1、版權所有， 1997 (c) Dale Carnegie & Associates, Inc.NVQ企業(qy)行政管理課程講義主講人：高偉 共六十二頁 工作環境的創建(chungjin)和管理標準與大綱： 計劃課時：13.5仔細學習本章后，你應該能夠：解釋要求工作環境安全和整潔的的原因；解釋單位工作環境中安全的必要性；說明工作區的基本要求，包括家具、設備、裝飾、空間(kngjin)和結構；共六十二頁解釋緊急措施、事故發現和報告、防火和安全警告的必要性；解釋辦公室管理和標準的必要性；說明管理和監督辦公室以達到(d do)一定標準的簡單方法；說明怎樣檢查于何處未達標而造成工作偏差。共六十二頁 工

2、作(gngzu)環境的創建和管理中心思想：強調工作環境的安全及工作條件的基本要求(yoqi)，掌握在發生緊急情況和事故時應采取的措施和處理方法對辦公室人、財、物的管理和監督。共六十二頁主要內容：一、工作環境安全及整潔的重要性（教材3.1，3.2）二、辦公環境的基本要求 （教材3.3）三、緊急情況的識別和處理（教材3.4）四、辦公室人、財、物的管理（教材3.5）五 、控制和監督辦公室工作達到(d do)標準（教材3.6, 3.7）共六十二頁工作環境的創建(chungjin)和管理安全及整潔的重要性辦公環境的基本要求(yoqi)緊急情況的識別處理辦公室工作達到標準人財物的管理共六十二頁一、工作環境

3、安全(nqun)及整潔的重要性（教材3.1，3.2）-1.5課時1 用人單位、工作人員及衛生安全檢查員為保證環境的安全應負的基本責任（見思考題1）共六十二頁1、為了保證工作環境的安全，用人單位和員工及安全代表的基本職責是什么？答：（1）用人單位的責任(zrn)是：保證所聘用的員工的工作環境安全、衛生、有利健康和福利；要制定并不斷更新有利于員工健康和安全的書面規定；要選定能負其責的人做安全代表，行使職權。共六十二頁（2）員工的責任是：工作中要按照要求規范自己和包括可能影響他人健康、衛生(wishng)和安全的行為；在健康、衛生和安全方面主動配合用人單位。（3）衛生安全代表的責任是：定期對工作區進

4、行檢查，認真識別任何有關衛生安全的隱患；對隱患開展風險評估，填寫“風險評估表；訂計劃并實施行動以糾正隱患。共六十二頁2、對任何有礙健康和安全的隱患進行風險評估和處理（見思考題2）首先要識別任何有關衛生安全的隱患，一旦發現，要立即進行風險評估，其內容包括：時間、地點、發現的問題、安全的級別、造成(zo chn)隱患的原因或危險、危害的級別、由誰處理、采取的措施。處理要及時、措施要具體可行，并要為預防再次發生制定規定。（見下表）共六十二頁3、單位工作環境安全的必要性及應采取的措施(cush)（見思考題3）保證工作環境安全、保衛的措施有：明確用人單位、員工及衛生安全代表的基本責任；衛生安全代表要定期

5、對工作區進行檢查，認真識別任何有關衛生安全的隱患，填寫“風險評估表”，擬訂具體計劃并實施行動以糾正隱患；經常強調工作場所的安全保衛要求，加強員工的安全保衛意識。具體的保衛措施有：共六十二頁為人員財產不被盜和受損，鎖好門、窗、柜、屜等；為設備不被盜和受損，設備建檔做標記、上鎖和限制使用(shyng)、帶出大門要開條等；為信息不失密，高密級人員房間采用封閉式、計算機加密、資料上鎖、復印傳遞密件采取保護措施。共六十二頁教學方法：組織學生進行工作場所(chn su)的模擬安全檢查-討論-總結講授共六十二頁二、工作區的基本要求 （教材3.3）1、工作區的家具、設備和裝飾工作區所需要的基本家俱有：工作臺臺

6、面大小滿足要求，包括能放置計算機、電話等常用必需品；反射度低，不刺眼；桌高適宜用戶或標準高度；臺面下最好有抽屜或小柜座椅穩定并方便移動(ydng)，若是輪椅，應5腳著地；座位高度和靠背可調，以適宜用戶，若需要踏腳板，可配備。共六十二頁存物柜有帶鎖的文件柜，辦公用品柜，書柜(sh u)、衣物柜、保險柜等。通知版各種類型發布信息的白版、黑板等常用物品廢紙簍、文件架、衣帽鉤、時鐘等。共六十二頁工作區的裝飾應注意(zh y)：墻面應為冷色，不要涂過亮的顏色和顯眼的圖案，使人分心；家俱、窗簾顏色不要跳耀，幫助人安靜，集中注意力；裝飾要簡潔、明快、有序，突出單位形象，體現辦公室的工作氛圍；適當放置一些綠色

