本文格式為Word版，下載可任意編輯——花園業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程花園業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程-5之相關(guān)制度和職責(zé)，花園業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)1.0目的模范業(yè)主檔案的管理工作。2.0適用范圍適用于客戶服務(wù)中心業(yè)主檔案的管理。3.0職責(zé)3.1客戶服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工...

花園業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

模范業(yè)主檔案的管理工作。

2.0適用范圍

適用于客戶服務(wù)中心業(yè)主檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1客戶服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程概括實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0程序要點(diǎn)

4.1業(yè)主檔案內(nèi)容。

4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安好責(zé)任書》。

4.1.3《業(yè)主家庭處境登記表》。

4.1.4《物業(yè)分戶移交驗(yàn)收單》。

4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

4.1.6《業(yè)仆人住驗(yàn)房表》。

4.1.7《裝修申請(qǐng)審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安好責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。

4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

4.1.10業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書)。

4.1.11其他應(yīng)保存的資料。

4.2檔案盒(夾)的制作。

4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格打定相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

4.2.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

JCH-KH-業(yè)主檔案:表示zz城市花園物業(yè)管理有限公司zz城市花園管理處客戶服務(wù)中心管理的業(yè)主檔案。

4.2.3將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

4.3業(yè)主檔案袋的制作。

4.3.1打定適量的26cmx34cm左右尺寸的檔案袋。

4.3.2將寫有"棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)"的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。

4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后依次排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

4.6按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列依次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目次》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

4.7業(yè)主檔案的跟蹤。

4.7.1當(dāng)發(fā)生以下處境變化時(shí),客戶服務(wù)中心隊(duì)管理員應(yīng)將變化處境記錄在業(yè)主檔案中:

a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);

b)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理,由客戶服務(wù)中心隊(duì)管理員每季度舉行一次家庭處境的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天對(duì)業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。

4.7.3對(duì)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)實(shí)時(shí)為新業(yè)主建立"業(yè)主檔案",同時(shí)對(duì)原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊處境如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客戶服務(wù)中心管理員辦理登記手續(xù)后面可查閱。

4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦舉行管理。

4.11本規(guī)程執(zhí)行處境作為客戶服務(wù)中心隊(duì)檔案管理員績效考評(píng)的依據(jù)之一。

5.0記錄

6.0相關(guān)支持文