1、Word - 7 -物業(yè)創(chuàng)優(yōu)考評(píng)資料及整理技巧一、完整的考評(píng)資料包括哪些內(nèi)容 因?yàn)槊總€(gè)參評(píng)物業(yè)支配的考評(píng)時(shí)光普通為半天或更短，參與的考評(píng)人員對(duì)物業(yè)相對(duì)又很陌生，加上一些涉及平時(shí)運(yùn)作的狀況又很難利用現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)把握，考評(píng)要在如此短的時(shí)光內(nèi)具體考察參評(píng)單位的各項(xiàng)工作，最有效最便捷的方式就是查閱資料。因此，書(shū)面資料內(nèi)容是否完整，條理是否清楚，對(duì)參評(píng)單位做好迎檢工作來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的！完整的資料包括以下三部分： 參評(píng)資料： 根據(jù)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，每一部分每一條目的詳細(xì)要求，收集有關(guān)資料。如“業(yè)主委員會(huì)與物企簽訂的服務(wù)合同，雙方責(zé)權(quán)利明確”的要求，應(yīng)附入業(yè)主委員會(huì)與物企所簽訂的合同復(fù)印件。參評(píng)資料有： 文字資料。如規(guī)

2、則制度，崗位職責(zé)，工作程序（操作規(guī)程）等； 圖紙資料。如工程驗(yàn)收?qǐng)D紙，接收?qǐng)D紙，平面圖，管網(wǎng)圖等； 圖片資料。包括繪制圖表（柱狀圖、曲線圖、流程圖），彩圖，照片等?？荚u(píng)標(biāo)準(zhǔn)中涉及達(dá)標(biāo)率的統(tǒng)計(jì)能夠用圖表說(shuō)明，涉及工作程序、緊張?zhí)幚沓绦虻哪軌蛴昧鞒虉D表示，彩圖、照片普通多用于考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)中有要求，又難于用文字表達(dá)，只能利用現(xiàn)場(chǎng)檢查考核的地方，如“小區(qū)內(nèi)綠地布局合理，花草樹(shù)木與建造小品配置得當(dāng)”一條，就能夠補(bǔ)充小區(qū)綠地照片加以加強(qiáng)； 樣本資料?？荚u(píng)中涉及嚴(yán)格落實(shí)的措施、計(jì)劃及設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)制度及值班記錄等。假如僅利用制度來(lái)反映標(biāo)準(zhǔn)就很不明確，必需附入紀(jì)錄、表格等原始樣本。樣本應(yīng)選取平時(shí)工作中有代表性的實(shí)操

3、紀(jì)錄來(lái)復(fù)印。 原始備查資料： 包括行政資料（合同文本、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、業(yè)委會(huì)資料等），人事資料（培訓(xùn)記錄、考核、獎(jiǎng)懲等），工程資料（驗(yàn)收?qǐng)D紙、裝修資料、修理記錄、設(shè)備臺(tái)賬等），用戶資料（來(lái)往函件、用戶公司等資料），業(yè)務(wù)資料（清潔檢查紀(jì)錄、綠化檢查紀(jì)錄、工程巡查紀(jì)錄、回訪記錄等）及另外資料。物企在長(zhǎng)年的運(yùn)作中，堆積下來(lái)的原始資料難免文牘如書(shū)，但只能按要求選取一份樣本，這些原始資料就存放于各個(gè)職能部門(mén)檔案內(nèi)。可是，假如考評(píng)者想具體了解參評(píng)單位的實(shí)際運(yùn)作就很可能查看職能部門(mén)的原始資料，未免被動(dòng)，參評(píng)單位可將原始資料收集在統(tǒng)一的文件柜中，放在考評(píng)現(xiàn)場(chǎng)以備暫時(shí)查閱。因原始資料數(shù)量巨大，也可有所挑選，

4、如業(yè)務(wù)資料能夠選近半年的紀(jì)錄，用戶資料能夠挑選兩戶完整的用戶檔案。 現(xiàn)場(chǎng)翻閱資料： 參評(píng)單位應(yīng)為每位考評(píng)者預(yù)備一份供現(xiàn)場(chǎng)翻閱的資料，使考評(píng)者對(duì)參評(píng)單位的狀況有大致了解。翻閱資料能夠包括物業(yè)彩圖，如小區(qū)規(guī)劃總平面圖或大廈整體外觀圖及所處位置暗示圖；物業(yè)規(guī)劃建設(shè)概況，包括規(guī)劃建設(shè)數(shù)據(jù)，現(xiàn)入?。ǔ鲎猓顩r統(tǒng)計(jì)等；物業(yè)公司、服務(wù)處狀況，管理架構(gòu)，人員簡(jiǎn)介；參評(píng)單位迎檢匯報(bào)材料；迎檢資料總名目。參評(píng)單位也能夠按照實(shí)際，挑選能宣揚(yáng)本單位特征的資料。 二、如何收拾考評(píng)資料為快捷有效地收拾考評(píng)材料，可按以下程：搭建粗線條架構(gòu)。按考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，將考評(píng)資料粗分為幾大部分，架構(gòu)分類(lèi)。建立細(xì)化名目。將每一條詳細(xì)的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)

