1、全國中小學校舍安全工程檔案管理方法介紹全國校安辦8月25日1第1頁主 要 內 容一、為何制訂檔案管理方法二、檔案管理方法形成過程三、制訂檔案管理方法依據四、對檔案管理方法說明2第2頁一、為何制訂全國中小學校舍安全工程檔案管理方法3第3頁（一）國務院文件要求 國務院辦公廳印發全國中小學校舍安全工程實施方案明確提出各地人民政府組織對行政區域內各級各類中小學現有校舍（不含在建項目）進行逐棟排查，按照抗震設防和相關防災要求，形成對每一座建筑判定匯報，建立校舍安全檔案。4第4頁（二）國務院領導要求 劉延東國務委員5月8日在全國中小學校舍安全工程工作電視電話會議上講話強調，在排查判定基礎上，實現在全國每一

2、所學校都有校舍安全檔案，每一個地域教育和建設主管部門都要掌握轄區內每一座校舍安全信息。5第5頁（三）校舍安全工程本身要求 1. 管理文件多 校舍安全工程實施時間是三年，量大面廣，包括各級政府、校安辦和相關部門，將印發大量管理文件和資料，這些文件和資料必須進行系統地整理和歸檔，以全方面反應校安工程實際。 6第6頁 2. 工程步驟多 校舍安全工程增加了排查判定步驟。排查既包含對學校場址排查，也包含對全部單體建筑物排查。依據不一樣地域特點，對校舍判定包含抗震判定、安全判定、抗淹沒抗洪水沖擊等綜合防災能力判定等。這些排查判定匯報是對校舍進行加固改造主要依據，必須妥善保管。7第7頁 3. 工程要求質量高

3、 校舍安全工程不但僅是危房改造，要求既要到達新抗震設防標準，又要到達綜合防災要求。所以，每一個建設步驟都必須高度重視，必須嚴格按照基本建設程序施工，將各種施工文件保留下來，確保將校舍安全責任落實到每一個步驟。8第8頁二、全國中小學校舍安全工程檔案管理方法形成過程9第9頁（一） 起草方法主要考慮 全國中小學校舍安全工程檔案管理方法主要考慮從校舍安全工程特點出發，處理校舍檔案建設責任主體、搜集方式、檔案內容、分類標準、保管期限、適用范圍等問題。10第10頁（二）借鑒原來已經有文件 關于建設項目工程檔案管理，國家相關部門已經印發了多個方法、要求、規范或標準。這些文件從不一樣角度和側面對建設項目工程，

4、尤其是城市建設項目工程檔案標準、搜集、制作、歸檔、管理和利用等做出了要求。起草過程中我們參考了這些文件。11第11頁 在中小學校舍建設檔案管理方面，一些地方已經有不一樣程度實踐，如山東1992年印發了山東省中小學校舍檔案管理暫行方法，并出版了中小學校舍檔案管理一書，其中將校舍檔案分為確權、基建、管理三類，對建立校舍檔案責任主體、檔案內容、組卷編目、保管期限等做出了要求。當前，山東全省歸檔統一執行。12第12頁（三）形成過程 對相關文件進行認真研究基礎上，結合校舍安全工程實際需求，從7月份開始動手起草管理方法。 起草工程中主要參考了建設工程文件歸檔整理規范和國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理

5、規范等要求。 征求了辦公廳檔案處、相關教授意見，并在此基礎上進行修改后，由征求了組員單位和各地校安辦意見，并深入做了修改和完善。13第13頁（四）對附錄項目分卷相關說明1.與建設工程文件歸檔整理規范附錄不完全相同 校舍安全工程項目分卷增加了安全工程實施前項目建設和加固改造文件和排查判定文件（如圖） 結合校舍安全工程，對附錄部分內容做了修改14第14頁 增加安全工程實施前項目建設 和加固改造文件 圖1序號歸 檔 文 件一工程準備文件二監理文件三施工文件四完工圖五完工驗收文件六其它15第15頁 增加排查判定文件 圖2歸 檔 文 件校舍建筑安全排查匯報抗震判定匯報安全判定匯報抗淹沒、抗洪水沖擊判定匯

