PowerPoint主講:張相喜Word電腦常見故障排除辦公軟件操作技巧officeExcel第三講POWERPOINT篇本節內容皆選自網絡論談精華篇及微軟Office技巧大賽獲獎作品

打開將要保存為幻燈片放映的演示文稿

單擊“文件”-“另存為”命令，在“保存類型”列表中，選擇“PowerPoint放映”

該幻燈片放映文件將保存為擴展名為.pps的文件。

在完成放映后,PowerPoint將自動關閉并返回到桌面。如果需要編輯該幻燈片放映文件，可以通過文件菜單中的打開命令打開該文件。

1、將要演示文稿保存為幻燈片放映文件添加圖片的PPt文件會變得非常大。你可以手動壓縮這些圖片，但還有一個更簡單的方法:讓PowerPoint為你自動完成這些工作。

單擊“圖片”-“壓縮圖片”按鈕。如果你看不到圖片工具欄，就指向“視圖”菜單中的工具欄，單擊“圖片”，若要壓縮演示文稿中的所有圖片，請選中“文檔中的所有圖片”按鈕，更改分辨率下面，選擇你要使用:Web/屏幕或者打印，若要進一步減小文件大小，選中“刪除圖片的裁剪區域”復選框，單擊“確定”。

（注意:如果你對圖片進行了壓縮或者刪除了圖片的裁剪區域，就不能再把它們恢復到原來的分辨率或大小。這個技巧同樣適用于Word）2、縮減PowerPoint圖片所占用的空間以下技巧可一次將同一鏡頭切換效果應用到多張幻燈片:

單擊“視圖”菜單中的“幻燈片瀏覽”，單擊選擇一張幻燈片，并在單擊下一張幻燈片時按住Ctrl鍵，直至選擇了所有將應用該過渡效果的幻燈片。單擊“幻燈片放映”菜單中的“幻燈片切換”，在效果框中選擇所需的切換效果，單擊“應用于所有幻燈片”按鈕，現在這些幻燈片將使用完全相同的效果。3、多張幻燈片應用鏡頭切換效果4、使用PowerPoint制作相冊

啟動PowerPoint新建一個幻燈文件，單擊“插入→圖片→新建相冊”命令，打開相冊對話框，在該對話框中選擇要放入本相冊的圖片，你可以選擇從磁盤或是像掃描儀、數碼相機這樣的外設添加圖片。若要從文件或磁盤添加圖片，請執行下列操作之一:在“插入圖片來自”下面，單擊“文件/磁盤”，定位包含要添加到相冊中的圖片的文件夾或磁盤，選中圖片然后“插入”，重復第二步以向相冊中添加所需的圖片。或者按住Ctrl鍵一次把它們都添加進去。接下來，指定相冊的外觀，單擊“創建”按鈕關閉對話框，回到編輯模式，編輯相冊封面，繼續完成幻燈動畫、切換、背景、聲音等設置，最后保存文檔，你就可以和你的朋友一起慢慢欣賞自己創作的精美相冊了。

（注意:相冊是PowerPoint2002以后版本的新增功能，盡管不通過此功能也可以制作相冊。但該功能可以更快捷、更自動化地完成工作。）

打開PowerPoint，單擊“視圖→工具欄→控件工具箱”命令，打開ActiveX控件工具箱面板，在工具箱的底部有一個“其他控件”的按鈕，單擊該按鈕，打開系統上已安裝的ActiveX控制的清單，選中“ShokewaveFlashObject”選項后光標將變成十字形。用十字標在幻燈片上拖出一塊Flash電影播放的屏幕空間。Flash電影能隨意占用屏幕上的任意大小或位置。右擊該空間窗口。在彈出的菜單里的選擇“屬性”項，在Flash的頁面屬性對話框中的Movie框中鍵入SWF格式電影文件的URL或路徑。5、在PowerPoint中插入Flash動畫如果要將一張幻燈的配色方案傳給另一張或多張，重新進行配色則比較麻煩。其實有很簡單的方法:在幻燈片瀏覽視圖中，選擇一張具有所需配色方案的幻燈片。然后單擊“格式刷”，可以對一張幻燈片進行重新著色;如果要同時重新著色多張幻燈片，請雙擊，然后依次單擊要應用配色方案的一張或多張幻燈片。注意，如果重新著色多張幻燈片，請在完成之后，按Esc鍵中止“格式刷”。如果重新著色一張幻燈片，“格式刷”會自動中止。利用這種方法，我們也可以將一份演示文稿的配色方案應用于另一份。方法是:同時打開兩份演示文稿，單擊“窗口”菜單上的“全部重排”，然后按上述步驟操作即可。6、復制配色方案使用PPT時，往往需要與其他程序窗口的數據配合以增強演示的效果，我們慣用方式:

