財務部內部管理及工作流程規范一、組織架構圖二、1、［導下提出稽核，會組織改進意務經理財務總監經理助理編制.公司年.出r二、1、［導下提出稽核，會組織改進意務經理財務總監經理助理編制.公司年.出r納~~r度財務預算、監督文檔管理預1=1貝執行情況、見。2、編制資金計劃、合理調度和安排資金，提高資金使用效率。3、加強財務管理，控制成本費用，進行稅收謀劃，增加企業效益。4、加強資產管理、確保公司資金及財產的安全、實現公司資產的保值增值。5、加強財務核算，及時、準確、完整地記賬、算賬、報賬。6、正確地反映企業財務狀況和經營成果。7、提供可靠的財務信息和經濟信息，當好領導參謀。三、崗位職責（一）財務經理1、受財務總監直接領導，負責集團財務部日常管理工作，定期、不定期的進行財務狀況分析工作。2、嚴格執行公司制訂的預算制度、財務管理制度、會計核算制度。3、負責研究、設計與改進預算制度財務管理與會計制度。4、負責擬訂、檢討及修訂財務計劃，報主管領導審批。5、負責日常財務處理工作，負責資金進出的安全。6、負責審核采購部門的《采購成本利潤申請表》,負責油品價格信息的收集工作。7、負責向決策層提供準確、可靠的財務信息。8、負責主持報表年審、稅務檢查、協助工商年檢等工作。9、負責組織安排資產的清查及盤點等工作。10、負責年度預算的匯編、控制以及草擬預算執行結果分析報告，負責財務決策工作。11、指導和檢查集團及下屬公司的財務情況，綜合分析集團財務情況及經營成果，編寫財務狀況說明書，進行財務預測。12、負責與銀行、稅務關系的協調。13、負責對業務合作伙伴、客戶的資信調查。14、負責對有關經營合同的財務審查工作。15、完成領導交辦的其他工作。（二）經理助理1、在部門經理的領導下，對部門經理負責。2、具體負責跟進、指導、協調并監督部門日常業務的開展與執行，確保各項工作正常化規范化。3、協助部門經理編制本部門工作計劃、資金使用計劃表。4、按時審核費用審批單、記賬憑證。5、審核每日上報的《資金余額表》并匯總、統計上報。6、定期對財務軟件進行維護管理，確保財務軟件穩定運行。7、定期對財務數據進行備份、保證財務數據安全。8、協調內部工作，對特殊情況及時向上級領導匯報。9、部門經理不在時，根據領導的授權，執行部門經理的職責。10、完成領導交辦的其他工作。（三）業務核算會計1、對財務經理負責，負責日常財務核算工作。2、認真執行財務管理、預算控制及會計核算制度。3、負責收集、歸納、審核請款單、報銷單據等各種原始憑證，負責記賬憑證的錄入、匯總等日常賬務處理工作；負責有關報表的編制及說明。4、負責經濟活動指標分析及為經營管理者提供財務信息。6、負責核對會計賬目，及時清理各項往來賬。7、負責按期填制《納稅申報表》，并向辦稅員提供其他稅務資料。8、負責定期與不定期盤點庫存現金和有關票據。9、負責參與財產的清查及盤點。10、具體負責報表年審、稅務檢查、協助工商年檢等工作。11、完成領導交辦的其他工作。（四）工程核算會計1、對財務經理負責，具體對工程財務進行核算。2、負責收集、歸納、審核請款單、報銷單據等各種原始憑證，負責記賬憑證的錄入、匯總等日常賬務處理工作；負責有關報表的編制及說明。3、負責審核對各施工單位付款情況，及發票的收回情況并審核發票的真偽。4、負責對工程物料的日常收發及其成本核算，并負責指導倉庫管理員對物料的日常管理工作。5、對有關工程資料進行歸檔。5、完成領導交辦的其他工作。（五）稽核會計1、在財務經理直接領導下，對財務經理負責。2、嚴格執行公司制訂的財務管理制度、會計核算制度、預算制度。3、負責及時準確編制各類財務快報4、負責公司各部門月份資金計劃的匯總、制表、及上報工作。5、負責工業園收款的核對與監控，并負責定期和不定期盤點油庫出納的庫存現金和有關票據，及時核對賬務。負責審核出納員編制的銀行存款余額調節表。6、負責報銷單據的復核工作。7、負責財務及其他相關部門的統計資料檔案的建立和保管工作。8、完成領導交辦的其他工作。（六）辦稅員1、對財務經理負責，具體負責集團及控股公司稅務銜接工作。2、負責及時向各主管會計通報稅務信息。3、負責按時向各主管會計索取納稅申報表。4、負責增值稅發票和其他發票的開具、保管，并負責客戶領取增值稅發票的登記工作。5、負責及時到稅務部門辦理報稅。6、負責一般納稅人申報、認定及年審。7、負責辦理退稅。8、負責及時領用發票和按時繳銷發票。9、協助財務總監、財務經理與稅務、財政等部門的協調。10、完成領導交辦的其他工作。（七）出納員1、對財務經理負責，具體負責出納工作。2、認真執行銀行結算制度和現金管理制度。3、認真審核付款憑證，嚴把發票關。4、負責辦理開證、押匯等國際業務及負責外匯核銷工作。5、及時登記《銀行存款日記賬》和《現金日記賬》。6、定期編制《銀行存款和現金日、周、月報表》。7、定期與會計核對賬目，并盤點現金庫存。8、完成領導交辦的其他工作。（八）文檔管理員1、在部門經理的領導下，主要負責部門檔案信息資料的收集、整理及歸檔。2、定期編制《資金使用計劃表》。3、定期匯編《各部門費用預算表》。4、按時編報《資金使用情況統計表》。5、按時編報《費用執行情況統計表》。6、按時編制《工資表》。7、按時編制、匯總下屬公司報送的統計報表和資料。8、按時編報政府有關部門部署的各類統計報表。9、平時負責文件打印、檔案管理。10、完成領導交辦的其他工作。四、管理制度（一）財務人員聘任及任職資格管理制度第一條集團財務總監由執行總裁提名，總裁核準，董事局聘任。1、任職資格及標準（1）素質標準具有大學本科以上學歷，中級以上專業技術職稱，十年以上專業工齡，五年以上集團公司相應職位工作經驗。在任職期間有良好的工作業績。作風正派，遵紀守法，廉潔自律，有較強的專業技能和責任心。熟悉公司法、合同法、財務會計法、審計法、稅法及經濟法規。具有較強的語言和文字表達能力、邏輯思維能力、組織協調能力和應變能力。（2）工作質量標準具有較強的組織和領導才能。