1、 PAGE 22銷售環節程序銷售整個環節中的幾個主程序:銷售從收集市場信息開始,到收款方完成整個銷售環節.整個環節中包含如下幾大程序:1.信息收集及處理程序協議及合同批準程序發貨批準程序發貨執行程序退貨批準及執行程序收款及應收款程序市場信息收集及處理程序客戶協議及合同審批程序發貨批準程序退貨批準及執行程序發貨執行程序收款及應收款程序客戶現將上述五大程序分別敘述如下:信息收集及處理程序(略)協議及合同批準程序2.1經銷客戶簽訂經銷商協議需完成以下步驟:2.1.1取得客戶營業執照復印件及會計資產負債表1.1填寫客戶評定報告(001).目的:給客戶打分,明確其客戶等級2.1.2根據客戶評定報告填寫客

2、戶協議審批報告(002).目的:明確經銷商協議所涉及的信用額度、信用帳期、銷量折扣等款項。1.3PC復核2.1.4根據批準程序的權限范圍報各級審批,最高至SDL領導層批準權限詳見行動方案:9711031.5根據協議審批報告蓋銷售合同章,同客戶簽訂經銷商協議2直銷客戶簽訂直銷合同需完成以下步驟:2.2.1填寫新客戶資料卡(003)2.2填寫合同審批單(004)2.2.3 PC復核2.2.4根據批準程序的權限范圍報各級審批,最高至SDL領導層批準權限詳見行動方案:9711032.2.5根據合同審批單意見蓋銷售合同章,同客戶簽定直銷合同3包工包料簽訂施工代理合同需完成以下步驟:2.3.1填寫客戶資料

3、卡,出具施工單位資格證書2.3.2會應用技術部對該單位進行考察2.3.3填寫合同審批單2.3.4 PC復核2.3.5根據批準程序權限范圍報各級審批,最高至SDL領導層批準權限詳見行動方案:9711032.3.6根據合同審批單意見蓋銷售合同章,同客戶簽定施工代理合同4備忘錄備忘錄作為協議及合同的補充條款,有下列幾種:.協議客戶在協議執行期間的折扣升級備忘錄.直銷合同返利備忘錄.代理人返利備忘錄.其他重大事備忘錄上述備忘錄簽訂步驟:2.4.1同客戶擬定備忘錄初稿2.4.2填寫合同審批單或SDL簽呈2.4.3PC復核2.4.4根據備忘錄批準權限報各級審批,最高至SDL領導層4.5根據審批單及簽呈批復

4、同客戶簽訂備忘錄批準權限詳見行動方案:9711032.4.6根據備忘錄內容辦理返利手續5銷售代理人簽訂銷售代理人協議2.5.1取得銷售代理人身份證復印件2.5.2同客戶擬定銷售代理合同初稿2.5.3填寫合同審批單或SDL簽呈2.5.4 PC復核2.5.5根據備忘錄批準權限報各級審批,最高至SDL領導層批準權限詳見行動方案:9711032.5.6根據審批單及簽呈批復同客戶簽訂銷售代理人協議發貨批準程序3.1發貨批準程序整過程簡述:3.1.1.業務員填寫訂單3.1.2業務助理對訂單進行編寫3.1.3PC將訂單輸入電腦,進行審核3.1.4將訂單分為三部分:正常訂單發貨,非正常訂單要求發貨,特殊訂單要

5、求發貨3.1.5對正常訂單安排生產運輸3.1.6對非正常訂單打印出該客戶當前情況,提請業務員與客戶共同作付款計劃,并按批準權限審批發貨,直至最高領導層批準付款計劃后請客戶確認,然后安排生產運輸;3.1.7對特殊訂單要求發貨根據情況不同按不同方式操作(詳見下頁),并安排生產運輸.下面詳細論述各操作步驟:3.2訂單(005)的填寫對協議客戶,根據客戶蓋章的訂單,由業務員填寫訂單;對直銷客戶,根據公司同該客戶簽訂的合同,由業務員填寫訂單,這表明業務員代表客戶向公司提出供貨要求,并要求公司確認該訂單.3.2.1訂單需明確因素:.客戶協議書號,合同號,客戶編號,訂單號,.客戶的名稱,單位地址,單位電話,

