模塊一/商務會議禮儀

商務會議禮儀

知識點：職業素質：

知識點掌握公司會議的工作流程了解會議準備的內容掌握會議座次安排的原則了解商務談的禮儀規范

職業素質組織能力策劃能力協調能力溝通能力

任務

公司會議商務談判

公司會議端正會風公司會議的工作流程會議的座次安排

任務描述商務談判

出席談判的儀態儀表禮儀商務談判的座次安排

會議會議是兩個以上的人,多人或多個組織團體就事先商定的議題進行商議的過程，是人際交往的一種常規形式。座談會、辦公會、報告會、博覽會、展示會。。。會議禮儀的內容端正會風會務工作排列會議的位次會議的作用討論問題弄清問題解決問題有關會議的悖論

據英國媒體報道，人力資源集團羅博特·沃爾特最近對13個國家的數千名上班族進行了一次國際調研，研究各公司為什么有那么多無聊會議。研究結果顯示，有八成的被訪者認為，他們公司至少一半的會議是沒有意義的，純粹是在浪費工作時間。沃爾特認為，良好的日程安排和前期準備可以降低員工的失望感。調查顯示，一個人對會議的喜好或厭惡，在很大程度取決于這個人想取得事業成功的愿望是否強烈。那些想有所作為的人，他們集中精力向目標挺進，每天都有自己要完成的階段目標。如果會議的頻率高、時間長，這些人就對會議持有負面看法。換句話說，那些干實事的人不喜歡參加會議，而更愿意少說多做。那些不指望在工作中有所成就的人對會議則熱情有加。多開會對他們來說是一種打發時間的方法，還可以和人碰碰頭，編織關系網。不喜歡工作的人往往把開會看作是和同事一同休息的機會。根據研究，另一個產生無聊會議的原因是公司政治。在大多數情況下，即使上級對下級的工作很關注，也很難找到一個客觀、合理而明確的標準來衡量員工的工作成績。這時候，員工平時留給領導的印象就顯得異常重要。下班以后在辦公室加班以示勤奮，或者在會上積極發表自己的見解，也不失為“實干”之外的另一條成功之路。資料來源：《世界經理人》，2008-5-20一、端正會風會風：有關會議的風氣；開會開會，去了就睡開會開會，其實不累中央和地方黨政國家機關部門開支狀況

開支項目中央黨政國家機關部門開支狀況地方黨政國家機關部門開支狀況接待開支117.6億（其中涉外開支86.7億）1366億（其中涉外開支172.5億）會議差旅費42.7億1625億出國出境考察公干108.3億2531億（1271萬人次）公車開支及購換新車84.4億3281億現登記公車數量

5，174，700輛購買新車數量5580輛331，000輛（其中進口車4270輛）開支總額353億8803億注：按國務院2005年公車使用規定，公車違規超額已達480余萬輛，僅保養、耗油等開支每年就達2500多億元，僅這兩項平均每輛車達52083元/年。

中央和地方黨政國家機關部門開支狀況

開支項目中央黨政國家機關部門開支狀況地方黨政國家機關部門開支狀況接待開支117.6億（其中涉外開支86.7億）1366億（其中涉外開支172.5億）會議差旅費42.7億1625億出國出境考察公干108.3億2531億（1271萬人次）公車開支及購換新車84.4億3281億現登記公車數量

5，174，700輛購買新車數量5580輛331，000輛（其中進口車4270輛）開支總額353億8803億注：按國務院2005年公車使用規定，公車違規超額已達480余萬輛，僅保養、耗油等開支每年就達2500多億元，僅這兩項平均每輛車達52083元/年。

中央和地方黨政國家機關部門開支狀況

開支項目中央黨政國家機關部門開支狀況地方黨政國家機關部門開支狀況接待開支117.6億（其中涉外開支86.7億）1366億（其中涉外開支172.5億）會議差旅費42.7億1625億出國出境考察公干108.3億2531億（1271萬人次）公車開支及購換新車84.4億3281億現登記公車數量

5，174，700輛購買新車數量5580輛331，000輛（其中進口車4270輛）開支總額353億8803億注：按國務院2005年公車使用規定，公車違規超額已達480余萬輛，僅保養、耗油等開支每年就達2500多億元，僅這兩項平均每輛車達52083元/年。

數據中央和地方黨政國家機關部門開支狀況（２００８年）

中央黨政國家機關部門會議差旅費42.7億地方黨政國家機關部門會議差旅費1625億１、避免形式主義議而不決，決而不行；２、嚴格控制會議數量、規模、地點、時間、經費會議小調侃第一天：簽到——見面有禮第二天：表彰會——人人拿獎第三天：慶功會——滿漢全席第四天：現場會議——各取所需第五天：總結會——打包發貨第六天：返程——周游列國３、提高會議效率集中主題壓縮會議的內容對于會議材料已經發放的，可不必再照本宣科限時發言４、按時到會，專心參會，維持秩序按時到會：準時赴會，不得遲到、早退專心參會：不得交頭接耳，四處走動，接聽電話維持秩序：不得憤然告退、打斷、譴責或是當眾爭論二、會務工作會務工作：指作為會議的主辦者、召集者或工作人員在會議的召開過程當中，自始至終需要注意的相關的細節。