能認真貫徹執行董事局、總裁辦的經營戰略思想和各項決定，能根據公司的運行機制參與制訂規范的科學的經營管理模式。能綜合管理并協調財務部、資金結算部、證券投資部的工作，有較強的解決實際問題的能力。能當好總裁和執行總裁的參謀和助手。能采取切實有效的措施，提高資金的籌措與運用能力。降低成本費用，提高公司經濟效益。2、財務總監有下列情形之一者予以解聘（1）患病無法正常履行崗位職責者。（2）經董事局或總辦考核不稱職者。（3）工作中違紀犯法，以權謀私或瀆職失職造成重大失誤者。第二條財務經理由財務總監提名，執行總裁核準，總裁聘任。1、任職資格及標準（1）素質標準具有大學本科以上學歷，中級以上專業技術職稱，八年以上專業工齡，三年以上相應職位工作經驗。在任職期間有良好的工作業績。作風正派，遵紀守法，廉潔自律，有較強的專業技能和責任心。熟悉公司法、合同法、財務會計法、審計法、稅法及經濟法規。具有較強的語言和文字表達能力、邏輯思維能力、組織協調能力和應變能力。（2）工作質量標準具有較強的財務核算組織和管理能力。能認真貫徹執行董事局、總裁辦的戰略思想和各項決定，能根據公司的運行機制參與制訂規范的科學的行之有效的財務管理與會計核算制度。能綜合管理集團及所屬全資、控股控制公司的財務運作，有較強的解決具體問題的能力。能當好總裁和執行總裁的參謀。能在財務總監的領導下，采取有效措施，降低成本費用，提高企業經濟效益。2、財務經理有下列情形之一者予以解聘（1）患病無法正常履行崗位職責者。（2）經總辦或人力資源部考核不稱職者。（3）工作中違紀犯法，以權謀私或瀆職失職造成重大失誤者。第三條一般財務人員由財務經理提名，財務總監核準，執行總裁聘任。1、任職資格及標準（1）主管會計具有專科以上學歷，會計師以上專業技術職稱，五年以上專業工齡，三年以上任該職經驗。作風正派，遵紀守法，有較強的責任心。熟悉財務法規、稅法、經濟法規。熟練使用電腦和財務軟件。（2）一般財務人員具有專科以上學歷、初級以上專業技術職稱、三年以上專業工齡及經驗。作風正派，遵紀守法，有較強的責任心。熟悉財務法規和機關的辦事程序。熟練使用電腦，特別是EXCEL、WORD軟件。2、一般財務人員有下列情形之一者予以解聘（1）患病無法正常履行崗位職責者。（2）經財務經理或人力資源部核不稱職者。（3）違紀亂法，不服從領導或玩忽職守，造成重大失誤者。第四條對下屬公司財務機構負責人采取下管一級的管理辦法1、集團公司下屬全資公司財務機構負責人由集團公司委派，其工資級別及待遇按集團公司相應級別標準執行。2、集團公司控股或控制公司財務機構負責人由集團向控股公司董事會推薦，由公司董事會任免，工資級別及待遇按所屬公司相應級別標準執行。3、下屬公司財務人員任職資格參照本規定執行。（二）財務開支審批權限、程序及管理規定1、集團公司的財務開支按預算與審批相結合進行管理，最終審批權為總裁。2、預算內一般日常性費用開支，先由財務總監審核，再由執行總裁、總裁審批。3、資金的劃拔、非費用類開支、貨款的支付等，先由財務總監審核，再由執行總裁和總裁（或其授權人）審批。4、預算外支出、特別項目開支和特大型開支由董事局審批。部門經辦人根據付款、借支或費用報銷的需要，分別填制《轉賬支票領用審批表》、《現金支票領用審批表單》、《現金借款單》、《報銷審批單》等，附上經總裁或其授權人批準的相應的合同、協議及其他付款依據，并相應根據需要附上《工程付款跟蹤表》、《分期付款跟蹤表》等，按照規定的程序報批。（三）日常借、請款及報銷的管理第一條按照誰借款誰歸還的原則，不準代他人借款，更不得以他人名義借款自用。第二條日常借、請款當月借款必須在當月內報銷（或銷賬），確因客觀原因需延期時，須事先以書面形式報經財務總監核準，執行總裁和總裁審批，否則，扣發當事人當月工資，直至銷清全部借款。第三條借、請款只限于本公司員工，如屬公司以外的單位及個人請款，須經財務總監核準，執行總裁和總裁特批，總裁秘書代為辦理方可。第四條借、請款必須嚴格按規定的審批程序辦理。若遇總裁或執行總裁不在公司或經特別授權時，由其授權人代為辦理審批，事后由財務人員補辦有關手續。凡不按審批程序、資料不全、項目填漏、領導批示不明確等情況，無論緊急與否，財務一概不予受理，由此產生的后果由經辦人自負。第五條若屬分期付款的請款，請款人必須提供付款依據，并附上《分期付款跟蹤表》，在付最后一筆款時，必須核對清賬目，且拿回發票再支付。第六條報銷票據必須真實、有效，有關費用必須符合公司規定，報銷時必須由經辦人粘貼整齊，審批手續完備，否則財務不予受理。第七條對同一事項的請款與報銷分開辦理。請款時報批一次，持發票報銷時須再報批一次，并附上請款審批單（復印件）。申請支票付款時，當月取回發票憑證的，不需再執行報銷審批程序。第八條主管會計、出納員應每月清理一次個人借款項目，當月不進行銷借款清理的，不給予發相關財務人員當月工資。第九條對丟失支票或單據的人員，視其情節輕重，可分別給予經濟處罰或行政處罰，造成經濟損失者，由責任人負責賠償。第十條使用現金和銀行轉賬支票的界定1、出差省外攜帶現金，部門經理（含）以下人員每人每次原則上，最高不超過10000元。總助以上人員每人每次原則上，最高不超過20000元。凡超過上述限額的，應辦理非現金結算手續或自帶匯票（總裁特批除外）。2、省內開支費用所需現金，一般人員每人每次原則上不超過2000元，部門經理不超過3000元。總助以上人員原則上最多不超過10000元。凡超過上述限額，必須使用非現金結算（總裁特批除外）。3、單位之間的經濟往來，一般使用銀行轉賬支票，確需支付現金時，結算不得超過2000元，超過2000元的，一律使用非現金結算。第十一條財務人員必須認真執行上述規定，若有違反，視其情節輕重，分別處以批評罰款、降級、直至辭退處罰。造成經濟損失的必須賠償。第十二條請款及報銷必須同時報送的其他資料：1、借款（轉賬）申請有關規定（1）申請工程款項時，必須同時呈報以下資料報批：《工程分期付款跟蹤表》原件。《工程合同》，第一次付款時，必須呈報。