單擊“幻燈片放映”-“觀看放映”，用“Alt＋Tab”或“Alt＋Esc”組合鍵與其他窗口切換實現

另有高招:

打開演示文稿:按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，例如最小化和自定義大小，非常方便。7、快速切換窗口播放模式PowerPoint新引入的“圖表”命令使得在幻燈片中添加一個圖表元素非常簡單。像幻燈片中的其他部件那樣，圖表元素可以移動和改變大小。

單擊“插入→圖表”命令，就可以在當前頁碼中插入一個默認圖表，如果想改變圖表的樣式，可以單擊“圖表→圖表類型”命令在彈出的窗口選擇相應的類型即可。8、添加圖表在PowerPoint中如果想執行同一動作，比如重復修改字體、字型號等，這時按F4鍵可輕松實現。9、重復操作如果要在一張圖片中加入文字說明，可將圖片先放到PowerPoint中，然后再將幻燈片保存為圖片格式，這樣不會像Windows自帶的畫圖板，把整個文本框覆蓋在圖片上。當然我們也可將文字保存為圖片，方便瀏覽。

具體操作如下:單擊“文件”-“另存為”命令，在“保存類型”框中選擇圖片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等，然后單擊“確定”，

這時可選擇是將所有幻燈片保存為圖片，還是將當前幻燈片保存為圖片。10、將文字幻燈片保存為圖片為了形式美觀一致，我們要求每一頁的按鈕通常放在同一位置。在一個頁面做好按鈕以后，選定所有按鈕，按“Ctrl+C”復制，然后換一頁，按“Ctrl+V”粘貼就行了，并且以前設置好的動作在其它頁面同樣有效，這樣就簡單多了。利用這種方法還可以將其他對象也放在不同頁面的同一位置。11、快速復制對象在PowerPoint中，每次輸入文本都要插入一個文本框，操作起來很不方便。其實可以先在Word中將所有內容按一定樣式輸入，再將它發送給PowerPoint。具體方法是:在Word中打開文檔，單擊“文件”菜單中的“發送”，再單擊“MicrosoftPowerPoint”。每個標題1樣式的段落都會成為新幻燈片的標題;每個標題2樣式的段落都會成為第一級文本，依此類推。12、將Word文檔發送到PowerPoint

以下是一些簡化幻燈片放映操作的方法:

進到下一張幻燈片:N、Enter、PageDown、右箭頭、下箭頭、空格鍵（或單擊鼠標）

退到上一張幻燈片:P、PageUp、左箭頭、上箭頭、空格鍵

終止幻燈片放映:Esc或“-”鍵

停止或重新開始自動幻燈片放映:S或“+”鍵

進到第n張幻燈片:“數字n+回車鍵”

顯示黑屏，或從黑屏返回到幻燈片放映:B或“.”鍵

顯示白屏，或從白屏返回到幻燈片放映:W或“,”

隱藏鼠標指針:“Ctrl+H”

顯示指針:“Ctrl+A”

返回到第一張幻燈片:同時按住鼠標左右鍵2秒鐘13、10個最受歡迎的PPt快捷方式14、更改新演示文稿的默認設計

當單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕時，PowerPoint將會顯示一個使用默認的設計幻燈片。其實，完全可以更改這個設計以使它總是包括一些常用元素，這樣就不需要每次創建演示文稿都去更改這些內容了，帶來很多方便：單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕。然后選擇“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”。接著，在母版上進行更改了。改后單擊“關閉母版視圖”。最后，選擇“文件”→“另存為”。在“保存類型”框中，選擇“演示文稿設計模板”；在“文件名”框中，鍵入“blank”，再單擊“保存”。關閉模板小提示必須要注意，如果想要將blank.pot作為默認設計，必須將它保存在“另存為”對話框的默認路徑下