會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱

確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發會議通知確定會議規模與規格布置會場

準備會議文件材料安排食住行制定會議經費預算方案制作會議證件

會場檢查明確會議組織機構確定與會者名單

會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛工作

報到及接待工作做好后勤保障工作

編寫會議簡報或快報做好會議保密工作

會議信息工作

會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要

催辦與反饋工作

安排與會人員離會

會議總結會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道

會議準備工作

指導會務工作的原則

準備充分組織嚴密服務周到確保安全1、２、３、４、2、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,應根據會議的議題或主題來確定。

會前準備工作1、確定會議主題與議題要有切實的依據；必須要結合本單位的實際；要有明確的目的。

4、確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，確定會期的長短應與會議內容緊密聯系。3、確定會議規模與規格

本著精簡效能的原則會議的規模有大型、中型、小型。會議的規格有高檔次、中檔次和低檔次。5、確定會議所需用品和設備

（1）必備用品指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。（2）特殊用品指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。6、建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛組。7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。9、安排會議議程與日程會議日程是指會議在一定時間內的具體安排，對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。

8、確定會議地點

要根據會議的規模、規格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經濟、環境等因素。

關于計算機學習的會議通知各有關學校：經研究，定于8月31日上午9：00在新北區軟件園三樓（北大眾志網絡計算機有限公司）召開NC網絡計算機試點學校計算機教師會議，時間半天。請下列學校有關計算機教師安排好工作準時參加。（市二十六中、北環中學、翠竹中學、藍天實驗學校、市聾啞學校，天寧區紅梅小學、延陵小學、青龍中心小學、解放路小學、朝陽小學、翠竹新村小學，鐘樓區勤業二小，新北區圩塘中學、圩塘中心小學、呂墅小學、薛家中心小學）

上海市教育局職業教育處

2005年10月3日10、制發會議通知

會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。

11、制作會議證件

代表證出席證

會議正式證件列席證來賓證

會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證

會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

12、準備會議文件資料議程表和日程表會場座位分區表和主席臺及會場座次表主題報告、領導講話稿、開幕詞和閉幕詞其他會議材料等。

三、公司大小型會議中尊位及位次排序方法

小型會議的兩種尊位及位次排序的方法

大型會議中主席臺排座、發言者座席、主持人席位、群眾席安排小型會議小型會議：本系統內的會議會場布置:圓桌型、方桌型特點：領導和會議成員可以互相看得見大家可以無拘無束的自由交談適于召開15人至20人左右的小型會議全體與會者均應排座，不設立專用的主席臺任務訓練1．面門設座2．依景設座指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應當背依會議室之內的主要景致之所在，如字畫、講臺等。

小型會議室

橢圓形回字形Ｔ字型長方形

中型會議室半圓型、課堂型。

大型會議室眾星拱月型禮堂型半圓型大型會議特點：與會者眾多、規模較大的會議企業職工代表大會報告會經驗交流會新聞發布會會場上應分設主席臺與群眾席主席臺必須認真排座群眾席的座次可排可不排1．主席臺排座面對會場主入口在主席臺上的就座之人，通常應當與在群眾席上的就座之人呈面對面之勢每一名成員面前的桌上，均應放置雙向的桌簽主席臺排座，具體又可分作主席團排座、主持人座席、發言者席位等三個不同方面的問題。

（1）主席團排座：主席團：是指在主席臺上正式就座的全體人員。基本規則：一是前排高于后排，二是中央高于兩側，三是右側高于左側。（政務禮儀中左高右低）（2）主持人座席會議主持人，又稱大會主席。具體位置：一是居于前排正中央；二是居于前排的兩側；三是按其具體身份排座，但不宜令其就座于后排。

（3）發言者席位起立發言發言者席位，又叫做發言席。在正式會議上，發言者發言時不宜就座于原處發言。發言席的常規位置：一是主席團的正前方（我國的慣例）；二是主席臺的右前方（國際慣例）

⑩⑧⑥⑦⑨⑤③①②④群眾席⑧⑥⑤⑦④②①③群眾席10864213579主席臺尊位發言席群眾席2．群眾席排座：在大型會議上，主席臺之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二。（1）自由式擇座：即不進行統一安排，而由大家各自擇位而坐。

（2）按單位就座：它指的是與會者在群眾席上按單位、部門或者地位、行業就座。若分為前排后排，一般以前排為高，以后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低。在同一樓層排座時，又有兩種普遍通行的方式一是以面對主席臺為基準，自前往后進行橫排；二是以面對主席臺為基準，自左而右進行豎排。主方談判的接待準備

