合同一式七份）。材料/設(shè)備合同成本部根據(jù)材料/設(shè)備進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃要求，在完成承包商及供應(yīng)商選擇工作后，及時(shí)組織完成材料/設(shè)備合同的起草、談判和定稿（合同一式八份）。合同的審批設(shè)計(jì)類(lèi)合同設(shè)計(jì)部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批表》一起傳至成本部審核。成本部對(duì)合同條款進(jìn)行復(fù)核后，提交財(cái)務(wù)部審核，審核后交行政人事部法務(wù)人員進(jìn)行法律審核，再交設(shè)計(jì)部分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)《授權(quán)管理手冊(cè)》的審批權(quán)限進(jìn)行權(quán)限內(nèi)的審批，權(quán)限外合同經(jīng)審核后交總經(jīng)理審批。審批完的合同由行政人事部根據(jù)公司的印章管理權(quán)限加蓋合同章并存檔《合同審批表》后轉(zhuǎn)至設(shè)計(jì)部，合同成立。工程、材料設(shè)備合同成本部將工程合同及附件（定標(biāo)單位審批表、中標(biāo)通知書(shū)、招標(biāo)文件等），連同《合同審批表》一起傳至對(duì)應(yīng)項(xiàng)目部進(jìn)行審核，項(xiàng)目部審核后提交工程部。工程部對(duì)合同條款進(jìn)行審核，審核完成后提交財(cái)務(wù)部復(fù)核，復(fù)核后交行政事部法務(wù)人員進(jìn)行法律審核，再交成本部分管領(lǐng)導(dǎo)審核，合同金額在200萬(wàn)以?xún)?nèi)的提交事業(yè)部總經(jīng)理審批；合同金額在200萬(wàn)以上的，由事業(yè)部總經(jīng)理審核后，提交集團(tuán)成本管理部審核，成本管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審核，集團(tuán)總裁審批。審批完的合同由行政人事部根據(jù)公司的印章管理權(quán)限加蓋合同章并存檔《合同審批表》后轉(zhuǎn)至成本部，合同成立。合同簽署的原則合同原則由對(duì)方優(yōu)先簽字蓋章。合同審批原則上應(yīng)按順序依次作業(yè)，特殊情況下經(jīng)公司管理層同意，各級(jí)審批人可同步作業(yè)，或由管理層召集會(huì)議審批。合同經(jīng)雙方簽字、蓋章后，按法律、法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理公證手續(xù)的由合約部門(mén)負(fù)責(zé)辦理，按法律規(guī)定必須經(jīng)政府有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)才能簽訂的合同必須經(jīng)批準(zhǔn)后才能簽訂。審批“簽字組合”每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂，須按“審批程序”的規(guī)定，完成“簽字組合”。“簽字組合”是指各部門(mén)的經(jīng)濟(jì)合同簽訂時(shí)應(yīng)根據(jù)審批程序和審批權(quán)限在“合同審批及合同蓋章審批表”上完成必要的審批簽名。當(dāng)部門(mén)經(jīng)理外出時(shí)，受托者應(yīng)出具部門(mén)經(jīng)理授權(quán)的委托書(shū)，委托書(shū)須注明委托的事項(xiàng)、委托的權(quán)限以及委托的期限。負(fù)責(zé)“合同印章”的管理員和負(fù)責(zé)公司“公章”的管理員，只給完成了“簽字組合”的經(jīng)濟(jì)合同加蓋經(jīng)濟(jì)合同印章或公章，對(duì)于未完成“經(jīng)濟(jì)合同審批表”的合同，印章管理員拒絕予以蓋章。未經(jīng)審核、未加蓋經(jīng)濟(jì)合同印章的合同，財(cái)務(wù)管理部門(mén)拒絕執(zhí)行。合同文件的流轉(zhuǎn)接收由合同經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)辦人或其委托人負(fù)責(zé)。合同的編號(hào)、登記、保管、存檔事業(yè)部各責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)按《合同分類(lèi)及編號(hào)管理作業(yè)》的規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)。合同起草部門(mén)負(fù)責(zé)將簽訂的合同做以下處理：設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)將設(shè)計(jì)合同分發(fā)給乙方2份，成本部1份，部門(mén)存檔1份，財(cái)務(wù)部1份，行政人事部檔案室1份；成本部負(fù)責(zé)將工程及材料設(shè)備合同分發(fā)給乙方2份，項(xiàng)目部1份，部門(mén)存檔1份，工程部1分，財(cái)務(wù)部1份，行政人事部檔案室1份，集團(tuán)成本管理部備案1份。合同的交底、執(zhí)行、反饋與總結(jié)合同的交底：在合同簽訂之后，合同起草部門(mén)一般至少就主體合同向合同執(zhí)行部門(mén)有關(guān)人員進(jìn)行合同講解交底，，并將交流情況形成會(huì)議紀(jì)要。工程及材料設(shè)備合同的交底可說(shuō)明工期、質(zhì)量、工程范圍、付款方式、發(fā)包單位職責(zé)（即甲供材料設(shè)備、甲方限價(jià)、甲方分包等范圍）、總分包的關(guān)系等，以便各崗位人員協(xié)調(diào)、配合。合同執(zhí)行合同執(zhí)行部門(mén)有責(zé)任按合同條款要求對(duì)合同全面執(zhí)行，執(zhí)行部門(mén)、成本部、財(cái)務(wù)部三方相互復(fù)核和監(jiān)督。有關(guān)合同履行中的書(shū)面函件、文書(shū)、電報(bào)等均為合同的組成部分，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)積極地收集、整理、保存有關(guān)資料，為索賠做好基礎(chǔ)工作。