方志資料的搜集與整理方法2016-08-23點擊數(shù)：165地方志書，是全面系統(tǒng)記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻。資料是志書的基礎，是志書的生命，方志沒有豐富翔實的資料，就成了無源之水，無本之木。資料的搜集、整理與運用，是方志編纂中的關鍵一環(huán)。新一輪方志纂修，對方志資料的收集、整理與運用，提出了新的、更高的要求。我們要在黨的路線、方針、政策指導下，收集各地、各業(yè)在黨的領導下，推進改革開放，進行社會主義現(xiàn)代化建設的重要現(xiàn)實資料，并科學整理運用，以充分反映全面建設小康社會、實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化這一偉大壯麗的事業(yè)。一、資料分類資料按其來源，大致可分為文字資料、實物資料、口頭資料、網(wǎng)絡資料4類。1.文字資料文字資料是指以書面文字形式存在的資料。包括以下幾方面：文獻檔案。檔案是歷史活動的真實記錄和具體反映。文獻是指具有歷史價值的文字資料，許多文獻資料已經(jīng)入檔，但仍有大量資料沒有入檔，散存于各個單位和各種形式的文字載體中，應該注意收集。檔案和文獻都是編志最主要的資料來源。報刊圖書。包括各時期報紙刊物上關于某一方面或某地的報道、文章等。報刊資料是歷史活動的真實或曲折的記錄，所記載的內(nèi)容豐富具體，有較高的史料價值，是編修志書重要的資料來源。有關本地區(qū)、本部門和相鄰地區(qū)、部門的出版物，記載了當?shù)氐那闆r。這些資料對于方志編纂也十分有用，編纂時可以批判地運用。私人著述。包括當事人、當?shù)厝说墓P記、手稿、函電、筆記、詩文、回憶錄、調(diào)查記錄、演講稿等，這些資料無論是否正式刊出，往往都具有很高的史料價值，能夠補充檔案資料的不足，在資料收集時應注意收錄。2.實物資料實物資料是指具有資料價值的實物。主要有以下幾種：遺址、遺跡。這些資料能夠提供前人日常生活、社會活動、文化發(fā)展等相關情況，對于考察歷史往往能夠提供極具價值的資料。文物。蘊藏豐富的文物，真實地記錄了事物的本來面貌，甚至本身就是事物的本來面目，因此有的甚至比文字更可靠，更富有生命力。方志部門可以和有關部門合作，把這些實物拍成照片，直接運用于志書中，并準確說明，以證實歷史事實。圖片資料。各類圖片能夠真實地反映當?shù)卣巍⒔?jīng)濟、文化、社會、軍事、自然、人物等場景和面貌，是方志資料的重要組成部分。碑刻。用以刻石記事的碑刻及其碑文，內(nèi)容涉及自然、經(jīng)濟、政治、文化等方面，從不同角度反映真實的歷史，是編修方志的珍貴資料。3.口頭資料口頭資料又稱活資料，是指保存在當事者、知情人記憶中的和在群眾中口頭流傳的資料。這些資料往往更能反映社會的真實情況，是志書記述社會關系，反映人的品格、業(yè)績與精神面貌，從而使志書更好地體現(xiàn)真實性的不可缺少的素材。4.網(wǎng)絡資料隨著計算機網(wǎng)絡的興起，通過因特網(wǎng)獲取資料成為最迅速、方便的方法。我國已有吉林、黑龍江、福建、山東等省建立省情資料信息網(wǎng)，這為查閱網(wǎng)絡資料提供了便利條件。收集資料要盡可能在“廣”和“全”上下功夫。“廣”指收集的面要廣，“全”指收集應具有深度。只有廣征博采，寧多勿缺，才能使志書的編修具有堅實的基礎。特別是新一輪方志纂修，要多注意收集1978年改革開放以來，尤其進入21世紀全面建設小康社會的新情況、新資料。二、資料收集準備進行資料收集工作之前，應根據(jù)所編志書的大體內(nèi)容，圍繞每部志書的框架結構，篇、章、節(jié)、目設置，擬訂資料的征集提綱，根據(jù)本地區(qū)或本部門的特點，按照每部志書的基本框架，列出各時期的重大事件與問題，劃分成幾大部分，研討出可以付諸實施的資料收集提綱，形成一個完整的資料收集系統(tǒng)。