1、第3章 辦公自動化軟件應用3.1 文字處理軟件 Word XP3.2 電子表格 Excel XP3.3 電子演示文稿軟件 PowerPoint XP3.4 Office XP 集成應用3.1文字處理理軟件Word XP本節要點點3.1.1認識工作作窗口3.1.2創建和編編輯文檔檔3.1.3設置文檔檔格式3.1.4表格制作作3.1.5圖文混排排重點難點點Word的排版和和頁面文文檔格式式的設置置第3章3.1節3.1.1認識工作作窗口1.wordXP的啟動（1）正常啟啟動：從從“開始始”“程序”菜單中中選擇“MicrosoftWord”選項。（2）通過快快捷方式式：在桌桌面上選選中Word XP的

2、快捷方方式，按按Enter鍵，或者者雙擊鼠鼠標左鍵鍵。（3）通過關關聯文件件圖標：雙擊關關聯文件件圖標，就可打打開Word XP，同時也也打開了了對應的的文檔。第3章3.1節3.13.1.1認識工作作窗口工作窗口口組成Word XP窗口及組組成第3章3.1節3.1.13.1.1認識工作作窗口3 .word XP的退出（1）單擊“窗口”右上角角的“關關閉”按按鈕。（2）單擊“窗口”左上角角的“控控制”圖圖標，打打開控制制菜單，選擇其其中“關關閉”命命令。（3）雙擊“窗口”左上角角的“控控制”圖圖標。（4）單擊“文件”“退退出。第3章3.1節3.13.1.2創建和編編輯文檔檔1.創建、打打開、保保

3、存與關關閉文檔檔（1）創建新新文檔（2）打開已已經建立立的文檔檔（3）選擇當當前文檔檔（4）保存文文檔（5）關閉文文檔第3章3.1節3.1.23.1.2創建和編編輯文檔檔2.輸入文本本（1）漢字輸輸入（2）符號和和特殊字字符的輸輸入（3）切換插插入與改改變狀態態（4）刪除字字段操作作（5）段落的的拆分與與合并第3章3.1節3.1.23.1.2創建和編編輯文檔檔3.編輯文本本（1）選擇文文本（2）刪除文文本（3）移動與與復制文文本（4）撤銷與與恢復（5）查找與與替換第3章3.1節3.1.23.1.3設置文檔檔格式1.字符格式式設置（1）使用格格式菜單單方法：選選定文本本|格式|字體，打打開“字字

4、體”對對話框進進行設置置圖3-5字體對話話框第3章3.1節3.1.33.1.3設置文檔檔格式（2）使用格格式工具具欄（3）使用格格式刷選定已設設置好字字符格式式的文本本；單擊常用用工具欄欄上的“格式刷刷”按鈕鈕，使鼠鼠標指針針成為格格式刷形形狀；將鼠標指指針移到到其他文文本處，按下鼠鼠標左鍵鍵，并將將鼠標拖拖到該文文本的末末尾處；松開鼠標標左鍵，該文本本就被格格式化了了，“格格式刷”指針還還原。若雙擊“格式刷刷”按鈕鈕，則鼠鼠標指針針仍保持持“格式式刷”指指針，可可重復使使用“格格式刷”功能，直到單單擊“格格式刷”按鈕或或執行其其他操作作為止第3章3.1節3.1.33.1.3設置文檔檔格式2.

