第九章開放參觀與商務旅行第九章開放參觀與商務旅行1學習目標：了解開放參觀與商務旅行的知識掌握開放參觀的準備與接待工作，能夠完成上司商務旅行的準備性工作學習目標：了解開放參觀與商務旅行的知識2會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行3一、概述：◆什么是企業開放參觀活動◆企業開放參觀活動的意義◆企業開放參觀活動的主題和內容第一節開放參觀活動一、概述：第一節開放參觀活動4目的企業邀請外部人員或內部員工家屬來到企業

對企業的生產和工作進行參觀和了解以達到宣傳企業、擴大企業影響企業開放參觀活動的含義目的企業邀請外部人員或內部員工家屬來到企業對企業的生產和工5會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行6（一）開放參觀活動的目的■擴大組織的知名度，增加組織的透明度，提高美譽度■促進組織的業務擴展，加強和業務單位的合作關系■和諧組織與社區的關系，表明企業是社區理想的一員■增強員工或家屬的自豪感。（二）開放參觀的內容◆情況介紹

(口頭介紹、書面介紹、影像介紹）◆現場觀摩

（指讓參觀者參觀工作現場）◆實物展覽

（展覽室可以陳列資料、模型、樣品等實物）（一）開放參觀活動的目的（二）開放參觀的內容7現場觀摩：參觀者參觀可口可樂工作現場現場觀摩：參觀者參觀可口可樂工作現場8開放參觀活動的前期準備

選擇開放參觀的時機成立專門機構準備介紹材料做好解說及接待準備開放參觀活動的前期準備選擇開放參觀的時機9會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行10

企業開放參觀的時間最好安排在一些特殊的日子里，如企業的周年紀念日、企業的開業慶典日、社區節日等。可以增添特別的意義也可激發公眾更大的興趣，獲得更強的開放效果。一、選擇開放參觀的時機企業開放參觀的時間最好安排在一些特殊的日子里，如企業的周年11會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行12二、成立專門機構開放參觀活動能否獲得成功，很大程度上取決于活動前的籌備工作是否全面。一般情況下，專門機構中應至少有一名決策層的領導來做總的協調人，由相關部門的負責人和行政、人事部門的人員來共同組成，企業中常常會指定1—2名秘書人員來負責承辦活動中的各種具體事項。

二、成立專門機構開放參觀活動能否獲得成功，很大程度上取決于活13準備宣傳小冊子（以簡明生動、深入淺出的語言介紹參觀內容，并配有一定的圖表和數據，不要涉及深奧的專業術語。在參觀之始將小冊子發給來賓）

三、準備介紹材料準備宣傳小冊子（以簡明生動、深入淺出的語言介紹參觀內容，并配14放映視聽材料有些組織結構復雜、技術尖端、時空跨度大，為了幫助公眾理解，觀摩實物前秘書可以放映事先準備好的有關錄像片、幻燈片或電視片，并作簡潔的介紹。觀看模型

有的企業規模龐大、設施分布廣，來賓不可能每處都去、每物都看，還有的地方還不便于來賓進入，就可以事先制作模型，讓來賓觀看，可以根據自己的需要選擇幾處認為重要的地方實地觀看。放映視聽材料15◆培養專業導游解說員四、做好解說及接待準備◆培養專業導游解說員四、做好解說及接待準備16◆確定邀請對象，制作并寄發請柬一般性參觀常邀請員工家屬、社區代表或一般市民等，目的主要是增強員工的企業自豪感和歸屬感，增進企業與員工工家屬間的相互了解。特殊性參觀一般邀請于本組織有特殊利害關系的團體和公眾，如政府官員、行政主管部門、同行業領導和專家、媒體記者等可以使企業得到廣泛的宣傳，提高企業的知名度，達到樹立企業形象的目的。◆確定邀請對象，制作并寄發請柬一般性參觀常邀請員工家屬、社區17◆確定參觀內容，選擇參觀路線

