物業管理檔案的建立與管理一、用戶檔案的建立1、產權備案什么是產權備案？為什么要進行產權備案？產權備案與權屬登記的區別？什么是產權備案？答：由物業管理公司對每個產權人擁有的房地產產權范圍及比例進行備案登記為什么要進行產權備案？為準確界定每個產權人擁有產權的范圍和比例，維護其合法權益，應建立產權備案制度物業管理就是使產權人的權利得到保障，并承擔應承擔的義務物業中的公共設施和房屋公共部位，是多個產權人共有財產，其維修養護費用應由共有人按產權比例分擔產權備案和權屬登記的區別？權屬登記：是政府行政部門（深圳市規劃與國土資源局）的行業管理，包括土地使用權的出讓、房地產開發、房地產轉讓、房地產租賃，以及房地產抵押等等，目的是為了保護產權人的權益，促進房地產市場公開化，規范房地產市場行為，加強房地產行業的管理產權備案：是物業管理中十分重要的一個管理環節，是實施物業管理前必須做且要做好的一項工作2、建立業主檔案業主檔案包括哪些內容？業主檔案的分類業主檔案包括哪些內容？業主姓名、年齡等家庭成員情況工作單位聯系電話、聯系地址收繳管理費情況物業的使用和維修養護情況不限于此……業主檔案——基本資料部分示例房號戶型建筑面積管理費/月業主姓名證件號碼國籍/戶籍民族家庭電話移動電話辦公電話圖文傳真工作單位職務電子信箱聯系地址郵政編碼入伙日期家庭成員姓名稱謂性別戶籍工作單位職務聯系電話車輛資料車牌號碼廠牌型號車身顏色授權駕駛出入證號車位號其他特殊要求服務時間民族習慣信仰忌諱來訪登記寵物登記其他業主檔案的分類組團按柜每棟按位每單元按盒每戶按冊用戶檔案的的建立是通過收集集、分類存存檔和建立立管理、使使用制度完完成的收集資料分類存檔建立管理、使用制度用戶檔案的建立人名索引人名索引是是揭示檔案案中所涉及及的任務并并指明其檔檔案出處的的檢索工具具人名索引一一般由人名名和檔案兩兩部分組成成借助人名索索引可以查查到記載某某一人物的的材料人名索引一一般按姓氏氏筆畫、漢漢語拼音字字母順序等等方法排列列二、物業檔檔案的建立立1、什么是是物業檔案案資料？答：指人們在物物業的開發發和管理活活動中形成成的，作為為原始記錄錄保存起來來以備查考考的文字、、圖象、聲聲音以及其其他各種方方式和載體體的文件2、建立動動態的物業業檔案資料料管理機制制由于物業檔檔案資料管管理具有動動態性，因因此必須建建立動態管管理機制凡是管理程程序的各個個環節，有有關人員都都要進行及及時性、經經常性、完完備性的動動態記錄3、物業檔檔案資料的的兩個作用用憑證作用參考作用4、資料的的收集檔案室資料收集的的兩種方式式檔案室專人人負責物業管理企企業應設立立專門的檔檔案室，由由專人負責責管理在資料收集集時應保證證內容豐富及渠道廣泛收集來源按按不同的標標準有不同同的分類按時間順序序來收集按物業管理理參與者的的各方面來來收集按時間順序序來收集設計規劃階階段信息施工及驗收收階段信息息委托管理階階段信息招商階段信信息用戶入戶信信息日常管理信信息按物業管理理參與者的的各方面來來收集在物業接管管移交與開開發商及設設計單位、、施工單位位積極合作作，力爭全全面、準確確地收集到到工程建設設產權及工工程技術資資料等原始始資料在業主入伙伙，進行二二次裝修階階段收集業業主、用戶戶資料在日常管理理中建立和和收集房屋屋維修檔案案、設備運運行檔案、、投訴與回回訪記錄等等以及其他他相關資料料，并將檔檔案的收集集形成制度度化通過政府主主管部門獲獲取的相關關信息5、資料的的整理和分分類資料整理要要求根據工作的的內容整理理和分類根據文件、、檔案連貫貫性整理和和分類資料整理要要求：收集到原始始資料后，，統一由檔檔案管理人人員集中整整理。