5、段落格式式的設置置（1）段落標標志（2）使用“格式”菜單（3）使用格格式工具具欄（4）使用樣樣式（5）使用標標尺（6）為原有有段落添添加項目目符號和和編號第3章3.1節3.1.33.1.3設置文檔檔格式3.頁面格式式設置（1）節的設設置（2）分頁（3）頁面設設置（4）插入頁頁眉和頁頁腳（5）分欄第3章3.1節3.1.33.1.4表格制作作1創建表格格（1）利用菜菜單命令令創建表表格（2）利用常常用工具具欄上的的“插入入表格”按鈕創創建表格格（3）使用“繪制表表格”工工具手工工繪制表表格2編輯表格格（1）選定表表格（2）單元格格、行或或列的插插入與刪刪除（3）單元格格的合并并與拆分分（4）表格屬

6、屬性的修修改（5）表格的的合并與與拆分（6）繪制斜斜線表頭頭第3章3.1節3.1.43.1.4表表格制作作3表格的格格式化（1）表格的的對齊方方式（2）邊框和和底紋（3）自動套套用格式式第3章3.1節3.1.43.1.5圖文混排排1.在文檔中中插入圖圖片(1)插入剪輯輯管理器器中的剪剪貼畫操作：單單擊“插插入”“圖片片”“剪貼畫畫”圖3-29“插入剪貼貼畫”任任務窗格格及搜索索結果第3章3.1節3.1.53.1.5圖文混排排（2）插入圖圖片文件件單擊“插插入”“圖片片”“來自文文件”在“插入入圖片”對話框框的“查查找范圍圍”列表表框中選選擇圖片片文件所所在文件件夾，再再選擇要要插入圖圖片的文文

7、件名單擊“插插入”按按鈕，圖圖片就插插入到了了插入點點位置（3）編輯圖圖片鼠標拖動動圖片改改變其大大小使用“設設置圖片片格式”對話框框調整圖圖片的大大小使用“設設置圖片片格式”對話框框的“大大小”選選項卡進進行修改改調整圖片片位置：按住鼠鼠標左鍵鍵拖動（4）設置圖圖片版式式第3章3.1節3.1.53.1.5圖文混排排2.在文檔中中繪圖（1）繪圖工工具欄常用工具具欄中單單擊“繪繪圖”按按鈕，或或單擊“視圖”“工工具欄”“繪繪圖”（2）創建圖圖形（3）在圖形形中添加加文字（4）圖形的的顏色、線條和和三維效效果（5）圖形的的疊放次次序（6）圖形的的組合（7）圖形的的微移第3章3.1節3.1.53.1

8、.5圖文混排排3.插入文本本框（1）插入文文本框單擊“繪繪圖”工工具欄上上的橫排排文本框框按鈕（或豎排排文本框框按鈕），或單單擊“插插入”“文本本框”“橫排排”（或或“豎排排”），鼠標指指針變為為“+”形。將鼠標指指針在文文檔中拖拖動，畫畫出文本本框。在文本框框中出現現的閃爍爍光標處處輸入文文本。（2）文本框框編輯打開“設設置文本本框格式式”對話話框：選選定文本本框后，單擊“格式”“文文本框”。第3章3.1節3.1.53.1.5圖文混排排4.插入藝術術字（1）插入藝藝術字 將插插入點置置于需要要插入藝藝術字的的地方。 單擊擊“插入入”“圖片”“藝藝術字” 打開開 “藝術字字庫“對話框框。第3章

9、3.1節3.1.53.1.5圖文混排排（2）編輯藝藝術字單擊生成成的藝術術字，彈彈出如圖圖所示的的藝術字字工具欄欄根據需要要，單擊擊藝術字字工具欄欄中的相相應按鈕鈕，可對對“藝術術字”進進行多方方面的編編輯第3章3.1節3.1.53.2電子表格格ExcelXP本節主要要內容3.2.1ExcelXP工作窗口口介紹3.2.2工作表和和單元格格3.2.3輸入數據據和編輯輯電子表表格3.2.4格式化工工作表3.2.5計算數據據3.2.6管理和分分析數據據3.2.7使用圖表表分析數數據第3章3.2節3.2.1ExcelXP工作窗口口介紹主窗口界界面圖3-36 Excel XP窗口第3章3.2節3.2.1

