現代企業檔案管理培訓1有人說，恒量一個企業的好壞，可以去該企業的檔案室看一下他的檔案管理即可。此語可能不夠全面，但卻有一定的道理。正規的檔案管理，對文件夾、檔案標識等都有要求。文件夾一般不超過4種；檔案標識可以重要程度區分，用不同的顏色進行標示。一個檔案就像一本書，要定位、編號，使其一目了然；檔案柜外要清晰的標明其目錄。2什么是檔案管理什么是檔案收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等活動。1、收集：什么需要歸檔，即歸檔范圍必須要清楚；2、統計：有什么內容，須統計清楚，實行電腦化管理。3、檔案目錄要清楚，并進行編碼、整理，并分類保管。4、檔案的保存期限必須明確。3檔案管理的作用憑證作用參考作用檔案工作

是用科學的原則和方法管理檔案，并為各項工作進行服務的一項活動。包括檔案的收集、整理、鑒定、編目和檢索、保管、統計、編研和提供利用等。4檔案管理工作原則檔案工作的管理原則一般有兩條：1、統一領導。2、分級管理。為維護檔案的完整與安全，進行檔案管理必須要有相應的管理制度，并便于企業各單位的利用。5企業檔案概念的涵義企業檔案是企業各項活動的歷史記錄。企檔的形成是具體地，即在特定的企業活動范圍內形成。企檔的內容構成是復雜地，這是由企業類型的多樣性和企業活動內容的復雜性所決定的。企檔是企業活動的一種歷史記錄，說明企業檔案所反映的事物或活動已經完成或告一段落。6職工檔案管理部門的職能保管職工檔案收集、鑒別和整理職工檔案材料辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續登記職工工作變動情況為有關部門提供職工情況做好職工檔的安全、保密、保護工作定期向企業檔案室移交檔案辦理其它有關事項7企業檔案的一般分類管理類—所有制度類檔案業務類—含技術類、研發類、營銷類等財務類—獨立管理人事類—所有人力資源類檔案其它類—不能歸入上述四類的檔案8檔安室的類型普通檔案、文書檔案技術檔案音像檔案人事檔案綜合檔案聯合檔案室，比如集團公司，有些類似于服務中心、文件中心9企業檔案的工作性質管理性—對企業檔案進行管理服務性—為各單位提供查閱和參考保密性—維護和保護企業資源，避免不必要的損失。是否保密檔案，在定義制度時須規定清楚，并加蓋保密章。10檔案案管管理理現現代代化化的的總總目目標標第一一、、是是最最大大限限度度地地延延長長檔檔案案壽壽命命第二二、、是是充充分分發發揮揮檔檔案案的的作作用用，，迅迅速速、、準準確地地提提供供檔檔案案信信息息，，為為企企業業地地進進步步和發發展展服服務務。。第三三、、是是在在電電子子文文件件不不斷斷生生成成的的情情況況下下，，進行行及及時時有有效效地地收收集集、、整整理理，，不不斷斷豐富富檔檔案案內內容容和和檔檔案案信信息息。。備注注：：所所有有長長期期保保存存的的檔檔案案，，不不宜宜用用彩彩色色或或噴噴墨墨打打印印，，宜宜用用激激光光打打印印；；傳傳真真紙紙不不能能保保存存；；所所有有的的簽簽名名、、批批示示不不能能用用鉛鉛筆筆、、圓圓珠珠筆筆，，紅紅墨墨水水等等。。11檔案案管管理理系系統統檔案案管管理理系系統統包包含含1、、文文件件管管理理2、、文文書書檔檔案案管管理理3、、科科技技檔檔案案管管理理4、、會會計計檔檔案案管管理理5、、聲聲像像檔檔案案管管理理6、、系系統統配配置置模模塊塊7、、檔檔案案制制作作系系統統、、檔檔案案查查詢詢系系統統等等。。電子子系系統統能能大大大大提提高高檔檔案案管管理理的的工工作作效效率率，，加加快快檔檔案案檢檢索索速速度度，，提提高高檔案案的的查查找找準準確確率率，，可可使使企企事事業業單單位位的的公公文文運運轉轉和和檔檔案案管管理理一一規規范范化、、現現代代化化，，真真正正實實現現檔檔案案的的一一體體化化管管理理。。