《轉賬支票領用審批表》。《資金內部調撥通知書》，須要劃轉款項時由財務部立即填報。F.發票。（2）申請物料消耗品和辦公用品款項時，必須同時呈報以下資料報批：《分期付款跟蹤表》原件，每次付款時，必須呈報合同，零星采購不必呈報。《采購合同》，零星采購不必呈報。《物料用品申購單》或《文件呈批表》，限用于零星采購必須填報。《轉賬支票領用審批表》。《資金內部調撥通知書》，須要劃轉款項時由財務部立即填報。發票。（3）申請固定資產采購款項時，必須同時呈報以下資料報批：《分期付款跟蹤表》，每次付款時，必須呈報合同。《購銷合同》（特殊情況除外）。《預算外固定資產申請表》，限用于預算外必填報。《轉賬支票領用審批表》。《資金內部調撥通知書》，須要劃轉時由財務部立即填報。發票。（4）申請其他款項時，同時呈報以下資料報批：總裁（或授權人）批復的文件。《轉賬支票領用審批表》。《資金內部調撥通知書》，須要劃轉時由財務部立即填報。（5）申請現金借款時，同時呈報以下資料報批：總裁（或授權人）批復的文件。《物料用品申購單》限用于零星的、金額較小的采購必填報。《現金借款單》（6）銷借款（支票）或現金報銷時，同時附送以下資料報批：《銷借款（或支票）審批表》《出差申請表》此表原則上應是先報批，屬于附送資料。《特殊交通工具申請表》此表原則上應是先報批，屬于附送資料。《招待費用申請表》此表原則上應是先報批，屬于附送資料。《現金借款單》或《轉賬支票領用審批表》復印件。（四）銀行存、貸款管理制度第一條銀行賬戶的管理1、開戶權限：銀行存款、銀行貸款的開戶審批權為總裁（或其授權人），其他任何人未經批準，不得擅自開立存、貸款賬戶，更不得以私人名義開設存折賬戶。2、開設賬戶，應由財務部提出申請，分別由部門負責人、資金結算部、財務總監和執行總裁簽批意見后，最后報總裁審批。3、資金結算部根據業務需要開設結算賬戶時，由部門申請，經財務總監核準，報執行總裁和總裁批準。4、財務部必須定期對各銀行賬戶進行清理，對過時的不需用的賬戶，要堅決取消，報批程序同上。5、賬戶的管理：嚴格實行“收支兩條線”管理制度，設專戶進行管理，具體分為結算專戶和費用專戶（含基本戶）。（1）其中結算專戶由資金結算部負責監管，不得從該類賬戶直接向外單位支付任何款項，原則上只進不出，出賬對象僅限于公司基本賬戶和償還貸款用賬戶，款項來源為融資收入和經營收入。（2）結算專戶轉入的款項必須先經基本賬戶再轉入相關費用戶和納稅專戶進行支出，包括利息轉款支出、資產購置支出等，從而通過基本賬戶體現公司每期費用開支總體情況。（3）費用專戶包括基本賬戶、納稅專戶和其他代扣款費用專戶，由財務部統一管理，款項來源根據部門月預算和資金計劃，經資金結算部簽批意見，再由財務總監核準后，最后由執行總裁和總裁審批。（4）財務部門根據業務開展的實際需求，可指定一結算賬戶專門用于支付購油款，便于核算和監控。（5）集團公司各單位間的往來款項，須通過各單位指定的結算賬戶進行調撥。（6）大型在建工程項目資金收支的賬戶，視同獨立核算單位的賬戶實行專戶專人管理。6、銀行賬戶內資金的調撥管理：針對公司內銀行賬戶間的每筆資金調撥與劃撥業務，必須嚴格執行每筆審核、審批制度，為此特明確規范使用《資金內部調撥通知書》，作為公司財務內部控制的必要手段和款項劃撥的重要依據：（1）“公司內銀行賬戶”是指經總裁審批同意開立的所有光匯集團公司的收款戶、貸款戶、日常費用戶及其他扣款費用專戶；（2）公司內部每筆資金調撥和劃撥時，僅限資金結算部人員或財務人員填寫《資金內部調撥通知書》，《資金內部調撥通知書》一式二聯，一聯財務聯，一聯結算聯；按設定的審批程序逐級審批，財務部出納負責辦理相關的支票領用審批和轉款銀行業務；（3）《資金內部調撥通知書》最后由總裁簽批后，出納即可按通知書內容在規定的銀行賬戶間及轉款時限內準確無誤辦理資金調撥和劃撥業務；（4）公司內部資金調撥申請部門為財務部或結算部，各部門應作好資金調撥情況記錄，以便審核公司資金狀況，對于同一筆資金的調撥，嚴禁重復申請或審批；（5）公司資金對外支付業務，仍按原規定執行《轉帳支票領用審批表》審批手續；（6）公司提現業務，仍按原規定執行《現金支票領用審批表》審批手續。第二條銀行印鑒的管理1、銀行印鑒分為存款印鑒和貸款印鑒，存款印鑒一般由財務專用章和法人代表章組成。貸款印鑒由法人公章、財務專用章、法人代表章、財務負責人章組成。2、銀行印鑒章實行分開保管，相互制約的原則。其中：財務專用章和財務負責人章由財務負責人或其指定人保管。法人公章、法人代表章，由法人代表或其授權人保管，若加有出納印章時，該章由出納員保管。3、在使用印鑒章時，必須有完備的審批手續（包括有完備的貸款手續、付款審批手續和啟用印鑒審批手續），方能使用，否則，保管印章的任何一方都有權拒絕。第三條銀行支票的管理1、銀行支票一般有銀行普通支票、匯票委托書、電匯憑證和本票等。2、銀行支票由出納員根據實際需要購買并負責保管和使用。3、銀行空白支票應視同現金進行保管，開出支票時應有完備的審批手續（詳見請款及報銷審批程序流程）。填寫支票應規范：日期、對應科目、收款人、付款內容必須填寫清楚，錯時應蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。4、開出支票應設立備查賬簿進行登記，支票及登記薄上均必須有領用人簽字。第四條貸款的擔保與抵押規定1、集團公司為允許范圍內的單位作貸款擔保，必須由結算部提出申請，報財務總監核準后，再報執行總裁和總裁審批。2、公司原則上不為其他單位提供擔保，或互保。公司為聯營、合資單位作貸款擔保，必須取得聯營、合資對方的反擔保或“共擔風險承諾書”。3、集團公司所屬的各公司不得擅自為集團公司內部以外的任何單位和個人作經濟或信用擔保，聯營、合資單位非經董事會同意，也不得為任何單位作擔保，否則所引發的經濟和法律責任概由當事人承擔。4、集團及所屬公司貸款原則上不以固定資產作抵押，若確需辦理抵押，必須經董事局（會）研究批準，方可抵押。