1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔辦公區管理標準作業規程分享 辦公區管理標準作業規程 10 目的 規范大基物業辦公區的管理工作。 20 適用范圍 適用于大基物業管理公司名雅花園管理處辦公區的日常管理工作。 30 職責 31 辦公室主任負責公司辦公區的日常管理監督工作。 32 客服部前臺文員負責公司辦公區域的日常管理工作。 33 客服部主管負責管理處辦公區公共區域的日常管理工作。 34 辦公區各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。 40 程序要點 41物品擺放 411辦公區的桌、臺、椅、凳均須按規定位置放置，不得隨意調整。 412 各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發現丟

2、失或損壞的應及時向部門負責人或向前臺文員報告，并采取相應的補救措施。須申領或修理的，按辦公用品管理標準作業規程辦理。 413 上班時應保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關的其他用品。 414 下班前應將桌面整理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當位置。 415 客服部前臺文員應在上班前10分鐘打開辦公區內的照明設備、空調通風設備，檢查公共區域物品擺放是否整齊、有序。 416 遇到雨天，應在辦公區門前顯眼位置放置公益傘、防滑設施及標識。 42 常用辦公設備的使用 常用辦公設備包括：電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設備。 421 電腦： a) 經公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方

3、可單獨使用電腦，否則須在電腦管理員陪同下使用； b) 啟動與關閉的一般程序： 啟動電源插座開關； 啟動穩壓器開關； 啟動電腦主機開關； 啟動顯示器開關（電腦開始正常操作）； 關閉電腦程序：首先在“開始”伴選擇“關閉計算機”對話框，用鼠標點擊“關閉計算機”，然后按開啟程序的反方向操作。 c) 電腦應避免頻繁的開關程序，暫時不用時，可將電腦轉換為休眠狀態； d) 正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作。 422 打印機： a) 聯機。一般情況下，打印機與電腦連通之后，無須再進行聯機； b) 打印機啟動與關閉的一般程序： 啟動打印機開關； 放好所需打印的紙張； 在電腦對話框進行打印

4、操作； 關閉程序按啟動程序的反方向操作。 c) 打印機應避免頻繁的開關機操作； d) 正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作； e) 打印文稿須經部門主管、分管人員批準，在文稿上簽字后方可予以打印； f) 打印出的文稿應進行校對。一般情況下由發稿部門/人校對，然后將校對好的文稿經電腦修改后，再進行打印； g) 為節約紙張，文稿未進行校對之前，打印時應使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印； 423 復印機： a) 復印機管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源 開啟復印機開關，復印機需自動預熱； 檢查復印紙是否放好（可以開始工作）； 復印機管理人員下午下班時關閉復印機開關

5、； 關閉復印機電源插座； 正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。 b) 復印程序： 所有須復印的文件、資料必須先在復印記錄本上登記，然后再復印； 復印頁數在兩份（含）以上或10頁以上的，須辦公室主任在打印復印審核表上批準簽字后，方可復印； 復印人員做好登記以后，調定復印紙規格及復印的深淺度后，選定復印份數按“開始”鍵復印； 辦公室文員核對復印數量及登記記錄是否屬實，屬實的，在復印記錄本上簽名確認；不屬實的，將情況匯報辦公室主任：一般情況下，第一次違規給予口頭警告；第二次或以上違規給予書面警告處分； 如果復印機出錯，應將報廢紙張數量予以登記。 c) 復印機一般情況下每天開機、關機各

6、一次，盡量避免頻繁開關； d) 為節約紙張，不重要的復印件應使用可以復印的廢紙張背面復印。 424 傳真機：傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。 a) 接收傳真： 辦公室文員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩定； 收到傳真件后，由辦公室文員及時將傳真件取下，并將傳真的有關內容（發送單位、發送人、傳真韙、接收部門、接收人等）登記在傳真登記表內； b) 10分鐘以內通知接收部門/人領取傳真件由部門負責人審批；公司/管理處的傳真件由公司辦公室主任/總經理審批，內容包括： 辦公室文員依據傳真審批單的內容在發送傳真記錄本上登記，內容包括：發送部門