10、3.2.2工作表和和單元格格1.工作簿Excel中，工作作簿是處處理和存存儲數據據的文件件，通常常所說的的Excel文件指的的就是工工作簿文文件創建工作作簿單擊“文文件”“新建建”，打打開“新新建工作作簿”任任務窗格格在任務窗窗格中單單擊“新新建”命命令中的的“空白白工作簿簿”選項項，會直直接創建建一個新新的工作作簿2.工作表工作表是是在Excel中用于存存儲和處處理數據據的主要要文檔，也稱為為電子表表格3.單元格單元格由由它們所所在的行行和列位位置來命命名，例例如“A5”表示列號號為“A”與行號為為“5”的交叉點點上的單單元格第3章3.2節3.2.23.2.3輸入數據據和編輯輯電子表表格1.

11、輸入數據據（1）輸入數數值（2）輸入文文本（3）輸入日日期和時時間（4）自動填填充2.編輯電子子表格（1）工作表表中區域域的選擇擇（2）單元格格數據的的編輯和和消除（3）單元格格數據的的移動和和復制（4）插入和和刪除單單元格、行或列列（5）給單元元格添加加批注第3章3.2節3.2.33.2.4格式化工工作表1.設置單元元格格式式數字格式式字體格式式對齊格式式邊框顏色和圖圖案2.調整行高高和列寬寬3.自動套用用表格格格式4.使用格式式刷第3章3.2節3.2.43.2.5計算數據據1.輸入公式式【例3.6】在圖3-46所示工作作表的實實發工資資欄中利利用公式式“實發發工資=基本工資資+附加工資資”

12、，計計算每個個職工的的“實發發工資”操作方法法：（1）選中I4單元格；（2）輸入“=”號；（3）再輸入入公式“G4+H4”，如圖3-47；（4）最后按按回車鍵鍵或用鼠鼠標單輯輯欄中的的“”按鈕。 此時時計算結結果將顯顯示在單單元格I4中第3章3.2節3.2.53.2.5計算數據據填充柄進進行操作作（1）選定單單元格I4；（2）將填充充柄拖至至I12單元格并并釋放圖3-47輸入公式式樣例第3章3.2節3.2.53.2.5計計算數據據2.單元格的的引用（1）引用運運算符冒號，逗逗號，空空格（2）引用類類型相對引用用絕對引用用混合引用用（3）單元格格地址的的引用引用跨工工作表的的單元格格引用跨工工作

13、簿的的單元格格第3章3.2節3.2.53.2.5計算數據據3.名稱的使使用（1）使用菜菜單命令令命名（2）使用“名稱框框”命名4.使用函數數（1）輸入函函數步驟：P127-P129（2）常用函函數介紹紹求和函數數SUM求平均值值函數AVERAGE計數函數數COUNT求最大值值函數MAX求最小值值函數MIN取整函數數INT四舍五入入函數ROUND條件函數數IF第3章3.2節3.2.53.2.6管理和分分析數據據1.數據清單單（1）數據清清單的概概念（2）使用記記錄單輸輸入數據據（3）使用記記錄單編編輯數據據2.排序數據據3.篩選數據據4.對數據分分類匯總總5.數據透視視表第3章3.2節3.2.6

14、3.2.7使用圖表表分析數數據1.創建圖表表利用圖表表向導利用“圖圖表”工工具欄2.編輯圖表表（1）圖表類類型、源源數據、圖表選選項及位位置的更更改（2）數據系系列的刪刪除、添添加和系系列次序序的調整整（3）圖表的的格式化化第3章3.2節3.2.73.3電子演示示文稿軟軟件PowerPoint XP本節主要要內容3.3.1PowerPointXP的工作窗窗口介紹紹3.3.2創建和編編輯電子子演示文文稿3.3.3在幻燈片片中插入入多媒體體對象3.3.4設置演示示文稿的的外觀3.3.5在演示文文稿中創創建超級級鏈接3.3.6幻燈片放放映第3章3.3節3.3.1PowerPoint XP的工作窗窗口