12檔案案管管理理制制度度建建設設《檔檔案案管管理理辦辦法法》》《文文件件材材料料歸歸檔檔范范圍圍和和不不歸歸檔檔范范圍圍》》《文文書書檔檔案案保保管管期期限限表表》》《全全宗宗檔檔案案分分類類大大綱綱》》《檔檔案案分分類類編編號號方方案案》》《檔檔案案人人員員崗崗位位職職責責》》《整整理理（（立立卷卷））制制度度》》《檔檔案案利利用用制制度度》》《檔檔案案保保管管制制度度》》《檔檔案案保保密密制制度度》》《檔檔案案銷銷毀毀制制度度》》13檔案案管管理理制制度度建建設設1、、編編寫寫制制度度時時，，以以下下因因素素不不能能少少：：文文件件名名稱稱、、版版次次、、編編制制時時間間、、制制作作部部門門、、頁頁碼碼/頁頁次次、、文文件件歸歸檔檔的的范范圍圍、、文文件件歸歸檔檔的的時時間間、、文文件件歸歸檔檔的的份份數數、、文文件件歸歸檔檔的的要要求求與與手手續續。。2、、管管理理制制度度里里面面必必須須包包含含的的內內容容應應有有：：目目的的、、適適用用范范圍圍、、術術語語或或定定義義、、相相關關文文件件、、職職責責權權限限、、操操作作流流程程、、相相關關的的記記錄錄。。3、、管管理理制制度度的的書書寫寫，，其其語語言言描描述述須須簡簡潔潔、、清清楚楚、、易易懂懂、、全全面面，，且且無無歧歧意意。。4、、細細節節方方面面的的要要求求也也應應規規定定。。比比如如，，紙紙張張大大小小、、格格式式、、字字體體、、編編碼碼裝裝訂訂位位置置等等。。14企業業檔檔案案的的收收集集渠渠道道本企企業業業業務務職職能能部部門門移移交交的的歸歸檔檔資資料料外單單位位轉轉讓讓或或移移交交的的資資料料企業業人人員員非非職職務務活活動動中中形形成成檔檔案案的的寄寄存存、、捐捐贈贈或或轉轉讓讓資資料料面向向社社會會收收集集、、征征集集的的相相關關材材料料。。15文件材料料的形成成與歸檔檔歸檔文件件材料的的范圍1、上級級來文2、本單單位制發發的文件件3、下屬屬單位來來文各類文件件材料的的歸檔要要求1、文件件材料要要齊全、、完整、、準確反反映本單單位各項項活動的的歷史面面貌。2、文件件材料的的規格與與字跡要要求3、歸檔檔聲像材材料的要要求。16文件材料料的形成成與歸檔檔歸檔時間間1、科研研檔案歸歸檔時間間：成果果鑒定后后三個月月內歸檔檔。2、設備備檔案歸歸檔時間間：安裝裝調試完完畢三個個月內歸歸檔。3、基建建檔案歸歸檔時間間：各施施工承包包單位應應在項目目實體完完成后三三個月內內將項目目文件向向建設單單位移交交歸檔。。4、會計計檔案歸歸檔時間間：隔年年向檔案案室移交交。5、業務務檔案歸歸檔時間間：由動動態轉靜靜態后移移交。6、其他他檔案歸歸檔時間間：活動動結束后后歸檔。。17文書檔案案案卷格格式案卷卷皮皮格式兩種：硬硬卷皮、、軟卷皮皮。硬卷皮外外形尺寸寸封面尺寸寸規格采采用300mm×220mm或280mm×210mm（長××寬）封底尺寸寸同封面面尺寸封底三邊邊（上、、下、翻翻口處））要另有有70mm寬的的折疊紙紙舌。卷卷脊可根根據需要要分別設設以10、15、20mm三三種厚度度。用于于成卷裝裝訂的卷卷皮，上上、下側側裝訂處處要各有有20mm寬的的裝訂紙紙舌。（（推薦使使用250g的的牛皮紙紙制作案案卷硬卷卷皮）18案卷封面面項目封面項目目包括：：全宗名稱稱類目名稱稱案卷題名名時間內容提要要保管期限限件頁數歸檔號各項目具具體位置置/尺寸寸19卷內文件件目錄格格式3.1目目錄用用紙，幅幅面尺寸寸采用國國內通用用16開開型（即即長×寬寬為260mm×185mm）或國國際標準準A4型型（即長長×寬為為297mm××210mm））。