路線的確定主要從三個方面綜合考慮：一是能引起參觀者的興趣；二是能保證參觀者的安全；三是對企業或組織單位的正常工作秩序干擾最小。參觀路線應有明確的路標。在參觀活動前，需要事先采取安全措施，安全人員應在必要的地方設置信號或障礙，以防意外發生。秘書人員在確定參觀內容和參觀路線時，應隨時加強保密工作意識。商業秘密是企業的生命線，秘書在籌備工作中一定要牢固樹立內外有別、保守秘密的思想，哪些話可以講，哪些資料可以提供，哪些現場可以參觀，做秘書的一定要心中有做，切不可在接待中熱情過度，把不該讓對方了解的事情透露出去。如果無意間泄漏了商業秘密，將可能給企業帶來致命的影響?！舸_定參觀內容，選擇參觀路線路線的確定主要從三個方面綜合考18會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行19◆設立接待服務處

接待服務處工作內容主要包括來賓的迎送，在開放參觀活動現場硬結或送別來賓；來賓的引導，由專人負責為來賓引路，將其送到參觀活動的起點，并負責解答來賓的咨詢或疑問；同時要準備好休息室，備足茶水，供參觀者中途小憩。

◆設立接待服務處接待服務處工作內容主要包括來賓的迎送，在開20◆準備特殊的參觀用品有些企業在參觀時，參觀人員需要穿戴特殊的用品，如衛生服、安全帽等。秘書人員在接待準備工作中，應在參觀者到來之前就準備好足夠的特殊參觀用品，以滿足參觀人員的使用?！魷蕚涮厥獾膮⒂^用品有些企業在參觀時，參觀人員需要穿戴21◆準備禮品或紀念品

目的：為了增強參觀的宣傳效果，可以為每位參觀者贈送紀念品●紀念品應簡單適用、突出的特點原因：一是具有宣傳性

二是具有榮譽性

三是具有獨特性

◆準備禮品或紀念品目的：為了增強參觀的宣傳效果，可以為每位22開放參觀活動的接待

一、引導來賓進入公司二、引導參觀，做好解說和接待工作三、做好餐飲服務工作

四、解答來賓提問開放參觀活動的接待一、引導來賓進入公司二、引導參觀，做好23引導參觀引導參觀24餐飲服務工作解答來賓疑問餐飲服務工作解答來賓疑問25開放參觀活動的結束▼分發紀念品和征求來賓意見開放參觀活動的結束▼分發紀念品和征求來賓意見26▼做好歡送工作（一）準確掌握來賓離開的時間(一般來講，當來賓到來時，負責接待的秘書人員就應準確了解來賓參觀后離開的時間安排，并提前落實好票務和相關的交通工具)（二）歡送的規格(一般來說，歡送來賓的規格、陪車的次序以及鮮花方式等禮儀應與迎接賓客時相同。如有特殊情況需臨時變更的，必須向客人解釋清楚，并向對方道歉。)（三）與來賓道別(當與來賓送別或來賓乘坐交通工具離去之前，秘書應與來賓一一握手道別，以禮貌謙和、熱情大方的態度歡迎來賓再次光臨，要一直等到客人所乘坐的交通工具開出實現后再轉身離去；和領導一起送別來賓時，要比領導稍后一步。)▼做好歡送工作（一）準確掌握來賓離開的時間(一般來講，當來賓27第二節商務旅行第二節商務旅行28商務旅行是現代企業、單位商務活動中的一項重要內容。商務旅行主要指企業領導因談判、簽約、考察交流、溝通信息等商務活動而做的旅行。秘書在商務旅行中應該為領導做好一系列的服務工作，以保證商務旅行的順利進行。概述：商務旅行是現代企業、單位商務活動中的一項重要內容。商務旅行主29【案例】天地公司經理與三利公司經理就某合作項目安排了約見，預訂在某日下午1：00開始。天地公司秘書預訂約見前一晚直飛三利公司所在A城的機票。但天地公司經理自己工作很忙，前一晚還有其它安排，恐怕不能飛往A城，于是秘書改定約見日上午8：00的機票。但是，由于天地公司經理晚上工作的太晚，沒能趕得上班機。于是，該公司只能立即買飛往相鄰城的機票，再乘大巴車趕到A城的三利公司。由于遲到，三利公司經理不悅，認為天地公司對該項目的合作缺乏誠意。天地公司失去了與三利公司合作的商機。

