公文寫作基礎知識

大綱

一、行政公文概述1.行政公文的含義和特點2.公文的作用、分類和結構3.公文的語言運用二、幾種主要公文的寫作要點三、案例分析四、提問環節（一）報告

（二）請示

（三）通知

（四）通報

（五）函

（六）總結

（七）會議記錄

（八）會議紀要

幾種主要的公文

一、行政公文概述行政公文的含義

公文是公務文書的簡稱。廣義的公文：是指黨政機關、社會團體、企事業單位以及個人在公務活動中所形成的有一定格式、內容完備、具有現行效用的應用文。如機關日常工作中收發的來往文件、電報、會議記錄、領導者的發言、工作簡報等，可統稱公文。狹義的公文特指行政公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文的特點

公文的內容具有鮮明的政治性和高度的思想性；公文具有法定的作者；公文具有法定的權威性和行政約束力；公文寫作具有特定的格式；公文的廣泛使用性；公文的作用領導和指導作用；依據和憑證作用；聯系和知照作用；宣傳和教育作用；規范和制約作用；公文的分類按公文的作用性質分：黨內公文、行政公文、社會團體公文、各企事業單位公文按公文的不同來源分：收文、發文按公文的行文方向分：上行文、下行文和平行文上行文：下級機關向它所屬的上級領導機關發送的文件，如請示、報告等；下行文：領導機關對下屬機關的發文，如指示、決定、決議、通報等；平行文：同級機關或不相類屬的機關（即沒有領導或業務指導關系的機關）之間的來往文件，如公函。按公文發送與處理的時間要求分：特急件、急件、平件；按公文內容的機密程度分：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文；公文的結構（一）文頭部分文件名稱發文字號秘密等級緊急程度文件份號文件簽發（二）正文部分標題主送機關正文附件發文機關發文日期印章發文范圍（三）文尾部分主題詞抄報、抄送機關“抄報”用于對上級機關，“抄送”用于對下級、平級或不相隸屬的機關。印發機關、日期印刷份數公文的語言運用（一）、運用語言的要求莊重嚴肅

規范化的書面語言，嚴格遵循語法規則和事理邏輯。遣詞造句、敘事說理要嚴密周全，語言表達要持重端莊，不能虛飾浮夸，不能嬉笑怒罵，不用方言、俗語、口語，不用感情色彩濃烈的語言，要呈現出平實、莊重的風格。簡潔明快含義要明確，表達要明確，語言要精練，句子要短促，語流要連貫。

語言運用上必須準確無誤、十分明確、言簡意賅、直截了當，不求弦外之音、言外之意，要保證語言的表達句穩詞妥，文體通暢。（二）運用語言的形態1、普遍使用敘述性、說明性語言

公文是以事實為基礎的，它要陳述事實，交代情況，從而說明制發的理由、原因和根據，并且在此基礎上作出論斷，提出意見、主張，因此它普遍使用敘述性、說明性語言方式。2、廣泛使用能愿動詞能愿動詞：“要”、“可以”、“應當”、“必須”等；帶動詞性賓語的動詞：“予以”“加以”“嚴加”“嚴禁”等3、大量使用習慣用語（1）開端用語。多用“茲因”、“茲定于”、“鑒于”、“根據”、“按照”、“遵照”、“現將”等。（2）稱謂用語。第一人稱“我（我們）”、“本”，第二人稱“你（你們）”、“貴”，第三人稱“他（他們）”、“該”等。（3）經辦用語。表明此項工作已經處理過，如“經”、“業經”、“茲經”等；表明此項工作正在處理或準備處理，“現經”、“擬”、“責成”等。（4）引述用語。“（前、現、近）接”、“（近、敬、驚）悉”（5）期請用語。表達期望、請求時所使用的詞語，如“請（即請、擬請、懇請）”、“希（務希、尚希、希即、希望）”、“望”、“盼（切盼）”（6）表態用語。“照辦”、“同意”、“可行”、“不同意”、“不可”、“準予”、“不予”、“不準”、“迅即辦理”、“現予（轉發）”等。（7）征詢用語。“當（妥、可）否”、“是否可行”等，常與期請用語“請批示”、“請回復”等連用。（8）承啟用語。“為（對、據）此”、“有鑒于此”、“如下”等。（9）結尾用語。“為盼”“為荷”“特此通知（通報、通告、公告、函復、函達）”、“此致敬禮”等。二、幾種主要公文的寫作要點（一）報告報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答復上級機關的詢問時所使用的一種公文。報告行文的目的是讓上級機關了解本單位的工作情況，為上級機關制定政策、指導工作提供依據。報告的種類工作報告：下級機關向上級機關匯報工作作出的報告。情況報告：反映突發事件或重大問題作出的報告。答復報告：下級部門針對上級部門提出的問題或詢問的事情而作出回答的報告。建議報告：下級機關主動向上級機關提出建議、要求批轉的一種祈使性上行文。報告的寫作技巧1、標題一是由發文機關、事由、文種三部門構成；