第五條采購貨款、采購費用支付的管理1、購貨合同及運輸合同的審批：按照采購合同審批和運輸合同審批的程序進行審批。2、申請購貨款：貨款及運費根據采購合同及運輸合同中的付款條件，向資金結算部報資金計劃，經規定的程序審批后，辦理付款手續。3、付款：（1）出納員根據采購合同及請款審批單，匯同結算部一起到指定銀行辦理（支票、匯票或其他）付款手續，付款票據辦妥后，由財務人員隨同采購人員負責送交供貨方（銀行派人跟蹤的可一同前往），付款前必須先確定貨物是否存在，經核實無誤后，方能交票（經公司資信評估小組認定的信譽很好的單位除外）。（2）運費一般在貨運到后,由采購部門申請,經審批后付款。（3）采購地的有關費用，數額在2萬元以上的，由財務人員在送貨款時，負責支付，2萬元以下的，可以由業務員支付后，回來憑票報銷。4、結算：交款時必須及時向對方索取收款收據、增值稅發票及發貨通知單，并辦理完貨款結算。第六條資金收入的管理1、收款由財務部負責。（1）所有款項的收取都必須由財務人員負責辦理，其他人員協助。（2）為確保資金的安全、快捷，對于同城銀行轉賬支票，應盡量辦理“實時支付”入賬。（3）對于由客戶直接劃款的，根據銀行進賬單或銀行轉款憑證與我司結算專戶當日發生數進行核對，予以確認。（4）對于現金，應及時送存指定銀行結算專戶，原則上不得坐支。對于特殊需要，存入存折賬戶的現金，應報財務總監審批。（5）對于銀行匯票,需經專業銀行驗證無誤，方可接收。2、貨款收款財務確認及簽章放單（1）貨款到賬的確認，原則上應根據銀行或客戶提供的進賬單原件進行認定，特殊情況下可結合采用電話查詢、網上銀行查詢和其他必要的資金到賬確認方法進行，目的是保證貨款資金到賬的及時性、準確性和安全性。（2）只有通過財務出納、會計審核簽字確認貨款到賬后方可在銷售單據上簽注“收款專用章”，交相關部門辦理提貨手續。特殊情況下的簽章放單行為應有足夠保證并經財務總監審批后方可進行，目的是在不影響業務正常開展情況下保證貨物的安全性和銷售業務的暢通。（3）財務人員在審核各種收款單據時，對審核審批后的單據主要內容有人為變更、修改之處的應予以拒收。3、報告出納每天必須向財務經理、財務總監、執行總裁、總裁報送銀行存款、現金庫存日報，主管會計每月應與出納核對銀行存款、現金收支賬目及余額，并按規定向主管領導報送相關報表。第七條進口付匯核銷的管理1、《貿易進口付匯核銷單》由財務部統一向銀行申領，統一填寫。2、《貿易進口付匯到貨核銷表》由財務部統一向外管局申領，集中保管，統一填寫。3、核銷期規定即期信用證項下的核銷單，原則上一個月內核銷完畢，遠期信用證項下的核銷單原則上一個半月內核銷完畢。4、核銷單的核銷由財務部負責辦理。5、在辦理核銷單核銷手續時，應提供核銷單、報關單、核銷表等資料。6、核銷單核銷完畢后，核銷人員應及時把《貿易進口付匯到貨核銷表》、《貿易進口付匯核銷單》第二聯留存備查。7、進口付匯核銷相關業務需要時由資金結算部負責協助辦理，財務總監負責協調。8、外匯賬戶的日常管理具體參照第一條“銀行賬戶管理”有關規定執行，公司外匯賬戶的年檢工作由財務部負責，必要時由資金結算部協助辦理。（五）費用管理制度第一條費用的歸口管理:費用分為可控費用與不可控制費用，采取分級歸口管理辦法，各部門負責其預算限額內的可控費用，不可控費用由財務部集權控制。第二條費用控制實行預算管理制度1、每年年終前一個月內由各部門編制下年度可控費用預算，經主管領導核準后，報財務部預算組初步審核，并匯總匯編。財務部在年度終前10天內，將綜合匯總后的預算，報財務總監核準后，再提交總辦討論通過。2、在年終后30天內，由執行總裁主持召開各部門預算平衡會議，確定各部門年度費用預算，報經總裁批準后下達各部門執行。3、新一年開始，各部門必須按下達后的年度預算嚴格執行。每月根據其預算，在25日前編制資金使用計劃，報財務部審核匯總，再由財務部送結算部核準，報財務總監簽批后，于次月一日前由結算部下達用款計劃，并向財務部開出劃款通知單，將款轉入專戶使用。4、若遇不可預測的費用，必須報預算變更申請表，經總辦審核，并報執行總裁和總裁批準后，按調整后的預算實施。5、每季末，財務部將各部門費用執行情況進行匯總，與預算進行對比，分析差異原因，提出改進措施，對于明顯預算偏大的費用，應根據實際情況進行適當調整。財務部將預算執行結果，報財務總監、執行總裁和總裁，并向各部門進行通報。6、年度終了，各部門超支或節省的費用，按公司考核兌現辦法進行獎懲。第三條差旅費管理辦法1、員工出差分為國內出差和國外出差。按出差目的和所辦事項分為：（1）商務性出差，包括派出招商引資、商業貿易合同談判、異地采購、付款等為達成經營目標而進行的公務活動。（2）事務性出差，包括派出處理法律事務、追討款項、建立公共關系等非經目標而以促進管理為目的進行的公共事項。（3）非公務性出差，包括受公司委托或指派外出進修培訓，法定的上崗前培訓、國內外非商務性考察與培訓等旨在提高員工個人素質的公派外出事項。2、員工出差前應填寫《出差申請審批單》和《出差行程計劃表》，經部門經理簽注證實后，按出差期限由授權主管視情況需要事先予以核定，并依權限予以批準。出差員工憑批準的《出差行程安排表》通知相關部門或外單位安排接洽、住宿及工作配合等，出差員工另憑批準的《出差申請審批單》到財務部依公司規定辦理借支一定數額的差旅費，并在出差返回一周內辦理報銷手續。3、出差授權制度審批權限如下：（1）出差前必須填報《出差申請審批單》，經以下主管人員批準后，復印一份《出差申請審批單》報人力資源部（考勤）備案。未及時填報《出差申請審批單》者，必須先告知人力資源部，回來后立即補辦《出差申請審批單》。（2）境外出差或非公務性出差，必須由執行總裁和總裁批準。出差授權審批權限表人授權員及出差方式期限出差時間部門經理主管副總總裁或執行總裁一、商務性、事務性出差（一）境內副總裁、總監、總裁助理0-3天*3天以上*部門經理、副經理經理助理0-3天*3天以上**高級文員及以下0-3天**3天以上***（二）境外***二、非公務性出差***注：加“*”者為所主管領導必須簽批4、因公出差的差旅費用分為交通費、住宿費、伙食費、市內交通費、郵電費和特別費等差旅費用實行包干的辦法，即“劃分等級，分項計算，總額包干，調劑使用，節約歸