7、植物或鮮花，以調節氣氛。共六十二頁2、傳統辦公室的優點和缺點傳統辦公室也稱網格式辦公室。是指分隔成若干帶有門、窗的小的辦公室結構。傳統辦公室的優點有：傳統辦公室通常有門，且可以鎖住，因此(ync)非常安全。因為分隔成若干的小辦公室，因此能用作有關秘密事宜的討論、會議和會見。因為小辦公室很安靜，因而益于從事集中精力的細致或專業工作的工作人員使用。共六十二頁傳統辦公室的缺點有：由于工作人員的人為因素造成(zo chn)空間或家具的浪費。辦公室之間的墻壁占去了空間，增加了租金。因為有更多的墻和門需要裝飾，裝飾費用昂貴。有可能需要安裝安全裝置，例如應急按鈕。共六十二頁3、開放式辦公的優點和缺點開放式辦

8、公室是指一個很大的空間用隔板或書架分成各個部分的辦公區。開放式辦公室的優點有所有(suyu)的工作人員都能互相看見，因此沒有安全方面的顧慮。易于工作人員之間的交流。更容易集中化服務和共享設備。墻壁和門較少，裝飾費用便宜。共六十二頁開放式辦公室的缺點有：辦公區較嘈雜。工作人員易被周圍的工作所吸引。噪音較大，需要隔音罩來減少噪音。工作人員的安全程度提高的同時，保密材料(cilio)的安全程度下降。不便于談論秘密的事情。對于室溫等問題難以產生相同的意見。疾病容易傳播。共六十二頁4、最有利于辦公的流程（見思考題8）辦公室的布局有很多參考標準，但最重要的原則應是有利于工作人員的工作，具體有：工作人員只須

9、走最短的距離，去使用他們需要的設備(shbi)。電話放在手頭。容易接觸到調節溫度和亮度的開關。過道通暢，使工作人員容易在各區之間走動。共六十二頁每人都要使用的設備，如復印機等應位于中心位置。文檔及有關出版物的存儲，應便于查找。有足夠的計算機、打印機等確保工作人員的工作。員工共用的磁盤，應保存(bocn)在中心位置并清楚地貼好標簽。共六十二頁5、工作(gngzu)區的采光、采暖、通風、舒適、健康和福利應考慮的因素注意采光，因為良好的光照是所有員工必須的，而且可以避免眼睛緊張和頭痛注意采暖，辦公室布局應注意員工的采暖。辦公室布局應注意通風，具體有：辦公室布局要力求員工的舒適，一般來說，影響辦公室工

10、作人員工作舒適的因素有：辦公室的布局應有力于員工的健康福利共六十二頁教學方法：教師講課；情景練習；教學方法：組織學生(xu sheng)在辦公場所內參觀-討論-總結講授 （拍錄相）共六十二頁三、緊急情況的識別和處理（教材3.4）1、單位內部有可能發生的緊急情況在一個單位內部，有可能發生許多緊急情況。它們(t men)包括：在人員方面，工作人員或來訪者突發疾病、遭受意外事故。在物的方面，發生火災、爆炸或受到恐怖活動的暴力威脅。在財務方面，發生錢或材物被盜的事件。這些緊急情況可能發生在任何單位中，應制定有關的緊急措施，以減少危險。共六十二頁2、為降低員工的風險可采用的措施（見思考題11）單位為降低

11、工作人員的風險，可采用以下措施：發放ID卡給工作人員發放來訪者來賓卡或通行證所有來訪者必須(bx)從接待區接走，并且不允許其獨自在建筑中走動共六十二頁安裝閉路電視監視器給工作人員發放個人報警器給關鍵人員安裝應急按鈕，例如銀行經理人員管理上，不安排人員單獨工作錢應小心存放(cnfng)在限制進入的區域不得不在建筑物內外單獨行動的工作人員，可以發給移動電話。共六十二頁3、事故發生(fshng)后的措施，事故記錄本和事故報告表的填寫（見思考題12、13）應在新成員培訓計劃中講明工作中可能導致事故的情形和本單位報告事故的規定。所有工作人員應知道急救箱在哪里和負責他們工作區的急救員的姓名。在指派的急救員

