推廣會(huì)議詳細(xì)工作指引會(huì)議主席和講者選擇大會(huì)主席及講者一、主席、講講者人選選原則：：主席人選的的舉辦地地原則：：一般區(qū)區(qū)域會(huì)議議應(yīng)從當(dāng)當(dāng)?shù)卣?qǐng)主主席。以以下情況況可選擇擇異地主主席對(duì)當(dāng)?shù)赜刑靥厥庥绊戫懥Φ漠惍惖貙＜壹遥煽伎紤]做主主席或聯(lián)聯(lián)合主席席；當(dāng)?shù)貙＜覠o(wú)無(wú)法或難以選擇擇出公認(rèn)認(rèn)的學(xué)科科帶頭人人，或?qū)＜颐芏茈y以協(xié)協(xié)調(diào)；中華醫(yī)學(xué)會(huì)會(huì)等全國(guó)國(guó)專科學(xué)學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)之衛(wèi)星星會(huì)；公司組織的的全國(guó)目目標(biāo)醫(yī)生生會(huì)議；；公司組織的的國(guó)外會(huì)會(huì)議或國(guó)國(guó)外參會(huì)會(huì)；主席、講者者匹配原原則：主席在學(xué)術(shù)術(shù)地位、資資歷、影影響力等等方面要要略高于于講者；；主席與講者者性格特特點(diǎn)、人人際關(guān)系系良好，無(wú)無(wú)不良合合作記錄錄；主席與講者者的學(xué)術(shù)術(shù)觀點(diǎn)、派派別、研研究方向向無(wú)明顯顯沖突；；確認(rèn)兩者的的配合可可以平衡衡當(dāng)?shù)馗鲗＜遥星屑砂H貶；主席、講者者在位原原則：優(yōu)先邀請(qǐng)現(xiàn)現(xiàn)任專家家做主席席或講者；；仍有現(xiàn)實(shí)影影響力的的專家如如：院士士，可作作為掌控控局面的的備選；；主席、講者者與產(chǎn)品品關(guān)聯(lián)度度原則：：選擇與產(chǎn)品品治療領(lǐng)領(lǐng)域相關(guān)關(guān)度高的的專家做做主席和和講者；；主席、講者者與會(huì)議議性質(zhì)、重重要性、學(xué)學(xué)術(shù)性原原則：主席、講者者人選與會(huì)者來(lái)源源與會(huì)者層次次會(huì)議重要性性會(huì)議學(xué)術(shù)性性學(xué)科全國(guó)頂頂尖專家家來(lái)自全國(guó)或或大城市市含全國(guó)專家家產(chǎn)品最重要要的會(huì)議議之一較強(qiáng)的學(xué)術(shù)術(shù)性或新新觀點(diǎn)學(xué)科全國(guó)頂頂尖專家家或?qū)W科科直轄市市級(jí)專家家或?qū)W科科省級(jí)頂頂尖專家家來(lái)自省會(huì)城城市含省級(jí)專家家產(chǎn)品最重要要的會(huì)議議之一較強(qiáng)的學(xué)術(shù)術(shù)性或新新觀點(diǎn)學(xué)科全國(guó)頂頂尖專家家或?qū)W科科直轄市市級(jí)專家家或?qū)W科科省級(jí)頂頂尖專家家或?qū)W科科本市級(jí)級(jí)頂尖專專家來(lái)自二級(jí)城城市含本市專家家產(chǎn)品重要的的會(huì)議之之一較強(qiáng)的學(xué)術(shù)術(shù)性或新新觀點(diǎn)6、講者本本地、外外地原則則：在邀請(qǐng)兩名名以上講講者時(shí)，盡盡量安排排一個(gè)本本地講者者、一個(gè)個(gè)外地講講者，以以增強(qiáng)會(huì)會(huì)議的交交流氣氛氛。并遵遵循以上上金字塔塔結(jié)構(gòu)。二、主席、講講者人選選信息渠渠道：公司產(chǎn)品專專家資料料庫(kù)；本人或通過(guò)過(guò)當(dāng)?shù)厥惺袌?chǎng)、銷銷售的同同事向擬擬參會(huì)的的醫(yī)生了了解；參考同專業(yè)業(yè)其他產(chǎn)產(chǎn)品會(huì)議議，及專專業(yè)會(huì)議議和雜志志；主席、講者者身份取得主席、講講者的最最新有效效名片，以以名片信信息為準(zhǔn)準(zhǔn)比較可可靠，必必要時(shí)可可與本人人確認(rèn)。