已，超支不補”的方法。5、出差人員的交通費（不含出發地和目的地的市內交通費）按下列標準實報實銷從出發地到目的地來回交通費用。（出差交通工具附表）出差交通工具附表-....交通工具職務級別f飛機火車輪船汽車總裁或執行總裁頭等倉軟臥頭等倉按實副總裁、總監、總裁助理商務倉軟臥二等倉按實部門經理、副經理、經理助理經濟倉硬臥三等倉按實高級文員及以下員工經濟倉（特批）硬臥三等倉按實（1）能享受高一等級艙位，出差日該班（航）次無相應等級倉位的，不享受差額補助。（2）交通費需要單據認定，無單據者，由個人自理。（3）使用公司交通工具者不再補助交通費。（4）出發地至出發港/碼頭的來回交通原則上由公司接送，沒有安排接送的，可實報實銷來回車費，確因時間急迫或其他特殊需要以的士出租車作交通工具的，應需事先征得部門負責人或主管副總同意，出差回來應填制《市內乘坐特殊交通工具申請單》報行政總監批準。（5）對乘坐飛機須要特批的員工，必須經總裁或執行總裁批準。（6）對超出標準乘坐的交通工具，如沒有主管領導的批示，其差額均由本人負擔。6、住宿費及伙食費、當地交通費、郵電費、洗衣費用等雜費，除總裁和執行總裁實報實銷外，其他人員出差一律按下列標準補助包干核付（人民幣元或等值外幣）。出差住宿費及雜費附表弋\項目\^標準\級別\每日住宿費及雜費（住宿費占二分之一、餐費占四分之一、其他雜費占四分之一）境外（包括港澳特區）境內總裁和執行總裁實報實銷實報實銷副總裁、財務總監、行政總監、營銷總監、技術總監（含副職）、總裁助理2500880部門經理、副經理（含助理）1600680高級文員及以下職員15003201）如本公司備有住宿場所或出差人員由接待單位免費安排住宿，不再補助住宿費，如免費安排伙食，不再補助餐費。本公司備有辦公住宿場所的辦事處，按下面第11條規定執行。2）出差天數計算含在途天數，但扣除返回當天的住宿費標準。3）隨同出差二日（含）以上的員工，包干費比照級別較高員工的標準執行。4）若出差員工二人或三人及以上屬合住一間的，住宿包干費比照一間標準計發，分開住宿的按實際入住間數標準計發（如三人入住二間，其中二人一間，一人一間，住宿包干則按二間計發）。5）若公司提供交通工具出差的，則扣除當日包干費中雜費的50%。6）非公務性出差人員的每日包干費，在一個月以內的，按標準的75%補助。超過一個月的按標準50%補助。超過半年的，按標準的25%補助。7）若特殊情況超出住宿等包干標準者，需在發票上注明原委，可報總裁實報實銷處理。8）為維護公司對外形象和員工切身利益，防止個別出差員工不正當做法，對不同級別的員工出差住宿條件給予下列限定，達不到住宿標準的實報實銷。項目標準級別每日住宿費標準境外（包括港澳特區）境內總裁和執行總裁實報實銷實報實銷副總裁、財務總監、行政總監、營銷總監、技術總監（含副職）、總裁助理四星級酒店（折人民幣500~1250元內實報實銷）三星級酒店或以上（人民幣240元以上）部門經理、副經理（含助理）四星級酒店（折人民幣400~800元內實報實銷）星級賓館（或人民幣180元以上）高級文員及以下職員四星級酒店（折人民幣300~750元內實報實銷）星級賓館（或人民幣120元以上）7、若出差省內地方由公司派車或自己坐公交車輛當天就返回的，只給予報銷行車路橋費用或交通費（包括出發地和目的地的市內交通費），不再給予出差補助，按正常出勤計發餐補。8、出差人經申請主管領導和行政總監獲準報銷當天交際應酬費的，報銷標準嚴格按照交際應酬費報銷標準執行，出差返回后應補辦申請手續；出差人員若遇業務特別費用（如送禮等）需由總裁、執行總裁批準，否則概由個人負擔。出差人員若獲準報銷一餐應酬費用，則扣除當日包干費中伙食費的50%。9、出差人員在計劃外的行程，如有交通費或延長出差時間需報支補貼的，需事先經執行總裁和主管領導同意，后補《出差申請表》，否則一切費用自理。10、出差期間不論是否加班或遇法定節假日，一律不計加班費。11、派駐各地分公司、辦事處的長駐（公司已有辦公及住宿場所）人員不執行本規定，每天可給20元的生活補助（不包括當地招聘人員），其他費用按實報銷。辦事處人員在辦事處以外的地方出差，可按本辦法執行。12、為本公司事務出差專家顧問的差旅費比照副總級標準支付。為本公司事務出差的其他單位人員，按隨同員工級別標準支付。13、公司所有人員出差，無論實報實銷或費用包干者，必須提供真實有效的住宿發票和單據（原件），用于核定實報實銷金額或證明住宿包干金額，財務人員不得給無或無效票據者核定該期間的住宿包干費用。14、出差人員回到家鄉，吃住在自己或朋友家中的無有效發票提供的，住宿補助不再計發；若回到家鄉需入住樓堂館所的，需在住宿發票說明原委，比照報銷和包干標準核定。15、差旅費的支領標準，因物價變動等原因，可由財務總監報總辦會議審議后核準隨時調整，同時按新的標準執行。16、本規定自頒布之日起執行。如果業務部費用需與業績掛鉤，另行制訂有關規定，在掛鉤辦法出臺之前，照本規定執行。第四條應酬招待費管理規定應酬招待費管理按公司有關規定執行（見行政部相關管理規定）。第五條費用報銷制度的規定1、所有報銷手續必須符合公司流程的有關規定：（1）物資采購（包括辦公用品）報銷必須附有《物資采購申購單》、《驗收入庫單》。（2）招待費報銷必須附有《招待申請單》原件，并有相關領導簽字。（3）差旅費報銷必須附有《出差申請審批單》；當月幾次出差深圳（含龍崗、寶安）以外的，當天去當天返回的，可一個月匯總填寫一張《出差申請審批單》。對出差人員的報銷不論幾天都需填制《差旅費報銷明細單》，對實報實銷項目應進行特批，如招待費，應填報《招待申請單》。（4）的士費報銷必須附有《乘坐特殊交通工具申請單》，并有相關領導簽字方可報銷。