與此同時，要做好有關人員分工，明確各自任務。參與編修志書人員應親身參與資料收集，這樣可以確保資料收集的質(zhì)量。在收集時應盡可能多地占有資料，不僅要收集正面資料，而且要收集反面資料，對同一事件的不同記載應全部收錄，以保證資料的完整性。具體操作應遵循“三先三后”原則。一是“先內(nèi)后外”。先收集本部門、本系統(tǒng)的有關資料，采訪本單位、本部門的知情者，然后再收集其他單位、其他地區(qū)的資料，這樣可以避免舍近求遠，延誤時間。二是“先急后緩”。先收集在世人的口頭資料，或即將工作變動的同志所掌握的資料，以免失去時機。對需要銷毀或可能被毀的資料，更應及時搶救或收集。三是“先遠后近”。先收集離現(xiàn)在時間較遠的資料，再收集現(xiàn)有資料，也即先收集近志書上限的資料，后收集近志書下限的資料。以時間為序，既便于盡可能多地保存較早期的資料，又使整體資料條理清楚。三、資料收集基本途徑方志編纂的過程實際上就是資料收集并消化吸收的過程，因此資料的收集至關重要。在收集資料時，應盡可能多地占有資料，凡是和志書內(nèi)容相關的資料都要詳加收集，博采略取，對收集到的資料再進行精細加工。方志資料收集可通過以下9條途徑進行。1.查閱檔案檔案能夠為修志提供重要的資料，應著重收集。收集的過程可分兩步完成：第一步，查閱本單位自存的文書檔案。這一過程可將查閱檔案和清理檔案結合起來，弄清本單位自有資料的數(shù)量、類型、涉及的范圍、各類資料的情況、欠缺的資料等。因為工作量較大，可考慮多派一些人集中收集整理。第二步，到檔案館查閱。去檔案館查閱資料應遵循“先近后遠”的原則。查找檔案線索可利用檔案館的各種檢索工具，如案卷目錄、重要文件目錄、專業(yè)目錄、全宗介紹、專題介紹、專題卡片等。各種檔案資料收集齊全后，要將屬于同一范圍的檔案資料匯集在一起，并考證整理，便于利用。2.查閱書籍報刊資料書籍報刊，特別是記載本地區(qū)、本系統(tǒng)情況的書籍和本地區(qū)的專業(yè)性報刊，保存大量有用的信息，是資料收集的重點。在查閱資料時，可先列出書目和報刊文章目錄，直接到圖書館或有關單位查閱，這樣查閱目標明確，可以提高工作效率。除了利用歷史資料外，還要注意對現(xiàn)有資料的利用，如當?shù)氐娜丝谄詹椤⒌孛詹椤⑼恋刭Y源普查、農(nóng)業(yè)普查、工業(yè)普查、第三產(chǎn)業(yè)普查等資料。這些資料都已編印成冊，查閱方便，使用可信。3.收集活資料由于一些因素的影響，有些史事沒有書面記載，給方志編纂的書面資料收集帶來困難。這就需要通過訪問當事人、見證人或?qū)@些事情有了解的相關人士，記錄這些內(nèi)容，以彌補缺失。收集活資料主要有3種方式：一是請進來，即通過舉行座談會，邀請有關人士參加，通過座談的方式了解當時的史事，并記錄歸類，考證后存檔以備寫作時使用。二是走出去，修志人員登門拜訪當事人。這種方法使當事人可以不受時間的限制，盡可能多地回憶當時的情況，且還可以讓其家人協(xié)助回憶，效果較好。三是約請有關人員撰寫回憶錄。4.實地調(diào)查通過實地調(diào)查可以獲得生動、具體的第一手資料，因此，實地調(diào)查也是收集資料的主要途徑之一。在實地調(diào)查時，還可以借助照相、繪圖、錄音錄像等現(xiàn)代科技手段配合資料收集，使資料的類型更加豐富，表現(xiàn)力更強，也便于更好地保存。5.利用方志館館藏資料和地情資料庫所藏資料我國已有十多個省份建立方志館，許多市、縣也建立方志館。作為專門的方志收藏部門，方志館收藏許多地區(qū)性或全國性的方志資料，是方志資料存儲的寶庫。資料收集人員可以通過查閱或借閱的形式，利用方志館藏資料，復印、抄錄自己所需要收集的資料。還有一些省份建立了省情資料庫，這些省情資料庫收集大量豐富的地情資料或與方志有關的資料，而且形式十分豐富，聲、像、圖、文并存。