【案例】秘書高慧陪同領導出國進行商務旅行，出發之前他準備了一些旅行的必需品，包括日程表、訪問國家的相關資料、出國手續、現金、信用卡等。她將現金、信用卡放入自己的背包中，下飛機后，在等出租車的時候小高感覺被撞了一下，等他回過神來時，發現自己的背包不見了。這時，小高感覺到事態的嚴重性，現金、信用卡全部被竊，正常的商務活動無法進行。小高立即向領導匯報了情況，在征得領導同意后，和公司駐該國的辦事處取得聯系，向他們支取了一部分費用，解了燃眉之急。小高在此次活動準備中出現了哪些失誤？通過本章的學習，可以幫助你了解造成這一失誤的原因，并且能讓你知道該怎么做。【案例】【案例】30一、商務旅行前的準備工作商務旅行計劃和旅程表秘書應為領導商務旅行應做的準備出國（境）商務旅行的準備工作一、商務旅行前的準備工作商務旅行計劃和旅程表31在制定商務旅行計劃前，首先要了解公司差旅費用、交通、住宿標準的有關規定一份商務旅行計劃至少應包括以下內容：出差的時間，啟程及返回日期，接站安排。出差的路線、終點及途徑地點和住宿安排。會晤計劃（人員、地點、時間）。交通工具的選擇。需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。領導的特別要求。旅行區的天氣狀況。行程安排，約會、會議計劃，會晤主題。差旅費用。商務旅行計劃在制定商務旅行計劃前，首先要了解公司差旅費用、交通、住宿標準32制定旅程表:當安排完訂房訂票的工作后，就要著手制定旅程表了。旅程表是按預定的日程表和領導的計劃要求、意見而制定的。旅程表的內容一般比旅行計劃更加詳盡制定旅程表:當安排完訂房訂票的工作后，就要著手制定旅程表了。33一份周密的旅程表主要包括六項內容

日期

(離開公司的日期，旅行中轉的日期，旅行中各種重要活動的日期，返回的日期和到達的日期)時間

(目的地的抵達時間和中轉時間，開展各項活動的時間，就餐、休息的時間等。)地點

(出差的目的地（包括中轉的點），旅行過程中開展各項活動的地點、食宿地點等。)交通工具(出發、返回時的交通工具，停留地的交通工具等)具體事項

(商務活動內容，訪問、洽談、會議、宴請娛樂活動以及私人事務活動等)備注

(記載提醒領導注意事項。如應提醒抵達目的地需要中轉的中轉站或中轉機場，需要注意的一些當地風俗習慣和禮儀等，當地的聯系人姓名、住址、電話號碼，企業名稱、所在地、電話號碼等。)一份周密的旅程表主要包括六項內容日期(離開公司的日期，旅34注：商務旅程表應一式三份（或幾分），一份存檔，一份給領導及家屬，一份秘書存留注：商務旅程表應一式三份（或幾分），一份存檔，一份給領導及家35制定商務旅行計劃、編制旅程表的注意事項要明確領導旅行的意圖、目的地、旅行時間、到達目的地后的商務活動計劃。了解領導對交通工具及食宿的要求，熟悉公司對出差的有關規定。向公司所在國家的有關服務機構或向旅行目的地享有盛譽的旅游機構索取有關資料，了解當地乃至全國交通﹙航空、航海、鐵路、公路﹚工具運行情況，旅行路線，旅館環境情況，目的地的貨幣，外匯管理規則，經商特點及有關護照、簽證、健康規定等常識，需要中轉時，盡量選擇銜接時間在2～4小時的班機，將因中轉而導致的時間浪費情況減少到最低限度。制定行程計劃時，若能直接利用定期航班的航線來設計旅行路線則盡量做到。編排計劃時，在時間一欄中必須考慮時差的變化，買機票（車票、船票）時也要注意時差。擬定幾個旅行方案，與領導共同討論，最后選定最佳方案。旅行行程工作計劃表制作要清楚，離開和到達的時間都應以當地時間為準。秘書應熟悉國際時間的計算方法制定商務旅行計劃、編制旅程表的注意事項要明確領導旅行的意圖、36會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行37會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行38會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行39選擇交通工具、預訂車票、船票或機票預訂賓館及房間準備必備的文件資料及領導隨身攜帶的用品申請預支差旅費選擇交通工具、預訂車票、船票或機票40出國（境）旅行的手續及準備1．辦理各種必要的出國（境）手續：（1）撰寫出國申請

