1、第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 130 第四章第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)第一節(jié)第一節(jié) 出納管理的總體設(shè)計(jì)出納管理的總體設(shè)計(jì) 一、出納管理的功能模塊劃分一、出納管理的功能模塊劃分 現(xiàn)金和銀行存款是企業(yè)的重要貨幣資金，由于它們具有一些特殊的性質(zhì)，管好、用好這類貨幣資金是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。出納管理功能是出納人員對(duì)此類資金進(jìn)行管理的有效工具。它包括出納簽字、支票管理、現(xiàn)金和銀行存款總賬和日記賬的查詢與輸出、資金日?qǐng)?bào)、期末銀行對(duì)賬等功能，并可對(duì)現(xiàn)金、銀行存款的收入與支出，以及長(zhǎng)期未達(dá)賬項(xiàng)等提供審計(jì)報(bào)告。出納管理的功能模塊劃分如圖 4-1 所示。圖 4-1 出納管理的功能模塊劃分圖

2、 二、出納管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)二、出納管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)出納管理所涉及到的數(shù)據(jù)基表，絕大多數(shù)在系統(tǒng)管理和憑證管理中已經(jīng)給出，沒(méi)有給出的有支票登記簿數(shù)據(jù)基表和銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)基表。支票登記簿和銀行對(duì)賬單兩個(gè)數(shù)據(jù)基表的名稱分別為 Zpdjb 和 Yhdzd。在 Zpdjb 基表中存儲(chǔ)支票登記數(shù)據(jù)，包括已報(bào)銷(xiāo)的支票和未報(bào)銷(xiāo)的支票，支票登記簿不設(shè)計(jì)歷史數(shù)據(jù)基表，該基表的作用是對(duì)領(lǐng)用支票進(jìn)行登記和管理。在 Yhdzd 基表中存儲(chǔ)銀行對(duì)賬單期初未達(dá)項(xiàng)數(shù)據(jù)和銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)，該基表的作用是在期末進(jìn)行銀行對(duì)賬，編制余額調(diào)節(jié)表，對(duì)長(zhǎng)期未達(dá)賬進(jìn)行審計(jì)等，銀行對(duì)賬單不設(shè)計(jì)歷史數(shù)據(jù)基表。Zpdjb 和 Yhdzd 兩個(gè)基表

3、的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分別如表 4-1 和表 4-2所示。表 4-1 支票登記簿基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)列 名含 義數(shù)據(jù)類型長(zhǎng)度主鍵完整性約束Zth賬套號(hào)字符型2組合主鍵非空Kmbh科目編號(hào)字符型20組合主鍵非空Z(yǔ)ph支票號(hào)字符型6組合主鍵非空現(xiàn)金與銀行存款總賬出納簽字支票管理現(xiàn)金日記賬銀行存款日記賬資金日?qǐng)?bào)期末銀行對(duì)賬出納管理會(huì)計(jì)電算化 131 Lyrq領(lǐng)用日期日期型非空續(xù)表 4-1 Lydw領(lǐng)用部門(mén)字符型16Lyr領(lǐng)用人字符型8非空J(rèn)e金額數(shù)值型15.2非空Yt用途字符型20Bxrq報(bào)銷(xiāo)日期日期型Bz備注字符型40表 4-2 銀行對(duì)賬單基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)列 名含 義數(shù)據(jù)類型長(zhǎng)度主鍵完整性約束Zth賬套號(hào)字符型2組合

4、主鍵非空Kmbh科目編號(hào)字符型20組合主鍵非空Ph票號(hào)字符型6組合主鍵非空Rq日期日期型非空J(rèn)sfs結(jié)算方式字符型8Jfje借方金額數(shù)值型15.2Dfje貸方金額數(shù)值型15.2Ye余額數(shù)值型15.2第二節(jié)第二節(jié) 出納簽字與支票管理的功能設(shè)計(jì)出納簽字與支票管理的功能設(shè)計(jì) 一、出納簽字的功能設(shè)計(jì)一、出納簽字的功能設(shè)計(jì)為加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)金收入和支出的管理，出納人員可通過(guò)出納管理功能對(duì)制單人員填制的帶有現(xiàn)金或銀行存款科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)收付款憑證的科目金額是否正確，對(duì)于審查認(rèn)為有錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與制單人員修改后再核對(duì)。只有經(jīng)出納簽字的憑證才能進(jìn)行審核和記賬處理。這樣才能確保登記到賬簿的每