主席、講者者溝通與主席、講講者正式式溝通前前，應(yīng)首首先復(fù)習(xí)習(xí)一下公公司產(chǎn)品品專家資資料庫(kù)中中的相關(guān)關(guān)專家資資料。對(duì)對(duì)不熟悉悉的專家家尤其如如此，最最好同時(shí)時(shí)和熟悉悉該專家家的同事事或他人人詳細(xì)了了解清楚楚。了解解專家是是否是少少數(shù)民族族或外賓賓，其相相關(guān)風(fēng)俗俗或飲食食的特殊要要求及翻翻譯配備備；對(duì)于于外籍專專家的溝溝通很大大程度上上要與翻翻譯溝通通好；掌掌握專家家的下列列信息對(duì)對(duì)你更好好地理清清拜訪思思路和制制定拜訪訪前計(jì)劃劃十分有有幫助：：專家的學(xué)術(shù)術(shù)傾向、派派別、專專業(yè)特長(zhǎng)長(zhǎng)、發(fā)表表學(xué)術(shù)論論文、研研究方向向及進(jìn)展展水平、最最近研究究方向和和進(jìn)展、學(xué)學(xué)會(huì)和社社會(huì)職務(wù)務(wù)、學(xué)會(huì)會(huì)會(huì)議活活動(dòng)中的的角色、地地位、興興趣愛(ài)好好、人際際關(guān)系、重重要紀(jì)念念日期、作作息常規(guī)規(guī)、與公公司的合合作記錄錄和對(duì)各各藥廠的的態(tài)度、支支持程度度等信息息技能等。一、90溝溝通日：：要點(diǎn)：即正正式邀請(qǐng)請(qǐng)專家作作為大會(huì)會(huì)主席或或講者之之日與主主席或講講者的第第一次溝溝通。主主席或講講者候選選人一般般都是業(yè)業(yè)內(nèi)著名名專家，日日程非常常繁忙。應(yīng)應(yīng)在會(huì)議議基本確確定后的的第一時(shí)時(shí)間盡早早聯(lián)系主主席和講講者`，以以便進(jìn)一一步協(xié)調(diào)調(diào)公司、主主席、講講者三方方的時(shí)間間（有時(shí)時(shí)還有合合作方如如學(xué)會(huì)），準(zhǔn)確確定會(huì)議日期。一般從充分和禮貌考慮，應(yīng)在會(huì)前90天以上，但具體還要根據(jù)會(huì)議的情況和性質(zhì)決定。如；有些兩年或每年一次的中華醫(yī)學(xué)會(huì)專科年會(huì)的廠家衛(wèi)星會(huì)，由于大專家?guī)缀醵紩?huì)參加年會(huì)，并且會(huì)擔(dān)任各個(gè)時(shí)段的主席或講者，有的廠家會(huì)在本屆會(huì)議結(jié)束后，馬上與一些專家口頭預(yù)定下一屆衛(wèi)星會(huì)的主席或講者，然后隨時(shí)間臨近再一步一步的跟進(jìn)。這種情況下邀請(qǐng)專家作為大會(huì)主席或講者提前的時(shí)間就一定要多于90天。而有些公司自己組織的大會(huì)，舉辦時(shí)間可能不在該專科醫(yī)生國(guó)內(nèi)外的會(huì)議高峰期，專家們的時(shí)間可能比較從容，這種情況下，可能會(huì)前60天也能請(qǐng)到滿意的專家。總之，90天是一般情況，要以能請(qǐng)到滿意的專家為準(zhǔn)。但切忌會(huì)前一個(gè)月以內(nèi)，臨時(shí)請(qǐng)專家，專家會(huì)感覺(jué)是去當(dāng)“替補(bǔ)”，很不禮貌。溝通指引：：確定接受邀邀請(qǐng)，做做為主席席或講者者；向主席通報(bào)報(bào)擬請(qǐng)講講者和向向講者通通報(bào)擬請(qǐng)請(qǐng)主席，征征得認(rèn)同同；盡量確定會(huì)會(huì)議確切切日期。