6、報抗風能力驗算匯報檢測匯報其它判定匯報判定委托協議加固改造方案拆除施工相關文件其它16第16頁附錄部分內容 “監理文件”第7項“分包資質”有改動，校舍安全工程不能分包，所以改為“供貨、試驗等相關單位資質材料”。 “施工文件”只列了建筑安裝工程里第一部分內容，第二部分電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣、建筑智能化、電梯工程即使沒有單列，也要按規范里要求歸檔。 校舍安全工程不含市政基礎建設部分，所以規范附錄中市政基礎設施工程和市政基礎設施工程完工圖沒納入。 在每一項下面均增加了“其它”一項內容，主要是考慮附錄里所列項目由可能不全方面，有些沒有列到項目之內，但又要歸檔，放入其它項下。17第1

7、7頁2. 對部分修改意見說明 關于名稱問題 關于移交時間問題 關于附錄項目細化問題18第18頁關于名稱問題 在征求意見時名稱是叫檔案管理規范，我們考慮叫方法更適當，所以在定稿時改為檔案管理方法 。19第19頁 關于移交時間 第七條要求校安辦在工程項目完工驗收后一個月內向校舍安全檔案室移交該項目標檔案資料是否與建設工程文件歸檔整理規范要求三個月是否矛盾問題。 我們考慮校舍安全工程檔案管理工作與其它工程相比有其特殊性，不能全部按原來要求做，檔案移交時間并不矛盾，所以沒有作修改。20第20頁 關于附錄細化問題 有省提出E 項目分卷增加相關文件名稱，考慮到項目較多，且建設工程文件歸檔整理規范對歸檔文件

8、要求都很詳細要求，我們就不再細化了，所以在相關文件后加上詳見建設工程文件歸檔整理規范。21第21頁 工程準備階段表格對比圖3歸檔整理規范序號歸檔文件保留單位和保管期限一立項文件1項目提議書永久2項目提議書審批意見及前期工作通知書永久3可行性研究匯報及附件永久4可行性研究匯報審批意見永久5關于立項相關會議紀要、領導講話永久6教授提議文件永久7調查資料及項目評定研究材料長久校安工程檔案序號歸檔文件備注一立項文件二建設用地、征地、規劃文件三勘察、測繪、設計文件四招投標文件五開工審批文件六財務文件七建設、施工、監理機構及責任人八其它22第22頁三、制訂全國中小學校舍安全檔案管理方法主要依據23第23頁

9、（一）依據全國中小學校舍安全工程實施細則 依據國務院印發全國中小學校舍安全工程實施方案，教育部等11部門聯合印發了實施細則等三個配套文件，其中實施細則深入明確了管理體制和職責分工、工程實施、工程資金、監督檢驗和責任追究，關于建立校舍安全工程檔案也多處提及到。24第24頁第五條 各省要統籌協調當地域專業 機構和技術力量，指導和幫助市、縣進行校舍安全排查判定，建立健全校舍安全檔案。25第25頁第十一條 各地依據排查判定情況逐棟 建立安全檔案，并納入全國中小學校舍信息管理系統，全方面反應中小學校舍安全基本情況。26第26頁第二十一條 項目實施期間應該按照建設工程 文件歸檔整理規范及時、管好建設工程文

10、件檔案資料及建設前后圖片和文字資料；完工后，及時向建設單位和相關部門移交。27第27頁（二）依據相關法律、規范1. 中華人民共和國檔案法2. 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整 理規范3. 建設工程文件歸檔整理規范4. 城市建設檔案管理要求5. 城市建設檔案歸屬與流向暫行方法6. 城市建設檔案案卷質量要求7. 基本建設項目檔案資料管理暫行要求8. 高等學校檔案管理方法28第28頁四、對全國中小學校舍安全檔案 管理方法說明29第29頁（一）關于本方法適用范圍 本方法適合用于全部中小學全部校舍工程項目標檔案管理 方法第三條對檔案進行了定義 檔案是指工程實施過程和各個項目在排查判定、規劃、加固改造