3.2頁頁邊與與文字區區尺寸卷內目錄錄用紙，，上白邊邊（天頭頭）寬20±0.5mm卷內目錄錄用紙，，下白邊邊（地腳腳）寬15±0.5mm卷內目錄錄用紙，，左白邊邊（訂口口）寬25±0.5mm卷內目錄錄用紙，，右白邊邊（翻口口）寬15±0.5mm裝訂注注意事事項：：1、裝裝訂時時文件件格式式須一一致（（如打打孔時時會把把字打打掉））。2、活活頁文文件存存放時時，多多于2頁的的文件件須標標明頁頁數，，以防防丟失失。3、不不要用用鐵制制文件件夾；；重要要文件件不要要訂，，書釘釘會生生銹。。4、裝裝訂時時不要要壓著著字體體，不不然可可能會會有腐腐蝕損損壞。。5、卷卷內文文件目目錄須須含以以下項項：順順序號號、文文件號號、責責任者者、題題名、、日期期、頁頁號、、備注注。20檔案如如何分分類管管理A、時時間分分類法法：1、年年度分分類法法2、時時期分分類法法。B、來來源分分類：：1、組組織機機構分分類法法2、作作者分分類法法3、通通訊者者分類類法。。C、內內容分分類法法：1、技技術分分類法法2、文文書分分類法法3、媒媒體分分類法法D、形形式分分類法法：1、按按文件件種類類分類類2、按按載體體形態態分類類3、按按形狀狀規格格分類類。分類的的一般般方法法有：：21編制檔檔案檢檢索工工具的的基本本要求求全，指指信息息存貯貯豐富富，資資料齊齊全準，指指檢索索準確確，無無歧意意或重重復快，指指迅速速，快快捷找找到所所需資資料便，指指檢索索要方方便，，不繁繁瑣22文書文文件歸歸檔的的整理理方法法與步步驟文件材材料的的分類類采用復復式分分類法法，主主要形形式為為：年度——問題題（機機構））--保管管期限限（=要求求的保保存期期限+1年年）年度——保管管期限限歸檔文文件保保管期期限的的界定定1、歸歸檔文文件的的保管管期限限分為為：永永久、、長期期、短短期。。2、界界定原原則：：A、反反映單單位主主要活活動，，具有有長遠遠利用用價值值的檔檔案，，列為為永久久保管管。B、反反映單單位一一般性性工作作活動動，在在較長長時間間內具具有查查考利利用價價值地地，列列為長期保保管。。C、凡凡是在在較短短時間間內對對本機機關有有查考考利用用價值值地，，列為為短期期保管管。排列：：分年度度、分分保管管期限限、分分類別別。編號：：歸檔規規格及及填寫寫要求求；修修整與與裝訂訂。231、編編制歸歸檔文文件目目錄，，包括括：件件號、、責任任者、、檔號號、內內容概概要、、日期期、頁頁數、、備注注等。。2、檔檔案盒盒盒脊脊項目目填表表，包包括：：全宗宗號、、年度度、保保存期期限、、機構構、起起止件件號、、盒號號等。。（文文件夾夾均需需編號號，然然后在在文件件柜的的檢索索表上上只體體現文文件夾夾的編編號即即可））3、檔檔案盒盒封面面填寫寫。4、備備考表表填寫寫。備備考表表必須須要有有，檔檔案如如有變變更，，須在在備考考表上上作好好記錄錄。原原稿文文件不不能丟丟，蓋蓋作廢廢參考考章保保留。。文書文文件歸歸檔的的整理理方法法與步步驟24部分名名詞釋釋意和和說明明：1、全全宗名名稱：：即立立檔單單位名名稱，，全稱稱或簡簡稱。。2、類類目名名稱：：全宗宗內第第一級級類目目，機機構或或問題題。3、案案卷題題名：：即該該檔案案的主主要內內容概概括。。4、歸歸檔號號：文文書處處理部部門編編制的的案卷卷順序序號。。5、檔檔號：：機關關檔案案室統統一編編制，，由全全宗號號、目目錄號號、案案卷號號組成成。全全宗號號由檔檔案館館賦予予；目目錄號號是案案卷目目錄的的編號號；案案卷號號是案案卷順順序編編號。。6、裝裝訂前前去掉掉金屬屬物，，對存存在問問題的的文件件，做做好補補齊頁頁面、、修復復、折折疊等等工作作。7、檔檔案裝裝訂打打孔時時，要要在一一條直直線上上。