7、、發送人、傳真內容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等； 辦公室文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發送過去； 辦公室文員應在3分鐘之內致電對方確認是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發送的時間登記在發送傳真記錄表內。 c) 傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作。 425 電話：正確使用電話機的程序按電話機有關操作說明書進行操作。 a) 為有效控制電話費，一般情況下，電話應設定限制呼出功能； b) 除總經理批準的電話外，其他電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續，并在辦公室文員處登記后，方可操作； c) 公司所有電話均應取消聲訊電

8、話功能； d) 上班時間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須辦公室主任審批，到辦公室文員處登記后，方可操作； e) 個別部門因業務需要經總經理特批后，可開通長途直撥功能，辦公室主任需指定人員做好登記記錄； f) 辦公室每季度至少進行一次電話費查詢： 到電信局打印電話費清單； 逐項核對登記記錄； 將未登記的長途電話登記在長途電話登記表內，報辦公室主任審核，內容包括： 日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等；偷打長途電話的，除雙倍扣罰電話費外，還將給予警告處分； 每日電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。 g) 電話接打技巧詳見公司員工服務管理標準作業規程。 4

9、26 辦公室每月5日前將各部門的打印費、復印費、傳真費、電話費登記在月份辦公費用統計表內，予以通報。 427常用辦公設備的維護保養與維修： a) 常用辦公設備的維護保養與維修： 常用辦公設備應進行以下日常維護，維護辦法參照各設備有關維護操作說明書： 防塵； 防曬； 防腐蝕； 其他需要預防的事項。 b) 保養與維修：常用辦公設備應定期保養，一般情況下需要委托專業公司（如：傳真機）進行： 辦公室主任制訂保養與維修計劃報總經理審批； 評審、選擇保養與維修單位； 簽署保養與維修協議書； 按協議要求實施保養與維修。 43 環境管理 431 衛生：辦公區衛生由客服部負責，辦公區各崗位人員監督管理。發現問題

10、、應由客服部前臺文員處理。 a) 客服部前臺文員應于每天上班時檢查辦公區公共區域的衛生狀況，要求墻壁無灰塵、污跡，地面無垃圾、煙頭和痰跡，窗明幾凈，空氣無異味； b) 各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。 432 綠化：辦公區綠化由環境部負責，各崗位人員監督管理。發現問題，應由客服部前臺文員處理。 a) 客服部前臺文員應于每天上班時檢查辦公區公共區域的綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現象； b) 各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現

11、象。 44 安全管理 441 機電維修部應檢查辦公區的水、電設施設備運轉是否正常。 442 安保部應檢查辦公區消防設施是否保管妥當，滅火器材擺放是否規范，有無損壞、丟失現象。 443 各崗位員工應加強安全防患意識，下班時應將重要資料放入安全地點，鎖好抽屜，關好電源及門窗。 444 管理處客戶服務中心實行24小時服務制度，值晚班時應與安保部配合注意防火、防盜工作。 445 公司辦公區晚間的安全管理由安保部負責，值班安保人員應定時巡查以下重要部位，并做好相應的記錄，詳見安保巡邏標準作業規程： a) 消防設施、配電房； b) 領導辦公室、電腦室、檔案室、財務室； c) 水、電、空調的關閉情況； 50

12、 記錄 51 打印/復印審批表 52 復印記錄表 53 接收傳真登記表 54 發送傳真登記表 55 發送傳真審批單 56 撥打長途電話審批單 57 長途電話登記表 60 相關支持文件 61 檔案管理標準作業規程 62 公司員工服務管理標準作業規程 打印/復印審批表 部門 姓名 職務 申請時間 打印/復印內容 打印 復印 要求完成時間 實際完成時間 打印/復印份數 打印 頁 復印 份 頁 部門負責人審批 審批時間 復印記錄表 NO： 日期 復印內容 規格 作廢 頁數 部門 姓名 管理員 簽名 接收傳真登記表 NO： 日 期 內 容 發送部門 接收部門 簽 名 備 注 發送傳真登記表 NO： 日 期 內 容 發送