1、大連新東昌置地有限公司第 PAGE 11 頁 共 NUMPAGES 11 頁第三章 工 程 管 理 大連新東昌置地有限公司 第九節 工程信息管理編制人： 審核人： 批準人： 日 期：2013年 9月 日 修 改 記 錄序號修改日期修改條款內容修改人審批人生效日期第一條 目的1.1 保證公司項目部對內、對外收發文準確、及時，規范公司項目部對內、對外收發文管理流程。1.2 保證公司項目部文件的正確傳遞，有效落實，以及保證項目部內部的信息交流及時、準確。第二條 適用范圍適用于參與公司建設項目各項目部、監理公司、施工企業。第三條 定義（工程信息分類：技術、質量、進度、檔案、影像、日志、合同等等）各種報

2、表、記錄、報告、聯系函、信件、會議紀要、技術文件、圖紙、標準、規范的收集、傳遞、存儲、處理、運用等工作需要實現自動化管理，為建設項目決策、實施和使用階段的各項管理工作提供及時準確的信息。3.1 信息管理：這里是指在項目建設中的資料管理與信息交流。3.1.1 項目資料管理分為收文管理與發文管理3.1.1.1 收文管理：指對政府主管部門、參建各單位發來的資料、信件等進行管理的行為過程。3.1.1.2 發文管理：指對項目部或公司委托項目部向政府部門、各參建單位發去的資料、信件等文件進行管理的行為過程。3.1.2 信息交流、反饋：是指項目部與公司、項目部內部個專業之間的信息及時傳遞與溝通、相互學習的行

3、為過程。3.2 管理文件3.2.1 技術聯系單：是指用于聯系工程上技術處理，工程質量問題處理，設計變更、技術交底等的函件。3.2.2 工作聯系單：是指用于聯系工程上非技術類，如工期、進度款、工作回復等的函件。3.2.3 整改通知單：是指針對施工過程中發生質量缺陷、安全隱患、文明施工等問題而下達限期整改指令的函件。3.2.4 處罰通知單：是指針對施工過程中發生質量缺陷、安全隱患、文明施工等問題，并根據施工合同約定條款而下達經濟處罰指令的函件。第四條 基本規則 ：、信息的共享、信息的無障礙溝通、信息的標準化、規范化。4.1 統一管理原則4.1.1 項目部檔案員負責接收主管行政部門及各格參建單位發來

4、的函件。4.1.2 項目部檔案員負責發放各參建單位發來的函件。4.2 效率原則4.2.1 收文，原則上須在收到文件后4小時內通知并發放相關責任人員，緊急文件即收即知會。4.2.2 發文，原則上須在收到批準的4小時內發給相關單位或責任人。4.2.3 所有收文、發文呈核環節，審批/審核/審查人原則上須在一個工作日內審完，緊急文件即報即審。4.3 謹慎原則4.4.1 項目部發文須要求收文單位簽收，并保存好發文登記表。第五條 職責5.1 工程副總經理5.1.1 審批項目部向各參建單位的重要發文。5.1.2 審批項目經理上報的文件。5.1.3審批項目部發放的工作聯系單、技術聯系單。5.2 項目經理5.2

5、.1 審閱收文，簽署批示/擬辦意見。5.2.2 審核發文文稿。5.2.3 審核用印發文格式。5.2.4 審批各專業工程師上報的整改通知單、處罰通知單。5.3 各專業工程師5.3.1 負責審閱分管專業范圍內的收文文稿內容。5.3.2 負責擬定分管專業范圍內的發文草稿。5.3.3 負責填寫用印申請單并執行呈核流程。5.3.4 負責發文的備份存檔。5.3.5 負責追蹤、確認對外報送文件原稿的送達情況。5.3.6 負責跟進發文處理情況。5.4 檔案員5.4.1 負責接收、登記外來文件，并及時通知相關責任人。5.4.2 每周匯總收文登記表、發文登記表報項目經理審查 。5.4.3 負責將發文文稿套入發文格

6、式并編碼。5.4.4 負責及時、完整填寫收、發文登記表。5.4.5 負責歸檔已用印的發文原稿。5.4.6 負責歸檔外來文件。5.4.7 負責記錄項目部例會會議紀要，并在24小時內整理完成承包項目經理簽發。第六條 流程6.1 對文件的管理6.1.1 收到建設局等政府有關部門發放的文件后，工程部檔案員做好收文登記表，如須發放到施工單位、監理單位的，復印后及時發放并做好發放登記表。6.1.2 對發放到施工單位、監理單位的通知等，必須保留一份在工程部，做好發放登記表、文件存檔記錄。6.1.3 對施工單位、監理單位提交的文件、報告等，做好收文登記表，如需回復的，經辦人應及時呈有關領導批閱處理后予以回復，