（2）辦理護照（3）辦理簽證（4）辦理“黃皮書”（5）辦理出境登記卡（6）訂購機票（船票、車票）（7）辦理保險出國（境）旅行的手續及準備1．辦理各種必要的出國（境）手續41黃皮書出入登記卡機票黃皮書出入登記卡機票42（1）編制幾種旅程方案，供領導選擇，選定最佳方案后，將其打印成文。（2）了解外匯信息，辦理外幣兌換。（3）準備隨身攜帶物品，包括服裝、拖鞋、洗漱用品等。（4）根據旅行目的，為領導準備必須攜帶的各種文件，如談判合同、協議書、科技或產品資料、演講稿等。（5）檢查相關物品：護照、簽證、“黃皮書”、國際機票、外語名片（切不可忘記）、外幣及其他必須的出國文件、證件等。（6）收集所到國的背景資料。在國際交往中，無論是出國考察或是商務洽談，都會遇到各種不同的情況，掌握所到國家或地區的文化、習俗、禮節等常識可以使我們在處事中既能維護尊嚴，不卑不亢，又不失禮儀之邦的風范，以禮相待。2.出行前的準備：（1）編制幾種旅程方案，供領導選擇，選定最佳方案后，將其打印43辦理出入境手續1．邊防檢查2．海關檢查3．安全檢查4．健康檢疫（即交驗“黃皮書”）辦理出入境手續1．邊防檢查2．海關檢查3．安全檢查4．健康檢44二、商務旅行過程中秘書人員的工作商務旅行過程是商務旅行的重要組成部分。一次商務旅行的成敗，除了事前充分的準備以外，整個過程也是十分重要的。所以，在整個商務過程中秘書要為領導做好服務，確保商務旅行的順利進行。二、商務旅行過程中秘書人員的工作商務旅行過程是商務旅行的重要45旅行過程中秘書人員的主要工作（一）旅途中秘書的工作1．負責攜帶、看管相關物品2．聽從領導安排，及時與公司保持聯系，協助處理相關事務3．照顧領導飲食起居，確保商務旅行的順利進行旅行過程中秘書人員的主要工作（一）旅途中秘書的工作1．負責攜46（二）抵達目的地后秘書的工作（2）如果事前預定的酒店對工作不便，秘書要請示領導，得到領導允許后再對酒店進行調換，確保酒店的路程距離，條件等各方面都有利于工作。（3）在酒店住下后，秘書要迅速了解酒店周圍的交通、郵電、醫院等情況，以備不時之需。（4）一切安排妥當之后，秘書要將領導所住的酒店、聯系方式等告知公司和領導的家屬，以便取得聯系。（1）如果抵達目的地后無人接站，秘書一方面要招呼出租車或者引導領導去預訂的酒店；另一方面，要檢查和帶好行李，以防丟失。在一切安排妥當之后，要和對方公司聯系人取得聯系。如果抵達目的地之后，對方公司派人接站，此時秘書應自覺地讓領導走在前面并主動為雙方作介紹，對于表示感謝等話語，應由領導來說。（二）抵達目的地后秘書的工作（2）如果事前預定的酒店對工作47安全旅途小常識錢財、信用卡、證件分開放，文件資料鎖進箱中

乘出租車，不要坐在副駕駛的位置，應坐在后座乘飛機不要坐在機頭和機尾處，最好坐在緊急艙門旁坐船要盡量選擇上層艙

走路走上街沿，遇墻角拐彎繞開走

隨時與公司保持聯系，讓大家知道你在哪里，在干什么；身邊帶好身份證及其他證件，如果遇到特殊情況，可以讓幫助、援助你的人知道你的姓名；不單身一人在夜間出門；不隨意暴露領導及自己的身份和商務旅行的目的安全旅途小常識錢財、信用卡、證件分開放，文件資料鎖進箱中乘48出國商務旅行過程的注意事項（一）尊重東道國禮俗