省情資料庫的資料收集工作可通過計算機檢索出所需資料，全文拷貝保存入磁盤或打印，應用十分方便，應多注意收集。6.廣泛征集資料在組織專職人員集中力量收集資料的同時，還要廣泛發(fā)動群眾和基層單位提供資料。可通過發(fā)布文告征集，布置所屬重點單位寫志，印發(fā)調(diào)查表、調(diào)查提綱由基層單位撰寫，發(fā)動知情者提供資料等方式進行。7.查閱外文資料新中國成立后，特別是改革開放以來，中國對外交往日益頻繁，簽訂許多條約、協(xié)定、合資合作項目，以及貿(mào)易合同、援外等項目，留下豐富的外文資料(以及中文資料)。這些資料從不同角度記載一些歷史事實，對方志編纂很有幫助。為此資料收集人員可根據(jù)圖書館、檔案館的分類卡片或索引，查找有關本地的外文資料，以補充中文資料的不足，豐富志書的內(nèi)容。8.收集縮微資料縮微資料是以感光材料為存儲介質(zhì)，以縮微照片為記錄手段而產(chǎn)生的一種信息存儲和傳播媒體，包括縮微膠卷、縮微膠片、縮微卡片、縮微印刷品等。許多珍貴的歷史地理資料，就是以縮微資料的形式保存在各大圖書館、博物館里的。這種資料存儲方式的特點是存儲密度高、體積小、價格便宜、傳遞方便；但也有缺點，縮微資料不能直接閱讀，需要將其復制放大后方可使用。9.網(wǎng)上收集資料國際互聯(lián)網(wǎng)的普及使人們通過網(wǎng)絡查閱資料變得十分方便、快捷。互聯(lián)網(wǎng)可以讓人們查閱國內(nèi)外網(wǎng)站上的所有資料，大大方便方志資料的收集。現(xiàn)在，許多檔案館、圖書館、官方的政府網(wǎng)站、機關網(wǎng)站、企業(yè)網(wǎng)站、行業(yè)網(wǎng)站等已經(jīng)普遍采用計算機存儲資料，不少資料已經(jīng)上網(wǎng)，大大方便人們的網(wǎng)上資料收集。另外，許多省份已經(jīng)建立省情信息網(wǎng)，這為人們利用因特網(wǎng)查閱地情資料提供有利條件。隨著時代的發(fā)展，技術的不斷進步，網(wǎng)上資料必將成為重要的方志資料。除了上述資料收集途徑外，還可以通過收集音像資料來獲得方志編纂所需資料，如錄音帶、幻燈片、電影片、錄像帶、光盤等。三、資料收集具體方法1.全文復印或抄錄一些綜合性資料，暫時無法分類的、具有很高價值的珍稀文獻，或者非主題資料，準備作為旁征和參考用的，可以全部復印或抄錄，以后根據(jù)需要使用，或原樣收藏，或再作進一步整理。方志工作人員在收集資料時應注意掌握收錄的標準，只收取有關的資料，從而提高資料的利用率，也可以降低時間成本和經(jīng)濟成本。2.摘要抄入卡片在收集資料時可以按照一事一卡的原則直接摘要抄入文摘卡，根據(jù)各地的經(jīng)驗，有的以章，有的以節(jié)，還有的細到以目為一事記入一卡。卡片表頭內(nèi)容有：分類、編號、資料題目、資料種類、保存單位、原館藏編號、原文題目、著譯者、卷、期、冊、頁、形成年代、出版時間、被采訪人、性別、年齡、學歷、職務、單位、住址、采訪人、摘抄人、摘抄日期、摘抄內(nèi)容等。一單位卡片規(guī)格應力求一致，以便于管理和利用。3.采訪記錄采訪活資料時，無論是開座談會還是單獨訪談，都應該做好記錄。采訪記錄要全，要忠于講述者的原義，并使用講述者講話的語氣記錄。采訪結束后，要及時整理清楚，并交給講述者審閱簽字。如果條件具備，采用錄音或錄像效果會更好。另外，也可請講述者事后寫成材料。在采訪記錄的表頭上，要注明被采訪者的姓名、性別、年齡、學歷、職務、單位、住址、采訪人、采訪時間等。但以上這些做法都應得到采訪者的同意。4.考察記錄為了考察某些歷史遺跡，為了尋訪新的資料，或為了印證舊志書中的記載，往往需要帶著問題進行實地考察，通過親歷、親問，了解事情的原委，辨明事情的真假，從而保證資料的真實可靠性。