剔除除作廢和無無效的記錄錄，然后按按類別進行行裝訂并整整理成冊，，做到條理理清晰、分分類合理、、便于檢索索根據工作的的內容整理理和分類辦公室———上級文件件、內部發發文、計劃劃總結………工程部———工程圖紙紙、設備檔檔案、承包包合同………服務部———租賃合同同、顧客投投訴、業主主檔案………財務部———各類帳冊冊、發票存存根、預算算報告………保安部———巡查記錄錄、緊急事事件、車輛輛檔案………按文件、檔檔案連貫性性分類實際工作中中，文件資資料、檔案案一般不作作嚴格區分分，另外歸歸檔時可照照顧到從文文件到檔案案的連貫性性，進行分分類（見表表2-2-1）表2-2-1產權與工程程技術資料料住（用）戶戶檔案裝修檔案維修資料治安交通管管理資料設備設施管管理資料（（包括消防防）綠化清潔資資料社會文化資資料員工管理資資料業主反饋行政文件資資料業主管理委委員會資料料圖——指在實地查查丈的基礎礎上，對照照1:500房地產產分幅平面面圖，根據據管理需要要繪制的各各類房屋平平面圖檔——指在管理活活動過程中中形成的各各種文字資資料，由于于其數量大大、種類多多，因此成為物業檔檔案的主要要成分卡——指根據管理理工作需要要而制作的的目錄卡、、保養卡等等，特點：：內容濃縮、、檢索方便便冊——指為了提高高管理效率率而建立的的房屋建筑筑設備手冊冊、房屋使使用手冊、、業主手冊冊等表——指根據管理理工作需要要而設立的的各類表格格建立標準化化的圖、檔檔、卡、冊冊、表進行科學的的合理的分分類存檔分類存檔———按照檔檔案資料本本身內在的的規律進行行科學的劃劃分一個有序的的資料庫是是一個完整整的樹形圖歸檔要及時時，分類要要合理檔案的分類類方法有很很多：年度分類法法、組織機機構分類法法、問題分分類法、作作者分類法法、地區分分類法、文文件名稱分分類法等；一般采采用兩種以以上的分類類方法結合合使用三、物業檔檔案的管理理1、什么是是物業檔案案的管理？？答：指物業公司司在物業管管理管理活活動中，對對物業的原原始記錄進進行收集、、整理、鑒鑒定、保管管、統計、、利用，為為物業管理理提供客觀觀依據和參參考資料檔案管理的的注意事項項強調原始記記錄的重要要性數據準確、、資料詳實實不錯不漏、、帳實相符符妥善保管、、查閱方便便保證檔案資資料的完整整、準確、、新鮮、安安全2、檔案的的建立的四四個環節物業檔案建立2、整理1、收集3、歸檔4、使用收集收集——是是將分散在在單位各內內部工作機機構的有保保存價值的的文件資料料向單位檔檔案室或負負責管理檔檔案的人員員移交、集集中的工作作收集的關鍵鍵是盡可能完整整完整的檔案案收集體現現在三個方方面從規劃設計計到工程竣竣工從地下到樓樓頂從主體到配配套的技術術資料整理整理的重點點是去偽存真留下物業管管理有用的的資料歸檔歸檔——指按照照資料本身身的內在規規律進行科科學地分類類與保存，，可按每一建筑分分類，也可按系統項目分分類形式——在在物業管理理中可采用用原始資料與計算機檔案案管理雙軌制，以以確保儲存存方式的多多元化盡可能將資資料轉化為為計算機磁盤盤儲存以便于查找找錄象帶、錄錄音帶、照照片、表格格、圖片等等多種形式式保存，使使抽象的檔檔案資料具具體化、形形象化歸檔管理對業主和企企業利益影影響較大的的檔案應加加以保存檔案管理人人員應編制制統一的檔案分類說說明書及檔檔案總目錄錄，并按部門門內容、部部門、年度度、保存期期及保密程程度的分類類順序進行行組卷，逐逐一編號、、登記造冊冊、編制目目錄、分柜柜保存為保證檔案案的安全與與完善，檔案室應隨時保持持干燥、通通風、清潔潔、注意防防盜、防火火、防蟲、、防鼠、防防潮歸檔作用———“十清清”物業來源清清物業數量清清物業質量清清物業價值清清結構類型清清設備設施清清綠化苗木清清租金費用清清使用情況清清維修更新清清使用檢索——計計算機網絡絡技術審批——按按檔案的不不同密級由由相關負責責人批準后后方可借閱閱手續——借借閱手續的的辦理（借借、還登記記；檢查完完好程度；；借閱時間間規定等））銷毀根據檔案的的保存期限限和性質，，定期對過期或作廢廢的文檔進行剔除和和銷毀，防防止檔案的的堆積和混混淆經主管領導批批準方可銷毀建