業務外包內部控制實施細則及相關制度1業務外包管理目標1．1業務外包業務目標業務外包業務目標是指企業通過外包提高經營效率、使企業的優質資源集中于核心經營活動、擺脫現有條件的限制，增加企業運作的靈活性。具體內容如圖1所示。目標1目標1減少由于忽視非核心業務而發生的重大錯誤目標2提高生產和經營效率，使優質資產集中于核心經營業務目標3擺脫既有專業知識和技能的限制，使企業運作更加靈活圖1業務外包的業務目標1．2業務外包財務目標業務外包的財務目標是指企業通過外包降低生產和經營成本、減少可變的一般管理費用，并在外包實施過程中建立科學合理的業務外包會計處理方法和程序。具體內容如圖2所示。目標1目標1降低非核心業務的財產占用規模，減少企業的生產和經營成本目標2減少可變的一般管理費用，節約辦公空間和設備供應目標3建立和完善科學合理的業務外包會計處理方法和程序目標4減少人工費用成本圖2業務外包的財務目標2業務外包業務風險2．1業務外包經營風險業務外包信息保護措施不當，可能導致企業商業秘密泄露內容業務外包信息保護措施不當，可能導致企業商業秘密泄露內容內容內容4業務外包未經適當審核或越權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致損失內容內容內容1業務外包策略不科學、承包方選擇不合理，可能導致企業核心資產遭受損失2業務外包流程未恰當履行或監控不當，可能導致企業外包戰略失敗或經營效率低下內容內容內容3圖3業務外包經營風險2．2業務外包財務風險業務外包財務風險是指企業在業務外包的會計信息處理過程中可能面臨的風險。具體內容如圖4所示。業務外包會計處理不當，可能導致財務報告信息失真的風險業務外包會計處理不當，可能導致財務報告信息失真的風險內容內容內容1業務外包過程中，由于企業沒有建立明確的防火、防盜、防未經授權接觸和未經批準轉移等政策，導致承包方沒有相關的約束而造成資產損失的風險2圖4業務外包財務風險3業務外包流程3．1承包方選擇流程承包方選擇流程業務流程序號責任部門/人配合/支持部門不相容職責監督檢查方法相關制度1．確定歸口1．確定歸口管理部門2．確定承包方資質標準及遴選方法3．編制《招標公告》4．接收投標報名并預審其資質5．制定標底6．組織開標7．評標、討論定標8．發放《中標通知書》9．簽訂《業務外包合同》1董事會審計委員會審核審核所確定的歸口管理部門是否具有相關專業能力《業務外包流程管理辦法》2歸口管理部門財務部、生產部審核審批審核企業所制定的遴選方法是否可行《承包方資質審核遴選制度》3歸口管理部門財務部、生產部審核審批審核歸口管理部門編制的《招標公告》內容是否科學合理《業務外包流程管理辦法》、《承包方資質審核遴選制度》4歸口管理部門財務部、生產部、資產部審核審查承包方資質時是否按照相關規定進行《承包方資質審核遴選制度》5歸口管理部門財務部、生產部審核審批審查標底編制的合理性、準確性《承包方資質審核遴選制度》6歸口管理部門財務部審核審批審查開標方式是否合理《承包方資質審核遴選制度》7歸口管理部門財務部、生產部審核審批檢查評標依據是否合理、客觀《業務外包流程管理辦法》8歸口管理部門檢查《中標通知書》是否及時發放《業務外包流程管理辦法》9歸口管理部門審計部門、法律顧問審核審批審核《業務外包合同》是否符合相關法律法規的規定《業務外包流程管理辦法》3．2外包協議管理流程外包協議管理流程業務流程序號責任部門/人配合/支持部門不相容職責監督檢查方法相關制度1．擬定《業務外包合同》及相關協議1．擬定《業務外包合同》及相關協議2．董事會審批《業務外包合同》及相關協議3．簽訂《業務外包合同》4．對所簽訂的《業務外包合同》進行編號5．合同專用章管理人員對簽署合同用印的程序審核無誤后加蓋公章6．合同及協議蓋章后交由歸口管理部門保管7．業務外包合同履行完畢后交由企業檔案管理部門保管1歸口管理部門生產部、法律顧問審批審核所擬定的《業務外包合同》及相關協議是否符合國家法律法規《外包合同協議管理規定》2董事會歸口管理部門、生產部、法律顧問檢查董事會是否及時審批《業務外包合同》及其相關協議《外包合同協議管理規定》3歸口管理部門董事會審批檢查簽訂《業務外包合同》的程序是否正確，是否存在越權行為《外包合同協議管理規定》4印章管理部門簽訂合同檢查業務外包合同及相關協議編號是否連續和準確《外包合同協議管理規定》5印章管理部門歸口管理部門通過抽檢外包合同的方式檢查合同用章管理人員的用章程序是否符合企業相關規定《外包合同協議管理規定》6歸口管理部門印章管理部門核查蓋章后的《業務外包合同》是否及時交由歸口管理部門保管《外包合同協議管理規定》7檔案管理部門檢查檔案管理部門是否將《業務外包合同》及其相關協議和附件分類保存《外包合同協議管理規定》、《檔案管理規定》4業務外包流程相關細則、辦法、規定、制度4．