5、一筆收付款業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確和可靠。在計(jì)算機(jī)上對(duì)收付款憑證進(jìn)行出納簽字，并將出納簽字結(jié)果存入計(jì)算機(jī)，其目的有兩個(gè)，其一是防止其他人員對(duì)已出納簽字的收付款憑證進(jìn)行修改，凡是經(jīng)出納簽字的收付款憑證，系統(tǒng)將拒絕任何人對(duì)其進(jìn)行修改；其二只有經(jīng)出納簽字的收付款憑證，即加注出納簽字標(biāo)志的收付款憑證，才能進(jìn)行審核和記賬處理，因此，達(dá)到了防止未經(jīng)出納簽字的收付款憑證進(jìn)入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。在系統(tǒng)中需要進(jìn)行出納簽字的收付款憑證有兩種，其一是未進(jìn)行出納簽字的收付款憑證；其二是經(jīng)出納簽字，但在記賬前發(fā)現(xiàn)有疑義，利用出納簽字功能將其出納標(biāo)志改為未簽字。在進(jìn)行出納簽字時(shí)，首先要輸入查詢條件，找到出納簽字對(duì)象，然后再對(duì)查詢出來(lái)的收付款

6、憑證進(jìn)行出納簽字。在出納簽字中，收付款憑證查詢條件的輸入界面如圖 4-2 所示。第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 132 圖 4-2 出納簽字收付款憑證查詢條件輸入窗口 在圖 4-2 中，首先要選擇查詢對(duì)象，查詢對(duì)象為一組單選項(xiàng)，從中選擇且必須選擇一項(xiàng)；然后再對(duì)“收款憑證”和“付款憑證”兩個(gè)復(fù)選框進(jìn)行選擇，若憑證設(shè)置分收付轉(zhuǎn)，則這兩個(gè)復(fù)選框可選，否則這兩個(gè)復(fù)選框失效；最后輸入憑證號(hào)、日期、制單人三個(gè)查詢條件項(xiàng)，這三項(xiàng)與憑證審核的對(duì)應(yīng)查詢條件項(xiàng)相同。輸入完查詢條件之后，選“確認(rèn)”則系統(tǒng)按輸入的查詢條件，在當(dāng)年憑證基表（Pz）中，將滿足條件的收付款憑證查詢出來(lái)。查詢時(shí)，若憑證設(shè)置分收付轉(zhuǎn)，則憑證類型根據(jù)

7、條件選擇，其值必為“收款”或“付款”或兩者兼有，否則憑證類型值必為“收付” 。其查詢結(jié)果如 4-3 所示，若選“放棄”則此次輸入的查詢條件作廢。由于在出納簽字時(shí)，其收付款憑證查詢條件一般都是不同的，所以不必設(shè)計(jì)“輸出”和“引入”功能。會(huì)計(jì)電算化 133 圖 4-3 出納簽字待出納簽字憑證出納簽字功能與憑證審核功能類同，在圖 4-3 中，顯示滿足條件的待出納簽字憑證，其內(nèi)容與憑證審核相同。對(duì)于未出納簽字的憑證既可以使用“出納簽字”功能逐個(gè)憑證簽字，也可以使用“批出納簽字”功能，一次將查詢出來(lái)的所有未出納簽字憑證全部簽字通過(guò)，以便加快出納簽字速度，但此功能必須謹(jǐn)慎使用。在出納簽字過(guò)程中可使用“批取

8、消出納簽字”功能，將已出納簽字但未審核記賬的所有憑證，取消其出納簽字，使其變?yōu)槲闯黾{簽字。對(duì)于已出納簽字但未審核記賬的憑證（包括以前出納簽字的和剛剛出納簽字的憑證） ，都可以使用“批取消出納簽字”功能，取消其出納簽字，也可以使用“出納簽字”功能逐個(gè)取消其出納簽字。出納簽字的具體功能如下。 1 1、出納簽字、出納簽字在圖 4-3 界面選定一個(gè)憑證，即選擇一行，用鼠標(biāo)雙擊選定的行，或者選擇“出納簽字” ，則該行所對(duì)應(yīng)憑證的完整信息就會(huì)顯示出來(lái)，如圖 4-4 所示。在該界面除出納簽字外，其他數(shù)據(jù)只能查閱而不能修改。圖 4-4 出納簽字 在圖 4-4 中，可以查閱憑證的詳細(xì)內(nèi)容，查閱后可對(duì)當(dāng)前憑證進(jìn)行