12、不在的情況下，如果有人得病或發生事故，多數單位通常備有一專人以備呼叫。所有單位必須保留事故本，其中記錄任何事故現場的檢索。記錄所受傷害的細節是非常重要的，因為日后受傷人要求賠償時，這些記錄很有用。共六十二頁除了在單位的事故記錄本上記入發生事故的時間、事故人姓名、事故發生地點、事故或疾病的內容等細節之外，必須填寫事故報告表，寫出事故處理的全部細節。它必須包括下列有關受傷人員的信息：全名家庭住址出生日期在單位中的職位（如果(rgu)是工作人員）事故發生日期和時間傷害或事故的細節共六十二頁在事故發生時采取的行動受傷(shu shng)或事故的發生地點提供的急救處理（如果有）和由誰進行受傷人員送醫院了

13、嗎？如果受傷人員送往醫院醫院的名稱和地址事故證人的姓名和職稱報告事故的人員簽名共六十二頁4、防火要求和措施，火災發生后應采取的措施（見思考題14、15）單位為減少火災危險可采取的措施主要有：工作人員不允許在房中吸煙。工作人員在初參加工作的培訓中，應被告知正確的疏散程序。應進行(jnxng)定期的防火演習，監督離開建筑物花費的時間。應邀請消防官員提出本建筑物疏散的具體建議。共六十二頁如發生緊急情況或事故時應采取的措施有：緊急疏散(shsn)人員，安全警告和布告版應貼在所有建筑物的顯著位置，使所有工作人員和來訪者能看到。信息應表示出，在火警的情況下應采取的防范措施，疏散(shsn)時使用的最近的安

14、全出口，也應該提醒人們不能使用電梯以及工作人員在疏散(shsn)離開房間前必須關閉所有的門和窗戶。共六十二頁教學方法：講課-填寫各種格式(g shi)的事故記錄表和事故報告表。共六十二頁四、辦公室人、財、物的管理（教材3.5）1、庫存記錄的類型、目的和方法（見思考題16）可以防止大量資金被庫存占用而難以(nny)周轉；可以防止大量占用空間而增加租金；存放的空間需要花費資金；保持適量的庫存，防止用光時緊急購買物品而延誤使用；共六十二頁庫存管理不嚴密(ynm)而造成漏洞；為審計的需要，必須定期盤貨，做好庫存控制；了解各個部門的庫存水平，編制預算，以做好庫存控制。共六十二頁2、物品的接受、庫存和發放

15、(ffng)程序（見思考題17、18、19）3、辦公室零用現金的支付項目、報銷核查手續及帳目記錄（見思考題20、21、22、23）4、 費用報銷的手續（見思考題24）5、對員工缺勤和休假的處理（見思考題25）6、節支措施（見思考題26）共六十二頁教學方法：教師講課、教學方法：講課、填寫與庫存管理、零用現金記帳和輪休安排值班等有關文件(wnjin)和表格。共六十二頁五、控制和監督辦公室工作達到標準1、辦公室工作要制定工作程序(chngx)（見思考題27、28）2、辦公室工作要進行質量檢查（見思考題29）3、辦公室要設立工作檢查員（見思考題30）4、辦公室要制定管理制度和相應表格（見思考題31）5

16、、員工未達到工作標準時的處理（見思考題32）共六十二頁教學方法：講課，學員填寫有關文件和表格(biog)，對程序手冊、質量檢查、記帳表格(biog)及辦公室 審計有關的資料進行講解。單元復習： 1課時 用“企業行政管理二級習題集”中單元3的習題輔導學生復習。共六十二頁三、辦公用品的采購與存儲（教材2.4、2.5、2.6）1、選擇(xunz)貨物和服務的供應商價格、預算、費用方便性和位置送貨和服務質量安全性可靠性共六十二頁2、辦公用品和易耗品的范圍紙薄類筆尺類小裝訂類歸檔用品類(pnli)專用易耗品類3、辦公易耗品的存儲共六十二頁三、辦公用品的采購(cigu)與存儲（教材2.4、2.5、2.6）

17、1、選擇貨物和服務的供應商選擇貨物和服務的供應商時要考慮以下幾點：（1）現金付款是否有折扣（2）貨物的費用是否包括運費（3）批量訂購是否提供折扣（4）如果有折扣如何按單位有關政策開發票（5）如果不提供折扣，是否有其它優惠的付款方式。（6）供貨的便捷和供應商的位置（7）交付期、送貨、服務質量（8）供應商及有關工作人員的可靠性、信譽（9）有關貨物的安全性共六十二頁2、識別辦公用品和易耗品的范圍辦公用品及易耗品的范圍包括：（1）紙簿類：A4、B5等類型辦公用復印紙；帶單位抬頭用紙；普通白紙；復寫紙；便條紙；留言條；標簽紙；牛皮紙；專用復寫紙；大、中、小及開窗信封；橫格筆調本；速記本；專用本冊（如現金