15、介紹紹主窗口PowerPoint XP的窗口第3章3.3節3.3.13.3.2創建和編編輯電子子演示文文稿1.新建演示示文稿（1）建立“空演示示文稿”（2）使用設設計模板板（3）利用“內容提提示向導導”（4）根據現現有演示示文稿2.編輯演示示文稿（1）PowerPoint XP視圖（2）編輯幻幻燈片中中的文字字（3）編輯幻幻燈片第3章3.3節3.3.23.3.3在幻燈片片中插入入多媒體體對象1.插入圖片片方法同Word中插入圖圖片2.插入藝術術字方法同Word中插入藝藝術字3.添加聲音音效果在PowerPoint XP的幻燈片片中，需需要插入入聲音時時，只需需打開“插入”菜單，指向“影片和和聲

16、音”命令，引出下下一級子子菜單的的有關聲聲音的四四個命令令：“剪剪輯管理理器中的的聲音”、“文文件中的的聲音”、“播播放CD樂曲”和和“錄制制聲音”。第3章3.3節3.3.33.3.3在幻燈片片中插入入多媒體體對象4.插入影片片打開“插插入”菜菜單，指指向“影影片和聲聲音”命命令，引引出下一一級子菜菜單的有有關影片片的兩個個命令：“剪輯輯管理器器中的影影片”和和 “文文件中的的影片”。5.插入表格格與圖表表方法同Word XP6.加入動畫畫效果自定義動動畫幻燈片切切換動畫畫第3章3.3節3.3.33.3.4設置演示示文稿的的外觀1.母版定義母版又叫叫主控，是所有有幻燈片片的底版版。它是是一張特

17、特殊的幻幻燈片，在其中中可以建建立演示示文稿中中所有幻幻燈片的的格式，也可以以讓所有有幻燈片片都共有有相同的的文本和和對象，以控制制演示文文稿的整整體外觀觀。類型三種母版版類型，分別是是幻燈片片母版、講義母母版及備備注母版版。進入母版版視圖的的兩種方方法單擊“視視圖”“母版版”“幻燈片片母版”。在除了幻幻燈片放放映視圖圖外的任任意視圖圖方式下下，按住住Shift鍵的同時時，單擊擊水平滾滾動條左左方的“幻燈片片母版視視圖”按按鈕。第3章3.3節3.3.43.3.4設置演示示文稿的的外觀圖3-88幻燈片母母版視圖圖第3章3.3節3.3.43.3.4設置演示示文稿的的外觀2.配色方案案（1）選擇標標

18、準的配配色方案案 打開開欲修改改配色方方案的演演示文稿稿； 單擊擊“格式式”“幻燈片片設計”，彈出出如圖3-70所示的“幻燈片片設計”任務窗窗格； 選擇擇“配色色方案”選項后后，在“應用配配色方案案”欄下下（圖3-89），單擊擊所需要要的配色色方案右右側下三三角按鈕鈕，選擇擇“應用用于所有有幻燈片片”或“應用于于所選幻幻燈片”第3章3.3節3.3.43.3.4設置演示示文稿的的外觀（2）創建自自定義配配色方案案方法：在在“幻燈燈片設計計”任務務窗格中中的“應應用配色色方案”框下方方（圖3-89）單擊“編輯配配色方案案”，在在彈出的的“編輯輯配色方方案”對對話框（圖3-90）中設置置新的顏顏色方

19、案案圖3-90 “編輯配色色方案”對話框框圖3-91 “背景色”對話框框第3章3.3節3.3.43.3.4設置演示示文稿的的外觀3.設置幻燈燈片的背背景操作方法法（1）選定需需要設置置背景的的幻燈片片。（2）單擊“格式”“背背景”，打開“背景”對話框框。（3）單擊下下拉按鈕鈕，在彈彈出的下下拉菜單單中選擇擇一種顏顏色作為為背景色色；也可可以單擊擊“其他他顏色”，進入入“顏色色”對話話框，在在對話框框中選擇擇所需標標準顏色色或自定定義顏色色。還可可以單擊擊“填充充效果”進入“填充效效果”對對話框，選用過過度背景景，添加加紋理、圖案、圖片背背景。（4）如果選選中復選選項“忽忽略母版版的背景景圖形”