二是由事由和文種兩部門構成。2、主送機關全稱或規范化簡稱。主送機關只能有一個，其他機關以抄送形式處理。3、正文開頭應簡明扼要地說明發文的依據、緣由，交代為什么要制發報告，這部分末尾習慣用“報告如下”等詞語提領下文。

敘述有關情況要突出重點，認真做好綜合分析工作。

結尾要用簡明的文字概況全文或者使用習慣用語結束全文，如“以上報告請審閱”、“以上報告如無不妥，請批轉執行”等。

報告不要求上級答復，所以結束語不宜寫“以上報告請批示”。4、落款寫明發文機關和發文時間。報告模板（二）請示請示是適用于上級機關請求指示、批準的公文。請示必須“一文一事”。請示與報告的區別不同點請示報告寫作內容向上級機關請求指示、批準的公文，具有請求的性質向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問時使用的公文，具有陳述性質。寫作時機事前行文事后行文寫作目的請求上級批準、幫助解決某項具體問題，要求作出批復。向上級匯報某方面的情況，并不需要答復。請示的種類1、請求指示的請示下級機關對有關方針、政策、規定不明確、不理解，或在執行中需作變通處理時，請求上級機關給予明確解答的請示。2、請求批準的請示下級機關根據職權范圍的規定，在辦理自己無權決定的事項之前，請求上級機關審核、批準、批轉的請示。多用于機構設置、審定編制、人事安排、重大決策以及請求批轉等事項。3、請求支持、幫助的請示下級機關在工作中遇到難以克服的困難時，請求上級機關在人力、物力、財力等方面給予支持、幫助的請示。請示的寫作技巧（1）標題。一般用完全式，有時可省略發文機關。要注意不能寫成“請示報告”，也不能在事由部分使用“申請”、“請求”之類的詞語。（2）主送機關。主送機關只能是一個，受雙重領導的機關，另一個上級機關可抄送。不要越級請示。（3）正文。包括請示緣由、請示事項、結語三部分。請示緣由即請求的理由和根據，請示事項即請求上級批準、解答、幫助解決的具體事項。（4）落款。發文機關印章和成文時間。請示模板（三）通知通知，是發布法規和規章，批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要周知或者執行的事項，任免人員所使用的公文。通知的主要目的是需要傳達和告知的事項，讓有關機關和人員知道，并遵守和執行。寫作技巧的寫作技巧（一）在格式寫作方面1、標題一是寫明發文機關、發文事由和文種，即寫出完整的、標準式的公文標題。二是寫明發文事由和文種三是只寫明文種“通知”，省去發文機關和發文事由。這是在通知的事項比較簡單，不作為正式文件發布，在機關單位內部使用的標題。使用第二、第三種標題都必須在落款處寫明發文機關的名稱。2、正文首先，寫明制發通知的原因、依據、理由和目的，即寫明為什么要制發這個通知；其次，寫明通知的事項，如有關政策、規定，需要周知、辦理、執行的事項，等等。結尾一般寫明“特此通知”。3、落款正文之后的右下角寫明制發通知機關的名稱。如果在標題中已經寫明制發通知機關名稱，可以省去不寫。4、日期（二）在內容寫作方面1、發布性通知此類通知正文很簡短，一般寫明發布行政法規和規章的名稱和執行要求即可，對所發布的公文作為附件同時發出。2、批轉性通知即由上級機關采用通知的方式，對下級機關發來的報告、意見、工作要點、請示等公文予以批示之后轉發到所屬單位，要求遵照執行。此類通知正文的寫法，一般是首先寫明對所批轉的下級公文的立場、態度和評價，其次寫明有關的意義和作用，最后寫明貫徹執行的希望或要求。篇幅一般都短小。3、轉發性通知以通知的方式，把同級機關和不相隸屬機關的公文轉發到所屬單位，要求貫徹落實或參照執行。