對(duì)合同履行過(guò)程中的違約情況或違反合同的干擾事件，合同履行部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，通過(guò)取證，按照合同規(guī)定，及時(shí)、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r（含違約）。由于對(duì)方責(zé)任，我方權(quán)益受損時(shí)，簽約部門(mén)有責(zé)任收集證據(jù)并報(bào)行政人事部法務(wù)崗，及時(shí)追究對(duì)方的責(zé)任。當(dāng)我方接到對(duì)方的索賠（含違約）書(shū)面報(bào)告后應(yīng)及時(shí)處理、舉證或反訴。對(duì)合同本身?xiàng)l款在執(zhí)行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，合同履行單位應(yīng)及時(shí)分析查明原因，并報(bào)行政人事部法務(wù)人員，及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決，若協(xié)商不成時(shí)，根據(jù)合同約定，在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)向仲裁機(jī)關(guān)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。合同反饋：合同執(zhí)行部門(mén)將合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)填寫(xiě)《合同履行反饋表》反饋給合同起草部門(mén)。各部門(mén)根據(jù)相關(guān)程序規(guī)定對(duì)合作商進(jìn)行評(píng)定工作；起草部門(mén)根據(jù)《合同履行反饋表》填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況匯總表》，如無(wú)反饋記錄則不必填寫(xiě)。合同變更、補(bǔ)充協(xié)議的簽訂合同依法訂立后受法律約束，不得擅自變更或解除。若確需變更或解除時(shí)，由合同簽訂人查明原因，提出意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)簽訂的部門(mén)審核后，再同對(duì)方協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)，并依法簽署變更或解除合同的書(shū)面協(xié)議；合同變更必須由原合同簽訂部門(mén)負(fù)責(zé)更改，按合同評(píng)審程序辦理合同變更評(píng)審經(jīng)批準(zhǔn)后辦理書(shū)面的合同變更手續(xù)，做好變更文件的整理、保存和歸檔工作，變更后的合同與原合同發(fā)放的范圍相同。對(duì)于特殊情況下合同履行過(guò)程中的合同中止，必須及時(shí)辦理中止手續(xù)，收集因中止合同給我方帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失的證據(jù)和資料，以及時(shí)追究對(duì)方的責(zé)任，中止的合同又恢復(fù)繼續(xù)履行時(shí)，依相同的程序辦理恢復(fù)手續(xù)，合同的中止和恢復(fù)都必須書(shū)面通知本公司總經(jīng)理辦公室。對(duì)于合同的終止，合同履行部門(mén)應(yīng)做好終止記錄，收集履行過(guò)程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟(jì)往來(lái)和合同結(jié)算工作，辦理解除合同的手續(xù)，資料由合同部門(mén)保存。合同資料信息處理成本管理部按項(xiàng)目不同對(duì)除前期類(lèi)合同外的其余七大類(lèi)合同進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)，編制《**項(xiàng)目合同臺(tái)帳》，并保證實(shí)時(shí)進(jìn)行更新。由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)每月將登記蓋章的合同目錄信息送交成本管理部，以便核實(shí)合同臺(tái)賬，防止遺漏。責(zé)任與獎(jiǎng)懲合同洽談、簽訂人員應(yīng)具有相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，遵紀(jì)守法，嚴(yán)禁借工作之便假公濟(jì)私，嚴(yán)禁簽訂違法合同、無(wú)效合同、權(quán)利義務(wù)不對(duì)等和執(zhí)行后不利于本企業(yè)的合同。任何單位和個(gè)人均有權(quán)檢舉、揭發(fā)利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)的行為，對(duì)檢舉揭發(fā)有功人員，依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予獎(jiǎng)勵(lì)并負(fù)責(zé)保密。對(duì)下列情況之一的，須根據(jù)情況追究有關(guān)責(zé)任人員的行政、經(jīng)濟(jì)直至法律責(zé)任：在合同簽訂過(guò)程中，違反本管理規(guī)定，玩忽職守給本企業(yè)造成損失的。未經(jīng)授權(quán)或超越代理權(quán)限，不依規(guī)定程序?yàn)E簽合同，簽訂無(wú)效合同，給本企業(yè)造成損失的。在合同履行過(guò)程中，由于單位、部門(mén)或個(gè)人失職致使合同不能正常履行給本企業(yè)造成損失的。在簽訂、履行合同過(guò)程中，利用職權(quán)和工作之便索賄受賄，徇私舞弊致使國(guó)家和企業(yè)的利益受到損害的。6.支持文件《工程及材料設(shè)備采購(gòu)管理流程》7.相關(guān)記錄《合同審批表》（注：適用于各類(lèi)合同起草后的審批過(guò)程）《**項(xiàng)目合同臺(tái)帳》合同審批表經(jīng)辦部門(mén)：經(jīng)辦人:合同編號(hào)：合同名稱(chēng)

合同總價(jià)供方名稱(chēng)合同形成方式合同要點(diǎn)說(shuō)明：部門(mén)意見(jiàn)

簽署部門(mén)經(jīng)理（起草部門(mén)）

相關(guān)部門(mén)經(jīng)理（審核部門(mén)）成本部經(jīng)理財(cái)務(wù)