會議團體接待程序審核：制作：編號版次生效日期第頁共頁一、目的:為更好地拓展客源，鞏固酒店的穩定客戶群體，特制定本會議團體接待程序，以作為酒店日常會議團體接待的依據。二、范圍：凡任何客戶委托在酒店內召開之會議，均依此程序執行。三、權責：3.1接受會議預訂及報價：銷售代表3.2商定價格及訂立會議合同：銷售代表3.3會議價格及合同審核：銷售部經理3.4會議合同條款實施通知：會議接待員3.5會議具體實施部門：酒店各有關部門3.6會議后信息反饋評估部門：銷售部四、定義：無五、作業流程圖（如附件一）六、作業內容6.1酒店內所有會議團體接待均由銷售部負責接受預訂、接待，各部門若接受各類會議信息，應及時告知銷售部。6.2銷售部制定各類房價、場租費等相應權限，并派銷售代表進行各類會議信息收集，同時與各目標客戶進行聯系，了解其需求。6.3銷售代表根據其會議類型、規模、價格等要求迅速進行可行性評估，與各相關部門進行簡單探討，確認該會議是否予以接待，可行后即在所給予相應權限范圍內報價，超過權限則請求部門經理審核后再予報價。大型及重要會議可報總經理審核，若審核不通過，則應重新擬價。6.4銷售代表在確定各種價格、要求后，交與客戶確認。6.5銷售代表根據客戶已接受的報價內容及進一步協商結果，與會務方訂立會議合同書（附件二）。6.7會議合同書中應注明會議名稱、時間付款方式及用房、用餐、會場、宣傳品、娛樂等各項要求，要求較為復雜的，在備注上加以注明。6.8銷售代表擬好會議合同后，須經銷售部經理審核，當銷售部經理不核準時，應修改其內容，重新擬定合同6.9當銷售部經理核準后，銷售人員方可將合同送交客戶。6.10當客戶不接受合約中的所有條款時，銷售人員應與客戶進一步協商，重新擬定新的合約，依上述辦法辦理。6.11當客戶接受合約中的條款時，雙方簽署合約，一式兩份，雙方各保存一份，合約簽署后，銷售代表應對合約的執行情況進行追蹤，以確保合約的順利執行。6.12銷售代表將會議要求、價格等事宜制作會議接待通知單（附件三），由銷售部經理核準簽字。6.13銷售部確立??會議團隊接待員，負責會議期間?切事宜，并由其將會議接待通知單發至會議各相關部門，并由各部門經理簽字收取，在必要時回復意見。6.14銷售部會議接待通知單須向各相關部門通知事宜（附件四）。6.15會議實施前若有變動事項，會議團隊接待單上加蓋“變更章”，由銷售部經理審核后通知各相關部門，并在會議召開前10小時準備就緒。6.16會議實施過程中若有變動，應與會務方確定雙方責任，若屬會務方責任，應秉著為客人著想的原則，盡力為其提供方便，若酒店方責任，則承擔一切后果。6.17若遇預訂會議取消，會議團隊接待單上加蓋“取消章”，由銷售部經理審核后通知各相關部門。6.18若因會務方之故，會議變動或會議取消而產生相應之費用，由會議接洽之銷售代表與會務方聯系酌情給予賠償。6.19銷售部負責接待會議期間會議客人之投訴，并匯同各被投訴相關部門及時將各處理意見回復客人。6.2（）銷售部會議團隊接待員負責在會議結束同時，評估會議運作情況，必要時請會務方填寫建議、意見，同時將會議資料收集歸類，交銷售部文員存檔，以作為相應作業對象選擇參考之依據。七、相關文件、資料7.1銷售部銷售手冊2銷售部關于協調會議團體、旅游團隊的接待事宜之會議文件3銷售部銷售主管級、銷售代表級房價操作權限八、表單1會議合同書（附件二）2會議團隊接待單（附件三）3團隊確認單（附件四）4客戶信息反饋表（附件五）6客戶資料一覽表（附件六）會議團隊接待單預訂號：ConventionGroupReservationFormRSVNNO.口新預訂口變更□取消口新預訂NEWRSVNAMENDMENT會議名稱：會議日期：人數：GroupnameDate主辦單位：聯系人：電話：NEWRSVNAMENDMENT會議名稱：會議日期：人數：GroupnameDate主辦單位：聯系人：電話：CompanyContactpersonTel會務負責人：電話：簽單人：PersoninchargeTel結算方式：Payment三、房間安排：CANCELLATIONNo.ofPaxAuthorizedPerson客房類型RoomType標準間StandardRoom豪華間DeluxeRoom豪華套間Deluxesuite備注Remarks數量Quantity價格RoomRate房間鑰匙RoomKey房間泗水MiniBar房間洗衣

Laundry備注：Remarks四、餐飲安排:MealArrangement用餐保證人數：早餐人午餐人晚餐人Fl期Date早餐Breakfast午餐Lunch晚餐Dinner其它Othei's時間Time地點Venue人數Pax價格Rate時間Time地點Place人數Pax價格Rate時間Time地點Place人數Pax價格RateGuaranteedNo.ofPaxBreakfastPaxLunchPaxDinnerPax備注：Remarks五、會場安排：Meetingroomarranged1.橫幅：不需要□需要口價格RMB元日期Date時間Time地點Venue人數Pax價格Rate擺臺Decorate會場布置Fixupformeeting上午Am下午Pm

Banner內容ContentNoYesPrice2.白板、白板筆：不需要口需要口價格RMB元Whiteboard/marker:NoYesPrice3.指示牌：不需要口需要口內容SignBoardNoYesContent4.錄音：不需要口需要口價格RMB元RecordingNoYesPrice5.投影儀：不需要口需要口價格RMB元Barco.NoYesPrice6.禮儀服務：不需要口需要口價格RMB元Coute