由由于涉及及主席、講講者（可可能不止止一人）和和公司及及合作方方等多個(gè)個(gè)方面，有有必要請(qǐng)請(qǐng)對(duì)方允允許在一一定的時(shí)時(shí)間之內(nèi)內(nèi)，有細(xì)細(xì)微的調(diào)調(diào)整，并并承諾自自己將盡盡快與各各方協(xié)調(diào)調(diào)后，將將進(jìn)展在在第一時(shí)時(shí)間向?qū)＜覅R報(bào)報(bào)；通報(bào)會(huì)議議議程，溝溝通會(huì)議議主題，講講者講題題，征得得認(rèn)同；；征求主席、講講者對(duì)會(huì)會(huì)議安排排的意見(jiàn)見(jiàn)和建議議，記錄錄；與講者討論論講稿大大綱的具具體包括括的內(nèi)容容，記錄錄；告訴講者，“我會(huì)盡快將和您今天討論的大綱制作成幻燈片，再與您溝通”一定要由公公司自己己的人（通通常是產(chǎn)產(chǎn)品經(jīng)理理）制作作幻燈片片，不要要讓講者者自己做做，因?yàn)闉槟菢幼鲎瞿愠袚?dān)擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)會(huì)很大大，并且且會(huì)失控控！告訴主席，“我會(huì)將會(huì)議安排的進(jìn)展和與講者的溝通情況隨時(shí)匯報(bào)給您”跟進(jìn)拜訪或或通訊跟跟進(jìn)：在在隨后的的兩周內(nèi)內(nèi)保持每每人兩次次以上的的跟進(jìn)拜拜訪或通通訊跟進(jìn)進(jìn)（電話話、短信信、emmaill），溝溝通會(huì)議議安排及及講者或或主席溝溝通情況況。異地地主席或或講者不不能每次次出差拜拜訪，可可以通過(guò)過(guò)通訊跟跟進(jìn)，最最好事先先得到專專家的認(rèn)認(rèn)同和諒諒解，比比如可以以在將要要結(jié)束拜拜訪時(shí)說(shuō)說(shuō)；“由于我我的bbasee在xxx市，如如需要及及時(shí)與您您溝通時(shí)時(shí)希望能能借助電電話和eemaiil，能能否讓我我了解哪哪個(gè)時(shí)間間段？打打哪個(gè)號(hào)號(hào)碼或是是發(fā)短信信？您會(huì)會(huì)比較方方便？”4、將選定定的主席席、講者者的姓名名、身份份及900溝通日日的日期期、拜訪訪結(jié)果填填入工作作索引。二、60溝溝通日：：1、要點(diǎn)：：1）引引導(dǎo)主席席和講者者逐步進(jìn)進(jìn)入角色色，使會(huì)會(huì)議按照照設(shè)想的的目的進(jìn)進(jìn)行；2）確確認(rèn)會(huì)議議時(shí)間、議議程及各各項(xiàng)安排排；3）了了解主席席和講者者學(xué)術(shù)觀觀點(diǎn)，討討論提問(wèn)問(wèn)與解答答；2、溝通指指引：1）正正式將會(huì)會(huì)議的時(shí)時(shí)間確定定，最好好請(qǐng)專家家將此日日期記錄錄在其日日程安排排表內(nèi)；；2）就就議程安安排順序序、發(fā)言言時(shí)間、討討論時(shí)間間等達(dá)成成一致；；3）了了解主席席對(duì)產(chǎn)品品主要學(xué)學(xué)術(shù)觀點(diǎn)點(diǎn)的支持持度，討討論可能能會(huì)遇到到的提問(wèn)問(wèn)及解答答要點(diǎn)。4）與講者者首次溝溝通片子子內(nèi)容，重重點(diǎn)了解解講者對(duì)對(duì)全部觀觀點(diǎn)的接接受和支支持度；；討論可可能會(huì)遇遇到的提提問(wèn)及解解答要點(diǎn)點(diǎn)。5）如果你你在會(huì)議議討論時(shí)時(shí)安排了了病歷發(fā)發(fā)言，不不要直接接告訴主主席和講講者是你你安排的的。可以以說(shuō)“我的銷銷售同事事告訴我我，有些些有用藥藥經(jīng)驗(yàn)的的參會(huì)醫(yī)醫(yī)生可能能會(huì)在討討論時(shí)提提一些問(wèn)問(wèn)題并分分享一些些他們的的感受，我我會(huì)進(jìn)一一步了解解一下具具體問(wèn)題題匯報(bào)給給您。”6）與主席席溝通不不要帶整整套片子子，而是是僅準(zhǔn)備備幾張要要點(diǎn)，將將觀點(diǎn)講講清楚即即可；7）與講者者溝通要要帶完整整片子，不不必每張張都過(guò)，將將重點(diǎn)的的內(nèi)容拿拿出來(lái)討討論；8）告訴主主席和講講者“我會(huì)將將今天與與您確定定的內(nèi)容容，包括括講者//主席對(duì)對(duì)提問(wèn)的的一些準(zhǔn)準(zhǔn)備，以以及從醫(yī)醫(yī)院反饋饋來(lái)的問(wèn)問(wèn)題，再再整理出出來(lái)下次次拿給您您，以便便您主持持時(shí)參考考。