公司2-R10-2000文件資料管理制度2005-08-28發布2005-10-05實施公司發布文件銷毀單編號:文件名稱文件編號銷毀份數銷毀時間備注銷毀文件申請人：年月日銷毀文件批準人：年月日銷毀文件執行人：（至少2人）年月日備注：2-R1004-2000

作廢文件目錄編號:序號文件名稱文件編號版本號生效日期作廢日期備注2-R1005-2000填表人：填表日期:2-R10-2000受控文件清單編號:序號文件名稱文件編號版本號更改狀態生效日期使用部門備注2-RI006-2000填表人:填表日期:12A/0公司文件資料管理制度一、總要求對與公司質量體系有關的文件資料進行管理，確保各有關部門運行的文件和資料為有效版本。二、適用范圍本管理制度適用于公司質量體系文件及相關文件資料的控制。三、管理職責人力資源部為文件和資料的歸口管理部門。四、文件資料的管理1、文件和資料的分類.管理性文件：質量手冊、程序文件、質量計劃。.技術性文件、資料：作業指導書、質量記錄、國家有關方面的法律、法規，有關主管部門的行政文件。.與質量體系及產品質量有關的外來文件和其他主管部門署名文件。.合同、協議。2、文件和資料的編號按IS09000：2000文件排列編制：0-質量手冊1-程序文件2-作業文件(即可操作的管理制度文件)。按部門代號編制管理文件編號，部門代號規定如下：公司2005-08-28批準2005-10-05公司2005-08-28批準2005-10-05實施C-財務部G-工程部J—技術部XS-市場銷售部Z-質量安全部質量記錄的編號按管理文件內所涉及的記錄進行排序。例：2-R0901-2000TSOOO01：2()00炯標志質量記錄.表示第9個文件,第一個記錄文件。管理制席文件。第9個文件。人力濟源都.表示部門代號.作'II/文件.3、文件編寫、審批和發放.人力資源部負責管理性文件的組織編寫工作，其中質量手冊由質量安全部負責編寫，管理者代表審核，總經理批準；程序文件由人力資源部組織有關部門編寫，管理者代表批準；質量手冊和程序文件由人力資源部負責發放。.公司指定的技術性文件，由人力資源部負責組織有關部門編寫，管理者代表批準后，由人力資源部打印發放。.外來文件由人力資源部登記、編號，按《外來文件管理和使用規定》進行，如須發放，由人力資源部負責復印并發放到有關部門，原件存檔；公司署名文件由相關部門編寫，公司主管領導批準后，由人力資源部打印發放。.各部門使用的文件由本部門編寫，公司主管領導批準后，由人力資源部打印發放。.文件分受控文件和非受控文件。受控文件中，合同、協議以加蓋公司合同專用章標志為受控，其他文件均以加蓋受控章為標志受控。在公司內發給各使用部門的文件必須是有效版本(包括外來文件)以及《1-02-2000》文件中對規定的質量記錄均應為受控文件，其他情況使用的則為非受控文件。.受控文件均應標明分發號。領用受控文件的人須在《文件領用登記表》上簽名。.受控文件破損時，由使用人向質量安全部履行交換手續，仍用原分發號。.受控文件丟失，當事人需說明原因，經質量安全部經理批準后補發，補發文件應使用新分發號。4、文件更改.文件須更改時，應由文件更改提出人(或部門)填寫《文件更改審批單》提交質量安全部說明更改原因，經原文件審批人批準后更改，須授權其他人審批時，應提供審批時所依據的背景材料。.文件更改經批準后，由文件發放部門填寫《文件更改通知單》通知該文件使用人，由該文件使用人手改或換頁更改，并交回舊文件。.文件少量更改可采用手改或換頁更改兩種形式。.文件經多次修改或進行大幅度修改時須換版。5、文件銷毀處理.文件銷毀，由該文件發放部門按《文件領用登記表》發放記錄收回，須對文件進行銷毀時填寫《文件銷毀單》，經質量安全部批準后銷毀。.凡須存檔保存的作廢文件均須加蓋作廢章，并做好填寫《作廢文件目錄》的登記。6、文件管理.由質量安全部編制公司《受控文件清單》，除合同外的有效文件均要列入歸檔，應完整、準確、及時，質量安全部應隨時整理《受控文件清單》〉并通知各部門，以保證各部門使用最新有效版本。.文件以軟盤形式保存時，軟盤保存人應保證所保存文件的齊全性和完整性，對受控文件應保證其為有效版本，對失效文件或以后不需查閱的文件應在軟盤或文件上標注或予以刪除。.借閱文件時須進行登記，經管理者代表批準后，方可借閱，并在規定的時間內歸還。.辦公室不定期檢查各類標準和法規性文件的有效性，及時向有關部門傳遞信息、，更換成有效版本。五、外來文件管理和使用規定1、外來文件是指與質量體系及產品質量有關的政府主管部門或其他主管部門傳達到公司的文件，以及從其他途徑（如商會刊物、雜志、報紙等）得到的與質量體系和產品質量有關的資料。2、外來文件由人力資源部負責登記、編號。其他部門如收到或獲得外來文件及資料,應當轉人力資源部，由人力資源部統一保管。人力資源部應注意收集外來文件。3、人力資源部收到外來文件后，在兩個工作日內將文件的復印件或文件目錄頁復印件張貼于公司“公布欄”中，供公司各部門員工參閱。4、各部門人員如認為有必要保留復印件，可到人力資源部索要原件進行復印，復印后及時歸還。如參看原件，應到人力資源部辦理借閱手續，并按期歸還。如果到期沒有歸還，由人力資源部負責追索，以保證外來文件不被丟失。5、對收到的外來文件，人力資源部認為有必要組織學習時，公司范圍的通知全體員工學習；部門范圍的通知相關部門學習，按《職工培訓管理制度》執行。6、每年三月底前，由人力資源部負責將上年度收集到的所有外來文件裝訂，交人力資源部歸檔保存。五、質量體系認證證書和標志的使用規定1、質量體系認證證書是證明我公司質量體系符合認證要求的文件，認證標志是表明我公司質量體系符合認證要求的標志。認證證書由人力資源部負責管理和保存。2、認證證書和標志可以在對內、對外證實質量體系、宣傳企業形象、拓展業務時使用，在使用時只能用來證明公司質量體系符合IS0900標準，而不能暗示等到了認證機構的認可。3、在使用時應注意：在各種媒體（例如文件、小冊子或廣告）上對認證進行宣傳時，不應將認證證書及標志使用在與行業無關的各類業務及各類宣傳媒體上。4、需使用認證證書復印時一，使用人在人力資源部登記度說明原因后，進行復印。5、需使用認證證書原件時，應以“用印單”報公司主管領導批準后方可使用，使用人注意保管，不得丟失。如證書丟失，使用人須寫明經過，經總經理審批后由管理者代表負責與認證機構聯系重新辦證，費用由責任人承擔。6、子公司如使用認證證書進行宣傳，須提出申請，經公司總經理批準后方可進行復印或使用原件，原件如丟失按第五點處理。文件領用登記表編號:文件名稱：文件編號：發放人：序號分發號使用部門領用人簽字領用日期原文件收回日期備注

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