18、收據本）（2）筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子、修正液（3）小裝訂類：大頭針、曲別針、剪刀、打孔機、訂書機、訂書釘、橡皮筋；膠帶(jiodi)、起釘器（4）歸檔用品：各種文件夾、檔案袋、收件日期戳（5）辦公設備專用易耗品：打字機用色帶、修正液等；復印機用黑盒等；計算機用磁盤、磁盤盒等。共六十二頁3、辦公易耗品的存儲辦公易耗品要按以下方法進行存儲：（1）儲藏間或物品(wpn)柜要上鎖（2）各類物品要貼標簽（3）新物品置于舊物品的下面（4）體積大、分量重的放置在最下面（5）小的物品、常用的物品應放在前面，易于見到和領取（6）儲藏間要有良好的通風和照明，房間保持干燥（7）訂

19、立物品發放制度，確定物品發放人共六十二頁教學方法：教師講課、分組討論、“怎樣選擇供應商？”情景練習；把學生(xu sheng)分為兩組，一組模擬供應商，向另一組模擬辦公室人員推銷辦功用品，在標準劃定的范圍內，使雙方都進入角色，教師可以作為裁判，根據雙方的表現和最終的結果，即是否成功地采購或銷售出辦公用品。來為學生(xu sheng)打分。共六十二頁教學方法：講課、討論、模擬(mn)購物實際操作共六十二頁四、辦公設備的維修(wixi)與安全維修安全辦公設備故障(gzhng)登記本辦公設備安全規范辦公設備維修記錄共六十二頁四、辦公設備的維修與安全（教材2.7、2.8）1、故障登記本：日期 設備 故

20、障情況 故障報告人 采取的措施(cush) 修理日期共六十二頁2、做好辦公設備故障的維修記錄維修記錄應包括以下信息：設備(shbi)及設備(shbi)供應商的名字；設備所在的位置及購買日期和費用；維修協議和協議的細節；上次檢查設備的日期和人員；設備損害的記錄、發生故障的類型及修理費用共六十二頁3、辦公設備安全使用規范設備安全使用規范：使用設備時應禁止：使用設備時應做到：負責管理設備的人員(rnyun)應幫助和提醒他人共六十二頁四、辦公設備的維修與安全（教材2.7、2.8）1、辦公設備故障報告與記錄辦公設備的故障報告應注意(zh y)如下幾點：（1）大多數單位有記錄設備或服務出現故障或缺陷的規定

21、。應任命一名工作人員負責一件設備，例如傳真機或復印機。（2）當辦公設備出現故障時，要及時與負責此項設備的工作人員報告。共六十二頁（3）工作人員接到報告后，應及時向在有關管理人員或辦公室主任報告，由其與售后服務工程師或租借設備的公司聯系進行維修。（4）一般單位保留“故障登記”本，工作人員發現故障后，應在上面記錄相關(xinggun)的細節。故障登記本如下表示：日期 設備 故障情況 故障報告人 采取的措施 修理日期2001.2.9 計算機打印機多頁送紙蘇珊向計算機技術人員報告共六十二頁2、簡述辦公設備安全使用(shyng)規范？所有工作人員在使用設備時，應遵守相關安全操作和使用規范。（1）設備安全

22、使用規范包括以下幾個方面：（2）使用設備時應禁止：（3）使用設備時應做到：（4）負責管理設備的人員應幫助和提醒他人。共六十二頁3、做好辦公設備故障的維修記錄維修記錄應包括以下信息：（1）設備及設備供應商的名字；（2）設備所在(suzi)的位置及購買日期和費用；（3）維修協議和協議的細節；（4）上次檢查設備的日期和人員；（5）設備損害的記錄、發生故障的類型及修理費用。共六十二頁教學方法：教師講課、分組討論“辦公設備安全的必要性?”設備事故現場模擬;把學生分為兩組一組模擬辦公室人員操作辦公設備,另一組模擬檢查人員,指出存在(cnzi)的安全隱患.安全操作演習,一部分學生扮演假設的違章者,另一部分學生找出存在的問題并加以糾正。共六十二頁單元(dnyun)復習：1課時用“企業行政管理二級習題集”中單元2的習題輔導學員復習。共六十二頁現場考評： 計劃(jhu)課時：3.5相關工作(gngzu)能力復印文件發送接收傳真接收發送郵件共六十二頁第二單元 課堂討論測試題1、設計一道辦公室常用設備的主要功能的情景練習(linx)教學題。2、編寫一道怎樣選擇郵政服務的分組討論題3、提供一個如何選擇供應商的模擬教學方案4、撰寫一個辦公設備的維修與安全的按例。要求遵照標準和教材，圍繞讓學生掌握相關知識與技能出題，每題不少于100字。