1、部門文秘人員業務培訓（之一）部門文秘人員工作職責關于打印文件資料的有關規定關于公司文件資料、合同（協議）的編號與用印的有關規定關于收發、傳閱文件的有關規定借閱、復印、領用文件審批程序結束放映部門文秘人員工作職責 1、負責對公司下發及本部門經辦的文件資料上傳、下達、催辦、督辦，并及時反饋； 2、負責本部門文件資料的打印、復印，收集、整理與保管暫由本部門保管的未歸檔文檔及本部門需留存的文件資料； 3、做好本部門工作大事記及工作記錄； 4、負責本部門會議的記錄，整理本部門工作會議紀要；部門文秘人員工作職責 5、接受辦公室資料管理員的業務指導，及時向檔案室移交應由公司檔案室保管的文件資料。 6、負責本

2、部門辦公用品的領用、保管及機器設備的日常維護、保養工作； 7、完成公司領導和部門領導交辦的其它工作。 關于打印文件的有關規定（摘 要） 凡是部門所需材料及上報公司的文件資料，均按以下程序及格式進行打印。 一、打印文件資料的程序： 擬稿人 部門領導核稿 公司主管領導審核 部門文秘登記、打印 擬稿人校對 部門領導核簽 部門文秘修改、打印、歸檔、上報 二、打印文件資料的格式（參照附件北京市行政機關公文格式及要求（摘要） 三、注意事項： 1、嚴格按公司打印文件資料的格式進行打印；否則辦公室一律不予受理； 2、打印文件資料請詳細登記文件資料的名稱、存盤位置等。北京市行政機關公文格式及要求（摘要） 項 目

3、性質字 體字 號行距(倍) 邊 距 (cm)用紙規格其 它 注 意 事 項 及 要 求標題正文標題正文上下左右草稿黑體楷體三號小四 22.82.81.56.0B5 1、標題與正文之間空一行； 2、落款與正文之間一般空3行； 3、每頁請標注頁碼。 4、落款之后請注明： (1)此件為草稿(第*稿)； (2)擬稿人：*(簽名) 審核：*(簽名) 打印人：*(簽名)正稿小標宋體仿宋體二號三號1.25 或1.53.73.52.82.6A4 、發文字號：3號仿宋體；序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字；年份用六角括號“”。（如，京魯房辦字2001號）發文號由辦公室統一編排。 、上報的公文需標識簽

4、發人姓名，平行排列于發文字號右側，發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，姓名用號楷體字標識。3、正文中小標題使用3號黑體字。 4每一自然段的首行空兩格位置。 5正文與附件之間空一行。（附件的標注方法：附件：、） 6單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期以阿拉伯數碼標識。 7、公文成品排版標準：一般每頁排22行，每行排28個字。 8、公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決，應采取調整行距、字距的措施加以解決 9、每頁請標注頁碼。頁碼用數字格式標于頁面底端居中位置。 10、公文裝訂標準：左側裝訂，整齊

5、牢固，不掉頁，數量準確校友會便箋分別為：6、3.0、3.2、2.8；魯藝公司便箋分別為：5.2、3.5、2.8、2.6 關于收發、傳閱文件資料的有關規定（摘 要）一、收文程序：所有文件資料先交辦公室登記、備案 呈總經理或副總經理閱示 辦公室根據指示傳閱、下發、收回 辦公室歸檔二、要求： 1、收、發文件實行簽收制度。 2、傳閱的文件資料，一般使用復印件； 3、傳閱中的文件，傳閱人必須當日過目，不得積壓，閱后簽字并注明日期。 關于公司文件、合同（協議）編號與用印的有關規定（摘 要） 一、文件及各種合同、協議的編號統一由辦公室專人負責辦理，任何部門和個人不得擅自以公司的名義自編文件號發文。 二、以公

6、司名義對外發文的部門，須將發文稿交辦公室，由辦公室歸口報公司領導簽發后，統一由辦公室專人負責打印、發放。 三、凡是需要加蓋公司印章的文件、資料及合同、協議，經辦部門辦理完有關審批手續后，須提前一天（特殊情況須事先說明）交辦公室專人進行登記、編號和辦理用印手續。原則上公司領導簽發的文稿及蓋章的原件交檔案室存檔。如部門確需留存復印件，請事先予以說明并辦理有關審批手續。借閱、復印、領用文件資料審批程序 經辦人 部門負責人 主管副總 常務副總 總經理 經辦人 部門負責人 主管副總 資料管理員 經辦人 部門負責人 絕密文件 機密文件 秘密文件有關規定：1、嚴格遵守公司保密制度，實行文件復印、領用、查閱審批、登記制度。（魯藝公司復印、領用、查閱文件申請表）2、查閱文件資料，經批準后在資料室進行；3、查閱文件資料者，不得隨意圈點、勾畫、摘錄、復印；4、不得跨部門查閱文件資料。魯藝公司復印（ ）領用（ ）查