9、出納簽字。當(dāng)選“簽字”時(shí)，系統(tǒng)在以綠色顯示出納人姓名的同時(shí)，自動(dòng)將出納人姓名和出納標(biāo)志“”寫(xiě)入 Pz 數(shù)據(jù)基表中，寫(xiě)入時(shí)按憑證號(hào)找到該憑證，并將該憑證所有記錄的出納人字段全部填入出納人姓名，將出納標(biāo)志字段全部填入“” ；當(dāng)選“取消”功能時(shí)，系統(tǒng)將原來(lái)以綠色顯示的出納人姓名去掉，并自動(dòng)將 Pz 數(shù)據(jù)基表中，該憑證的出納人姓名和第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 134 出納標(biāo)志兩個(gè)字段清空，清除時(shí)先按憑證號(hào)找到該憑證，然后將該憑證所有記錄的出納人姓名字段和出納標(biāo)志字段全部賦空值。在出納簽字過(guò)程中，可利用“首張” 、 “末張” 、“上張” 、 “下張”來(lái)尋找要出納簽字的憑證。 2 2、批出納簽字、批出納簽

10、字 在圖 4-3 中，只有在出納簽字對(duì)象全部為未出納簽字憑證時(shí)，才可用此功能，否則，若系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)具有已出納簽字的憑證時(shí)，此功能失效。當(dāng)選“批出納簽字”功能時(shí)，系統(tǒng)將所有憑證的出納人姓名全部以綠色顯示，同時(shí)自動(dòng)將出納人姓名和出納標(biāo)志“”寫(xiě)入 Pz 數(shù)據(jù)基表中，寫(xiě)入時(shí)按憑證號(hào)逐個(gè)找到對(duì)應(yīng)的憑證，并將此憑證所有記錄的出納人字段全部填入出納人姓名，將出納標(biāo)志字段全部填入“” 。 3 3、批取消出納簽字、批取消出納簽字 憑證在審核和記賬之前，可以將出納標(biāo)志取消，使其變?yōu)槲闯黾{簽字。同樣，使用此功能時(shí)也必須謹(jǐn)慎，否則，可能會(huì)使已做的出納簽字工作作廢。在圖 4-3 中，可以對(duì)查詢出來(lái)的憑證取消其出納標(biāo)志，當(dāng)然

11、對(duì)于未出納簽字的憑證，取消其出納標(biāo)志毫無(wú)意義，但在出納簽字對(duì)象中包含未出納簽字的憑證時(shí)，此項(xiàng)功能可以正常進(jìn)行。當(dāng)選“批取消出納簽字”功能時(shí)，系統(tǒng)將所有憑證的出納人姓名全部清空，并自動(dòng)將 Pz 數(shù)據(jù)基表中，對(duì)應(yīng)憑證的出納人姓名和出納標(biāo)志兩個(gè)字段清空，清除時(shí)先按憑證號(hào)逐個(gè)找到對(duì)應(yīng)的憑證，然后將此憑證所有記錄的出納人姓名字段和出納標(biāo)志字段全部賦空值。 二、支票管理的功能設(shè)計(jì)二、支票管理的功能設(shè)計(jì)為了加強(qiáng)企業(yè)的銀行支票管理，出納人員通常需要建立支票登記簿，以便詳細(xì)登記支票的領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途和報(bào)銷(xiāo)情況等。只有對(duì)科目字典中科目賬類設(shè)置為“銀行”的科目，才能起用支票登記簿功能登記支票。 “支票管理

12、”功能不僅在出納管理總控菜單下可以調(diào)用，而且在出納簽字的圖 4-3 和圖 4-4 界面中也可調(diào)用。當(dāng)出納簽字的憑證涉及到銀行科目時(shí)，系統(tǒng)要求輸入支票登記信息。支票管理界面如圖 4-5 所示，此界面的銀行科目由系統(tǒng)根據(jù)出納簽字憑證的銀行科目自動(dòng)填入，以作為默認(rèn)科目，用戶可根據(jù)需要選擇銀行科目，選擇時(shí)系統(tǒng)將科目字典中所有科目賬類為“銀行”的科目全部列示出來(lái)，用戶可在下拉式列表框中選擇，系統(tǒng)根據(jù)選擇的銀行科目列示支票登記信息。當(dāng)出納簽字憑證涉及到多個(gè)銀行科目時(shí)，系統(tǒng)逐一要求輸入支票登記信息。這樣設(shè)計(jì)與管理業(yè)務(wù)相適應(yīng)，如果將支票登記設(shè)計(jì)在制單時(shí)進(jìn)行，則不盡合理，因?yàn)橹茊味嘤蓵?huì)計(jì)人員進(jìn)行，而支票登記應(yīng)由