3、跟進(jìn)拜拜訪或通通訊跟進(jìn)進(jìn)：保持持適當(dāng)?shù)牡臏贤l頻率和渠渠道通報(bào)報(bào)情況。4、將600溝通日日的日期期、拜訪訪結(jié)果填填入工作作索引。三、30溝溝通日：：1、要點(diǎn)：：1）與與主席和和講者就就會(huì)議的的細(xì)節(jié)進(jìn)進(jìn)行溝通通；2）使使主席和和講者能能夠體會(huì)會(huì)和設(shè)想想會(huì)議的的實(shí)際狀狀態(tài)或效效果；3）與與主席和和講者充充分交流流學(xué)術(shù)觀觀點(diǎn)，以以達(dá)成共共識(shí)；2、溝通指指引：1）與與主席簡(jiǎn)簡(jiǎn)單回顧顧前次拜拜訪所述述學(xué)術(shù)觀觀點(diǎn)，取取得認(rèn)同同并表達(dá)達(dá)希望主主席予以以強(qiáng)調(diào)的的觀點(diǎn)或或治療方方法（在在主席發(fā)發(fā)言稿中中也要強(qiáng)強(qiáng)調(diào)）；；2）對(duì)對(duì)主席發(fā)發(fā)言稿的的三個(gè)部部分即：：開(kāi)場(chǎng)白白、提問(wèn)及解解答要點(diǎn)點(diǎn)、總結(jié)要要點(diǎn)進(jìn)行行具體討討論，達(dá)達(dá)成一致致；3）帶修改改后的完完整片子子與講者者溝通，過(guò)過(guò)每一張張片子，明確表達(dá)希望講者予以強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)或治療方法，得到承諾；根據(jù)前次溝通情況做以下處理：對(duì)已接受并并支持觀觀點(diǎn)的講講者，將將片子解解釋清楚楚，確認(rèn)認(rèn)他已經(jīng)經(jīng)理解即即可；對(duì)比比較中立立的，沒(méi)沒(méi)有完全全贊同或或否定的的部分，最最好能探探詢出其其真實(shí)需需求或顧顧慮，通過(guò)過(guò)FABB特別是是益處滿滿足之，并并確認(rèn)其其已接受受；最后對(duì)部分分內(nèi)容//觀點(diǎn)贊贊同，對(duì)對(duì)部分還還有顧慮慮的講者者，把焦焦點(diǎn)轉(zhuǎn)移移到總體體利益上上，并重提提先前已已接受的的利益以以淡化缺缺點(diǎn)并確確認(rèn)其已已接受，4）注意片片子的數(shù)數(shù)量與講講者講課課風(fēng)格和和控制技技巧是否否能符合合議程時(shí)時(shí)間上的的要求，是是否有必必要增減減；5）討論提提問(wèn)及解解答要點(diǎn)點(diǎn)，表達(dá)達(dá)希望講講者予以以強(qiáng)調(diào)的的觀點(diǎn)或或治療方方法；7）告訴主主席和講講者“我會(huì)將將前面與與您討論論的所有有內(nèi)容整整理出定定稿，會(huì)會(huì)前給您您”3、跟進(jìn)拜拜訪或通通訊跟進(jìn)進(jìn)：保持持適當(dāng)?shù)牡臏贤l頻率和渠渠道通報(bào)報(bào)情況。4、將300溝通日日的日期期、拜訪訪結(jié)果填填入工作作索引。四、5天溝溝通日1、要點(diǎn)：：1）確確定主席席和講者者到會(huì)和和發(fā)言的的每一個(gè)個(gè)細(xì)節(jié)；；2）將將前面的的溝通貫貫徹為實(shí)實(shí)際演練練；3）加加強(qiáng)主席席和講者者對(duì)會(huì)議議成功的的自信心心；2、溝通指指引：1）簡(jiǎn)簡(jiǎn)述前次次拜訪的的共識(shí)；；將最終終確定的的主席發(fā)發(fā)言拿在在手里；；2）可以說(shuō)說(shuō)：“時(shí)間有有點(diǎn)長(zhǎng)了了，您是是否還記記得我們們希望您您在會(huì)上上予以強(qiáng)強(qiáng)調(diào)的觀觀點(diǎn)或治治療方法法？”如果他他能很愿愿意也很很輕松、準(zhǔn)準(zhǔn)確表達(dá)達(dá)了你的的希望，證證明你的的工作很很成功！！可以馬馬上鼓勵(lì)勵(lì)：“您真是是頂尖的的主席，如如此繁忙忙，樣樣樣事情還還都記得得這么清清楚！