邀請對方要鄭重其事，不可草率隨意，最好事先用請柬聯系。

受邀去主人家做客，應帶一些小禮品，如鮮花、小工藝品、字畫等。

受邀赴會要恪守時間，切忌遲到。

安排日程要盡量避開對方的節假日。

了解所到國家的流通貨幣，臨行前辦好手續

在國際交往中要注意個人衛生，穿著打扮。

舉止大方，端莊穩重，言談態度誠懇、大方、語言親切得體

在國際商務活動中要注意所到國家的禮俗和禁忌。出國商務旅行過程的注意事項（一）尊重東道國禮俗

邀請對方要鄭49（二）掌握各個國家的談判風格各個國家的談判風格不大相同，要想取得商務旅行、商務談判的成功，了解各個國家的談判風格十分重要。這個時候，秘書要通過各種渠道，收集、整理相關資料，為領導的談判工作做好必要的準備。

（二）掌握各個國家的談判風格各個國家的談判風格不大相同，要想50會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行51三、商務旅行結束后秘書人員的工作商務旅行回來，秘書的工作是要將此次商務旅行的結果進行總結，對相關事宜進行善后處理。三、商務旅行結束后秘書人員的工作商務旅行回來，秘書的工作是52一、溝通信息二、整理材料三、財務報銷與結算四、送感謝信五、總結經驗無論秘書是否陪同領導旅行，領導返回后，要把領導不在公司期間發生的事情及處理結果，依照事情的輕重緩慢，簡明扼要地向領導匯報。同時，秘書要向有關部門通報領導回來的消息。

商務旅行結束后，秘書要撰寫旅行的總結，以便領導向有關方面（董事會、上層領導）匯報。整理領導帶回的各類資料與物品，資料按程序登記后歸檔，物品根據領導的指示進行處理。商務旅行結束后，秘書人員應根據公司財務的相關規定，對領導在商務旅行過程中的相關費用進行報銷，并和財務進行結算商務旅行結束后，秘書要以自己公司以及參加商務旅行全體代表的名義向這次差旅過程中熱情接待的有關方面發送感謝信，表示感謝之情。感謝信不要太長，時間越早越好。秘書在商務旅行結束后，要進行小結，總結經驗教訓，以便下次領導商務旅行時作參考。一、溝通信息二、整理材料三、財務報銷與結算四、送感謝信五、總53會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行54演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！55第九章開放參觀與商務旅行第九章開放參觀與商務旅行56學習目標：了解開放參觀與商務旅行的知識掌握開放參觀的準備與接待工作，能夠完成上司商務旅行的準備性工作學習目標：了解開放參觀與商務旅行的知識57會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行58一、概述：◆什么是企業開放參觀活動◆企業開放參觀活動的意義◆企業開放參觀活動的主題和內容第一節開放參觀活動一、概述：第一節開放參觀活動59目的企業邀請外部人員或內部員工家屬來到企業

對企業的生產和工作進行參觀和了解以達到宣傳企業、擴大企業影響企業開放參觀活動的含義目的企業邀請外部人員或內部員工家屬來到企業對企業的生產和工60會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行61（一）開放參觀活動的目的■擴大組織的知名度，增加組織的透明度，提高美譽度■促進組織的業務擴展，加強和業務單位的合作關系■和諧組織與社區的關系，表明企業是社區理想的一員■增強員工或家屬的自豪感。（二）開放參觀的內容◆情況介紹

(口頭介紹、書面介紹、影像介紹）◆現場觀摩

（指讓參觀者參觀工作現場）◆實物展覽

（展覽室可以陳列資料、模型、樣品等實物）（一）開放參觀活動的目的（二）開放參觀的內容62現場觀摩：參觀者參觀可口可樂工作現場現場觀摩：參觀者參觀可口可樂工作現場63開放參觀活動的前期準備

選擇開放參觀的時機成立專門機構準備介紹材料做好解說及接待準備開放參觀活動的前期準備選擇開放參觀的時機64會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行65

企業開放參觀的時間最好安排在一些特殊的日子里，如企業的周年紀念日、企業的開業慶典日、社區節日等。可以增添特別的意義也可激發公眾更大的興趣，獲得更強的開放效果。一、選擇開放參觀的時機企業開放參觀的時間最好安排在一些特殊的日子里，如企業的周年66會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行67二、成立專門機構開放參觀活動能否獲得成功，很大程度上取決于活動前的籌備工作是否全面。一般情況下，專門機構中應至少有一名決策層的領導來做總的協調人，由相關部門的負責人和行政、人事部門的人員來共同組成，企業中常常會指定1—2名秘書人員來負責承辦活動中的各種具體事項。

