說“同學聚會”話“項目管理”周清湘信息管理中心

1

工作內容

2

核心員工日常事務制定工作計劃定期召開例會撰寫工作總結日常工作處理內控管理協同工作定期監控執行情況間歇性督促、強調關鍵工作風險規避配合其它部門工作主導“小項目”實施歷時三周左右，須三個部門以上配合提綱項目概論案例素材項目背景立項確認項目啟動確定計劃實施與監控項目收尾再說項目

3

項目概論

4

綜合范圍時間費用質量人員溝通風險采購內容階段啟動計劃實施監控收尾◎◎◎◎案例素材

5

廈門大學貿易經濟系9002本科班，系1990年09月入學，1994年07月畢業。在校期間學生42（女：15）人，其中，輔導員：周清湘；班長：林進劇；支部書記：鄧潤輝。自畢業參加工作至今，尚未集體聚會。項目背景

6

歲月悠悠，情誼綿綿。二十四年前，我們從五湖四海相聚廈門大學，而后四年中，我們朝夕相處，共同渡過了人生最純真、最美好、最值得留戀的大學校園生活。二十載匆匆而去，不同的經歷，不同的生活，不同的地方使我們天各一方，但不變的永遠是彼此濃濃的同窗深情。如今，我們已經進入不惑之年，離開學校已經二十年了。二十年的分別是二十年的牽念，離別，給了我們相約的再聚機會。在經歷了社會的磨練之后，同學們再次相聚校園，是否會勾起心中那段塵封多年的記憶？引出多少對生活的感慨？激發更多對美好未來的憧憬……情感需求立項確認

7

林進劇、鄧潤輝發起廈門大學貿易經濟系9002班畢業二十年聚會倡議。通過電話、郵件、QQ等通訊形式了解本班同學的聚會意愿。得到多數同學的支持，迫切要求開展一場聚會，慶祝畢業二十周年。大家一直認為：班長林進劇同學作為本次組委會負責人是最合適的人選。項目發起聚會日期：公元2014年05月01日至03日；舉辦地點：廈門大學；資金來源：團支書鄧潤輝（土豪，企業老板）承擔聚會期間所有費用；交通費用：參會同學自行解決往返廈門的車船費。達成共識項目啟動項目目標組織保障策劃與任務啟動會議過程分析

8

項目啟動-目標

9

實現畢業二十年再次相聚母校80%以上的同學能夠出席聚會追憶校園生活，分享事業變遷領略母校變化及游覽南普陀寺參觀當年的學生宿舍及圖書館看望、慰問尚健在的任課老師記錄聚會過程，與會人員珍藏范圍已經確定項目啟動-組織保障

10

項目贊助人（周清湘、鄧潤輝）組委會主任（林進?。┬麄鹘M（曾瑩瑩）后勤組（黃麗珍）采購組（張煌勇）外聯組（許閩陽）財務組（朱祝培）葉偉偉張培東何燕鵬黃春治后勤組：具體負責聚會活動組織和日程安排、報到、交通、食宿安排。采購組：主要負責賓館預訂、場地預訂、出租車租賃、各類物品購買等。財務組：負責制定人均費用預算、費用支出及財務公開等事務。宣傳組：負責場地布置、攝影、通訊錄制作、光盤編制、發放，條幅懸掛。外聯組：負責對同學、老師聯系與邀請，安排拜會任課老師。項目啟動-策劃與任務書

11

項目描述：背景、需求、目的和目標里程碑：項目關鍵任務和時間節點目標責任書及活動方案同學集合完畢廈大聚會參觀校園紀念品財務結算看望任課教師評價標準：本次聚會成功標準的度量或驗收規程（滿意度）約束條件：過程中的限制性條件，將會影響聚會的風險和成本干系人：組委會成員、賓館經理、出資者、任課老師等項目啟動-啟動會議

12

核心內容：強調目標目的，確定工作方式、管理方式組織確定：明確組委會組織結構及核心成員工作分工：各組織的工作職責及人員具體分工日常管理：確立日常交流、溝通機制，關鍵環節例會及決議明確里程碑：聚會關鍵工作節點確定，具體時間點確認工作部署：安排最近階段具體工作及承擔者信息發布：會議決議發布（老師、同學）及執行（項目成員）輸出內容：組委會名單暨分工、聚會策劃書、同學通訊錄項目啟動-過程分析