這這是我按按照前面面與您溝溝通的結(jié)結(jié)果準(zhǔn)備備的要點(diǎn)點(diǎn)，留一一份給您您”如果他忘記記了或表表達(dá)的不不準(zhǔn)確，也也不要表表現(xiàn)得太太失望，可可以說(shuō)：：“象您這這樣繁忙忙，要您您回憶起起一個(gè)月月以前的的事確實(shí)實(shí)不容易易。沒(méi)關(guān)關(guān)系，這這是我按按照前面面與您溝溝通的結(jié)結(jié)果準(zhǔn)備備的要點(diǎn)點(diǎn)，您可可以做為為參照。”然后和他一起回到發(fā)言稿上你希望的語(yǔ)言，直到確認(rèn)他已經(jīng)掌握。3）帶最終終定稿后后完整片片子與講講者溝通通，將電電腦片子子打開(kāi)；；4）可以說(shuō)說(shuō)；“這是按按照前面面與您溝溝通的結(jié)結(jié)果準(zhǔn)備備的最終終的定稿稿，一共共xx張張，要在在xx分分鐘內(nèi)講講完，想想請(qǐng)您根根據(jù)與會(huì)會(huì)醫(yī)生的的實(shí)際情情況，幫幫我過(guò)一一遍，看看看哪些些片子要要重點(diǎn)多多講一些些，哪些些可以一一代而過(guò)過(guò)？”5）前面拜拜訪主要要是你給給他講片片子，并并取得觀觀點(diǎn)認(rèn)同同，而從從這里開(kāi)開(kāi)始一定定要調(diào)動(dòng)動(dòng)專家，讓讓他講給給你聽(tīng)，并并留意其其觀點(diǎn)和和重點(diǎn)是是否是你你所希望望表達(dá)的的。別忘忘記說(shuō)幾幾句贊美美和鼓勵(lì)勵(lì)的話，讓讓專家更更有動(dòng)力力！6）按同樣樣的方法法，將準(zhǔn)準(zhǔn)備好的的提問(wèn)及及解答要要點(diǎn)分別別和主席席及講者者過(guò)一遍遍。7）與主席席、講者者確定接接送事宜宜，異地地者的機(jī)機(jī)票時(shí)間間、身份份證號(hào)碼碼、機(jī)票票意向要要求、住住宿酒店店、返程程機(jī)票時(shí)時(shí)間等等等；3、跟進(jìn)拜拜訪或通通訊跟進(jìn)進(jìn)：保持持適當(dāng)?shù)牡臏贤l頻率和渠渠道通報(bào)報(bào)情況。4、將5天天溝通日日的日期期、拜訪訪結(jié)果填填入工作作索引。五、1天溝溝通日1、要點(diǎn)：：1）檢檢查前面面工作是是否有重重要的、沒(méi)沒(méi)到位的的地方，抓抓住最后后的機(jī)會(huì)會(huì)補(bǔ)救；；2）確確定專家家到會(huì)時(shí)時(shí)間，接接會(huì)安排排，禮貌貌問(wèn)候；；2、溝通指指引：1）如如果感覺(jué)覺(jué)主席或或講者在在某方面面仍然有有需要進(jìn)進(jìn)一步溝溝通的地地方，抓抓住最后后的機(jī)會(huì)會(huì)！2）如果沒(méi)沒(méi)有必須須去見(jiàn)主主席和講講者的必必要，可可以通過(guò)過(guò)電話、短短信確認(rèn)認(rèn)接送他他們的時(shí)時(shí)間、地地點(diǎn)。可可以讓講講者、主主席提前前40分分鐘到場(chǎng)場(chǎng)，以便便會(huì)前溝溝通。3）詢問(wèn)主主席和講講者還有有沒(méi)有其其他可以以為他們們做的事事；4）如果是是下午的的會(huì)議也也可以邀邀請(qǐng)主席席和講者者在酒店店或附近近一起共共進(jìn)午餐餐，以增增加他們們的溝通通和保證證準(zhǔn)時(shí)；；5）提醒他他們不必必將電腦腦帶到會(huì)會(huì)場(chǎng)。議議程、講講稿片子子和主席席發(fā)言稿稿都會(huì)準(zhǔn)準(zhǔn)備好。這這樣做可可以確保保將要開(kāi)開(kāi)講的片片子和發(fā)發(fā)言都是是你的最最終版本本！避免免專家自自作主張張講一些些你從未未見(jiàn)過(guò)的的片子和和從未聽(tīng)聽(tīng)過(guò)的發(fā)發(fā)言。4、將1天天溝通日日的日期期、結(jié)果果填入工工作索引引。六、當(dāng)日溝溝通日與相關(guān)責(zé)任任人落實(shí)實(shí)，將主主席、講講者準(zhǔn)時(shí)時(shí)接到會(huì)會(huì)場(chǎng)。