（1）主座談判的接待準備主座談判，作為東道主一方出面安排各項談判事宜時，一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準備，盡量做到主隨客便，主應客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。①成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫療等各環節的負責人員組成，涉外談判還應備有翻譯。②了解客方基本情況，收集有關信息可向客方索要談判代表團成員的名單，了解其性別、職務、級別及一行人數，以作食宿安排的依據。掌握客方抵離的具體時間、地點、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預訂、預購返程車船票或飛機票。③擬訂接待方案根據客方的意圖、情況和主方的實際，擬訂出接待計劃和日程安排表。日程安排還要注意時間上緊湊.日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，待客方無異議確定以后，即可打印。如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排表可在客方抵達后交由客方副領隊分發，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時，東道主可根據實際情況舉行接風、送行、慶祝簽約的宴會或招待會，客方談判代表在談判期間的費用通常都是由其自理的。（2）主座談判迎送工作主方應確定與客方談判代表團的身份、職位對等。準確掌握對方抵離的時間，主方所有迎送人員都應先于客方到達指定地點迎候。主方應主動到機場、車站、碼頭迎接，在到達前15分鐘趕到。對于客方身份特殊或尊貴的領導，還可以安排獻花。

迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄。如果主方主要領導陪同乘車，應該請客方主要領導坐在其右側。最好客人從右側門上車，主人從左側門上車，避免從客人座前穿過。Nicetoseeyou!（3）談判室的布置與座次安排①談判室的選擇與布置小規模談判還可在會客室，有條件的話最好安排二三個房間，一間作為主要談判室外，另一間作為雙方進行內部協商的密談室，再配一個休息室。談判室布置以高雅、寧靜、和諧為宜，環境安靜，沒有外人和電話干擾，光線充足，室溫適宜，裝飾陳設簡潔、實用、美觀。②談判桌擺放及座次安排長方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對門為上座，應屬于客方，背背對門為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應以進門方向為準，右側為上，屬客方，左側為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，譯員安排在主談人右側，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而而遠地分布在主談人兩側就坐。

會談桌主方人員1客方人員523445321會談桌客方人員1244213535門主方人員門

豎式橫式圓形多邊談判一般采用圓形談判桌(見圖9—3)，國際慣例上稱為“圓桌會議”。馬蹄形小型的談判，也可不設談判桌，直接在會客室沙發上進行，雙方主談人在中間長沙發就坐，主左客右，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人正門客方主方（4）客座談判的禮儀“入鄉隨俗、客隨主便”，對一些非原則性問題采取寬容的態度，以保證談判的順利進行。明確告訴主方自己代表團的來意目的、成員人數、成員組成、抵離的具體時間、航班車次、食宿標準等等，以方便主方的接待安排。可與主方協商提出自己的參觀訪問、游覽觀光等活動要求，但應尊重主方安排。談判期間，對主方安排的各項活動要準時參加，通常應在約定時間的5分鐘之前到達約定地點。到主方公司做公務拜訪或有私人訪問要先預約。對主方的接待，在適當的時間以適當的方式表示感謝。客座談判有時也可視雙方的情況，除談判的日程外，自行安排食宿、交通、訪問、游覽等活動。2.出席商務談判的儀表儀態要求（1）整潔的儀容儀容是指一個人的身體不著裝的部位，主要是頭發、面部和手部。商界人士儀容的要求是干凈整齊，端莊大方。①男性頭發：發型簡單大方，長短適當，干凈整齊，不準留新潮、怪異的發型，不準蓬頭亂發，亦不準染發，最好也不要燙發。手：談判時，握手問候、交換名片和遞送文件等都會將手展示于人，因此，及時修剪指甲，保持手的干凈整齊也是必要的。♂

面部：保持干凈清爽，養成每天上班前必剃須的習慣，不準留胡子，也不能留大鬢角。談判前，不要進食大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳之類的食物，保持牙齒清潔，沒有食品殘留物，也沒有異味。②女性♀

出席商務談判的女性，應選擇端莊大方的發型，過于時髦、怪異的發型，染發和不加以固定的長發，都不適合出現在這種場合，選用的發卡、發箍以樸實素雅為佳。臉部應化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過于濃艷，要與服飾協調。可適當使用清新的淡香水，但香氣不可過于濃烈。女性手部除保持干凈整齊外，可適當使用指甲油美飾一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。（2）規范的服飾①男性：應穿深色(藍、黑、灰、棕)的三件套或兩件套西裝，白色(或與西裝同色系)襯衣、打素色或條紋領帶，配深色襪子和黑色皮鞋。除結婚戒指外，一般不戴其他首飾，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握時間，又是最好的裝飾品。在商務談判場合，男性不應穿著茄克衫、牛仔褲、T恤衫、旅游鞋、涼鞋等休閑服裝出席。

②女性：端莊、典雅的套裙是商界女性出席談判場合的最佳選擇。以體現著裝者的穩重、端莊，配上肉色的長筒或連褲絲襪和黑色的高(中)跟鞋。與服飾配搭，適當點綴一兩件首飾或胸針(花