實地考察時要隨時將調(diào)查的情況和測量的數(shù)據(jù)記錄下來，必要時還要進行攝影、攝像和測繪，以求資料的真實、準確。在具體的收集資料過程中，應做到：一是按照事先擬訂的篇目制定資料收集提綱，資料應按照提綱去收集，做到目的明確。二是應堅持采編結合，邊收集、記錄，邊整理、編寫，以迅速熟悉和掌握所收集資料的情況。三是要注意資料收集的深度、廣度。收集資料時應弄清資料的來龍去脈，前因后果，這樣運用資料時才會得心應手。資料收集時還要注意收集到的統(tǒng)計數(shù)據(jù)齊全，既要收集點上的資料，又要收集面上的資料。四是要注意收集資料的靈活性。首輪修志，在資料收集上下了不少功夫。但也存在一些問題，諸如：“譜今有余，略古太過”，造成歷史上(特別是民國時期、“文化大革命”時期)資料的重大缺漏；“靜態(tài)資料多，動態(tài)資料少”，出現(xiàn)“見物不見人”情況；“檔案資料多，口碑資料少”，難以相互印證和生動記述；“資料照抄照錄，出處記載不清”，難以查對核實，等等。在新一輪修志中，這些問題都需引起注意。四、資料鑒別收集、整理、保存資料，其目的全在利用，而在利用資料之前必須對資料進行鑒別和選擇。如果沒有確鑿無誤的史料作基礎，志書就很難傳信后世。志書的資料來源廣，種類多，數(shù)量大，時間長，一事異載、一題幾說、真?zhèn)蜗嚅g、正誤互見等問題在所難免。這就需要對資料進行嚴格的核實、甄別、考證、校正。資料的考訂工作要貫穿于志書編纂的全過程，以達到萬無一失。在進行資料的鑒別中，必須堅持實事求是的原則，不唯上、不唯書、只唯實。1.鑒別資料真?zhèn)我皇菑馁Y料來源分析其真實性與可靠性。首先要看資料的類型，資料來自檔案、書刊、口頭時，一般應以檔案資料為準。另外還要看資料為何人所提供，根據(jù)資料提供者的身份、地位、職業(yè)等進行判斷。由于資料來源不同，同一事件，會有不同的記載，必須經(jīng)過比較分析，判斷其真實性。二是從資料內(nèi)容本身判斷資料的真實性和重要性。首先從資料涉及的時間、地點、人物分析、辨別真?zhèn)危黄浯螐氖妨系膬?nèi)容分析、判斷其反映的問題是否真實，與事實是否相符合。三是從稿本分析。首先看稿本是原始記錄還是根據(jù)原始記錄整理后的成文。其次看稿本是屬于草稿、底稿還是正稿。一般說來，正稿屬于定稿，準確可靠，價值大，比其他兩種形式更為可信。2.鑒別資料正誤一是書證。即將同一問題在同一本書內(nèi)或在不同文獻之間進行對照比較，其中要注意有些文獻會有以訛傳訛的情況。具體可分為兩類：一類是內(nèi)證法，即以本書證本書。具體方法是根據(jù)同一部書中所記錄的同一資料的同異進行判斷。另一類是外證法，即用本書以外的材料來比較分析本書記載的正誤。在占有豐富資料的基礎上，將記載同一時間、地點和同一事物的各種資料集中，認真排比對證，分析研究，以判斷資料的真?zhèn)巍６俏镒C。即以實物資料驗證文獻資料或者口碑資料，以防史實不真、錯漏、訛誤。必須重視調(diào)查訪問和實地考察工作，用實物資料考訂事實。三是人證。即用口碑資料驗證文獻資料，通過知情人和各界人士進行核實。四是理證。即運用邏輯推理論證資料正誤。它以驗證人的思想水平、學識水平并運用辯證邏輯推理判斷是非。有些資料不需要用其他資料對比論證，只用推理的方法，找出矛盾進行分析，就能判斷真?zhèn)巍Ｓ袝r資料的失誤十分隱蔽，需要志書編修人員對之進行嚴密的推理論證，以辨明真?zhèn)巍Ｎ迨且秒A級分析的方法進行鑒別。編志所用的許多歷史資料，來自社會的書刊、檔案，打著深深的階級烙印，對此，修志工作者應有清楚的認識，注意用階級的觀點進行分析。六是要對資料進行若干技術性的鑒別和考核。包括：從鑒別原始資料出發(fā)，由保存經(jīng)過和流傳過程考核真?zhèn)危粡闹谱魇妨系脑虾图夹g鑒別史料的真?zhèn)危粡氖妨系男形母袷健⑺枷胫黝}及其變化是否適合當時當?shù)氐闹贫取⒁?guī)定考核史料；從史料印章的樣式、尺寸、花紋、字體、文字內(nèi)容的變化鑒別真?zhèn)危粡氖妨系淖煮w、文字的變化進行考訂；用理證的方法進行鑒別等等。