6、聯系人,郵編.客戶本次訂貨的品種,規格,顏色,數量,單價,金額客戶付款條件,銷售折扣客戶要求運輸方式,送貨日期,到貨日期,送貨地址,收貨人,聯系電話銷售部審核人,業務員簽名3.2.2訂單號的編寫: 由業務助理負責對訂單進行訂單號的編寫訂單號編寫原則: 8位. 以年份、銷售區域、月份、年份順序號進行編寫.例如:8A010001，表示98年,A區域,1月份,0001號(98年A組的順序號)A組:上海,B組:北方部,C組南方部,D組:中部3.訂單的審核:訂單號編寫完畢,傳真直廠部PC組進行訂單的審核對訂單進行審核分三種情況:正常發貨,超信用額度及合同規定發貨,特殊情況發貨3.4正常發貨: 3.4.1

7、由PC合同審核人員審核協議客戶的訂單,下列三種情況同時滿足時可由PC組批準發貨:a.該客戶在協議規定的期間,b.其累計應收款小于信用額度,并且無超過180天以上的欠款,c.每次訂貨按協議規定的付款方式進行付款(包括首期付款,二期,三期付款情況)3.4.2由PC合同審核人員審核由直銷合同而產生的訂單,同時滿足下列三種情況時可由PC組批準發貨:.訂單在直銷合同規定的范圍內(指數量,品種,金額).訂單符合合同規定的付款條件.訂單無超過180天以上的同一合同的逾期款5非正常訂單要求發貨有下列三種情況:對協議客戶超信用額度要求發貨對協議客戶其欠款未超過信用額度但欠款時間180天以上要求發貨對直銷合同客戶

8、的訂單超過其合同規定的付款條件,要求發貨對上述情況,需申報其付款計劃并按程序提請上級主管給與確認.具體步驟如下:3.5.1.填寫客戶超過信用額度的發貨申請表(0006),3.5.2.由業務員同客戶共同制定還款計劃,3.5.3.按批準權限經銷售部經理、控制總監、公司最領導層確認,3.5.4.由協議客戶在上蓋章確認,5.5.PC組發貨并按申請表上的付款計劃進行控制.3.6特殊情況要求發貨:下列情況屬特殊情況:a.協議已到期,但客戶要求按原協議折扣發貨;出現質量問題的發貨或換貨;原直銷合同已執行完畢,但根據工程要求補貨;無合同訂貨,貨到付款形式;對上述特殊情況要求發貨可按下列步驟執行:3.6.1.對

9、a情況:協議已到期,但客戶要求按原協議折扣發貨,參照3.5.13.5.5超信用額度要求發貨步驟執行;3.6.2.對b情況:出現質量問題的發貨或換貨,由應用技術部門提出書面說明(007),經公司領導層批示同意后辦理發貨或換貨手續;3.6.3.對c情況:原直銷合同已執行完畢,但根據工程要求補貨,1萬元以下的工程補料可按原合同條款審核,參照正常情況要求發貨步驟執行,1萬元以上,需重新簽訂補充合同,同時審核原合同及補充合同條款并發貨.3.6.4.對d情況:無合同訂貨,貨到付款形式,1萬元以上必須簽署合同,1萬元以下無合同訂單必須請銷售部經理批準發貨,訂單上寫明帶款提貨還是貨到款清.對這二種情況必須明確