13、出納登記。因此，支票管理設(shè)計(jì)在出納管理和出納管理的出納簽字中較為合理。在進(jìn)行出納簽字時(shí)輸入有關(guān)支票登記信息，并可在此進(jìn)行查詢輸出支票登記信息。當(dāng)然在出納管理子系統(tǒng)中也可直接調(diào)用支票管理功能。1、 增加支票登記信息在圖 4-5 界面選“增加”則系統(tǒng)在數(shù)據(jù)區(qū)的最后一行之后，自動(dòng)增加一個(gè)空行，可直接在此空行內(nèi)輸入新增支票登記信息。（1）領(lǐng)用日期：必須輸入，可用系統(tǒng)日歷表參照輸入，也可直接輸入。其默認(rèn)值為系統(tǒng)日期。 （2）領(lǐng)用部門(mén)：可為空，可輸入支票領(lǐng)用人員所在的部門(mén)名稱。可采用值列表方式在部門(mén)字典中選取。會(huì)計(jì)電算化 135 （2）領(lǐng)用人：必須輸入。最多可輸入 4 個(gè)漢字。如果建立核算單位職員字典，可

14、采用值列表方式在職員字典中選取。（3）支票號(hào)：必須輸入。輸入支票號(hào)碼。 （4）金額：必須輸入。輸入支票金額或預(yù)計(jì)金額。（5）用途：可以為空，可在此輸入支票的用途，一般要求輸入此項(xiàng)，以便了解支票用途，便于對(duì)支票進(jìn)行管理。 （6）報(bào)銷(xiāo)日期：由系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)，也可由用戶手工輸入。當(dāng)領(lǐng)出支票沒(méi)有報(bào)銷(xiāo)時(shí)，此項(xiàng)為空，當(dāng)支票已報(bào)銷(xiāo)時(shí)，此項(xiàng)由記賬處理功能根據(jù)銀行科目編號(hào)和支票號(hào)自動(dòng)填寫(xiě)，但對(duì)于有些已報(bào)銷(xiāo)而由于其他意外因素造成系統(tǒng)未能自動(dòng)填寫(xiě)時(shí)，用戶可進(jìn)行手工輸入。手工輸入時(shí)可用系統(tǒng)日歷表參照輸入，也可直接輸入。（7）備注：可為空，也可輸入與該支票有關(guān)的說(shuō)明信息。圖 4-5 支票管理2、修改支票登記信息在查詢狀態(tài)

15、下，數(shù)據(jù)不允許修改，只有選擇“修改”功能時(shí)才可修改，可直接在圖4-15 界面進(jìn)行修改。3、刪除支票登記信息刪除分逐個(gè)刪除和成批刪除兩種功能，刪除具有一定限制，若某支票登記沒(méi)有報(bào)銷(xiāo)，則該支票登記信息不允許刪除。可直接在圖 4-5 界面進(jìn)行刪除。選擇某一（或某些）已報(bào)銷(xiāo)支票登記信息記錄，選“刪除”后，被選中的支票登記信息就被刪掉。當(dāng)選“批刪”功能時(shí)，系統(tǒng)要求輸入被刪除已報(bào)銷(xiāo)支票的起止日期，經(jīng)確認(rèn)后即可刪除此期間的已報(bào)銷(xiāo)支票信息。 “批刪”功能應(yīng)慎重使用。4、查詢支票登記信息 系統(tǒng)根據(jù)選擇的銀行科目列示其支票登記信息，在此基礎(chǔ)上可用“查詢”功能將滿第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 136 足條件的支票登記