8、裝裝訂用用財務務的裝裝訂方方式，，不能能用鐵鐵釘式式地，，防止止腐蝕蝕。9、案案卷排排列時時，一一般先先按保保管期期限，，再按按機構構或問問題，，具體體根據據分類類方案案。10、、購買買時需需注意意，文文件夾夾和文文件柜柜要標標準；；檔案案室的的文件件夾最最好不不要超超過5種；；排排排檔案案之間間應有有30公分分的距距離，，以防防潮。。11、、頂樓樓不可可放置置檔案案室；；地下下室不不能放放置檔檔案室室。25檔案保保管的的基本本要求求以防為為主，，防治治結合合加強重重點，，照顧顧一般般自力更更生，，勤儉儉節約約立足長長遠，，保證證當前前26溫濕度度控制制檔案庫庫房（（含膠膠片庫庫、磁磁帶庫庫）的的溫度度應控控制在在14-24℃℃，有有設備備的庫庫房日日變化化幅度度不超超過±±2℃℃；相相對濕濕度應應控制制在45-60%，，有設設備的的庫房房日變變化幅幅度不不超過過±5%。。保存母母片的的膠片片庫，，溫度度應控控制在在13-15℃℃，，相對對濕度度應控控制在在35-45%。（（超過過此范范圍，，會自自然氧氧化，，褪色色掉了了）各庫房房及庫庫外應應科學學地安安設溫溫濕度度記錄錄表，，潮濕濕地區區應配配備除除濕機機；專專門庫庫房應應安裝裝空調調設備備。庫庫房內內外溫溫濕度度應定定時測測記，，一般般每天天兩次次，掌掌握溫溫濕度度變化化情況況，隨隨時予予以控控制調調節。。注意意積累累庫房房溫濕濕度變變化的的資料料，每每年進進行一一次綜綜合分分析，，以便便掌握握庫內內外溫溫濕度度變化化規律律，制制定綜綜合管管理計計劃。。空調、除濕濕或增濕設設備應定期期檢修、保保養。溫濕濕度記錄儀儀表應按設設備要求定定期校驗。。檔案柜架應應與墻壁保保持一定距距離（一般般柜背與墻墻不小于10cm，，柜側間距距不小于60cm）），成行地地垂直于有有窗的墻面面擺設，便便于通風降降濕。（柜柜內可根據據需要放置置一些袋裝裝石灰粉，，用以防潮潮、消毒））新建庫房竣竣工后，應應經6-12個月干干燥后，方方可將檔案案入庫。27蟲霉防治與與除塵檔案庫區必必須配備適適合檔案用用的消防器器材，如干干粉滅火器器，并按設設備要求定定期檢查、、更換。安全使用電電器設備，，定期檢查查電器線路路，庫內嚴嚴禁明火裝裝置和使用用電爐及存存放易燃易易爆品。檔案庫房宜宜安裝火警警及防盜報報警裝置，，并有切實實可行的防防盜措施。。定期防蟲，，可每個季季度放置一一次衛生球球。若文件發霉霉，不能曬曬，以防破破碎。可將將其掃描、、打印、保保存。檔案室除塵塵時需注意意：晝量用用干燥的抹抹布或拖布布，不要用用含水太多多的濕拖布布拖地和用用太濕的抹抹布擦拭文文件柜，以以便防潮。。檔案室除除塵最好使使用吸塵器器。28照明管理檔案庫房宜宜選用白熾熾燈作人工工照明光源源，照度不不要超過100勒克克斯。如采采用熒光燈燈時，應對對紫外線進進行過濾。。檔案庫房不不宜采用自自然光源，，有外窗時時應有窗簾簾、窗板等等遮陽措施施。檔案在任何何情況下均均應避免陽陽光直射。。因為檔案案紙是氯氣氣漂白地，，日曬后會會變黃易碎碎。29檔案保管狀狀況檢查對庫藏檔案案應該經常常進行檢查查，發現問問題及時報報告，并采采取措施予予以處理。。每年定期對對庫藏檔案案進行一次次抽檢檢查查，比例20%以內內即可，掌掌握檔案保保管情況，，為科學地地管理積累累資料。檔案管理是是最基本地地，須有有有力的監督督機制和有有效的監督督才行。監監督機制必必須是長期期地，看得得見地，數數字化地，，且與績效效掛鉤地。。