（5）所有按合同申請付款的，必須將合同副本附在《轉帳支票領用審批表》后，交財務部留底。（6）所有需對外支付的款項，必須先經財務部會計復核，才能逐級向上申報審批。2、公司實行“收支兩條線”，如領導已基本同意對大額資金的支取（現金超過5000元，支票10000元）在填制付款申請時，先去出納處核實，再確定是否同時上報轉款審批。3、各部門及人員應及時報銷當月所發生的單據,避免積壓單據,跨月報銷每人每月只能報銷一次，填寫一張報銷單（銷借款與無借款一并填寫）；超過一萬元的借款，每旬銷借款，不受每月一次的限制；需報銷的員工（包括銷借款），每月必須在月末最后一天前報送至財務部會計處，過期不再接收。4、申請借款的部門及人員，如在月末填報報銷單據時，預計下月還需借款，可在填制報銷單時同時上報借款審批單。5、各部門在請款、簽定合同等事項時，事先應征詢財務部意見，確認費用歸屬單位，并正確填制審批單據。6、報銷或申請付款時必須提供合法有效的原始單據：（1）申請付款時需提供發票后方能付款；（2）分期付款項目必須提供與付款進度相應的發票（金額等于或大于付款金額）；（3）發票必須真實、有效。除政府機關、事業單位收據有效外，其它企業、商店開出的收據均無效；（4）特殊情況不能提供發票者：A、天虹、順電、沃爾瑪、山姆、百安居等大型商場以及政府部門、電信部門、供水供電公司，可先行付款后提供發票；B、其它單位一律不得先付款后補發票。如確需先付款者，需請財務總監加批、確定取回發票期限后方可支付；C、未取得發票先行付款者，該部門經理承擔連帶責任。如跨月不能取得發票，停發經辦人及部門經理當月工資，并不得結算。D、財務部由主管會計負責催經辦人追討發票。E、付款的，由出納在付款時在《付款跟蹤表》上標明此次已提供多少金額的發票（如付款時未提供發票，由負責催討發票的會計標明）。（5）原始單據必須用膠水粘貼，嚴禁用訂書機訂；單據粘貼要整齊，大小不能超出報銷單據粘貼單的大小，單據多時，按費用類別，多分幾張報銷單據粘貼單均勻粘貼，不符合要求的財務部予以退還。（六）貨幣資金的內部控制制度第一條貨幣資金包括現金、銀行存款和其他貨幣資金。它具有流動性最大的特點。為管好用好貨幣資金，確保公司資產的安全、有效，特制訂本制度。第二條貨幣資金內部控制制度必須遵循以下原則：1、實行錢賬分管原則出納員不得兼管總賬、明細賬，出納可以登記現金日記賬、銀行存款日記賬，會計管理總賬、明細賬，但不能經管貨幣資金收支。2、實行重要印鑒與重要票據分權管理原則出納員保管、開具現金支票、轉賬支票，財務經理或由其指定會計人員保管印鑒章，出納員開具支票后，（能限額的應簽發限額支票），由保管印鑒章人員審核無誤后，加蓋印鑒章。3、保證貨幣資金入賬及時性原則發生貨幣資金的收支，應當立即入賬，必須日清月結。4、保證貨幣資金入賬的完整性原則公司內任何貨幣資金的收支必須入賬，不得有賬外資金、設置小金庫，也不得用白條子抵充貨幣資金。5、保證貨幣資金的安全性原則收入的現金，必須及時送存銀行，當天來不及存入銀行的現金，應當存入保險箱，金額較大，必須派人值勤。所有支票也必須存入保險箱。對于庫存現金，出納員應每天盤點，核對賬目，銀行存款必須在月末編制銀行存款余額調節表，并查找未達賬的原因。6、貨幣資金管理實行“五不準”的原則（1）不準用轉賬支票套換現金。（2）不準私自利用賬戶替其他單位和個人套取現金。（3）不準將公司的現金按個人的儲蓄方式存款（公司特許的除外）。（4）不準公司出納員以外的人員收付現金。（5）不準保留賬外現金。第三條貨幣資金收入業務的內部控制公司在貨幣資金收入業務方面，著重控制現金收入。無論現金收入或銀行存款收入都可以用會計記錄對出納工作進行控制、監督，控制程序如下：1、發票、收據實行聯號控制，指定專人負責管理。出納員在領用收據時，應登記領用時間、領用號碼、領用人、批準人簽字，用完之后必須進行收據銷賬處理。發票必需由主管會計中指定的專人開具，主管會計必須對用后的收據進行檢查，檢查其號碼是否齊全，有無套空填寫，有無涂改痕跡等。2、收款時應注意事項（1）公司收到任何款項都必須出具收據（錢貨兩清時，銷售發票可以替代收據）。（2）收款確認無誤后，應加蓋“現金收訖”或“銀行收訖”和公司“財務專用章”。（3）收據為一式三聯：第一聯存根。第二聯交款人。第三聯財務記賬。開具時必須復寫，不得隨意更改和套空寫。3、各種收入都應由財務人員集中辦理，杜絕業務部門或其他部門的人員直接向客戶收取貨款，業務部和其他部門人員有責任協助財務人員收取貨款。4、出納員每天根據財務聯收據等收款憑證進行登記，記完賬核對無誤后，將收款憑證轉交財務部會計進行賬務處理。第四條貨幣資金支出業務的內部控制1、貨幣資金的支出分采購材料款、費用、資產、借款等其他方面的支出，所有貨幣資金的支出必須嚴格執行公司的審批程序。2、公司貨幣資金支出分現金支出、銀行存款支出。現金支出范圍嚴格按照國家和公司財務制度的規定執行，超出現金支出范圍，必須開具支票通過銀行劃轉。3、對商品采購款的支出，采購部門應先報采購計劃，簽訂采購合同，按規定程序審批后，方可到出納員處領款或報銷，出納員對要支付的款項應嚴格審查，確認無誤后，才可支付貨款。4、對費用報銷的支出，嚴格執行公司的費用報銷審批程序，出納員應對費用審批手續、原始憑證各要件審核無誤后，方能支付款項。5、對于固定資產和低值易耗品的支出，必須按預算管理的要求進行申購審批，在取得完備的審批手續后，方能辦理付款。6、對于在建工程、長期投資的支出，必須附有合同或協議書的復印件、董事局的決議。必須有專人簽審，按規定的審批程序審批。7、對于應付賬款的控制，除必須報計劃審批外，在不影響商譽的情況下，盡量延遲付款，以利于公司資金周轉。對于個人借款的控制，嚴格執行其他應收款的控制、報銷審批程序，月末按制度規定扣回欠款，嚴禁挪用和占用公司資金。8、出納員在支付款項時，要求領款人必須簽名，再加蓋“現金付訖”或“銀行付訖”