填填入工作作索引。個(gè)案發(fā)言1、要點(diǎn)：：可考慮在在大會(huì)討討論中安排一一兩個(gè)切切合產(chǎn)品品推廣主主題的、有有代表性性的個(gè)案案發(fā)言，請(qǐng)請(qǐng)已經(jīng)處處方過(guò)產(chǎn)產(chǎn)品的醫(yī)醫(yī)生介紹紹臨床使使用狀況況和心得得。有個(gè)個(gè)案分析析的學(xué)術(shù)術(shù)會(huì)議會(huì)會(huì)更鮮活活生動(dòng)，更更有啟發(fā)發(fā)意義和和可信度度。尤其其對(duì)尚未未進(jìn)藥的的醫(yī)院，會(huì)會(huì)起到拉拉近距離離的作用用。2、溝通指指引：1）與銷售售同事合合作尋找找合適的的醫(yī)生和和病歷，制制作3--5分鐘鐘的幻燈燈片；2）一定要要有當(dāng)?shù)氐貙W(xué)術(shù)專專員或產(chǎn)產(chǎn)品經(jīng)理理的參與與，保證證片子的的觀點(diǎn)和和結(jié)論能能夠配合合大會(huì)的的主題和和產(chǎn)品推推廣方向向；3）具體溝溝通步驟驟、幻燈燈片制作作參照講講者溝通通指引及及個(gè)案發(fā)發(fā)言索引引；會(huì)議場(chǎng)所會(huì)場(chǎng)選擇原原則：會(huì)議地點(diǎn)與與目的、內(nèi)內(nèi)容相適適應(yīng)：會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)應(yīng)與會(huì)議議目的、內(nèi)內(nèi)容相適適合。可可參照以以下因素素選擇；；需要體現(xiàn)公公司形象象的重要要會(huì)議如如：產(chǎn)品品上市、新新聞發(fā)布布、重要要項(xiàng)目啟啟動(dòng)或總總結(jié)、聘聘請(qǐng)國(guó)外外或重量量級(jí)講者者、公司司年會(huì)等等，要選選擇星級(jí)級(jí)較高的的五星或或四星級(jí)級(jí)酒店；；是否屬于需需要體現(xiàn)現(xiàn)公司形形象的重重要會(huì)議議，建議議咨詢你你的主管管或公司司管理層層。以講者、主主席為主主傳遞推推廣信息息、新的的治療方方法，不不包含會(huì)會(huì)后娛樂(lè)樂(lè)交流的的會(huì)議，安安排在市市內(nèi)方便便到達(dá)的的酒店；；希望促進(jìn)與與會(huì)者之之間或員員工與客客戶之間間交流的的，或希希望包含含會(huì)后娛娛樂(lè)交流流，增進(jìn)進(jìn)感情的的會(huì)議，考考慮安排排在郊區(qū)區(qū)度假村村；會(huì)場(chǎng)、環(huán)境境及配套套會(huì)場(chǎng)面積要要以可能能參會(huì)的的人數(shù)和和會(huì)場(chǎng)布布置要求求為限，并并非越大大越好。避避免使會(huì)會(huì)場(chǎng)顯得得過(guò)于空空曠，并并掌握不不使與會(huì)會(huì)者感到到擁擠即即可。要求準(zhǔn)備足足夠的座座位，每每個(gè)座位位是否可可以看到到所有視視聽(tīng)設(shè)備備的顯示示。大型型會(huì)議需需檢查大大批人員員是否能能夠容易易進(jìn)出會(huì)會(huì)場(chǎng)，是是否會(huì)造造成擁擠擠甚至安安全隱患患，意外外情況下下，有無(wú)無(wú)安全疏疏散通道道，確定定其位置置并檢查查完好。會(huì)場(chǎng)寧?kù)o、專業(yè)，設(shè)設(shè)備完好好，洗手手間要方方便，安安有座機(jī)機(jī)的電話話可以移移除。如需要VIIP休息息室，不不要遠(yuǎn)離離會(huì)場(chǎng)，應(yīng)應(yīng)以隨時(shí)時(shí)可以聽(tīng)聽(tīng)到會(huì)場(chǎng)場(chǎng)情況為為宜。酒店工作人人員禮貌貌、順應(yīng)應(yīng)要求、隨隨傳隨到到且會(huì)議議期間有有足夠的的steendby。座椅要使與與會(huì)者足足夠舒適適以集中中精力開(kāi)開(kāi)會(huì)，但但不要讓讓他們舒舒服得想想打瞌睡睡。