案卷的規范范化整理與與編目調整定卷卷內文件排列擬寫案卷題名卷內文件編號填寫文件目錄填卷內備考表填寫案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄存檔30科技文件歸歸檔整理科技文件以以卷為整理理單位科研文件按按課題組卷卷基建文件按按項目組卷卷設備文件按按型號組卷卷案卷質量標標準執行《《科學技術術檔案案卷卷構成的一一般要求，，編號GB/T118922-2000。31科技文件歸歸檔整理科技文件組組卷的原則則及要求1、原則：：組卷要遵遵循科技文文件材料形形成的規律律，保持案案卷內科技技文件材料料的有機聯聯系，便于于檔案的保保管和利用用。2、組卷要要求：--案卷內內科技文件件材料的內內容，必須須準確反映映生產、科科研、基建建、設備及及其管理活活動的真實實情況。--案卷內內的科技文文件材料，，須齊全、、完整。--案卷內內科技文件件材料的載載體和書寫寫材料應符符合耐久性性要求。不不能有熱敏敏紙、鉛筆筆、圓珠筆筆、紅墨水水、純藍墨墨水、復寫寫紙等書寫寫的的字跡跡。--案卷及及卷內文件件不重份，，同一卷內內若有不同同保管期限限的文件，，該卷保管管期限從長長。32項目文件歸歸檔項目文件的的收集項目文件的的形成和積積累項目建設各各階段文件件的收集及及其責任項目竣工文文件的編制制項目文件的的整理與歸歸檔項目檔的整整理與移交交33建設工程文文件歸檔整整理規范建設工程項項目立項文件建設用地、、征地、拆拆遷文件勘查、測繪繪、設計文文件招投標文件件開工審批文文件監理文件施工文件原材料、成成品、半成成品、構配配件、設備備出廠質量量合格證及及試驗報告告施工試驗記記錄竣工圖竣工驗收文文件34其他歸檔文文件的整理理業務檔案按問題分類類，以卷為為整理單位位，采用一一事一卷的的方法組卷卷。會計檔案按會計核算算材料分類類，以冊、、本為整理理單位，分分年度，編編號排列。。詳見《會會計檔案管管理辦法》》聲像檔案按載體--問題分類類，以盒、、張為整理理單位。詳詳見《聲像像檔案管理理辦法》。。實物檔案按材料分類類，排列編編號，登記記編目。35電子檔案管管理主要內容概述文件文件目錄文件的組織織與數據存存儲文件系統的的其他功能能36概述文件系統出出現的原因因1、用戶直直接操作和和管理輔助助性存儲器器上的信息息，繁瑣復復雜，易于于出錯，，可靠性差差。2、多道程程序、分時時系統的出出現要求以以方便、可可靠的方式式共享大容容量輔助存存儲器。文件系統是是操作系統統中負責存存取和管理理信息的模模塊，它用用統一的方方式管理用用戶和系統統信息的存存儲、檢索索、更新、、共享和保保護，并為為用戶提供供一整套方方便有效的的文件使用用和操作方方法。文件系統的的功能1、文件的的按名存取取（基本功功能）2、文件目目錄地建立立和維護（（用于實現現上述基本本功能）3、實現邏邏輯文件到到物理文件件的轉換（（核心內容容）4、文件存存儲空間的的分配和管管理5、數據保保密、保護護和共享6、提供一一組用戶使使用的操作作37文件一、文件文件是由文文件名字標標識的，一一組信息的的組合。二、實現按按名存取的的文件系統統的優點1、將用戶戶從復雜的的物理存儲儲地址管理理中解放出出來2、可對文文件提供各各種安全、、保密和保保護措施3、實現文文件的共享享（同名共共享、異名名共享）三、邏輯文文件和物理理文件大概來說，，物理文件件是實際存存放數據的的文件，就就是在磁盤盤上具體對對應的文件件，邏輯文文件LF是是物理文件件的一個視視圖，按定定義的Key鍵值對對數據進行行了排序。。也可以理理解成，在在所有Transact-SQL（（存貯過過程）語句句中引用文文件時所使使用的名稱稱。如果果還不好理理解的話，，那么用數數據表來代代表物理文文件，邏輯輯文件就是是視圖。當當然實際上上sql（（結構化查查詢語言））中用的表表也是物理數據加加上數據的的邏輯結構構表示而成成的。