5、列出，并將此標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)附帶的資料具體列出名目。名目要建立在現(xiàn)有資料的基礎(chǔ)上，同時(shí)還應(yīng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)有規(guī)定，但目前尚缺的資料也列出名目，并注明，以便尋覓補(bǔ)充。復(fù)印收拾。填充資料，按所列出的資料，將已有些資料復(fù)印后填入。復(fù)印應(yīng)用統(tǒng)一的A4紙或A5紙，少量無(wú)法縮印的圖紙按規(guī)格折疊。補(bǔ)充缺少的資料。按名目標(biāo)明的缺失資料，如“無(wú)重大違法違紀(jì)案件”的證實(shí)，一些應(yīng)有些紀(jì)錄數(shù)據(jù)等一時(shí)無(wú)法搜齊，應(yīng)聯(lián)系相關(guān)職能部門(mén)設(shè)法補(bǔ)充。編寫(xiě)頁(yè)碼。編寫(xiě)每卷的頁(yè)碼，頁(yè)碼編寫(xiě)能夠采納檔案編寫(xiě)法，即：1-1,1-2方式編寫(xiě)，也可采納1、2、3式書(shū)籍式頁(yè)碼。前者便于增減資料內(nèi)容，后者較清楚。打印分名目及卷名。收拾好的每一卷要有清楚的分名目，標(biāo)明哪

6、份資料在卷內(nèi)第幾頁(yè)，同時(shí)打印卷名。如將“按規(guī)劃要求建設(shè)、房屋及配套設(shè)施投入使用”作為第一部分第一卷的卷名。裝訂。將資料分卷裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：外觀統(tǒng)一，分項(xiàng)裝訂，已于拆改。裝訂可實(shí)行固定裝訂式（線裝訂、訂書(shū)機(jī)、膠裝訂等）或活動(dòng)裝訂式（打孔裝訂）方式。固定裝訂是把每個(gè)卷宗裝訂成冊(cè)，優(yōu)點(diǎn)是教美觀、整齊，缺點(diǎn)是不便于增改文件?；顒?dòng)裝訂是把卷宗裝入文件夾，這種方式最大的有點(diǎn)是便利資料增刪，缺點(diǎn)是不便于采納書(shū)籍頁(yè)碼，編寫(xiě)查找需要指引，查找較慢。建議不采納訂書(shū)機(jī)及膠裝等裝訂法，這種方式將文件固定下來(lái)后難以再拆，假如前一級(jí)考評(píng)過(guò)后需要再增改資料會(huì)十分不便，拆裝往往會(huì)造成資料的損壞，為削減層級(jí)考評(píng)帶來(lái)

7、工作量的增強(qiáng)，避開(kāi)從頭再來(lái)，建議采納活動(dòng)法。打印總名目。因在囫圇過(guò)程中要多次舉行資料的刪減，因此總名目需在考評(píng)資料所有定稿后再打印。按照考評(píng)要求，總名目最好打印5份左右，除資料中存2份備份外，剩余3份在考評(píng)時(shí)供考評(píng)者審查。分盒、裝點(diǎn)。資料分卷宗分離按小區(qū)八大部分、大廈九部分裝盒。最后要對(duì)盒表舉行裝點(diǎn)，制作精致的盒簽，使資料更整齊、美觀、更易查找。盒簽要統(tǒng)一設(shè)計(jì)，盡可能做到紙張大小統(tǒng)一，版面格式統(tǒng)一，制作統(tǒng)一，張貼統(tǒng)一。有的標(biāo)簽只是將紙直接貼在文件盒上，既不美觀，又易弄臟、損壞，建議使用過(guò)塑標(biāo)簽。在經(jīng)濟(jì)許可的狀況下也可將公司標(biāo)識(shí)或小區(qū)（大廈）照片印在標(biāo)簽上。但制作標(biāo)簽主要是明確盒內(nèi)資料，不要畫(huà)蛇