13

范圍管理時間管理費用管理質量管理人員管理溝通管理風險管理采購管理討論、確定聚會涉及的工作內容，人員范圍、時間范圍確認聚會里程碑及關鍵時間點找到聚會贊助方，界定費用支持方式同學們對聚會后的滿意度、成功標志成立組委會，確定負責人及主要部門的人員分工與全體同學溝通二十年聚會，召開啟動會，相關信息的傳遞與收集能夠參會的同學太少，缺乏聚會的氣氛邀請輔導員動員態度模棱兩可的同學，關鍵同學攜帶家屬，要爭得贊助方的允許與支持確定計劃工作分解活動排序任務分配所需資源工期核定成本估算進度計劃風險計劃溝通計劃階段綜述過程分析

14

確定計劃-工作分解（主干）

15

周年聚會后續工作廈大聚會前期準備預訂酒店聯系聚會點聯絡同學聯絡老師重游校園聚會慶典看望老師用餐與演講組織集合全程錄像交流感情游南普陀拜會老師合影錄像財務結算光盤制作發紀念品通訊錄光盤紀念品制定計劃聯絡確認名單確定計劃-工作分解（分支）

16

PPT演講演講準備討論修改準備內容制作PPT內容討論確定項目搜集資料試制作制作模板動畫設置填入內容分解方法：自上而下法、頭腦風暴法分解原則：完全窮盡，彼此獨立分解方式：交付結果、部門職能、產品結構、實施順序等最低層特征：一個清晰的任務、一個清晰的責任人、估算工作量和工期確定計劃-活動排序

17

編號任務前置資源編號任務前置資源1制定計劃組委會7接站、住宿10、5出租方2聯絡同學1電話、QQ8重游校園9廈大3聯絡老師2電話、QQ9組織集合7賓館前4確定名單2、3組委會10聯系車輛1出租方5賓館預定4、6賓館方11資金到位4鄧潤輝6確定聚會點4組委會N………1結束26543開始N確定計劃-責任分配

18

WBS內容后勤采購外聯宣傳財務贊助完成日期1.0制定計劃▲●●●●□3月15日1.1聯絡同學▲●●3月25日1.1.1聯絡老師▲●●3月25日1.1.2確定名單▲●3月28日1.1.3賓館預定▲●4月01日1.1.4確定聚會點▲●●4月02日1.2資金到位●▲□4月05日1.2.1重游校園●▲5月02日1.2.2組織集合●▲●4月30日1.2.3聯系車輛▲●4月24日3.3晚會表演●▲5月01日4.1賓館結算●▲5月03日注：▲-責任；●-協助；□-審批；△-承包確定計劃-活動排序（方法論）

19

排序方法：按照工作的客觀規律按照項目目標的要求按照工作的輕重緩急根據事務內在關系來排序技巧：只用工作分解結構（WBS）的最低層次的各項首先把最相關的項排好（建一個子網），然后再合并所有子網先不要擔心資源、日期、或工期確定計劃-所需資源

20

參加人員、賓館、場地、車輛、資金、禮品、光盤、電腦、投影等資源類型：人員、物資、技術、資金…資源估算考慮因素：需要什么資源什么時候需要獲得所需資源由誰拍板估算方法：專家判斷法確定計劃-工期（含方法論）

21

4月01～28日籌備；4月29日～30日接站、集合；01日上午看望老師；01下午游覽南普陀寺；01日晚間聚會典禮；02日上午自由交流；02日下午游覽校園；03日上午發放紀念品、退房；03日下午結束。定義：根據項目范圍和資源等相關信息，確定（估計）完成所有活動所需的工期估算方法：三點估算法：采用樂觀、悲觀和最可能的三點工期估算法，并進行平均值、標準差值等有關計算來確定工期的方法工期=（a+4b+c)/6專家判斷法：由項目經理組織1~3名團隊成員對任務消耗的工期進行估算，并確定項目日程關鍵提示：任務的工期估算要以“誰來做”和“如何做”為基礎確定計劃-成本估算

22

編號費用項目具體內容需求數量預估價格成本小計1交通出租車費40次50.002000.002食宿住宿費150人天200.0030000.00用餐費450人次30.0013500.003聚會招待費8桌800.006400.004禮品金戒指6枚2000.0012000.005宣傳各類橫幅3個10.0030.00錄像制作全過程2500.002500.006場地會場租賃1場3000.003000.007物資水果吃食1次300.00300.00參觀門票50人20.001000.0N……………合計————————90300.00確定計劃-成本估算（方法論）

23

信息來源歷史項目、任務執行者、專業評估人員、行業權威估算方法自下而上法估算最詳細的計劃活動費用，然后將這些活動費用匯總到更高層級專家判斷法類比估算法利用歷史信息和專家判斷，只有當滿足以下條件才可以可靠(a)先前的項目不僅在表面上且在實質上和當下項目是類似的(b)預算的個人或小組具有必要經驗參數成本法確定項目成本與編寫計算機程序代碼行的關系Quantity*ProductivityUnitRate確定計劃-進度計劃