11、等各個階段以及其它正在實施或將要實施全部中小學校舍建設工程所形成、與校舍安全相關、含有保留價值各種形式統計。30第30頁方法第四條要求本方法適合用于前條所述檔案搜集、整理、保留、管理和利用。31第31頁（二）關于校舍檔案建設責任主體 檔案建設責任主體就是各級校安辦 第五條要求檔案歸檔和管理由各省、自治區、直轄市中小學校舍安全工程領導小組統一組織，各市區縣負責實施。 各級校安辦負責對本級檔案資料進行搜集、整理、檢驗、驗收和保留歸檔工作，并負責對下級校安辦檔案工作進行指導、監督、檢驗、和驗收。 32第32頁 縣級及以上教育行政部門應該設置中小學校舍安全檔案室，指定專員、劃定專門場所管理所屬學校檔案

12、，按要求建立完整紙質檔案和電子檔案系統。”所以，檔案建設責任主體是各級校安辦，但校舍安全檔案室應該建在教育行政部門。33第33頁（三）關于檔案搜集方法第六條、第七條、第八條 對檔案搜集提出了要求 第六條要求在項目招投標及與排查判定、檢測、勘察、設計、施工、監理等單位簽署協議、協議時，應設置專門條款，明確相關方面提交對應項目文件以及所提交整理、歸檔責任，并對項目文件套數、費用、質量、移交時間等提出詳細要求。34第34頁 第七條要求項目檔案歸檔工作應與項目實施同時進行。排查判定時，即應開始對項目檔案進行搜集、整理和檢驗。校安辦應在工程項目完工驗收后一個月內向校舍安全檔案室移交該項目標檔案資料。35

13、第35頁 第八條要求項目實施過程中，各級校安辦應該 督促建設、排查判定、檢測、勘察、設計、施工、監理等相關單位按照協議、協議要求及時做好項目檔案形成、積累、整理、保管、移交工作。屬于歸檔范圍檔案資料，應該及時與相關單位辦理移交。對于無法取得原件歸檔資料，可由提供單位確認一致性后將復印件加蓋公章歸檔。36第36頁檢測單位檔案室建設單位37第37頁（四）關于檔案分類和立卷 校舍安全檔案共分為五類第九條要求 檔案能夠按綜合卷、規劃和經費卷、監督檢驗卷、學校總卷和項目分卷進行分類立卷。38第38頁 縣級及以上教育行政部門規劃和經費卷學校總卷綜合卷監督檢驗卷項目分卷1項目分卷2項目分卷339第39頁 方

14、法第十條對綜合卷、規劃和經費卷、監督檢驗卷進行了細化。 40第40頁 綜合卷 本級政府部門和上級政府部門 印發與工程相關各種文件， 包含工程實施方案、工程領導 小組和辦公室人員組成、工程 路線圖和時間表、工程簡報、 工程年度實施情況總結、月報 表等。41第41頁 A 綜合卷序號歸檔文件一工程實施方案二領導小組和辦公室組成人員名單三工程路線圖和時間表四工程年度實施情況總結五月報表六工程簡報、快報七上級政府、校安辦、各部門各類文件八本級政府、校安辦、各部門各類文件九下級政府、校安辦、各部門請示和批復十其它42第42頁 規劃和經費卷 工程總體規劃 年度實施計劃 工程總體經費預決算43第43頁B 規劃