8、添足。三、怎樣使考評(píng)資料條目清楚便于檢索 根據(jù)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)收拾出的參評(píng)資料數(shù)量是十分浩大的，需要一條簡(jiǎn)潔、清楚的索引，以便考評(píng)組查閱資料及參評(píng)單位收拾資料，資料名目收拾好，起到綱舉目張的作用。步驟如下： 搭建樹(shù)型名目框架。依據(jù)就是考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，一級(jí)名目就是大廈九項(xiàng)、小區(qū)八項(xiàng)這些大項(xiàng)。大項(xiàng)可將標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的項(xiàng)目名稱(chēng)列上，如“1基礎(chǔ)管理”。二級(jí)名目即為每一個(gè)大項(xiàng)所包含的幾個(gè)內(nèi)容，如“11按規(guī)劃要求建設(shè)、房屋及配套設(shè)施投入使用”。普通來(lái)說(shuō)，名目到第三級(jí)就是我們迎檢資料名稱(chēng)，但特別狀況下還會(huì)浮現(xiàn)四級(jí)名目。固然，參評(píng)單位也可按照自身狀況建立更細(xì)的名目。資料填充。將框架搭建好后，按照需要填充資料。修改框架。名目框架不

9、行能一次搭好，必需在資料填充過(guò)程中不斷修改，拆開(kāi)重建，發(fā)覺(jué)新的有價(jià)值而無(wú)名目的資料時(shí)，需要將結(jié)構(gòu)再調(diào)節(jié)，增強(qiáng)新名目，有的資料可能不再適用于當(dāng)前需要，則要?jiǎng)h減。定型。資料所有填充金名目框架中之后，即可定型打印。四、如何保證考評(píng)資料的全都性 物業(yè)管理是一項(xiàng)不斷進(jìn)展的新興行業(yè)，參評(píng)單位的工作也處于進(jìn)展中，而收拾資料者又不行能全面了解各職能部門(mén)的運(yùn)作，因此，收集資料時(shí)往往會(huì)收入一些已失去失效的資料。那么參評(píng)單位需要保證五個(gè)“全都” 迎檢資料與實(shí)際工作全都。把收拾好的資料交給參評(píng)單位各職能部門(mén)審核，換下目前不再落實(shí)的表格、紀(jì)錄、規(guī)程等，修正資料中與目前操作不相符的地方。同時(shí)，各職能部門(mén)還可按照實(shí)際狀況，

10、補(bǔ)充新的資料。迎檢資料與所存文件檔案全都。將迎檢資料與公司及各職能部門(mén)檔案內(nèi)存的資料互相核對(duì)，修正迎檢資料或本部門(mén)檔案，要保證兩者的全都性。參評(píng)資料全都。如前所述，參評(píng)資料包括迎檢資料、原始備查資料、現(xiàn)場(chǎng)翻閱資料，這三類(lèi)都有可能被認(rèn)真檢查，需注重文字、數(shù)據(jù)、表格，仔細(xì)校核。參評(píng)資料與掛墻制度全都?？荚u(píng)中會(huì)對(duì)管理制度是不是掛上墻舉行檢查，這項(xiàng)檢查內(nèi)容雖然沒(méi)有在考評(píng)項(xiàng)目中提出明確文字要求，但已成為考評(píng)檢查的一個(gè)慣例項(xiàng)目。普通來(lái)說(shuō)，上墻制度多指操作制度，包括設(shè)備管理制度，如在水泵房、凹凸壓變電房、配電房、柴油發(fā)電機(jī)房、空調(diào)控制室、電梯機(jī)房等設(shè)備操作地點(diǎn)懸掛有關(guān)管理制度、操作流程、平安制度、緊張?zhí)幚碛?jì)

11、劃、服務(wù)中心的服務(wù)流程、消防中心的消防應(yīng)急計(jì)劃、報(bào)警電話及另外制度。無(wú)數(shù)單位的掛墻制度一旦上墻，就長(zhǎng)年累月不再改動(dòng)，使得掛墻制度失去實(shí)效性和實(shí)操性。在考評(píng)前，掛墻制度需換新，外觀上保持美感，內(nèi)容上保持全都。參評(píng)資料與當(dāng)值員工的現(xiàn)場(chǎng)回答全都?？荚u(píng)組可能會(huì)對(duì)當(dāng)值員工舉行一些問(wèn)答，其答案即參評(píng)資料和上墻制度。因此，在考評(píng)前，參評(píng)單位要對(duì)員工舉行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容即參評(píng)資料中的重點(diǎn)內(nèi)容。如物業(yè)概況、公司概況、崗位職責(zé)、應(yīng)急電話及應(yīng)急程序等。被查問(wèn)的員工的回答應(yīng)與參評(píng)資料保持全都，否則考評(píng)組會(huì)對(duì)資料的真切性或員工的素養(yǎng)產(chǎn)生疑惑。五、考評(píng)資料收集時(shí)應(yīng)注重哪些問(wèn)題 參評(píng)單位從打算考評(píng)起，就要針對(duì)性地圍繞考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)收集原始資料。首先要注重保留非平時(shí)性工作資料，例如清潔工作方面：清洗外墻、沙井、化糞池的照片；培訓(xùn)方面：如消