二、成立專門機構開放參觀活動能否獲得成功，很大程度上取決于活68準備宣傳小冊子（以簡明生動、深入淺出的語言介紹參觀內容，并配有一定的圖表和數據，不要涉及深奧的專業術語。在參觀之始將小冊子發給來賓）

三、準備介紹材料準備宣傳小冊子（以簡明生動、深入淺出的語言介紹參觀內容，并配69放映視聽材料有些組織結構復雜、技術尖端、時空跨度大，為了幫助公眾理解，觀摩實物前秘書可以放映事先準備好的有關錄像片、幻燈片或電視片，并作簡潔的介紹。觀看模型

有的企業規模龐大、設施分布廣，來賓不可能每處都去、每物都看，還有的地方還不便于來賓進入，就可以事先制作模型，讓來賓觀看，可以根據自己的需要選擇幾處認為重要的地方實地觀看。放映視聽材料70◆培養專業導游解說員四、做好解說及接待準備◆培養專業導游解說員四、做好解說及接待準備71◆確定邀請對象，制作并寄發請柬一般性參觀常邀請員工家屬、社區代表或一般市民等，目的主要是增強員工的企業自豪感和歸屬感，增進企業與員工工家屬間的相互了解。特殊性參觀一般邀請于本組織有特殊利害關系的團體和公眾，如政府官員、行政主管部門、同行業領導和專家、媒體記者等可以使企業得到廣泛的宣傳，提高企業的知名度，達到樹立企業形象的目的?！舸_定邀請對象，制作并寄發請柬一般性參觀常邀請員工家屬、社區72◆確定參觀內容，選擇參觀路線

路線的確定主要從三個方面綜合考慮：一是能引起參觀者的興趣；二是能保證參觀者的安全；三是對企業或組織單位的正常工作秩序干擾最小。參觀路線應有明確的路標。在參觀活動前，需要事先采取安全措施，安全人員應在必要的地方設置信號或障礙，以防意外發生。秘書人員在確定參觀內容和參觀路線時，應隨時加強保密工作意識。商業秘密是企業的生命線，秘書在籌備工作中一定要牢固樹立內外有別、保守秘密的思想，哪些話可以講，哪些資料可以提供，哪些現場可以參觀，做秘書的一定要心中有做，切不可在接待中熱情過度，把不該讓對方了解的事情透露出去。如果無意間泄漏了商業秘密，將可能給企業帶來致命的影響。◆確定參觀內容，選擇參觀路線路線的確定主要從三個方面綜合考73會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行74◆設立接待服務處

接待服務處工作內容主要包括來賓的迎送，在開放參觀活動現場硬結或送別來賓；來賓的引導，由專人負責為來賓引路，將其送到參觀活動的起點，并負責解答來賓的咨詢或疑問；同時要準備好休息室，備足茶水，供參觀者中途小憩。

◆設立接待服務處接待服務處工作內容主要包括來賓的迎送，在開75◆準備特殊的參觀用品有些企業在參觀時，參觀人員需要穿戴特殊的用品，如衛生服、安全帽等。秘書人員在接待準備工作中，應在參觀者到來之前就準備好足夠的特殊參觀用品，以滿足參觀人員的使用?！魷蕚涮厥獾膮⒂^用品有些企業在參觀時，參觀人員需要穿戴76◆準備禮品或紀念品