章，并及時登記入賬，核對無誤后，將付款憑證轉交會計部門進行賬務處理。9、對于不合法的付款憑證，財務部有權拒絕支付。第五條貨幣資金的盤點與收支存報表制度1、出納員應每天根據貨幣資金的收支情況，分別登記現金日記賬和銀行存款日記賬，并結出余額。2、出納員每周應編制現金結存及變動周報和銀行存款余額及變動周報，并與實際庫存、存款進行核對。3、出納員每月應編制現金結存及變動月報和銀行存款余額及變動月報，并分別與會計總賬進行核對。4、主管會計每月對出納員的現金庫存進行一次盤點，并根據銀行對賬單與銀行明細賬進行勾對，發生差額應查明原因，編制銀行存款余額調節表。（七）應收賬款管理制度第一條賒銷信用額度“授信”控制1、若客戶不是即時付現,而是采用信用賒購的銷售時，業務員應先查閱該客戶的資料，過去是否有交易往來記錄，信用狀況怎樣，并將有關資料報財務部。若為新客戶，則由業務部門填妥客戶資信調查表（包括客戶登記卡、營業執照稅務登記證、復印件、營業狀況、財務狀況、信用保證及抵押情況等），送信用評估組進行審核。2、信用評估組接到業務部門資料后，應配合業務部門再調查落實客戶資料，然后根據搜集的資料進行整理分析，擬訂客戶授信額度及上限，最后報執行總裁和總裁審批。3、若經授信部門評估，認為該客戶信用不佳，應及時與業務部聯系，討論是否接受此訂單或合約。訂單或合約則必須呈報執行總裁和總裁決定是否要求付現或提供保證和抵押擔保。4、若接受擔保或保證條款時，由業務部門跟蹤初審客戶設定擔保或保證的各項手續（包括辦妥經公證的抵押擔保書或保證書，并經律師審核，同時在業務繼續的前提下，該手續每年必須重新辦理一次），然后將初審后的資料送授信部門再審核，若獲通過則根據評估結果給予信用額度。若未通過則由授信部門決定是否再增加擔保品或保證，或者要求款到付貨。5、客戶合約或訂單金額在信用額度以內，則簽約或接受此訂單，并按約定條款發貨。對于未辦妥授信手續或超過授信總額的交易不得發貨，必須經執行總裁和總裁特批后方能發貨。6、簽訂合同或接受訂單時，其金額不得超過授信額度，超過時必須由業務部門重新提供客戶資料交由授信部門再審核其信用，決定是否增加額度。額度的任何變更仍須經由授信部門再次評估審定。7、與客戶簽約時，若累計的應收賬款、應收票據及未兌現的其他銀行票據（支票、匯票等）已超過原訂授信額度時，應停止發貨或超過額度部分以現金、不可撤消信用證方式支付，或按本控制辦法第5和第6條的規定辦理。8、部門在接獲退票通知，或得知某客戶已停業、財務危機等信息時，應立刻調查核實，并通知倉庫暫停發貨，待證實無此事或確有此事而危機已解除后方能恢復正常發貨。9、在交易進行中，授信部門應視情節需要，隨時機動會同業務部門對可能有問題的客戶進行狀況調查，以決定擬采取的措施。第二條信用限額權責及實施辦法1、目的：深入了解客戶動態及發展，以期用適當的商品，以適當的數量和價格，在適當的時期做適當的銷售，達到完全回收，確保賬款安全為目的。2、方式：（1）每一交易客戶或新客戶均須完成信用調查表（附客戶通知函），并經核定或核準信用限額后才準銷售。（2）信用限額的核定均須按（客戶信用調查表）所列項目，逐一詳細調查及正確填寫，并經有關人員核簽送業務部核準才生效。（3）各項資料異動應及時修改，并作為調整（增加或減低）信用額度的依據。但應檢附最近六個月（分戶卡副本）憑核。（4）業務部經理及主辦信用人須按權責逐一詳細審核后才準簽送。3、查表進行落實，正確填報及信用資料異動的及時權責：（1）職責業務代表應對每一交易客戶的信用修正，并在權限及核定限額內依公司銷售政策合理出貨。業務部經理負責在核定權限內，對簽報信用限額的客戶及重要客戶的動態親自訪問，審核資料的正確性，對超限銷售客戶及異常（賬款）客戶的對賬處理及建議。主辦信用人負責信用調查表會計資料（銷售、賬款、票據）的核簽，限額以上客戶的財務狀況復查，分析異常（賬款）客戶資料的提供，定期與客戶對賬，管制客戶的銷售控制，經常主動提供各項分析資料供銷售決定參考。公司領導負責信用限額內合理銷售的控制及掌握地區內重要客戶動態，運輸、售價與信用限額的關系，確定合理銷售數量及確保貨款安全和票期的縮短。2）核定權\^職權責、、財務總監主管領導主辦信用業務經理業務代表核定權限10萬以上10萬以下3萬以上復查3萬以下1萬以下超限核準權（各級核權限內之信用限額為限）不限定30%以下交易資料的提供和建議20%以下無注：凡超限銷售者，須檢附六個月的客戶分戶卡憑核，經各級核準權者簽準后才可出貨。（3）計算方式信用限額應大于（等于）應收票據加應收賬款加本期銷售額才準出貨。超限銷售在各級核定權限內的信用限額核準權范圍內，合理正常銷售額可進行核發。管制客戶由各級信用限核定權人核定，并按管制條件實施。4）權責區分A.各級最終核定（準）者，須對核定資料的正確性負責。職務負責事項業務代表信用調查表所有應填載資料，負責填載齊全及正確性，如沒有或無法查出，應寫“無”絕不可空白。業務經理核定信用限額的正確性，異常客戶處理，超限的核發。主辦信用交易記錄、復查報告（須信用復查部分）管制法、異常賬款資料提供。主管副總核定權限的正確性，超限的核發。B.客戶賬款發生風險，導致回收困難之嫌時，應依倒賬呈報程序時限及應注意事項于期限內（業務代表三天內，業務經理、主辦信用四天內）自發生倒賬之日起七天內填寫倒賬報告單，附分戶卡副本，信用調查表報財務總監審核。C.信用限額范圍內或超限經核發合理正常銷售者，發生倒賬時處置適宜，遵守時效，視情節減輕或免予處分，催討有功者，另予適當獎勵。若信用資料呈報或調查不實，致公司蒙受損失，各級失職人員另視情節核定賠償。不合理銷售或未經核準（如業務經理超越權限）自行銷售致發生倒賬時，須負全額賠償責任，若處置適宜催討努力有實績可循，使公司減少損失，可減輕處分。未呈報客戶信用調查表及超限未經核準，自行銷售部分以無限額論，須負全額賠償責任。所有倒賬案發生時各級人員應即時檢討。倒賬發生時，應視其動機、處置、催討、時效、成果及到任時間另酌情獎懲。