1、信貸業務檔案管理暫行方法第一章總則第一條 為了進一步規范信貸業務檔案管理，切實做好信貸風險限制基礎工作，依據信貸管理基本方法、貸后管理基本方法等規定，制定本方法。其次條 本方法所稱信貸業務檔案是指本公司在辦理信貸業務過程中形成的，用以記錄和反映信貸業務全過程的真實記錄資料，包括借款人和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料等重要文件、憑據和圖表、聲像。第三條 信貸業務檔案管理要遵循以下原則：（一）剛好完整、真實有效原則。信貸部門負責信貸業務檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責；綜合檔案部門負責客戶信貸業務檔案移交后的整理、立卷、歸檔、

2、保管和日常維護工作，并對移交后的客戶信貸業務檔案的平安管理、供應利用、銷毀整理、保密等負責。（二）保密性原則。信貸業務檔案涉及國家、本公司和企業的隱私，檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執行保密制度。（三）規范管理原則。信貸業務檔案管理是本公司綜合檔案管理體系的一部分，信貸部門應協作綜合檔案部門，依據法人客戶信貸業務檔案由縣級聯社集中統一管理和其它信貸業務檔案屬地管理的原則進行規范化管理。做到原始資料賬冊化，資料內容標準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。其次章信貸業務檔案管理職責第四條 本公司以客戶為單位建立信貸業務檔案，落實特地部門和人員統一管理。第五條 客戶經理職責。客戶經理負

3、責收集整理所經辦業務的信貸資料，將已審批或發放信貸業務的資料于月后10個工作日內交管理員統一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權證、產權證明書、保險單、質押權利的證明、有價單證等重要物品原件應于收件當日移交會計部門現金庫管理，納入表外科目核算。第六條 信貸部門職責。信貸業務檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責收集管理信貸業務檔案。信貸部門要依據誰經辦、誰負責的要求，仔細履行信貸業務檔案管理職責，對所管理信貸業務檔案的真實性、有效性、規范性、完整性和保密工作負責。信貸管理系統是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執行信貸管理系統相關管理規定，確保信貸電子檔案信息剛好、精確、真實

4、和完整，保證電子文檔和紙質文檔在時間和內容上的統一性。第七條 不良貸款按規定移交給綜合部后，由該部門履行客戶檔案管理職責。第八條 信貸業務檔案庫管理員職責。信貸業務檔案庫負責審核、接收相關部門移交管理的信貸業務檔案資料，并對入庫檔案資料的規范性和完整性把關；依據信貸業務檔案管理要求規范管理入庫檔案；嚴格執行保密規定，做好檔案保密工作；負責信貸業務檔案的各項基礎管理工作。信貸業務檔案庫管理員有權對相關機構和部門的信貸業務檔案管理工作進行指導和監督。第三章信貸業務檔案內容第九條 信貸業務檔案資料分為五類：（一）權證類：采納抵押、質押擔保方式的信貸業務，能夠證明對抵押物、質押物享有全部權和處置權的要

5、件；（二）要件類：辦理信貸業務過程中產生的能夠證明信貸業務的合法性、合規性的基本要件；（三）管理類：法人客戶的基本資料；（四）保全類：貸后管理及資產風險管理的相關資料；（五）綜合類：本公司內部管理資料。第十條 信貸業務檔案依據客戶建立，一戶一檔，一筆（項）一卷，即一個客戶除權證類原件（只保存復印件）以外的全部檔案存放在一起，一筆業務（一個項目）的檔案設為一卷（一個借款合同項下分次發放的視同一筆），每個客戶檔案內再分權證區、要件區、管理區、保全區和綜合區，分別存放各區規定的資料。第十一條 權證類檔案包括：抵押物他項權證、產權證明書、保險單、質押權利的證明、有價單證的復印件（原件入會計部門金庫保管

6、），抵押物（質物）評估報告或作價依據，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質押）公證書，有權機關辦理的抵(質)押登記表。第十二條 要件類檔案包括：（一）企業授信狀況有關資料、企業信用等級評定報告和審定看法、各類法人客戶信貸業務申請報告和申請書、各類法人客戶信貸業務調查報告、各類法人客戶信貸業務調查審查審批表、審貸會會議紀要；（二）貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業務借款合同（協議書）、借據、擔保合同（擔保協議）或擔保函、核保書、抵（質）押核實書、以保證保險為擔保的保證保險合同、貸款法律審查看法、保證金進賬證明資料、外匯貸款（轉貸款）和對外擔保在外匯管理局登記的證明文件或上級聯社下發的生效通

7、知，以及涉及貸款審查、審批、發放的其他必要資料。（三）非融資類擔保業務還應包括擔保涉及的有關合同、協議、標書及其他能夠證明真實、合法交易背景的資料。融資類擔保業務應包括政府有關部門批準的年度融資安排，擔保項目可行性探討及批復，擔保涉及事項依據規定需事先獲得有關部門批準或核準的，應有有關部門批準或核準的文件。第十三條 管理類檔案包括：（一）借款人和擔保人的相關資料：企業法人營業執照副本或復印件、事業單位登記表副本或復印件、企業資質登記證復印件、特種經營許可證復印件、稅務登記證（國稅、地稅）復印件、外商投資企業批準證書復印件、外商投資企業外匯登記證復印件、中華人民共和國組織機構代碼證書復印件、事業

