第一節公文的格式在應用文書中，公文是最講程式化的文種。公文的程式化，在很大程度上通過書面文字材料形成的相對固定的格式以表現。法規與規章文書在文面上表現為章條式，訴訟文書和部分經濟文書（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的應用文書在文面上相對來說具有較強的靈活性、多樣性。一份完整的公文，由文頭、主文、文尾三部分組成，公文格式主要是這幾部分內容的組成與寫作規定。（參見公文示例1、示例2）一、文頭格式公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發文字號、簽發人、緊急程度、秘密等級和份號等項內容。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。（一）文件名稱文件名稱，由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”兩字組成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。（二）發文字號發文字號又稱發文號、文號、文件字號，是指某一公文在發文機關一個年度內發文總號中的實際順序號。位于發文機關標識下空2行處、間隔線上面居中位置，緊靠間隔線。發文字號使用與正文相同的字體。發文字號由發文機關代字、年份、序號三部分組成。發文字號中三個部分的書寫順序是：先寫發文機關代字，接著是年份，最后是序號。如“粵科院字〔2006〕14號”，表示是廣東省科學院在2006年度內發的第14號文。發文號中的年份，要用阿拉伯數字完整書寫，用括號括起來。不能把“2006”簡化為“06，括號須用六角括號“〔〕”，不能用半圓括號“（）”。聯合行文的發文字號，只標主辦機關的發文字號。發文字號的作用主要有三個：一是便于登記；二是便于分類、歸檔；三是便于查找、引用。（三）簽發人上報的公文需在首頁標識簽發人姓名。“簽發人”是指批準發出公文的機關領導人，標明在發文字號右側空兩字位置處。（四）秘密等級（密級）秘密等級是指公文內容涉及秘密程度的等級。秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。秘密等級標注在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標識秘密等級和保密期限，則頂格標識在版心右上角第1行。秘密標志為★，無密不標。前標密級，★后寫保密期限，如“機密★5年”。（五）緊急程度（急度）緊急程度是指送達和辦理公文的時限要求，分“特急”、“急件”。緊急程度頂格標識在版心右上角第2行，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行。（六）份號份號，又稱份數序號，是指將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。二、主文部分公文的主文，包括標題、題注、主送機關、正文、發至級限、附件、發文機關、簽署、印章和成文年月日等。（一）標題公文的標題即公文的名稱，是公文內容和作用的高度概括。完整的公文標題由發文機關名稱、公文事由（或公文主題）、公文種類三部分組成。概括事由是公文擬題的關鍵。事由要避免意義含混，令人不知所云，要體現概括性，不能面面俱到，臃腫龐雜。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題的三個組成部分一般要寫完整，也有部分省略的情況：一是單位內部使用的公文，標題中可省略發文單位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。（二）題注題注即注釋、說明標題的文字。它位于標題之下、主送機關以上，一般用來注明法規性文件或經過討論通過文件的法律程序、會議時間、地點。有的題注用括號括住，有的用破折號標識。（三）主送機關主送機關，又叫做“抬頭”、“受文機關”或“上款”，是指公文的主要受理機關。位于正文之前，標題之下，頂格寫。如主送機關不止一個時，同類型、相并列的機關之間用頓號間隔，不同類型、非并列關系的機關之間用逗號間隔，最后用冒號。如人事部《關于開展國家公務員普通話培訓的通知》的主送機關：各省、自治區、直轄市人事（人事勞動）廳（局），教委（教育廳），語委（語言文字工作機構），國務院各部委、各直屬機構人事（干部）部門，新疆生產建設兵團人事局：普發性下行文，主送機關較多，一般使用泛稱，如“校各直屬單位”。上行文的主送機關一般是一個。請示、批復、意見、函的主送機關只能是一個。一些行文方向不定，沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，則不寫主送機關。（四）正文正文是公文的核心部分，用來表述公文的具體內容，除個別極簡短的公文外，正文內容分開頭（又稱原由或引據）、事項、結尾三部分。（五）發至級限發至級限指文件發至層次，一般寫在正文后，落款的左上方，也可將其放在主題詞上面、落款的左下前部附注的位置。發至級限要用圓括號括上。（六）附件附件是公文正文附屬材料的順序和名稱的標注。附件是公文的組成部分，指隨文發送的文件、報表、材料等，作為正文的補充說明或參考材料。不是所有公文都需附件，根據需要而定。附件必須寫所附內容的標題或名稱，附件若不止一件，則應標序號。序號使用阿拉伯數碼（如“附件：⒈××××”）。附件名稱后不加標點符號。“附件”寫在正文下一行，左空兩字，加冒號。有的公文是專為報送一份材料或專為批轉、轉發、頒發某個文件而擬制的，被批轉、轉發的文件是公文的主體，正文只起按語或說明、批準、發布的作用，正文文本已寫清這些文件、材料的名稱，因此不必再標“附件”。（七）發文機關發文機關，是公文的作者或發出單位。發文機關要寫全稱或規范化簡稱。若是聯合行文，主辦機關排列在前。（八）簽署簽署是簽發文件的領導人在公文正文落款處的簽字或蓋章。簽署在發文機關位置、領導人職務名稱后空一格書寫。（九）成文時間一般文件，以領導人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；會議通過的公文，以通過日期為準；法規性公文，以批準日期為準，或以專門規定的具體生效、開始執行的日期為準。成文時間關系到公文的時效。成文時間要用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。不能用阿拉伯數字書寫。成文時間，一般位于正文尾發文機關名稱下一行右側位置，會議通過的文件，則標在公文標題下。（十）印章公文，除會議紀要和以電報形式發出的以外，都應加蓋印章。印章要蓋得端正、合乎規范。上不壓正文，下要壓年、月、日。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。三、文尾部分文尾部分格式，包括主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期、附注和頁碼等內容的規定。