正文的寫法一般是：首先寫明轉發公文的名稱，然后寫明對轉發公文的態度，或貫徹落實的要求。印發性通知與此類同。4、辦理性通知即以通知的方式要求下級機關按照具體的規定辦理有關事情，以便于工作、生產等方面的通知。寫法：首先，寫明制發本通知的根據、理由；其次，寫明辦理（處理）的有關事項是什么、怎樣辦，要寫得具體、明確、易懂；最后，寫明貫徹執行本通知的希望或要求。5、執行性通知上級機關以通知方式向下級機關知名政策、部署工作任務、交代辦法、闡述原則等，要求貫徹執行。正文寫法：首先寫明制發本通知的原因、根據；其次寫明本通知的有關事項，通常是逐點開列出來，應具體、明確；最后寫明對貫徹執行本通知的希望或要求。但是，有的并不寫結尾，有關事項寫完了就算完了。通知模板（四）通報通報是黨政機關、企事業單位、學校、部隊用來向所屬單位或群眾傳達重要情況、表揚好人好事、批評錯誤的一種公文形式。它是從事工作指導、思想教育時常用的一種公文。通報寫作技巧1、標題由發文單位、事由及文種（通報）組成。其中，事由的性質如果屬于褒獎性的，常常用“表揚”、“表彰”、“獎勵”之類的詞語表明傾向性，以示醒目。另外，通報的標題有直述式和轉述式兩種。由發文機關直接發出的內容比較單一的通報，采用直述式寫法，即直接敘述情況，如《××工廠關于給××以開除廠籍處分的通報》。另一種是發文機關轉發已有的成文或內容較多的成文，這種通報多采用轉述式寫法。2、正文正文的寫作方式有兩種，即直述式和轉述式。通報的內容來源于第一手材料，則采用直述式。內容層次一般包括基本事實、對基本事實的認識或評價意見、對受文單位的希望和要求。批評性通報的正文大概由介紹情況（錯誤事實）、作出處理的結果、分析原因和提出要求（應吸取的教訓）四部分組成，特別是最后一般分——提出要求，即為了教育有關人員和進一步改進工作而有針對性地提出一些應吸取的教訓的具體要求。通報的內容來源于間接材料，就用轉述式，內容一般包括被通報材料的名稱和通報目的，但有時也加寫對通報材料的簡要說明和評價，對受文單位的具體要求等內容。3、署名與時間批評性通報的落款及成文時間有兩種寫法：