38文件的命名名各操操作作系系統統的的命命名名規規則則略略有有不不同同，，在在文文件件名名字字的的格格式式（（如如合合法法字字符符集集不不同同、、是是否否區區分分大大小小寫寫等等））和和長長度度上上存存在在差差異異。。通常常，，文文件件名名字字由由文文件件名名和和展展名名組組成成，，中中間間用用““.””分分隔隔。。前前者者表表示示文文件件內內容容，，后后者者表表示示文文件件特特性性。。通配配符符，，““？？””和和““*””兩兩種種。。””?””代代表表任任何何一一個個符符合合文文件件命命名名要要求求的的合合法法字字符符；；””*””代代表表任任何何一一個個合合法法的的字字符符串串。。文件件名名中中一一般般不不要要加加特特殊殊符符號號，，因因為為可可能能會會使使文文件件變變為為亂亂碼碼。。（（如如果果遇遇到到文文件件變變為為亂亂碼碼的的情情況況，，可可把把該該文文件件的的文文件件名名改改為為數數字字或或其其它它試試一一下下，，也也許許能能恢恢復復。。））Word文文檔檔后后面面的的““.doc””不不要要動動，，因因為為有有的的電電腦腦不不認認這這個個擴擴展展名名，，如如果果去去掉掉，，文文檔檔就就變變了了。。可可把把擴擴展展名名隱隱藏藏。。39分件件的的分分類類按用用途途系統統文文件件、、庫庫文文件件、、用用戶戶文文件件等等按保保護護級級別別只讀讀文文件件、、讀讀寫寫文文件件、、不不保保護護文文件件等等按信信息息流流向向輸入入文文件件、、輸輸出出文文件件、、輸輸入入/輸輸出出文文件件按存存放放時時限限臨時時文文件件、、永永久久文文件件、、檔檔案案文文件件按存存放放設設備備類類型型磁盤盤文文件件、、磁磁帶帶文文件件、、軟軟盤盤文文件件40文件件的的屬屬性性用于于文文件件的的管管理理控控制制和和安安全全保保護護分為為：：1、、基基本本屬屬性性：：文文件件名名、、所所有有者者、、授授權權者者、、長長度度等等2、、類類型型屬屬性性：：普普通通文文件件、、目目錄錄文文件件、、系系統統文文件件、、隱隱式式文文件件、、設設備備文文件件等等3、、保保護護屬屬性性：：讀讀、、寫寫、、可可執執行行、、可可更更新新、、可可刪刪除除、、可可改改變變保保護護、、歸歸檔檔等等4、、管管理理屬屬性性：：創創建建時時間間、、最最后后存存取取時時間間、、最最后后修修改改時時間間等等41文件件的的存存取取方方法法和和使使用用一、、文文件件的的存存取取方方法法順序序存存取取：：按按記記錄錄順順序序進進行行讀讀/寫寫操操作作的的存存取取方方法法。。可可分分為為：：固固定定長長度度記記錄錄，，可可變變長長度度記記錄錄。。直接接存存取取：：以以任任意意次次序序（（隨隨機機））直直接接讀讀取取某某個個記記錄錄索引引存存取取：：是是基基于于索索引引文文件件的的存存取取方方法法。。（（實實際際系系統統中中，，大大多多采采用用多多級級索索引引，，以以加加速速記記錄錄的的查查找找過過程程。。））二、、文文件件的的使使用用兩類類接接口口1、、操操作作或或控控制制臺臺命命令令，，如如dos命命令令、、dir、、cd等等2、系系統調調用（（API）），如如open、write等，，功能能包括括：建建立文文件、、打開開文件件、讀讀/寫寫文件件、文文件控控制、、關閉閉文件件、撤撤消文文件等等。42文件目目錄文件件目目錄錄1、、是是文文件件系系統統建建立立和和維維護護的的關關于于系系統統的的所所有有文文件件的的清清單單，，每每個個目目錄錄項項對對應應一一個個文文件件的的信信息息描描述述，，該該目目錄錄項項又又稱稱為為文文件件控控制制塊塊（（FCB））。。2、、目目錄錄信信息息也也以以文文件件的的形形式式存存放放，，稱稱為為目目錄錄文文件件。。