曖風(fēng)或冷風(fēng)風(fēng)適當(dāng)，不不要過(guò)分分，最好好可以調(diào)調(diào)節(jié)。會(huì)會(huì)場(chǎng)最好好有窗，可可以打開(kāi)開(kāi)或關(guān)上上以調(diào)節(jié)節(jié)溫度和和通風(fēng)。光線可以方方便地調(diào)調(diào)節(jié)，并并達(dá)到會(huì)會(huì)議不同同時(shí)段的的需要。對(duì)長(zhǎng)程會(huì)議議（全天天以上）要要考慮茶茶歇、點(diǎn)點(diǎn)心和用用餐是否否方便。價(jià)格、折扣扣與預(yù)算算：在你達(dá)到會(huì)會(huì)議目的的的前提提下比較較價(jià)格，尤尤其在預(yù)預(yù)算緊張張的情況況下更應(yīng)應(yīng)該這種種做。城市中心地地段要昂昂貴一些些。城外外會(huì)議場(chǎng)場(chǎng)所相對(duì)對(duì)便宜，對(duì)對(duì)持續(xù)較較長(zhǎng)的會(huì)會(huì)議（如如一天以以上）是是值得考考慮。收集同等級(jí)級(jí)的至少少三家以以上的報(bào)報(bào)價(jià)，再再逐一去去談?wù)劭劭邸Ｈ绻闶怯杏袀涠鴣?lái)來(lái)，你一一定能談?wù)劤梢粋€(gè)個(gè)大折扣扣。第一步，先先逐項(xiàng)確確定所包包含的服服務(wù)內(nèi)容容如，場(chǎng)場(chǎng)租費(fèi)一一般應(yīng)包包含：會(huì)會(huì)議視聽(tīng)聽(tīng)設(shè)備（幾幾個(gè)有線線、幾個(gè)個(gè)無(wú)線話話筒、投投影儀照照度大小小、燈光光效果等等）、主主席臺(tái)或或講臺(tái)及及其簡(jiǎn)單單設(shè)施（如如臺(tái)布、免免費(fèi)花籃籃）、會(huì)會(huì)場(chǎng)紙筆筆、會(huì)場(chǎng)場(chǎng)免費(fèi)茶茶具茶水水或瓶裝裝水等；；會(huì)場(chǎng)單單價(jià)（總總價(jià)/面面積）；；會(huì)場(chǎng)有有無(wú)影響響視線和和交流的的支柱、會(huì)會(huì)議住宿宿、會(huì)議議就餐或或娛樂(lè)項(xiàng)項(xiàng)目是否否享受折折扣和折折扣情況況；能否否預(yù)留停停車位及及免費(fèi)和和收費(fèi)情情況等。如如服務(wù)內(nèi)內(nèi)容不能能滿足你你的要求求，或需需要另收收費(fèi)，記記錄下來(lái)來(lái)作為你你選擇或或要求折折扣的依依據(jù)。第二步，逐逐項(xiàng)侃價(jià)價(jià)。根據(jù)據(jù)未能滿滿足你的的需要情情況和同同等級(jí)三三家以上上的服務(wù)務(wù)及報(bào)價(jià)價(jià)促使對(duì)對(duì)方給你你最低折折扣。第三步，整整體侃價(jià)價(jià)。逐項(xiàng)項(xiàng)侃價(jià)的的過(guò)程中中有的項(xiàng)項(xiàng)目可以以達(dá)到目目的，有有時(shí)未必必拿到最最低價(jià)或或未必完完全達(dá)到到你的滿滿意，將將這部分分連同會(huì)會(huì)議過(guò)程程中對(duì)方方服務(wù)不不到位的的情況記記錄下來(lái)來(lái)，作為為整體侃侃價(jià)時(shí)的的依據(jù)，分分別在會(huì)會(huì)前和會(huì)會(huì)后結(jié)帳帳時(shí)，從從整體要要求折扣扣。每次談定折折扣后，一一定要讓讓對(duì)方明明確表示示，不會(huì)會(huì)因折扣扣而降低低服務(wù)質(zhì)質(zhì)量；通盤考慮把把費(fèi)用控控制在預(yù)預(yù)算之內(nèi)內(nèi)。會(huì)場(chǎng)座位布布置根據(jù)會(huì)議的的規(guī)模,,性質(zhì)和和需要來(lái)來(lái)布置..不同的的形式。