20、，新背背景將覆覆蓋母版版的背景景及圖形形，否則則新背景景生效時時母版中中的圖形形仍然顯顯示。（5）單擊“應用”按鈕，將所選選背景應應用到當當前幻燈燈片；單單擊“全全部應用用”按鈕鈕，則將將所選背背景應用用到演示示文稿中中全部幻幻燈片。第3章3.3節3.3.43.3.4設置演示示文稿的的外觀4.設計模板板（1）應用設設計模板板（2）創建設設計模板板 打開開或創建建一份演演示文稿稿，以便便在它的的基礎上上建立模模板。 刪除除演示文文稿中所所有的文文本和圖圖形對象象，只保保留模板板的樣式式，以符符合所要要建立的的設計模模板的要要求。 單擊擊“文件件”“另存為為”，打打開“另存為為”對話話框。 在“保

21、存類類型”下下拉列表表框中，選擇“演示文文稿設計計模板（*.pot）”，保保存位置置為標準準模板所所處的的的文件夾夾“Templates”，在“文文件名”文本框框中輸入入模板的的名稱，單擊“保存”按鈕。第3章3.3節3.3.43.3.5在演示文文稿中創創建超級級鏈接1創建超級級鏈接（1）使用“超鏈接接”命令令創建超超級鏈接接鏈接當前前演示文文稿鏈接到其其他文檔檔或Web頁圖3-94“插入超鏈鏈接”對對話框第3章3.3節3.3.53.3.5在演示文文稿中創創建超級級鏈接（2）設置動動作按鈕鈕 單擊擊“幻燈燈片放映映”“動作按按鈕”，調出動動作按鈕鈕子菜單單，如圖圖3-95所示。這這些按鈕鈕所具有

22、有的默認認的含義義設置時時可以自自行改變變； 根據據需要選選定一個個動作按按鈕； 拖動動鼠標在在幻燈片片希望的的位置上上畫出按按鈕形狀狀，自動動彈出如如圖3-96所示的“動作設設置”對對話框； 在“動作設設置”對對話框的的“單擊擊鼠標”選項卡卡中選擇擇“超鏈鏈接到”選項，單擊下下拉按鈕鈕，選擇擇要跳轉轉的目的的幻燈片片或文件件； 如果果需要在在跳轉時時播放聲聲音，可可以選擇擇“播放放聲音”選項，并從下下拉列表表中選擇擇需要的的聲音效效果； 單擊擊“確定定”按鈕鈕。第3章3.3節3.3.53.3.5在演示文文稿中創創建超級級鏈接2.編輯超級級鏈接將鼠標右右擊已建建立超級級鏈接的的對象，在彈出出的

23、快捷捷菜單上上選擇“編輯超超鏈接”命令。此時系系統會根根據創建建時使用用的方法法，彈出出與創建建時內容容相近的的“編輯輯超鏈接接”對話話框，或或“動作作設置”對話框框供編輯輯。若要刪除除已建立立的超級級鏈接，可使用用上述方方法，在在“編輯輯超鏈接接”對話話框中單單擊“刪刪除鏈接接”，或或在“動動作設置置”對話話框中選選擇“無無動作”選項，也可用用Del鍵直接刪刪除該動動作按鈕鈕。第3章3.3節3.3.53.3.6幻燈片放放映1.設置放映映方式單擊“幻幻燈片放放映”“設置置放映方方式”，打開“設置放放映方式式”對話話框。圖3-97“設置放映映方式”對話框框第3章3.3節3.3.63.3.6幻燈片