1承包方資質審核遴選制度第1條為順利實現業務外包目標，確保引入合格的外包合作伙伴，提高公司的核心競爭力，根據公司的實際情況及國家相關法律法規特制定本制度。第2條本制度適用于公司及所屬公司，包括公司總部、各分公司及全資子公司、控股子公司。第3條歸口管理部門確定承包方資質標準及遴選辦法并上報總經理審核。第4條總經理對承包方資質標準及遴選辦法審核批準后，歸口管理部門發布《招標公告》。第5條參與競標的候選承包商在指定期限內提交《投標書》及相關材料，主要內容包括項目解決方案、實施計劃、資源配置、報價等。第6條歸口管理部門對承包方進行資質預審，評估承包方的綜合能力。評估因素主要包括以下5個方面。1．承包方類似項目的經驗、服務能力、資格認證和信譽。2．承包方是否與本公司存在直接或潛在的競爭關系。3．承包方在知識產權保護方面的力度和效果。4．承包方的性價比是否合適。5．其他因素。第7條歸口管理部門組織公司其他職能部門進行開標、評標、定標。歸口管理部門對候選承包方的綜合競爭力進行排名。1．公司應根據實際情況確定開標方式，開標方式主要有3種形式。（1）在有投標單位自愿參加的情況下，公開開標，但當場不宣布中標結果。（2）在有投標單位自愿參加的情況下，公開開標，當場確定預選中標人。（3）在公證員的監督下開標，確定預選中標戶。2．開標應當在招標文件規定的投標文件提交截止時間以前公開進行；開標地點應當為招標文件中預先確定的地點。3．評標由公司歸口管理部門依法組建的評標委員會負責。（1）公司應當采取必要的措施，保證評標在嚴格保密的情況下進行，任何單位和個人不得非法干預、影響評標的過程和結果。（2）評標委員會由公司相關部門的人員以及外聘有關技術等方面的專家組成，成員人數為5人以上單數，其中技術等方面的專家不得少于成員總數的2/3。（3）評標委員會應當按照《招標公告》確定的評標標準和方法對《投標書》進行評審和比較；設有標底的，應當參考標底。（4）評標委員會完成評標后，應當向公司提出書面《評標報告》，并推薦合格的中標候選人。中標人的投標應當符合下列條件之一：①能夠最大限度地滿足公司《招標公告》中規定的各項綜合評價標準。②能夠滿足《招標公告》的實質性要求，并且經評審的投標價格最低，但是投標價格低于成本的除外。第8條歸口管理部門同相關管理層及其他職能部門負責人分別與合規候選承包方建立聯系，并把相關候選名單提交總經理、董事長審定，最后選出業務外包承包商。第9條歸口管理部門和承包方就《外包項目合同》的主要條款進行談判，達成共識后由合同雙方代表簽署《外包項目合同》。第10條本制度自總經理審批之日起實施，修改時亦同。第11條本制度由總經理辦公室制定，解釋權、修改權歸屬總經理辦公室。4．2企業外包合同協議管理規定第1章總則第1條目的為加強對本公司業務外包合同的管理，規范和約束公司的經營行為，減少和避免因外包合同協議管理不當而造成的損失，維護公司的合法權益，結合自身情況特制定本規定。第2條適用范圍本規定適用于公司所簽訂的一切業務外包合同協議。第3條訂立外包合同的原則1．凡與本公司簽訂的外包合同協議必須遵守國家法律、法規，且合同內容有利于保證公司業務外包的順利完成。2．訂立外包合同時，應遵循自愿平等、互利有償和誠實信用的原則，不得損害公司的利益和形象。3．業務外包合同內容涉及國家安全或重大利益需要保密的，應按相關規定辦法辦理，并與承包方簽訂《外包項目保密協議書》。第2章業務外包合同的擬定、審批及簽訂第4條擬定的合同文本要規范，根據業務外包的性質，按公司規定的格式填寫，內容要詳實，必要時要補充保密協議書附件、技術協議書附件、外包項目咨詢合同協議書附件。第5條外包合同簽訂前需要填寫《業務外包審批表》，按公司的相關規定填寫合同、辦理審批表蓋章，并滿足下列要求。1．合同金額在300萬元以內的外包協議，由總經理審批，且需總經理簽章。2．合同金額在300萬～3000萬元的外包協議，由董事長審批，且需董事長簽章。3．合同金額在3000萬元以上的外包協議，提交董事會或股東（大）會審批，且需加蓋公章。第6條公司應當在業務外包合同協議中具體約定下列事項。1．對于涉及本公司機密的業務和事項，承包方有責任履行保密義務。除合同協議約定的保密事項外，公司應當根據業務外包項目的實施情況和外界環境的變化不斷更新、修正保密條款，必要時可與承包方補簽保密協議。2．承包方有責任按照合同協議規定的方式和時間將外包實施的進度和現狀告知公司，并就存在的問題進行有效溝通。3．公司有權獲得和評估業務外包項目的實施情況和效果，獲得具體的數據和信息，督促承包方改進服務流程和方法。第3章業務外包合同經費管理第7條外包合同經費根據項目進展情況按合同規定分階段外撥，如需全額撥出則要提出充分、正當的理由。經費外撥時，歸口管理部門應填寫《外包合同經費撥轉申請表》。第8條合同生效后，歸口管理部門應指定專人對業務外包進行定期或階段性檢查，檢查內容包括經費的使用情況、業務進度情況及存在的問題。第9條對于問