一、大中型型會(huì)議：：一般大中型型會(huì)議都都應(yīng)設(shè)主主席臺(tái)和和講臺(tái)，主主席臺(tái)需需設(shè)多排排時(shí)，一一般第一一排必須須是通欄欄,后排排可根據(jù)據(jù)需要安安排通欄欄或分欄欄式;講講臺(tái)可設(shè)設(shè)在主席臺(tái)臺(tái)上,也也可在主主席臺(tái)前前另設(shè)，以突出發(fā)言的重要性;重要大會(huì)的主席臺(tái)邊還應(yīng)有休息室。但舉辦最多多的學(xué)術(shù)術(shù)推廣會(huì)會(huì)與一般般會(huì)議不不同。因因?yàn)樗鞘侵v者講講片子、放放幻燈的的時(shí)間占占據(jù)會(huì)議議的主體體，如果果屏幕在在臺(tái)正中中位置，主主席臺(tái)設(shè)設(shè)在屏幕幕正下方方面對(duì)聽(tīng)聽(tīng)眾并不不一定是是最好的的選擇。因因?yàn)橹飨_(tái)上的的人必須須往返于于代表席席和主席席臺(tái)，才才能分別別看到講講解內(nèi)容容和主持持會(huì)議，尤尤其對(duì)于于高齡專專家，要要求他們們上下主主席臺(tái)很很可能是是不合適適的。此此時(shí)，較較理想的的安排方方式如下下：屏幕屏幕在確定主席席臺(tái)就坐坐人員的的準(zhǔn)確名名單后進(jìn)進(jìn)行排序序，身份份最高的的人員就就座于主主席臺(tái)前前排中央央,其他他人員按按先左后后右,一一左一右右順序排排列,如如下圖::

單數(shù)：⑤⑤③①②④雙數(shù)：⑥④②①③⑤安排好座位位后要事事先把寫寫好名字字或稱謂謂的桌牌牌放到相相應(yīng)位置置，以免免出現(xiàn)坐坐錯(cuò)位子子的尷尬尬情況發(fā)發(fā)生。大大中型的的會(huì)議（330人以以上），代代表席一一般采用用相對(duì)式式既：主主席臺(tái)、講講臺(tái)面向向代表。可可根據(jù)會(huì)會(huì)場(chǎng)情況況擺成禮禮堂形,,教室形形或弦月形形，以保保證講演演的視覺(jué)覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)覺(jué)效果。一一般最常常見(jiàn)的是是擺成教教室的課課桌型即即，兩排排椅子之之間要有有桌子，以以方便與與會(huì)者記記錄、提提問(wèn)和擺擺放資料料和飲水水。二、小型會(huì)會(huì)議：小型專家研研討會(huì)、以以討論、促促進(jìn)交流流的小型型會(huì)議，有有時(shí)經(jīng)常常可以擺擺成半圍圍式如：：U型、T字形、虹橋形；或全圍式如圓形、橢圓形,長(zhǎng)方形,多邊形.。半圍式設(shè)有主席臺(tái),但在正面和兩側(cè)安排代表席,即突出了主席臺(tái)的地位,又有融洽的氛圍,比較適合中小型交流會(huì)議。全圍式不設(shè)專門的主席臺(tái)。無(wú)論何種安排方式都應(yīng)該可以通過(guò)方位、座次的安排達(dá)到會(huì)議意圖：有策略地安安排座位位的依據(jù)據(jù)是認(rèn)為為人們會(huì)會(huì)受近處處的人的的影響。因此拆開(kāi)可能持反對(duì)意見(jiàn)者，并避免他們之間的目光接觸，以免使會(huì)議形成不利的觀點(diǎn)。要估量誰(shuí)和誰(shuí)進(jìn)行目光接觸，將會(huì)有利于會(huì)議想達(dá)到的目的。如：U型型屏幕主席、講者屏幕主席、講者圓形、橢圓圓形,會(huì)議場(chǎng)所聯(lián)聯(lián)絡(luò)會(huì)議場(chǎng)所聯(lián)聯(lián)絡(luò)宜盡盡早開(kāi)始始。在確確定好會(huì)會(huì)議的目目的、內(nèi)內(nèi)容、性性質(zhì)、大大致議程程、日期期、會(huì)場(chǎng)場(chǎng)布置要要求、參參會(huì)人數(shù)數(shù)等基本本情況后后，要在在可能的的第一時(shí)時(shí)間開(kāi)始始聯(lián)絡(luò)。尤尤其是在在會(huì)議的的旺季，及及早預(yù)定定不僅可可以有充充足的選選擇，而而且還可可以拿到到較好的的折扣。經(jīng)常性舉辦辦會(huì)議時(shí)時(shí)，要對(duì)對(duì)本地的的酒店情情況有詳詳細(xì)的