10、:帶款提貨系明確司機在送貨時送達發票收回貨款后卸貨;貨到款清系明確司機必須在送貨回單上蓋章,業務員在三天內收回貨款.發貨執行程序通過發貨批準程序審核的訂單,進入發貨執行程序4.1發貨執行程序簡述:4.1.1發貨種類(3種):a.訂單發貨 b.贈送單發貨 c.質量問題換貨1.2對訂單發貨,下達訂貨工作單,根據訂貨工作單安排庫存檢查、生產、運輸準備4.1.3發貨前PC再次檢查付款等條款,下達送貨單1.4運輸部門安排送貨4.1.5對贈送單發貨,倉庫接經公司領導層批準的贈送單安排發貨1.6對質量問題換貨,根據應用技術部質量投訴表處理意見PC下達換貨工作單及送貨單安排發貨.4.1.7發貨后開發票下面詳細

11、論述各操作步驟:4.2訂單發貨 PC向物料部下達訂貨工作單(008)4.2.1訂貨工作單上注明:.訂貨單工作號,對應的訂單號,.客戶的名稱,單位地址,單位電話,聯系人,郵編.客戶本次訂貨的品種,規格,顏色,數量.客戶要求運輸方式,送貨日期,到貨日期,送貨地址,收貨人,聯系電話.銷售部審核人簽名2.2訂貨單一式6聯: PC存檔1聯,5聯交物資部4.3 物資部接5聯訂貨單開始送貨準備并確認送貨日期:4.3.1 5聯訂貨單的分配:倉庫2聯,運輸1聯,交生產部2聯 5聯訂貨工作單至倉庫查詢庫存, 5聯至生產部要求生產,并確認生產入庫日期,生產部留2聯 3聯至運輸部,根據生產入庫日期確認運輸日期,1聯留

12、運輸部 2聯返回倉庫,1聯留倉庫 1聯返回PC,PC根據確認的送貨日期通過業務員向客戶確認由此完成物資部向客戶確認交貨日期過程PC簽發送貨單-形式發票(009)PC根據訂單在發貨前的付款條件審核,符合發貨標準簽發送貨單-形式發票4.1送貨單-形式發票形式及作用:送貨單-形式發票一式8份,其中3份僅有品種及數量,另5份增加單價及金額,分送各部門:3份僅有數量部分的送貨單-形式發票:客戶2聯: 送貨時收下1聯,送貨時蓋章回公司成送貨回單1聯(最終交財務保存) 物資部1聯: 運輸部1聯提貨憑證交倉庫,5份有數量也有金額的送貨單-形式發票:財務部1聯:記帳PC組2聯: 1聯記帳,1聯流水號存檔銷售部2

13、聯:1聯存檔,1聯開票返回PC4.2物資部接PC下達的送貨單在確認的時間內安排送貨,緊急情況下由物資部經理確認安排加班運輸4.4.3運輸部負責發送送貨單,收回蓋章的送貨回單;對外地運輸收集相應送貨單的鐵路大單等運輸憑證.4.4運輸部負責對要求收回貨款的的貨物保證款到卸貨.4.4.5運輸部每月列出客戶承擔運費清單交PC組打單開票.4.5贈送單發貨(010)4.5.1贈送單包括下述情況:協議客戶協議到期,作為獎勵以貨物形式返利;作為對經銷商的廣告支持,以貨物形式返利;業務聯絡感情贈送發貨做樣板贈送發貨質量問題賠償運輸破損賠償5.2贈送單發貨步驟:對a情況,結合協議批準程序中經銷商批準程序的考核內容

14、,由PC給予確認,業務員填寫贈送單經公司領導層審核批準發貨對b,c,d情況,業務員填寫贈送單經公司領導層審核批準發貨對e情況,參照4.6操作步驟,填寫贈送單經銷售部經理、應用技術部經理、公司領導層審核批準發貨對e情況,業務員填寫簽呈經運輸部主管核實后填寫贈送單經銷售部經理、物資部經理、公司領導層審核批準發貨5.3贈送單一式4份財務部1份PC組1份倉庫1份業務員1份4.6質量問題換貨6.1業務員接客戶投訴,填寫簽呈要求應用技術部處理,4.6.2應用技術部根據業務員簽呈調查,填寫,提出處理意見報公司領導層批示,6.3轉各部門,其中PC接處理意見后匯同業務員填寫的訂單下達換貨工作單及送貨單安排發貨.