15、和經費卷序號歸 檔 文 件一工程總體規劃二轄區內學校布局調整規劃三工程年度實施計劃四工程經費預決算五其它44第44頁 監督檢驗卷 工程日常監督檢驗方法 監督檢驗詳細實施方案 監督檢驗統計 專題監督檢驗匯報45第45頁C 監督檢驗卷序號歸 檔 文 件一工程日常監督檢驗方法二監督檢驗詳細實施方案三監督檢驗統計四專題監督檢驗方法五其它46第46頁第十一條要求了學校總卷和項目分卷學校總卷按學校立卷，命名為學校總卷學校總卷歸集該校校舍場址排查匯報、校園整體規劃、整體設計方案等文件；項目分卷按項目立卷，命名為學校項目分卷。 項目分卷歸集該項目標全部建設和改造文件，包含排查判定匯報、加固改造方案等。 項目是

16、指每個單體建筑物，包含學校教學及教學輔助用房、生活用房和辦公用房等。47第47頁學校總卷學校項目分卷2學校項目分卷1學校項目分卷348第48頁D 學校總卷（按學校一校一卷）序號歸 檔 文 件一學校介紹二學校整體規劃三學校整體設計方案四工程實施前后校園平面圖五工程實施前后土地校舍情況總表六工程實施前后校舍基本情況明細表七校舍場址安全排查匯報八其它49第49頁（五）關于拆除項目卷 項目拆除要單獨立卷 第十二條要求 經排查判定后確 定為拆除項目 文件按學校集中 歸集為拆除項目 卷。50第50頁51第51頁（六）關于管理制度和責任追究第十六條要求 各級教育行政部門應該依據本方法和相關法律法規建立健全中

17、小學校舍檔案搜集、歸檔、整理、判定、保管、移交、查閱、保密、銷毀等方面管理制度，明確管理人員職責，完善中小學校舍檔案管理機制。 對于毀壞、丟失校舍檔案，造成損失單位和個人將依法追究責任。52第52頁（七）關于項目檔案歸檔范圍 與校舍安全相關全部材料都應該歸檔 第十七條要求 項目檔案歸檔范圍包含安全工程實施前項目建設文件、此次排查判定文件、項目規劃文件、此次加固改造文件。 檔案歸檔范圍詳細內容見附錄，各地可依據實際情況適當增加各卷內容。53第53頁E項目分卷要求按項目立卷，一項一卷。 包含： 工程實施前項目建設和加固改造文件 排查判定文件 工程準備文件 工程監理文件 施工文件 完工圖 完工圖驗收

18、文件54第54頁1. 能搜集到工程實施前項目在原建設和加固改造過程中直接形成含有保留價值文字、圖表、聲像等各種載體文件材料。55第55頁2. 校舍場址安全排查匯報、校舍建筑安全排查匯報、校舍各種判定匯報和檢測匯報、排查判定協議等。56第56頁3. 對于需加固改造校舍，設計、施工、完工驗收等各個階段直接形成含有保留價值文字、圖表、聲像等各種載體文件材料。57第57頁4. 對于需要重建校舍，選址與立項、勘察設計、施工、完工驗收等各個階段直接形成含有保留價值文字、圖表、聲像等各種載體文件材料。58第58頁（八）關于檔案保管期限按照檔案性質不一樣分為永久、長久和短期三種綜合卷、規劃和經費卷、監督檢驗卷和學校總卷保管期限為永久，需要永久保留項目分卷保管期限為長久，保留期限等于該項目標使用壽命，詳細按照建設工程文件歸檔整理規范要求執行拆除項目分卷保管期限為短期，保留期限為59第59頁（九）其它需要說明事項 校安工程結束后檔案管理 對歸檔文件要求 與城建檔案管理銜接 紙質檔案數字化 對未盡事宜說明 對時間上要求60第60頁1. 校安工程結束后檔案管理方法充分考慮了校安工程結束后校舍建設檔案管理。 第三條：以及其它正在實施或將要實施全部中小學校舍建設工程第十四條：校舍情況發生改變，學校應該及時更新，確