文件件控控制制塊塊的的基基本本內內容容1、、文文件件存存取取控控制制信信息息，，如如文文件件名名、、用用戶戶名名、、文文件件主主存存取取權權限限等等2、、文文件件結結構構信信息息，，文文件件邏邏輯輯結結構構、、文文件件的的物物理理結結構構等等3、、文文件件使使用用信信息息，，已已打打開開該該文文件件的的進進程程數數、、文文件件的的修修改改情情況況等等4、、文文件件管管理理信信息息，，文文件件建建立立日日期期、、文文件件訪訪問問日日期期等等文件件目目錄錄的的分分層層要要求求：文件件檔檔案案的的目目錄錄最最好好不不要要超超過過5層層，，超超過過5層層后后，，不不好好檢檢索索。。其其結結構構最最好好同同紙紙檔檔案案架架構構一一致致。。43文件件目目錄錄如何何實實現現按按名名存存取取當用用戶戶要要求求存存取取某某個個文文件件時時，，系系統統查查找找目目錄錄文文件件，，獲獲得得對對應應的的目目錄錄。。在文文件件目目錄錄中中，，根根據據用用戶戶給給定定的的文文件件名名，，尋尋找找到到對對應應該該文文件件的的文文件件控控制制塊塊（（文文件件目目錄錄項項））。。通過過文文件件控控制制塊塊所所記記錄錄的的該該文文件件的的相相關關信信息息（（如如，，文文件件信信息息存存放放的的相相對對位位置置，，或或文文件件信信息息首首塊塊的的物物理理位位置置）），，依依次次存存取取該該文文件件的的內內容容。。44文件件目目錄錄結結構構1、、一一級級目目錄錄：：一一級級目目錄錄為為主主文文件件目目錄錄，，用用于于管管理理所所有有用用戶戶文文件件。。缺點點：：1））、、重重名名問問題題（（當當多多用用戶戶共共享享一一個個目目錄錄時時））2））、、難難以以實實現現文文件件共共享享（（異異名名共共享享問問題題））2、二級級目錄：：為用戶戶的文件件目錄，，用于管管理每個個用戶下下的文件件。3、樹形形目錄結結構：二二級目錄錄結構推推廣成多多級目錄錄結構。。該結構構像一倒倒置的有有根樹，，從根向向下，每每個樹枝枝都是一一個子目目錄，而而樹葉就就是文件件。所以以又稱樹樹形目錄錄結構。。4、樹形形目錄結結構的優優點：1）、較較好地反反映現實實世界數數據集合合之前的的層次關關系2）、不不同文件件可以重重名，只只要不在在同一個個目錄中中3）、容容易以目目錄為單單位進行行文件的的保護、、保密和和共享5、文件件的全名名，應該該從根目目錄開始始，到該該文件名名為止，，目錄路路徑+文文件名。。45文件組織織與數據據存儲與文件組組織和存存儲相關關的概念念1、卷：：是物理理存儲介介質的單單位，如如一盤磁磁帶、一一張光盤盤等。對對于存儲儲介質和和存儲設設備可分分離的存儲儲器，物物理卷和和物理設設備不總總是一致致。2、塊：：存儲介介質上連連續信息息所組成成的一個個區域，，也叫物物理記錄錄，是主主存儲器器與輔助助存儲器器進行信息息交換的的單位。。3、邏輯輯記錄：：文件中中按信息息在邏輯輯上的獨獨立含義義劃分的的一種信信息單位位。應用用程序處處理的單單位。4、存儲儲記錄，，指附加加了操作作系統控控制信息息的邏輯輯記錄。。文件管管理程序序處理的的單位。。文件的邏邏輯結構構1、從用用戶的角角度出發發，在用用戶概念念中抽象象信息的的組織方方式，以以及用戶戶可見并并可處理理的數據據集合。2、文件件按邏輯輯結構分分為兩種種形式1）、流流式文件件：指文文件內的的數據不不再組成成記錄，，只是依依次的一一串信息息集合。。數據不不會再生。（（無結構構）2）、記記錄式文文件：是是一種有有結構的的文件，，包含若若干邏輯輯記錄。。注：邏輯輯記錄是是文件中中按信息息在邏輯輯上的獨獨立含意意劃分的的一個信信息單位位46文件的物物理結構構：邏輯輯文件在在物理存存儲空間間中的存存放方法法和組織織關系。。