五、資料整理與分類通過各種途徑收集到的大量資料，內(nèi)容豐富，種類繁多，應認真整理，確保資料真實、可信，為方志編纂做好準備工作。對方志資料的整理和分類，有利于檢查資料、熟悉資料，提高資料的利用效率，提高方志的編纂速度，起到事半功倍的效果。由于搜集資料工作量大，時限跨度長，不能等資料搜集齊全以后再開始整理，而應邊搜集邊整理。資料的整理大致有以下幾個步驟：1．編號登記資料收集后，首先要按先后順序編號登記。登記方法主要有3種：一是建立《文獻資料登記簿》，內(nèi)容包括順序號、資料名稱、編纂者、出版時間、資料來源、提供或摘抄人、資料種類(書籍、報刊、檔案、賬簿、合同、契約規(guī)章、手稿、書信、日記等)、備注等。二是建立《實物資料登記簿》，內(nèi)容包括順序號、資料名稱、發(fā)現(xiàn)時間、地點、提供資料者姓名、單位、住址、實物種類、應付報酬、備注等。三是建立《口頭資料登記簿》，內(nèi)容包括順序號、資料名稱、被采訪人、性別、年齡、職業(yè)、住址、采訪人、采訪時間、采訪地點、資料種類、備注等。如有條件，在備注欄內(nèi)要寫明資料的價值、可靠程度、是否已經(jīng)鑒別等，供以后考證和利用時參考。2．建卡歸類為了方便匯編資料和編寫工作，按照編寫提綱，每章為一類，按照一事一卡的原則，按章歸類，資料箋上的類別即為編寫提綱中各章的章名。若原一張卡片記兩件或幾件事的要分開。全文復印或抄錄的，若有必要，也按一事一卡的原則進行整理。卡片建立后，要將之分別歸入基本篇目的類別中，便于采摘利用。對于圖件、照片、圖像等，按照資料編目歸類，分別裝訂到相應的資料中去，不另行造冊，以便使用。為了便于查閱，歸類時可根據(jù)章、節(jié)編制代號，標于卡片上，如5—4，代表第五章第四節(jié)。3．立卷保存從管理、利用相結合的角度考慮，對通過建卡歸類的大量資料必須仔細核對，分章裝袋。資料裝袋不能跨章，但一章資料可裝數(shù)袋。各袋資料均在袋面附上本袋資料的目錄．內(nèi)容包括：序號（即指該資料在本袋資料中的順序號）、資料名稱、登記流水號等，這些都應與“資料登記簿”一致。無論是從什么渠道搜集來的資料，都要一律按照一事一卷編號儲存。這樣，撰寫時只需取出此卷，便可獲得查閱、考訂、研究某事的全部資料。4．資料匯集采用排列的方法，把同類的原始資料進行初步的篩選和集中，根據(jù)志書篇目的順序，對資料進行有條理的排列。匯集資料不僅比較系統(tǒng)而且保留著資料的原始性，極具存檔價值。在微機中進行匯集更便于存儲，也便于進一步的加工制作，為資料匯編或長編打下基礎。5．專題資料匯編專題資料匯編是在資料立卷儲存后，對所收集的資料進行的再加工。它在資料匯集的基礎上，運用馬克思主義的觀點統(tǒng)率資料，記錄某事物產(chǎn)生、發(fā)展、變化的全過程，剖析事物之間的內(nèi)在聯(lián)系和因果關系，揭示事物發(fā)展的規(guī)律。匯集專題資料，能夠發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有資料中的缺失、錯訛之處，從而有利于對資料的補充、豐富和訂正。6．資料長編資料長編是在比較系統(tǒng)、全面地占有資料并經(jīng)過初步整理分類、選擇和考訂核實后，按照志書篇、章、節(jié)、目對資料進行的初步纂輯，以完成從資料收集到志書試寫的過程。它是資料整理工作的最后階段，具有半成品的性質(zhì)。長編是志書正式編纂的一次練兵，有利于發(fā)現(xiàn)問題，避免在正式編纂志書時出現(xiàn)大的失誤。泉州市級專志（部門志）編好送審時，要求一同報送資料長編，以便審核。方志資料長編，就是按照志書確定的篇目要求形成的粗具條理的書稿。長編不同于一般的資料匯編。一般資料匯編，可以列出