8、法人證書復印件、民辦非企業法人登記證書復印件、及某些行業必備的衛生許可證復印件、前置許可證明復印件；貸款卡證明材料復印件以及最新年檢證明，企業法人注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資原來源的證明材料；法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權證明書，企業章程、聯營協議復印件，印鑒卡，借款人企業項目責任人任職資格表，企業變更登記有關文件的復印件；企業各期財務報表，企業轉制、改組等重大行為的相關資料，有關審計報告，須要政府管理部門批準事項的文件復印件等。（二）自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產及收入狀況證

9、明、保證人及配偶同意供應擔保的書面文件。第四章信貸業務檔案管理第十七條 信貸業務檔案的整理、移交和歸檔。（一）信貸業務檔案的整理及移交。信貸部門經辦人員要按信貸業務檔案內容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔書目，剛好移交。信貸業務檔案庫管理員要剛好對相關部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立書目索引，記錄信貸部門移交的信貸業務檔案資料，審核確認移交檔案資料的規范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案書目(一式兩份，各留存一份)上簽字。（二）信貸業務檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。1立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒(或夾)保管，標明客戶全稱和立

10、檔時間。檔內有多筆業務的，要按筆立卷，以信貸業務審批時間排列卷號。卷內資料依據信貸業務檔案內容的分類要求進行排序。客戶基本資料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔保作為單筆業務立卷。2書目、標注要求：以便利檢索為目的，分層次建立三級書目。一是建立檔案庫客戶書目，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案書目,檢索定位到單筆業務，檔案書目應包括客戶名稱、卷號、卷名(包括審批時間、業務品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關系。三是建立卷內書目，檢索定位到詳細業務資料。3裝訂要求：已結清信貸業務要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。4貸款

11、臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業務檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔。貸款審查審批表、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。第十八條貸后檢查記錄、貸款五級分類資料、企業各期財務報表、各種證書的年檢證明復印件等業務后續資料，應剛好移交。即主管信貸員（客戶經理）取得資料后，實時或批量移交給原信貸檔案接收部門的貸后監督檢查部門指定人員，雙方簽字確認。貸后監督檢查部門在規定時間內審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給綜合部。第十九條 信貸業務檔案的借閱（一）內部人員借閱信貸業務檔案。借閱本人經辦業務資料的，信貸業務檔案庫管理員負責登記借閱人員名單、時間、借閱內容和借閱用途，借閱

12、人簽字確認。因工作須要借閱他人經辦業務資料的，應由借閱人出具借條，并由借閱部門負責人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復制、拆散原卷冊，用后必需剛好歸還。（二）外部人員借閱信貸業務檔案。信貸業務檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當出現經濟糾紛、案件等狀況，法律、法規明確規定的有權機關依法需查閱、影印時，必需持有幫助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本公司應有專人在場陪伴，不得將原件借出。如遇特別狀況，確需外借的，需經檔案保管部門負責人和主管檔案工作的領導簽字同意后，方可外借。外借檔案必需填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內容、外借緣由及歸還日期

13、等。存放在金庫的權證類檔案，一律不得外借其次十條。要建立信貸業務檔案調閱登記制度。其次十一條 檔案庫房建設及檔案存放。檔案庫房要依據當地政府檔案行政管理部門的相關要求設置。檔案庫應配置相應鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設施。其次十二條 檔案保管。檔案管理人員要對信貸業務檔案妥當保管，嚴格遵守保密制度，不得違規借出或透露檔案內容。主管部門要定期檢查信貸業務檔案的保管狀況，檢查間隔期為每半年一次，并書面記錄檢查結果。檔案保管期限：短期信貸業務到期結清的，其信貸業務檔案再保管期限為至少5年；中長期信貸業務到期結清的，其信貸業務檔案再保管期限為至少10年；信貸業務到期時未結清，其后以

14、現金或以資抵債方式收回的，短期信貸業務檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業務檔案再保管期限為至少15年；信貸業務到期未結清、至今未收回的(包括已核銷的信貸業務)信貸業務檔案、各種報表的年度匯總表、檔案保管及銷毀清冊要永久保管。其次十三條 信貸業務檔案的銷毀。保管期滿的法人客戶信貸業務檔案要依據以下程序銷毀：（一）檔案管理部門提出銷毀看法，編制法人客戶信貸業務檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。（二）經檔案保管部門的負責人同意，并在法人客戶信貸業務檔案銷毀清冊上簽署看法。（三）檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監銷。監銷人在銷毀信貸業務檔案前，應依據銷毀清冊上所列內容清點核對；銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷狀況報告主管信貸管理部門的負責人。其次十四條 對于未按本規定履行職責，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對