1、文件件的存儲儲結構涉涉及：塊塊（物理理記錄））的劃分分、記錄錄的排列列、索引引的組織、信信息的搜搜索。2、常見見的構造造物理結結構的方方法有：：*計計算法：：設計映映射算法法，如線線性計算算法、雜雜湊法將將邏輯地地址（記記錄鍵）轉換換成對應應的物理理地址。。*指指針法：：設置專專門的指指針，指指明相應應記錄的的物理地地址，或或表達各各記錄間的關聯聯關系。。3、幾種種常見的的文件物物理結構構：順序文件件，連續續存儲；；連接文件件直接文件件非非連續續存儲索引文件件文件組織織與數據據存儲47文件的組組織與數數據存儲儲順序文件件：緊湊順序序文件，，邏輯記記錄連續續存儲在在有儲介介質的相相鄰物理理塊上。。幾種順序文文件的變種種：擴展順順序文件、、連接順序序文件、劃劃分順序文文件。連接文件：：使用連接字字或指針來來表示文件件中各記錄錄之間的串串聯關系，，又稱串連連文件。特點：邏輯輯記錄順序序獨立于物物理記錄順順序，增、、刪、改方方便，但性性能較低。。直接文件：：在記錄的關關鍵字與其其存儲的物物理地址之之間建立某某種對應關關系（通常常采用散列列函數），，又稱散列列文件。關健問題：：對應關系系的沖突問問題。直接散列法法：將記錄錄鍵作為記記錄的存取取地址。索引文件：：系統為每個個文件建立立一張索引引表，每個個表目標包包含一個記記錄鍵（或或邏輯記錄錄號）及其其對應的存存儲地址。。索引可分為為：稠密型型索引、稀稀疏型索引引。文件目錄項記錄1記錄2…….……記錄N塊塊塊地址關健字或邏邏輯記錄號號48文件系統的的其他功能能文件卷的安安裝和使用用1、文件卷卷，又稱文文件子系統統，存放文文件和目錄錄信息，也也存放文件件屬性、空空閑區域信信息。通常常，存儲介介質的物理理單位為一一個卷。（（硬盤的一一個分區為為一個卷））2、Windows/Dos系統中，，不需用戶戶顯示地進進行文件卷卷安裝操作作。3、Unix/Linux系系統中，每每個文件卷卷需要安裝裝才能使用用。文件系系統可分為為基本文件件系統和可可裝卸的子子文件系統統兩部分。。（mount操作作）文件共享1、文件共共享是指不不同用戶（（進程）間間共同使用用同一個文文件。2、文件共共享還可以以節省大量量的外存空空間，有效效減少文件件復制而增增加的訪問問外存次數數。3、UNIX系統中中常見的共共享文件方方式：靜態態共享、動動態共享、、符號連接接共享。49文件系統的其其它功能一、輔存空間間管理：1、輔存空間間常見的分配配方法1）、連續分分配，文件被被存放在輔存存空間的連續續存儲區。2）、非連續續分配：按塊塊（扇區）為為單位非連續續分配；按簇簇為單位的非非連續分配。。2、文件存儲儲空間管理方方法：位示圖圖、空閑區表表、空閑塊鏈鏈、成組空閑閑塊鏈。二、虛擬文件件系統：1、目標：同時支持多種種文件系統系統中可安裝裝多個文件系系統為用戶提供一一致的接口提供網絡共享享文件支持可擴充新的文文件系統2、基本思路路：1）、對多個個文件系統的的共同特征進進行抽象組合合，形成一個個與具體文件件系統無關的的虛擬層，并在此層層上定義對用用戶的一致性性接口。2）、在文件件系統具本實實現層，使用用類似開關的的技術進行文文件系統的轉轉接。50保管要求歸檔電子文件件的保管除應應符合紙質檔檔案的要求外外，還應符合合下列條件1、歸檔載體體應作防寫處處理。避免擦擦、劃及觸摸摸記錄涂層。。2、單片載體體應裝盒，豎豎立存放，且且避免擠壓。。3、存放時應應遠離強磁場場、強熱源、、并與有害氣氣體隔離。4、環境溫度度17～20℃；相相對濕度35～45%。。5、磁性載體體每滿2年，，光盤每滿4年進行一次次抽樣機讀檢檢驗，抽樣率率不低于10%，如發現問問題應及時采采取恢復措施施。6、對磁性載載體上的歸檔檔電子文件，，應每4年一一次。原載體體同時保留時時