15、4.7發貨后開票7.1發貨后1聯送貨單-形式發票轉發票管理員,發票管理員按形式發票金額開票4.7.2開票后1聯交客戶,1聯交倉庫,1聯交PC復印轉財務7.3發貨后30天內將發票全部開出.退貨-報廢批準及執行程序5.1退貨-報廢分下列幾種情況:1.1質量問題退貨5.1.2工程多余料退貨1.3鋪底貨物退貨5.1.4準備結束經銷協議時客戶退貨1.5為減少帳面發貨應收款客戶要求退貨5.1.6質量問題已為客戶使用,無法退回公司或退回公司無法再利用,申請報廢的情況下面針對上述情況分別敘述如下:2質量問題退貨5.2.1客戶要求退貨傳真至銷售部2.2業務員填寫簽呈要求應用技術部進行調查5.2.3應用技術部根據

16、業務員簽呈調查,填寫,提出處理意見報公司領導層批示,5.24轉各部門,其中業務員接該報告后填寫退貨單,退貨單上明確是否開過發票;2.5PC接處理意見后匯同業務員填寫的退貨單下達退貨通知單5.2.5物料部安排退貨3其他問題的退貨5.3.1客戶要求退貨傳真至銷售部3.2業務員填寫簽呈逐級報批5.3.3根據簽呈批復填寫退貨單,退貨單上明確是否開過發票3.4PC根據簽呈及退貨單下達退貨通知單5.3.5物料部安排退貨4PC下達退貨通知單(011)5.4.1退貨通知單一式6聯PC按流水號存檔1聯倉庫1聯作收貨準備運輸部4聯5.4.2運輸部去客戶退貨時帶4聯: 退貨時客戶收下1聯,另3聯運輸部填寫實際退貨桶

17、數交倉庫作入庫單5.4.3倉庫與收貨準備相核對,入待查庫5.4.5 3聯交質檢部門檢驗,一周后出檢驗報告,在3聯上填寫檢驗結論,1聯自留,2聯交倉庫入成品庫或報廢品庫4.6倉庫2聯,1聯存檔,1聯交PC5 退貨收據-形式發票(012)5.5.1 PC收到退貨通知單上質檢部門的檢驗結論后依實際情況打印退貨收據-形式發票5.2退貨收據-形式發票一式8聯客戶1聯(通過業務助理傳遞)物資部1聯:倉庫存檔財務部1聯:記帳PC組2聯:1聯記帳,1聯流水號存檔銷售部3聯:1聯存檔,2聯交發票管理員(1聯開紅票后返回PC,1聯發票管理員存檔)5.3退貨收據-形式發票的核價依據質量問題以原銷售價全數核算客戶要求

18、退貨的4種情況(參見5.1)的核價,以客戶同公司各承擔一部分為原則,退貨品退回公司后經質檢部門檢驗,報廢品由客戶承擔,合格品中客戶承擔20%的損失費,公司核價合格品中的80%沖減該客戶應收款.6報廢單(013)下列情況可申請公司外報廢:發生質量問題,涂料已為客戶使用,無法退回公司發生質量問題的涂料退回公司無法再利用.運輸破損.具體操作步驟如下:對a,b兩種情況:5.6.1客戶發生質量問題的報告傳真至銷售部6.2業務員填寫簽呈要求應用技術部進行調查5.6.3應用技術部根據業務員簽呈調查,填寫,提出處理意見報公司領導層批示,6.4轉各部門,其中業務員接該報告后填寫報廢單,報廢單上明確是否開過發票;