（一）主題詞主題詞，是指標識公文主題、文件類別的并經過規范化處理的名詞或名詞性詞組。標引主題詞必須使用有關主題詞表（如《國務院主題詞表》、《教育類公文主題詞表》等）。主題詞的位置在附注下方、文尾橫線上端。一份文件選用2至3個主題詞，最多不超過5個，詞與詞之間，不寫標點，空1個字的間距。（二）抄送單位（抄送機關）指除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關。應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。公文如需抄送，則在主題詞下一行寫明抄送單位。抄送機關之間用逗號隔開。（三）印發機關、印發日期和印數印發機關，即印發公文的機關，要寫全稱。印發日期，以公文付印的日期為準。印發機關和印發日期位于末頁頁碼上端，同置一行。前面左空1字寫印發機關，最后寫印發日期。印發日期右空1字。印數，是指公文的實際印制份數，位于印發時間的正下方，寫“共印××份”，用圓括號括上。（四）附注附注用于說明其他項目不便說明的事項。如說明有關引文的出處；解釋有關名詞術語。發至級限，有時也以附注的形式來說明。“請示”應當在附注處注明聯系人姓名和電話。附注應當加括號標注。位置居左空2字，在成文時間下一行。（五）頁碼頁碼，即公文的頁碼順序，在一頁公文的最下端。（六）書寫與用紙文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數民族文字。公文用紙一般采用國際標準A4型紙（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。有關公文的其他格式規定，請參見《國家行政機關公文格式》（中華人民共和國國家標準GB/T9704－1999）。第二節公文行文制度行文制度是指應用文書在運行傳遞中應遵循的有關制度，行文制度包括行文方向、行文關系、行文方式和行文規則等。本章只介紹行政公文的行文制度知識。一、行文方向行文方向，就是以發文機關為立足點，根據工作需要和行文關系，公文向不同層次的機關單位運行的去向。按行文方向分，公文可分為上行文、平行文、下行文和泛行文四種。1．上行文是下級機關對上級領導機關的行文。如請示、報告等。2．平行文是平級機關或不相隸屬機關之間的行文。如函、平行性通知、議案等。3．下行文是上級機關向屬下的機關行文。如命令（令）、決定、通報、批復等。4．泛行文是既向發文機關的上級單位、下級單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定，如公告等。二、行文方式行文方式，是由工作需要和機關單位的組織關系所決定的行文方法和形式。其種類比較復雜，可從三個方面分類。（一）按受文機關或行文對象的范圍分類1．逐級行文。發文機關向自己的直接上級上行公文或向直接下級下行公文。2．越級行文。發文機關越過自己的直接上級或直接下級，向非直接上級或非直接下級行文。3．多級行文。發文機關向直接上級并向非直接上級或者向直接下級并向非直接下級的一次性行文。4．普發行文。發文機關向所屬所有的機關一次性行文。5．通行行文。發文機關向隸屬機關和非隸屬機關、群眾一次性泛向行文。（二）按發文機關的個數分類1．單獨行文。只有一個機關署名發出的公文。2．聯合行文。由兩個或兩個以上平級機關聯合署名發出的公文。（三）按行文對象的主次分類1．主送。發文機關直接針對與行文內容關系最密切、需主要負責受理公文的機關單位行文。2．抄送。發文機關在主送的同時，向需執行或知曉行文內容的其他機關單位行文。三、行文規則行文規則是行文中應遵循的規矩、要求和原則。它實際上是機關單位的組織關系原則在公文運行過程中的體現。公文的“行文規則”內容，可歸納為十個方面。（一）行文應當確有必要，注重效用機關行文必須本著“少而精”的原則，從實際需要出發，嚴格控制發文數量和發文范圍，行文應當確有必要。（二）行文根據的規則“行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定”。公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間文件的往來關系。我國行政機關的組織關系，有上下級關系、平級關系、隸屬關系和非隸屬關系四種。所謂職權，是指各行政機關的職責權力。而行文關系根據隸屬關系和職權范圍而定，是指公文的運行，既必須考慮發文機關與收文機關是什么樣的關系，又必須注意公文的內容必須是本機關職責權力范圍內的事，否則，就是違規或越權。（三）政府各部門行文規則政府各部門即是政府的職能部門，如省政府的××廳、××局。政府各部門在自己的權限內，具體的行文規則包括：1、屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。2、政府各部門可以互相行文，如省農業廳和省林業廳可以互相行文。3、政府各部門可以同下一級人民政府的有關業務部門互相行文，如省農業廳和市農業局互相行文，因為它們之間既存在對口職能業務工作上的緊密聯系，又存在這方面的指導與被指導關系。4、政府各部門一般不得向下一級政府正式行文，但可以根據本級政府授權對下一級人民政府行文。如省農業廳或省林業廳得到了省人民政府的授權，可以在自己分工管理的業務范圍內對下級政府行文。在行文時，還必須在正文的開頭，說明授權的機關或領導人。5、政府各部門可以以函的形式與下一級政府商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。6、政府各部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。（四）聯合行文規則1、同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；2、政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；3、政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門，而且聯合行文的機關、單位不僅要經過協商對有關事項取得一致意見，而且必須是平級的。平級是聯合行文的必要條件。（五）協商一致的規則部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。（六）抄送規則1、向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。2、受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。3、上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。（七）請示規則1．各級行政機關一般要逐級請示，不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。2．請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關。3．請示應當一文一事4