一種是既有發文單位又有時間；

另一種是在標題中已寫明發文單位，落款就只寫成文日期，不再寫發文單位。通報模板通報模板（五）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批轉和答復審批事項。函的分類1、公函與便函公函是正式的公文，有文件頭、有發文字號、有標題、有公章，嚴格按照公文格式撰寫制作。便函不屬于正式公文，格式可以比較隨意，沒有文件頭，沒有發文字號，甚至可以沒有標題。但正文之后，要有機關署名、日期和公章。2、發函和復函主動制發的函為發函，回復對方來函的函稱為復函。3、商洽函、詢問函和請批函函的寫作技巧（一）函的組成1、標題標題由發文機關、事由、文種三部分組成。2、主送機關接受該函的單位。3、正文函的開頭應說明去函的緣由。如果是復函，要引述來函的發文字號、發文日期或來函的標題，并說明函已收悉。函的結尾部分通常使用習慣用語做結尾。去函常用“特此函達”、“即請復函”、“敬請回復”、“務希見復”等，復函常用“特此函告”、“特此函復”、“此復”等。4、落款注明發文機關和發文日期，并加蓋公章。（二）函寫作應注意的事項1、函的內容要及集中一函一事，不旁及其他，以便受文單位理解和處理。2、行文簡潔、明快函的語言無論是敘述、說明、議論，都要達到言簡意賅的目的。3、語氣要謙和得體語氣要謙和委婉、禮貌得體，忌用命令性的語氣。函的模板（六）總結機關、團體、單位或個人，把過去一定階段內的工作、學習或思想情況加以回顧，進行分析，作出判斷，以便肯定成績和經驗，發現缺點和問題，明確前進方向，更好地指導今后的實踐，這個認識過程叫總結。反映這個認識過程的文書也叫“總結”，又稱“總結報告”、“小結”、“回顧”等。總結的種類按性質分，有全面總結、專題總結和小結。按時間分，有月份總結、季度總結、階段總結、年度總結、多年總結等。按內容分，有工作總結、學習總結、生產總結、會議總結、事故總結等。按范圍分，有個人總結、單位總結、部門總結、地區總結、系統總結等。按形式分，有文件式總結和條文式總結。一般常見的寫作基本類型有綜合性總結和專題性總結，以及小結。若對本單位、本部門在一定時期內的整個工作狀況進行綜合概括和全面反映，常使用綜合性總結，又叫做全面總結。這類總結一般具有定期性，如年度總結、季度總結等。若是對某一方面的工作或工作中的某一問題作單項總結，則用專題性總結。它側重于總結經驗，具體闡述工作做法、工作效果以及認識體會，所以又稱經驗總結。小結，又稱簡潔。這類總結較為簡單、短小，適用于那些內容比較單純、情況比較簡單、時間較為短促、范圍比較狹小的事情。如一個單位某項工作的簡要小結、班組工作小結、個人學習小結，等等。總結的寫作技巧（一）總結的結構1、標題（1）單標題：有公文式標題和文章式標題。公文式標題：構成形式是“單位名稱+時限+總結內容+文種”文章式標題：一般直接標明總結的基本觀點，常用于專題總結，特別是專題經驗總結，可以用設問、敘述或點題的形式把中心思想(主要經驗、主要觀點、基本教訓)鮮明地揭示出來，以利于讀者抓住中心。（2）雙標題：同時使用文章式標題和公文式標題。一般正題用文章式標題，點明總結的基本觀點或基本經驗；副題采用公文式標題，補充說明單位、時限、內容、文種。2、正文（1）前言正文的開頭。一般簡明扼要地概述基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績，為主題內容的展開作必要的鋪墊。（2）主體總結的核心部分，內容包括做法和體會、成績和問題、經驗和教訓等。這一部分要求在全面回顧工作情況的基礎上，深刻、透徹地分析取得成績的原因、條件、做法，以及存在問題的根源和教訓，揭示工作中帶有規律性的東西。總結主體的結構，主要采用邏輯結構形式。全面性總結根據過去一段時間工作中的成績與缺點或者經驗與教訓的內在聯系去組織材料；專題性總結總是以經驗為軸心，從幾條經驗或一條經驗的幾個方面出發去組織材料。（3）結尾：可以概述全文，可以說明好經驗帶來的效果，可以提出今后的努力方向或改進意見，也可以不要結尾段，主體收尾，全文結束。總之，不要用空洞的套話去收束全文。3、落款署名和時間兩項。（二）總結的寫作注意事項1、實事求是，切忌“假、大、空”2、突出重點，切忌“流水賬”首先要明確總結的目的，目的明確了，就可以縮小范圍，有的放矢。同時，要圍繞中心，把各類問題和材料按照一定的邏輯順序安排結構，并聯系社會實際予以比較，通過比較，突出中心問題，總結的重點也就突出了。3、探索新經驗，解決新問題，切忌“新壺盛舊酒”4、語言精確，切忌含糊、籠統、浮泛

不能使用溢美之詞，夸張、粉飾事實，也不能過多地使用“一般情況下”、“一定的”、“大體上”、“比較”、“大概”、“基本上”、“較為”等籠統的詞語。總結模板（七）會議記錄為使會議的決議能在會后得到很好的貫徹和執行，并作為日后檢查執行情況的根據，就有必要把會議的內容具體記錄下來。這些記錄的材料，就叫“會議記錄”。會議記錄的寫作技巧（一）會議記錄的構成1.標題包括舉行會議的單位、會議名稱。2.會議組織情況包括舉行會議的時間、地點、會議主持人、出席人、列席人、缺席人、記錄人。3.會議進行情況（1）會議主持人的啟示性講話或大會的宗旨報告。這部分要著重記錄。（2）與會者的各種發言，這部分根據會議內容、性質、目的，采取詳記或略記的方法。有爭議的問題要詳記。（3）會議的決定、決議和會議主持人的總結。這部分內容要力求詳盡、準確地記錄。（二）寫作要求1.真實、準確無論是發言還是決議，凡是記下的都必須符合原意，不得任意增減或改變，不許夾雜記錄者的個人意見。2.內容要完整3.細心了解會議的內容和其他情況，提前做好記錄準備。4.要盡量保持講話人的語言風格。會議記錄模板