利美食品有限公司行政事務管理制度總則為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。本制度所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公用品及勞保用品管理、庫房管理、會議管理、打印復印管理、電話管理、網絡信息管理等。第一條檔案管理歸檔范圍：公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始材料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。檔案的借閱與索取：總經理、副總經理、總裁辦領導借閱檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔；2）公司其他人員需借閱檔案時，要經主管副總經理以上領導批準，并辦理借閱手續。借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制；一般內部檔案經總經理批準方可摘錄和復制。檔案的銷毀：1）任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；2）若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總裁批準后方可銷毀；一般內部檔案，須經公司領導批準方可銷毀；3）經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。第二條印鑒管理.公司公章等印鑒由行政人事部副總裁負責保管，財務章由財務部總監負責；.公司印鑒的使用由財務總監、行政人事部總裁、總裁或董事長簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規定造成的后果由直接責任人員負責；.公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢、存檔；.公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經總經理以上領導簽字批條方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回；蓋章后出現的意外情況由批準人負責。第三條文件及收、發文管理規定文印管理規定1）私人資料或成冊發行的各類文稿、資料不予印制；2）各部室復印文件和資料要應經本部門負責人的批準；對公司重要文件進行復印時，經公司領導批準后方可復印；3）所印文件、材料如屬保密性質，送稿部門必須予以注明，并告知文印工作人員。否則因此造成的泄密，由送稿部門負責。收、發文管理規定1）各部門擬發文稿應由部門負責人把關，辦公室負責人審核，涉及公司整體事物的重要發文均由董事長簽發；2）文件發出前填寫《發文登記表》，文件交接時，由收發人員在《發文登記表》上簽字，重要發文復印后交收文人簽字確認；3）公司各類文件要妥善保管，及時存檔。第四條辦公及勞保用品的管理辦公用品的購發：每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經理辦公室；總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算，經主管副總經理審批后負責將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃地分發給各個部、室，由部、室主任簽字領回；(3)除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經總經理辦公室主任批準方可領用；⑷公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據部、室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；(5)負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好；(6)負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字；⑺辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。第五條庫房管理潼.庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡；.采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收貨時要當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目，如發現實物與入庫單數量、規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人；.物資入庫后，應當日填寫帳卡；.嚴格執行出入庫手續，物資出庫必須填寫出庫單，經公司辦公室主任批準后方可出庫；.庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經理或副總經理批準，辦理外借手續；.嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改；.庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮；第六條會議管理及督辦制度.公司會議主要有：周例會、臨時性會議、年終大會；.行政人事部做好各類會議的組織工作，包括會前的通知，會上記錄等；.會后行政人事部形成會議紀要，經負責人審核后，下發《會議紀要》；.行政人事部負責按《會議紀要》對會議議定事宜及所安排工作進行追蹤，對相關部門限時督辦，并將督辦情況及時反給領導；第七條辦公固定電話使用規范⑴禁止因私撥打長途電話；⑵通話應簡潔扼要，以免耗時占線、浪費話費；⑶注意禮貌，體現公司員工良好的文化素質和精神風貌；⑷禁止未經允許到其他辦公室打電話；⑸熟記常用電話號碼。第八條計算機管理.如半小時內部返回辦公，則電腦應設置轉入睡眠狀態或關閉；.辦公電腦使用開機時先開顯示器，再開主機，關閉時先關主機，在關顯示器；.未經其他人允許嚴禁使用他人辦公電腦進行任何操作；.各內部辦公應用系統內發布的信息由各分公司安排人員負責維護和更新，其他部門或個人不得擅自更改。人事部門應在員工到職或者離職的當天及時進行信息的變更補充保密協議總則：為保障公司合法權益不受侵犯，維護公司正常經營管理秩序，特制定本條例：一、保密級別劃分為：.絕密：一旦泄密會使公司利益遭受特別嚴重的損害；.機密：一旦泄密會使公司利益遭受嚴重的損害；.秘密：一旦泄密會使公司利益遭受較大的損害；.內部資料：一旦泄密會使公司利益遭受一般損害；.公開資料：公開有助于公司利益。合理劃分、確立密級、該保密的必須保密，該公開的必須公開。二、保密管理實行全員保密教育和保密知識系統培訓，確保公司秘密不被泄露：公司設專人分管保密工作，有條件的專門設立保密室。公司各部門備專人或兼管負責保存保密材料；公司全體員必須貫徹執國家有關安全和保密法律、行政法規和紀律；保密檔案室（柜）為公司重要工作場所，任何無關人員未經許可不得接觸；檔案室（柜）內一切設備、設施，未經許可不得使用或隨意翻動；定期檢查保密場所的電器設備、防盜、消防器材的完好狀態，確保秘密檔案材料的安全；對保密材料須專門登記入冊，并定期清查，防止丟失和錯漏；傳閱保密材料由機要人員統一掌握，劃定傳閱范圍，不得自行擴大，不得讓無關人員閱看，控制傳閱件的行蹤，以防丟失；保密材料不得私自復制，復印件視同原件管理，復印過程的廢紙應及時銷毀。保密材料嚴格按領導批準的份數打印的印刷，不得擅自多印多留；草稿視同原件一樣管理。打印過程形成的廢紙、廢件應及時銷毀；密件由機要人員另行打印、復印；傳遞保密材料要有保密措施，傳遞應專送，不得辦理無關事項，密件不得攜入不利于保密的場所；外出工作須攜帶保密材料，要經公司部門以上主管批準；做好公司重要會議的保密工作。會址應選擇有利于保密的地方，嚴格控制無關人員進入，嚴禁濫發會議文件，檢查有無遺留材料、筆記本；注意在通訊和辦公自動化中的保密工作。不在無保密措施的電話、傳真機上傳遞保密材料；嚴格限定密件的接觸范圍。凡查閱公司密件，一律須辦理申請批準手續和登記手續，方可使用文件調閱單；對保密內容未經許可，不得擅自摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞；否則由此造成的后果由當事人承擔責任；公司保證員工的穩私權不受侵犯，個人資料不被有意泄露。三、保密紀律.不該說的話，不要說；.不該問的事，不要問；.不該看的文件，不要看；.不該記（攝、錄）的事，不要記（攝、錄）；.不得擅自攜帶密件外出；.不得在公共場合談論公司秘密；.不得在私人通信中涉及公司秘密；.不在不利于保密的地方放置密件；.不得利用公用電話、明碼電報，以及郵局辦理秘密事項;.發現泄密及時報告，采取補救措施，避免或減輕損害；.客人問及公司秘密，應予以婉拒、避談。另附：三級工