7、并做好發放登記表。6.1.4 所有文件，須經檔案員同意后方可借出，并做好借閱登記表。6.2 對施工圖紙、設計變更通知的管理6.2.1 設計院發放到工程部的施工圖紙、設計變更等要做好收文登記表。6.2.2 在收到設計院發放的施工圖紙（設計變更）后，根據合同約數量，及時把圖紙（設計變更）發放到施工單位、監理單位、成本部、技術部，并做好發放登記表，工程部必須保存兩份，一份用于日常查閱，一份用于存檔。6.3 對合同文件的管理6.3.1 對施工合同、監理合同、施工許可證、規劃許可證、質量監督登記書、安全監督登記書等，原件留在公司存檔，工程部保存一份復印件并注明原件的去處。6.3.2 如需借出，須經工程部

8、項目經理同意后方可外借，并做好借閱登記表。6.4 施工技術資料的管理6.4.1 要求施工單位在每棟的基礎、主體、竣工驗收前把施工技術資料交工程部檢查驗收通過后方可提交質監站申請驗收。6.4.2 對于圖紙會審、開工令、基槽、主體、竣工驗收的通知書、驗收報告，質量保證書等需要公司簽字、蓋章的，按公司相關流程進行辦理，辦理完成后，如需發放相關單位的，及時發放，做好發放登記表，工程項目部保留一份存檔。6.4.3 在竣工驗收后，監督施工單位提交兩套竣工資料，一套交城建檔案備案館，一套留公司存檔。6.4.4 對于備案資料應及時辦理，備案后把通過的備案表留一份項目部存檔。6.4.5 項目部定期（每月一次）對

9、工程資料管理進行檢查，發現問題及時督促施工單位、監理單位整改、以確保工程資料完整。6.5 對于施工過程中發生的工程質量缺陷、問題、事故資料管理6.5.1 在施工過程中，若發生質量缺陷、問題、事故，要求施工單位提交質量缺陷（問題、事故）處理方案，處理方案經項目經理和工程副總經理同意后進行存檔。6.6 監理單位提交的工程技術資料按現行國家及地方文檔規范收集、整理、歸檔。6.7 對工程簽證資料的管理6.7.1 簽證單按簽證與變更管理流程進行操作，要做好文件收發記錄，并保留一份項目部存檔。6.8 對工程書籍的管理6.8.1 對項目部所購買的工程書籍，項目部檔案員須編制好書籍目錄。6.8.2 所有書籍，

10、須經檔案員同意后方可借出，并填寫借閱登記表，借閱人須妥善保管所借書籍資料，如有遺失應原價賠償。6.9 用印管理6.9.1 技術聯系單、工作聯系單6.9.1.1 專業工程師將要發放的技術聯系單、工作聯系單擬好，并填寫印章使用申請單交于檔案員審核格式、編訂文號后，通過，呈項目經理審核。未通過，返回擬稿人修改。6.9.1.2 項目經理審核上呈聯系單，通過，在聯系單及印章使用申請單上相應位置簽字確認，擬稿人呈工程副總經理審批。未通過，返回擬稿人修改。6.9.1.3 工程副總經理審批上呈聯系單，通過，在聯系單及印章使用申請單上相應位置簽字確認。未通過，返回擬稿人修改，重復上述流程。6.9.1.4 擬稿人

11、將審批通過的聯系單及印章使用申請單交于資料員。6.9.1.5 資料員審查文件已獲批無誤后，在批準通過的聯系單上用印蓋章，并將一份聯系單與印章使用申請單進行歸檔。6.9.2 整改通知單、處罰通知單，6.9.2.1 專業工程師將要發放的整改通知單、處罰通知單擬好，并填寫印章使用申請單交于檔案員審查格式、編訂文號后，通過，呈項目經理審核。未通過，返回擬稿人修改。6.9.2.2 項目經理審批上呈通知單，通過，在通知單及印章使用申請單上相應位置簽字確認，并知會工程副總經理。未通過，返回擬稿人修改，重復上述流程。6.9.2.3 擬稿人將審批通過的通知單及印章使用申請單交于檔案員。6.9.2.4 檔案員審查文件已獲批無誤后，在批準通過的通知單上用印蓋章，并將一份通知單與印章使用申請單進行歸檔。6.9.3 檔案員每天把項目部用章情況列出清單，通過OA報綜合部備案。第七條 激勵7.1 發文文號出現錯誤或疏漏，負激勵檔案員10元/次。7.2 發文格式出現錯誤或疏漏，負激勵檔案員、項目經理各20元/次。7.3 收文未按規定時間執行批辦流程，負激勵檔案員10元/次，項目經理20元/次。7.4 收到審批完成的印章使用申請單及發文文稿后未按規定時間印出，負激勵檔案員10元/次。7.5 所有收文、發文審批環節，責任人未按規定時間審批完成，負激勵責任人20元/次。7.6