目的：為了增強參觀的宣傳效果，可以為每位參觀者贈送紀念品●紀念品應簡單適用、突出的特點原因：一是具有宣傳性

二是具有榮譽性

三是具有獨特性

◆準備禮品或紀念品目的：為了增強參觀的宣傳效果，可以為每位77開放參觀活動的接待

一、引導來賓進入公司二、引導參觀，做好解說和接待工作三、做好餐飲服務工作

四、解答來賓提問開放參觀活動的接待一、引導來賓進入公司二、引導參觀，做好78引導參觀引導參觀79餐飲服務工作解答來賓疑問餐飲服務工作解答來賓疑問80開放參觀活動的結束▼分發紀念品和征求來賓意見開放參觀活動的結束▼分發紀念品和征求來賓意見81▼做好歡送工作（一）準確掌握來賓離開的時間(一般來講，當來賓到來時，負責接待的秘書人員就應準確了解來賓參觀后離開的時間安排，并提前落實好票務和相關的交通工具)（二）歡送的規格(一般來說，歡送來賓的規格、陪車的次序以及鮮花方式等禮儀應與迎接賓客時相同。如有特殊情況需臨時變更的，必須向客人解釋清楚，并向對方道歉。)（三）與來賓道別(當與來賓送別或來賓乘坐交通工具離去之前，秘書應與來賓一一握手道別，以禮貌謙和、熱情大方的態度歡迎來賓再次光臨，要一直等到客人所乘坐的交通工具開出實現后再轉身離去；和領導一起送別來賓時，要比領導稍后一步。)▼做好歡送工作（一）準確掌握來賓離開的時間(一般來講，當來賓82第二節商務旅行第二節商務旅行83商務旅行是現代企業、單位商務活動中的一項重要內容。商務旅行主要指企業領導因談判、簽約、考察交流、溝通信息等商務活動而做的旅行。秘書在商務旅行中應該為領導做好一系列的服務工作，以保證商務旅行的順利進行。概述：商務旅行是現代企業、單位商務活動中的一項重要內容。商務旅行主84【案例】天地公司經理與三利公司經理就某合作項目安排了約見，預訂在某日下午1：00開始。天地公司秘書預訂約見前一晚直飛三利公司所在A城的機票。但天地公司經理自己工作很忙，前一晚還有其它安排，恐怕不能飛往A城，于是秘書改定約見日上午8：00的機票。但是，由于天地公司經理晚上工作的太晚，沒能趕得上班機。于是，該公司只能立即買飛往相鄰城的機票，再乘大巴車趕到A城的三利公司。由于遲到，三利公司經理不悅，認為天地公司對該項目的合作缺乏誠意。天地公司失去了與三利公司合作的商機。

【案例】秘書高慧陪同領導出國進行商務旅行，出發之前他準備了一些旅行的必需品，包括日程表、訪問國家的相關資料、出國手續、現金、信用卡等。她將現金、信用卡放入自己的背包中，下飛機后，在等出租車的時候小高感覺被撞了一下，等他回過神來時，發現自己的背包不見了。這時，小高感覺到事態的嚴重性，現金、信用卡全部被竊，正常的商務活動無法進行。小高立即向領導匯報了情況，在征得領導同意后，和公司駐該國的辦事處取得聯系，向他們支取了一部分費用，解了燃眉之急。小高在此次活動準備中出現了哪些失誤？通過本章的學習，可以幫助你了解造成這一失誤的原因，并且能讓你知道該怎么做?！景咐俊景咐?5一、商務旅行前的準備工作商務旅行計劃和旅程表秘書應為領導商務旅行應做的準備出國（境）商務旅行的準備工作一、商務旅行前的準備工作商務旅行計劃和旅程表86在制定商務旅行計劃前，首先要了解公司差旅費用、交通、住宿標準的有關規定一份商務旅行計劃至少應包括以下內容：出差的時間，啟程及返回日期，接站安排。出差的路線、終點及途徑地點和住宿安排。會晤計劃（人員、地點、時間）。交通工具的選擇。需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。領導的特別要求。旅行區的天氣狀況。行程安排，約會、會議計劃，會晤主題。差旅費用。商務旅行計劃在制定商務旅行計劃前，首先要了解公司差旅費用、交通、住宿標準87制定旅程表:當安排完訂房訂票的工作后，就要著手制定旅程表了。旅程表是按預定的日程表和領導的計劃要求、意見而制定的。旅程表的內容一般比旅行計劃更加詳盡制定旅程表:當安排完訂房訂票的工作后，就要著手制定旅程表了。88一份周密的旅程表主要包括六項內容