24、放放映2.幻燈片切切換（1）在幻燈燈片瀏覽覽視圖中中，選中中要添加加切換效效果的幻幻燈片，單擊“幻燈片片放映”“幻幻燈片切切換”。（2）在“幻幻燈片切切換”任任務窗格格進行相相關設置置。（3）如果單單擊“應應用于所所有幻燈燈片”按按鈕，可可以為所所有幻燈燈片設置置切換效效果，否否則只設設置當前前幻燈片片的切換換效果。第3章3.3節3.3.63.3.6幻燈片放放映3.自定義放放映單擊“幻燈片片放映”“自自定義放放映”，彈出“自定義義放映”對話框框；再單擊擊“新建建”按鈕鈕，彈出出“定義義自定義義放映”對話框框；在“演演示文稿稿中的幻幻燈片”框中選選取要添添加到自自定義放放映的幻幻燈片，再單擊擊“

25、添加加”，如如果要選選擇多張張幻燈片片，請在在選取幻幻燈片時時按下Ctrl鍵；如果要要改變幻幻燈片顯顯示次序序，請選選擇幻燈燈片，然然后使用用箭頭鍵鍵將幻燈燈片在列列表內上上下移動動；請在“幻燈片片放映名名稱”方方框中輸輸入名稱稱，再單單擊“確確定”按按鈕；可以按按照需要要，把所所有的自自定義放放映都做做好。需需要放映映自定義義幻燈片片時，打打開“自自定義放放映”對對話框，選擇相相應的放放映名稱稱，再單單擊“放放映”按按鈕就行行了。第3章3.3節3.3.63.3.6幻燈片放放映4.啟動幻燈燈片放映映單擊水水平滾動動條上的的“幻燈燈片放映映”按鈕鈕。單擊“幻燈燈片放映映”“觀看放放映”。單擊“視

26、圖圖”“幻燈片片放映”。按F5鍵。第3章3.3節3.3.63.4Office XP集成應用用本節主要要內容3.4.1Office XP集成應用用方法3.4.2Office XP集成應用用實例第3章3.4節3.4.1OfficeXP集成應用用方法1.導出或導導入將用某種種程序文文件創建建的文件件轉換成成另一種種程序能能夠解釋釋的格式式。在程程序之間間轉換的的只是文文件格式式文件編碼碼信息的的方式。所謂導導出文件件，就是是以目的的程序的的文件格格式保存存該文件件。而導導入文件件，是以以源程序序的文件件格式保保存該文文件。2.嵌入嵌入指的的是將源源文檔中中的對象象復制到到目的文文檔中，嵌入的的對象保

27、保持與它它嵌入的的程序之之間的聯聯系，但但不保持持與源文文檔的聯聯系。要要編輯嵌嵌入的對對象，在在目的文文檔中雙雙擊該對對象，將將創建該該對象的的源程序序打開。3.鏈接鏈接是將將源文檔檔中的對對象復制制到目的的文檔中中，并保保持與源源程序的的直接連連接。如如果源文文檔中的的信息變變化了，目的文文檔中的的信息自自動更新新。第3章3.4節3.4.13.4.2OfficeXP集成應用用實例1.將演示文文稿的文文字導出出到文檔檔中通過將演演示文稿稿導出到到文檔中中，可創創建基于于已有的的PowerPoint演示文稿稿的文檔檔，具體體步驟如如下：（1）打開PowerPoint演示文稿稿；（2）單擊“文件”“發發送”“MicrosoftWord”，彈出“發送到到MicrosoftWord”對話框，如圖3-101所示；（3）單擊“僅使用用大綱”選項按按鈕，然然后單擊擊“確定定”按鈕鈕。這時時Word啟動，演演示文稿稿中的文文字變成成Word中的新文文檔；（4）單擊“文件”“另另存為”，將該該文件保保存為Word文檔。第3章3.4節3.4.23.4.2OfficeXP集成應用用實例2.將工作表表導入文