離職或路線移交除業已發生之倒賬外，原經手人的應收票據及超限部分，仍負連帶賠償及催討責任，應收賬款及移交中所達成之銷售（合理正常或經簽發者）由接交人負全部責任。注：本辦法如有未盡事宜，將另行補充或修正。第三條開發票業務的內部控制1、必須在確認銷售收入的同時開出發票。開立發票必須符合稅務局發票管理的有關規定，增值稅發票必須實行三專（專人領退、專人開票、專人保管）。2、發票必須依據發貨單填開，開出發票的內容必須與發貨內容相符合，并將發票號碼記在發貨單上。3、發票上的價格必須以合同簽訂的價格或核準的價目表為依據。所有發票應定期加出合計金額，并與應收賬款、銷貨合計數進行核對。4、已開出并已記賬的發票原則上不得作廢，確須作廢的發票必須在收回原發票時填寫發票作廢申請，并由客戶簽章，作廢的理由僅限于下列情況：（1）發票內容開錯。（2）發票所載數量與客戶簽收數量不符且超過合同規定的差異比例。（3）因故退貨且我方還未記賬。（4）符合國稅部門規定的其他情況。5、原發票取回,若為當月開出發票,則直接訂于存根聯上加蓋作廢印章才可開出新發票。并于原出庫單存根和作廢發票上注明重新開立的發票號碼。6、若為已申報增值稅的發票，或原開立發票的發票聯和抵扣聯因故不能收回時，應與稅務機關協調妥善處理稅務事項。財務部門應在原發票聯和抵扣聯收到后，才將發票作廢并重新開立正確的發票，同時將有關單據予以另卷保存，以便檢查核對作廢原因。第四條應收賬款的內部控制1、應收賬款是由于賒銷而向購買方提供的付款信用，因此要嚴格按賒銷信用額度授信控制制度的規定執行。2、財務人員應根據發貨單會計聯、銷售發票經復核核準后編制記賬憑證，并過入客戶相應的應收賬款明細賬。發貨單經客戶簽收后交由財務人員按時收款。3、應收賬款明細賬余額應與客戶未付已簽收的發貨單相符，財務部每月結一次賬，并將“業務員——客戶類別”的應收賬款明細表提供給業務部，由業務部經理核對欠款客戶簽收聯，看二者是否相符，不符應立即查明原因。4、財務人員收到客戶款項，填寫收款通知單（或收款收據），經出納人員簽收無誤后交由會計人員沖賬，銷貨明細表應與收款通知單相符。5、每月編制應收賬款賬齡分析表，并將超過信用期后尚未收現的，列表注明債務人、金額、時間及未收回原因并加以查明。6、財會部門每月核對應收賬款明細賬、總分類賬、及有關憑證是否相符。每月定期向債務人函證應收賬款余額予以對賬確認。7、確定壞賬準備的評估提列是否適當核足夠，已確定的壞賬是否已列損失。壞賬沖銷應收賬款，須經授權主管核準，并作備查記錄。8、因銷貨退回及折讓所發生的應收賬款減少，須經授權主管核準，并扣抵應收賬款。（八）存貨管理內部控制制度第一條存貨反映本公司期末在途、在庫和加工中的各種存貨的實際成本，包括各種材料、商品、在產品、包裝物、低值易耗品、分期收款發出商品、委托代銷商品、受托代銷商品、委托加工物資等。為了加強存貨的管理，特制訂本制度。（低值易耗品的管理，除遵照本制度的有關規定外，還要遵守《低值易耗品管理制度》。）第二條本公司存貨采購主要包括物料用品、辦公用品等。第三條采購業務的內部控制1、物料用品、辦公用品等采購是根據預算進度和實際需要，定期由使用部門經辦人填具《物料采購申請單》，申請表上須詳細注明參考供應商、規格型號、需用日期、用途、數量、預估單價和金額等內容，若申購物品需要采取特別運送及保存方式的，還應標注注意事項。申請單必須經倉管人員作庫存余缺審核，再按規定的程序報批后方能采購。2、《物料采購申請單》由申請部門填制，上報物資管理部門，由物資管理部門隨申報文件上報后經相關權責主管核準后，依規定辦理采購。采購部門接到經批準的申購文件后，應備妥有關資料及預計采購供貨商、數量等。3、采購方式應視貨物性質、金額大小，是否經常使用（分常用品、常備品和非常品）及市場競爭情況等加以考慮，然后選定詢價采購、議價采購、比價采購、合約采購、招標采購和緊急采購等采購方式。4、緊急采購不應經常發生，事后應補辦請購手續，并應分析發生原因是否為不可抗力，有無改善計劃。審計監察部、財務部應不定期對《物料用品申購表》進行檢查，是否有延遲采購、計劃外采購，是否符合經濟采購量的要求。5、采購部門必須建立完整的采購記錄，即在每次辦理完采購業務之后，將不同采購方式的訂購及詢價資料，分類填入供應商資料卡，以供日后參考備用。6、合同的訂立：采購單位依據經核準的申購單，填制采購合同。采購合同按公司合同管理辦法有關規定執行（其中送一份復印件給財務部）。7、為加強辦公用品采購的管理，本著少花錢多辦事的原則，減少辦公用品費用的開支，對辦公用品的采購作特殊規定。（1）采購辦公用品除特殊商品（如財務資料、工商資料等）外，必須到本公司指定的商場購買，公司指定的商場有：沃爾瑪、天虹商場、山姆會員店三家商場。（2）辦公用品由采購部專人負責、統一采購。（3）采購人員報銷辦公用品時，除提供發票和驗收單外，另須附上商場電腦小票，否則不予報銷。第四條驗收業務內部控制1、采購部門在確定采購日期后應通知倉儲部門預作倉位安排，并安排相關人員作好卸貨準備。2、供應商交貨時，倉管人員應就供應商的送貨單（運單）、發票（收執聯與抵扣聯）與購貨合同或經批復的《物料采購申請單》核對無誤后，由其安排卸貨地點，并依指定的方式卸貨，辦理入庫手續，填制一式四聯《物料驗收入庫單》。第一聯，存根聯，留存物資管理部門；第二聯財務聯，隨同發票等單據入賬；第三聯，倉庫聯，據以登記材料收發存臺賬；第四聯，采購部留存。3、屬計重的貨物入庫時，應計量。卸貨完畢后，倉儲人員應依計量單位核對其重量（容積），或依計數的方式核對數量。點收無誤后，倉儲人員應開具入庫單。4、采購的貨品，如屬經常使用的商品、備件或規格特殊的機械設備，貨物收妥后，驗收人員依檢驗規范或買賣合約辦理取樣檢驗，連同樣品送檢驗部門或請購部門辦理檢驗，最后出具檢驗報告。部分貨物因缺乏檢驗手段的，倉儲部門或請購單位只做外觀檢查和數量驗收。采購部門應附廠家品質保證書并在采購合同中附有相應的質量保證和索賠條款。5、貨物檢驗規范應包括：（1）取樣樣品數；