日期

(離開公司的日期，旅行中轉的日期，旅行中各種重要活動的日期，返回的日期和到達的日期)時間

(目的地的抵達時間和中轉時間，開展各項活動的時間，就餐、休息的時間等。)地點

(出差的目的地（包括中轉的點），旅行過程中開展各項活動的地點、食宿地點等。)交通工具(出發、返回時的交通工具，停留地的交通工具等)具體事項

(商務活動內容，訪問、洽談、會議、宴請娛樂活動以及私人事務活動等)備注

(記載提醒領導注意事項。如應提醒抵達目的地需要中轉的中轉站或中轉機場，需要注意的一些當地風俗習慣和禮儀等，當地的聯系人姓名、住址、電話號碼，企業名稱、所在地、電話號碼等。)一份周密的旅程表主要包括六項內容日期(離開公司的日期，旅89注：商務旅程表應一式三份（或幾分），一份存檔，一份給領導及家屬，一份秘書存留注：商務旅程表應一式三份（或幾分），一份存檔，一份給領導及家90制定商務旅行計劃、編制旅程表的注意事項要明確領導旅行的意圖、目的地、旅行時間、到達目的地后的商務活動計劃。了解領導對交通工具及食宿的要求，熟悉公司對出差的有關規定。向公司所在國家的有關服務機構或向旅行目的地享有盛譽的旅游機構索取有關資料，了解當地乃至全國交通﹙航空、航海、鐵路、公路﹚工具運行情況，旅行路線，旅館環境情況，目的地的貨幣，外匯管理規則，經商特點及有關護照、簽證、健康規定等常識，需要中轉時，盡量選擇銜接時間在2～4小時的班機，將因中轉而導致的時間浪費情況減少到最低限度。制定行程計劃時，若能直接利用定期航班的航線來設計旅行路線則盡量做到。編排計劃時，在時間一欄中必須考慮時差的變化，買機票（車票、船票）時也要注意時差。擬定幾個旅行方案，與領導共同討論，最后選定最佳方案。旅行行程工作計劃表制作要清楚，離開和到達的時間都應以當地時間為準。秘書應熟悉國際時間的計算方法制定商務旅行計劃、編制旅程表的注意事項要明確領導旅行的意圖、91會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行92會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行93會議與商務活動_09開放參觀與商務旅行94選擇交通工具、預訂車票、船票或機票預訂賓館及房間準備必備的文件資料及領導隨身攜帶的用品申請預支差旅費選擇交通工具、預訂車票、船票或機票95出國（境）旅行的手續及準備1．辦理各種必要的出國（境）手續：（1）撰寫出國申請

（2）辦理護照（3）辦理簽證（4）辦理“黃皮書”（5）辦理出境登記卡（6）訂購機票（船票、車票）（7）辦理保險出國（境）旅行的手續及準備1．辦理各種必要的出國（境）手續96黃皮書出入登記卡機票黃皮書出入登記卡機票97（1）編制幾種旅程方案，供領導選擇，選定最佳方案后，將其打印成文。（2）了解外匯信息，辦理外幣兌換。（3）準備隨身攜帶物品，包括服裝、拖鞋、洗漱用品等。（4）根據旅行目的，為領導準備必須攜帶的各種文件，如談判合同、協議書、科技或產品資料、演講稿等。（5）檢查相關物品：護照、簽證、“黃皮書”、國際機票、外語名片（切不可忘記）、外幣及其他必須的出國文件、證件等。（6）收集所到國的背景資料。在國際交往中，無論是出國考察或是商務洽談，都會遇到各種不同的情況，掌握所到國家或地區的文化、習俗、禮節等常識可以使我們在處事中既能維護尊嚴，不卑不亢，又不失禮儀之邦的風范，以禮相待。2.出行前的準備：（1）編制幾種旅程方案，供領導選擇，選定最佳方案后，將其打印98辦理出入境手續1．邊防檢查2．海關檢查3．安全檢查4．健康檢疫（即交驗“黃皮書”）辦理出入境手續1．邊防檢查2．海關檢查3．安全檢查4．健康檢99二、商務旅行過程中秘書人員的工作商務旅行過程是商務旅行的重要組成部分。一次商務旅行的成敗，除了事前充分的準備以外，整個過程也是十分重要的。所以，在整個商務過程中秘書要為領導做好服務，確保商務旅行的順利進行。二、商務旅行過程中秘書人員的工作商務旅行過程是商務旅行的重要100旅行過程中秘書人員的主要工作（一）旅途中秘書的工作1．負責攜帶、看管相關物品2．聽從領導安排，及時與公司保持聯系，協助處理相關事務3．照顧領導飲食起居，確保商務旅行的順利進行旅行過程中秘書人員的主要工作（一）旅途中秘書的工作1．負責攜101（二）抵達目的地后秘書的工作（2）如果事前預定的酒店對工作不便，秘書要請示領導，得到領導允許后再對酒店進行調換，確保酒店的路程距離，條件等各方面都有利于工作。