19、5.6.5PC組根據及報廢單,核實報廢單上內容,報銷售部經理,公司領導層審批.對運輸破損情況,可按下列操作步驟進行:5.6.7客戶發生運輸破損的報告傳真至銷售部,并將運輸部門出據的破損證明原件寄給我司6.8業務員填寫簽呈并將運輸部門出據的破損證明原件交物資部向有關部門提出保險索賠;物資部在業務員的簽呈報告中說明保險索賠的結論5.6.9根據物資部的“可向有關部門得到保險賠賞”的結論時,業務員填寫報廢單,報廢單上明確是否開過發票;5.6.10 PC組根據簽呈及報廢單核實報廢單上內容,報銷售部經理,公司領導層審批.6.11報廢單一式4份原件1份交財務部復印件PC組1份復印件倉庫1份復印件業務員1份5

20、.7特別事項: 已開票退貨或報廢配合財務上操作的特別事項7.1客戶要求退貨,業務員必須明確該批退貨是否開票,是增值稅發票還是普通發票,其發票號碼為多少;5.7.2如無法提供該批退貨退貨的發票號碼,則最低限度必須提供該批退貨品供貨時的訂單號或送貨單號及批號,以方便公司查詢;7.3大額退貨或報損,金額在10萬元以上,必須由客戶向其所在地的稅務所開具退貨證明,我司方可辦理退貨或報損手續,并開紅發票給予沖抵財務應收款;5.7.4金額在10萬元以下的退貨或報損,如該客戶繼續同我司發生業務往來,則在該客戶續后的業務中給予抵沖,如該客戶中止同我司的業務往來,則要求客戶向其所在地的稅務所開具退貨證明,否則,必

21、須賠償我司20%的損失費,由此造成的稅收損失作壞帳處理.5.7.5發票管理員接PC組的2聯退貨收據后其中1聯存檔以備待查,另1聯開紅發票后轉PC存檔.收款及應收款執行程序在向客戶發貨后即進入收款及應收款執行程序.由于訂單管理系統與以前的客戶管理系統的最大的區別為訂單管理系統系以訂單為單位核算依據,客戶管理系統以客戶為單位核算依據,因此,收款的輸入方法同以往有些變化,計算應收款帳期的方法同以往也有變化.下面簡述本程序各步驟:6.1收款執行程序包括下述幾方面內容1.1收到客戶貨款,填寫款項的交割單據:銷售部內部票據交割單(014)銷售部-財務票據交割單(015)1.2同財務部進行客戶應收款內部核對

22、6.1.3對帳催款向客戶提供對帳催款單(016)6.1.4收款2銷售部內部票據交割單6.2.1作用:作為業務員向銷售部交割貨款的憑據以此憑據輸入電腦,逐單沖減客戶的應收款2.2銷售部內部票據交割單一式3份業務員存檔1份交割PC1份業務助理1份2.3銷售部內部票據交割單填寫交割日期,交割人,收取人客戶名,客戶編碼,貨款金額,票據種類,票據號碼,銀行帳號,入帳客戶名付款的訂單號碼及每筆訂單付款金額,總計3銷售部-財務部票據交割單6.3.1作用:作為銷售部向財務部交割貨款的憑據6.3.2銷售部-財務部票據交割單一式3份財務部:1份PC:1份銷售部:1份3.3銷售部-財務部票據交割單填寫填寫日期,收款

23、人,繳款人日期,票據種類,票據號碼,銀行帳號,客戶名稱,金額,備注票據金額總計,現金總計,收入合計6.4銷售部-財務部票據交割程序PC將a.財務部收到客戶電匯/信匯的銀行匯單后填寫收款通知單至PC組.b.銷售部門收到客戶的電匯信匯的傳真件后可暫作收款統計,并同財務部提供的電匯信匯收款通知單相比較,并在每月月底作相應的調整5在訂單管理系統中收款的輸入方法6.5.1新老訂單的計算帳期方法:a.劃定訂單管理系統開始實施日前一天的客戶的欠款總計為前期貨款部分b.劃定訂單管理系統開始實施日起的客戶訂單所發貨的貨款為當前貨款部分c.對前期貨款部分計算帳期,按發貨30、60、90、180天計算其發貨帳期d.對當前貨款部分按訂單管理系統計算帳期的方法實施5.2貨款輸入方法a