24

活動方案及工作籌備同學集合完畢廈大聚會參觀校園紀念品財務結算看望任課教師3.154.264.305.015.025.03項目啟動會工作匯報會上線動員會關鍵節點監控會關鍵節點監控會項目總結會確定計劃-進度計劃（方法論）

25

關鍵路徑法工期總和最長的一條路徑成為關鍵路徑，它是完成該項目所需的最短時間。關鍵路徑上的每一項任務都是關鍵任務，這些任務的完成時間一有遲延，就會影響項目或階段的完成時間。哪一條是關鍵路徑？1結束26543開始5241012623498確定計劃-風險計劃

26

1.天氣下雨或較惡劣。減短校園游覽時間，適當增加室內活動，合照改在室內進行。除非天氣極端惡劣，可取消室外活動。2.部分同學遲到或臨時有事不能及時到場。由后勤組負責落實未到原因，確實不能到場者作好記錄，遲到者由小組負責接待，及時參與正在進行的活動。同時，采購組及時通知賓館退掉多余的客房。3.部分參與者攜帶家屬。

外聯組確認名單時明確家屬人數，以恰當安排位置。必要時，向贊助人申請費用。4.聚會結束時部分參與者醉酒。由后勤組領頭，所有小組負責，將輕微醉酒者送至車上，確保其安全回到賓館。嚴重醉酒者由后勤組安排專人護理。5.籌備資金與實際花費不符合。在進行紀念品發放時進行調整。

確定計劃-風險計劃（方法論）

27

風險識別回顧列出的假設和限制—每一項代表一個風險點回顧WBS—每項工作或交付件哪里會出錯項目團隊進行頭腦風暴交互，找出風險點考慮以往項目中出現過的問題，審視當下的環境風險評估事件概率發生可能性大于60%、發生可能性介于30%與60%之間、發生可能性小于30%影響度按照“高、中、底”分類風險評估規避：改變項目計劃，以排除風險或條件，使項目目標不受影響轉移：設法將風險的后果連同應對的責任轉移到第三方減輕：設法將不利的風險事件的概率或后果降低到一個可以接受的臨界值接受：該策略可以分為主動或被動方式確定計劃-溝通計劃

28

溝通方式會議形式、關鍵節點成果匯報、重大變動討論與確定溝通時機里程碑時點，關鍵節點（全體集合前、晚會開始前、晚會高潮時）、關鍵工作交付時、風險點到來前。參與人員組委會主任、項目成員、核心成員、贊助人、顧問溝通內容計劃進度、費用支出、成果匯報、工作部署、風險應對、突發事件處理、范圍變更反饋方式會議紀要散播、直（間）接干系人告知、工作安排跟進、結果告知等

確定計劃-溝通計劃（方法論）

29

溝通范圍：分析利益干系人對項目的興趣及影響程度，針對干系人制定溝通計劃。溝通原則及時準確恰到好處確定計劃-階段綜述

30

確定計劃-過程分析

31

范圍管理時間管理費用管理質量管理人員管理溝通管理風險管理采購管理確定工作范圍變更標準及變化范圍制定工作進度計劃評估費用項目，計算總體金額確定各項工作內容的質量標準聚會溝通機制出臺，項目計劃確定及散播梳理關鍵風險及時間節點，形成初步應對方案和策略實施&監控推進溝通監控變更分析

32

實施&監控-工作推進

33

項目成員按照工作計劃開展工作使用《工作落實清單》部署任務使用《工作跟蹤清單》驗收成果

實施&監控-有效溝通

34

實施&監控-有效溝通（會議）

35

有效溝通關鍵要素會前事先了解開會的原因，預期要取得什么結果考慮是否可能取消會議確定需要參加的最少人數選擇會議地點，會議布置與會議目的相一致會前和關鍵與會者就議題進行充分溝通，并取得支出會中做好籌備，按時開始，首先點明會議的目的和議程每位與會者都有發言的機會對會議內容進行口頭總結會后會后發布會議紀要給每位與會者會議上必須產生明確的決定所有決定必須立即付諸行動實施&監控-過程監控

36

監控什么？高風險任務（嚴重醉酒者、攜帶家屬、極端天氣、同學遲到）里程碑有關進展（方案落地、同學集合、重游校園）使用資源和費用（入住情況、實際花費、禮品發放）各類計劃執行情況，工作方法運用情況（會議、文檔等）監控方法召集會議觀察/檢查計劃跟蹤定期反饋及報告進展報告（甘特圖、里程碑趨勢圖）狀態報告階段結束/月度評估報告實施&監控-變更管理

37

變更緣由委托人：不斷變化的想