16、信息查詢出來(lái)。查詢時(shí)先要輸入查詢條件，查詢條件需輸入的數(shù)據(jù)項(xiàng)與增加支票登記信息所輸入的數(shù)據(jù)項(xiàng)完全相同，所不同的是輸入查詢條件時(shí)，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)并不要求全部輸入，一般只需輸入其中幾項(xiàng)即可，對(duì)于有輸入內(nèi)容的各數(shù)據(jù)項(xiàng)，組成查詢條件時(shí)為邏輯“與”關(guān)系，對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)輸入的內(nèi)容，除支票號(hào)為前位匹配關(guān)系外，其他數(shù)據(jù)項(xiàng)為包含關(guān)系。輸入的條件越多，查詢出來(lái)的支票登記信息就越少，查詢就越精確；否則輸入的條件越少，查詢出來(lái)的支票登記信息就越多，查詢就越粗放，如果用戶在查詢條件界面什么也不輸入，則系統(tǒng)將所選銀行科目下的所有支票登記信息全部列出。當(dāng)選擇“查詢”時(shí)，數(shù)據(jù)區(qū)將不會(huì)有任何數(shù)據(jù)，即進(jìn)入了查詢條件輸入狀態(tài)，除“查詢”

17、外，其他功能按鈕全部將失效，當(dāng)輸入完查詢條件后，再按“查詢”即可將滿足條件的支票登記信息查詢出來(lái)。當(dāng)銀行科目所涉及的支票登記信息較少時(shí)此功能不常用。 4、打印支票登記信息當(dāng)支票登記信息不太多時(shí)，可全部打印。當(dāng)支票登記信息比較多時(shí)，可先用查詢功能進(jìn)行查詢，然后再打印。利用查詢功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的行向篩選。無(wú)論是增加、修改、刪除支票登記信息，在完成之后，必須在“保存”與“放棄”之間作出選擇，此時(shí)其他功能按鈕失效，選擇“保存”則完成一次支票登記操作，此次增加、修改或刪除的支票登記信息被存儲(chǔ)到支票登記簿基表中；選擇“放棄”則此次操作作廢。當(dāng)選擇“保存”與“放棄”之一后，其他功能按鈕變?yōu)檎Ｉ礊榭蛇x

18、狀態(tài)，而“確認(rèn)”和“放棄”又變?yōu)槭顟B(tài)。第三節(jié)第三節(jié) 出納賬表的功能設(shè)計(jì)出納賬表的功能設(shè)計(jì) 一、現(xiàn)金和銀行存款總賬的功能設(shè)計(jì)一、現(xiàn)金和銀行存款總賬的功能設(shè)計(jì) 現(xiàn)金和銀行存款總賬查詢不僅可以查詢到總賬科目（一級(jí)科目）的年初余額、各月發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和月末余額，而且還可以查詢到各級(jí)現(xiàn)金和銀行存款科目的年初余額、各月發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和月末余額。在手工核算方式下，由出納負(fù)責(zé)登記、查詢現(xiàn)金和銀行存款日記賬，而總賬由會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)登記、查詢。在實(shí)現(xiàn)電算化以后，出納有必要了解現(xiàn)金和銀行存款的總賬信息，以便于對(duì)現(xiàn)金和銀行存款進(jìn)行有效的控制和管理。在進(jìn)行現(xiàn)金和銀行存款總賬查詢時(shí)，首先要進(jìn)行查詢條件選擇，其查

19、詢條件輸入界面如圖 4-6 所示。在圖 4-6 界面，首先在單選組中選擇顯示總賬還是打印總賬；其次在下拉列表中選擇賬頁(yè)格式，賬頁(yè)格式具有金額式、外幣式兩個(gè)可選值，其默認(rèn)值為金額式；第三在年份選擇中系統(tǒng)默認(rèn)為當(dāng)前年份，即對(duì)當(dāng)前年份的現(xiàn)金和銀行存款總賬進(jìn)行查詢和打印，當(dāng)然在年份下拉列表框中可選擇以前年份，對(duì)以前年度的現(xiàn)金和銀行存款總賬進(jìn)行查詢和打印。在總賬查詢科目選擇中，系統(tǒng)根據(jù)科目字典中的科目賬類將所有現(xiàn)金和銀行存款科目全部列出，包括一級(jí)科目和明細(xì)科目以供選擇，選擇采用復(fù)選方式，可選擇多個(gè)科目輸出總賬。可利用“全選”和“全消”功能實(shí)現(xiàn)對(duì)總賬查詢科目的快速選擇，可以采用復(fù)選框來(lái)選擇多個(gè)總賬科目，如

20、果不設(shè)計(jì)復(fù)選框，也可用鼠標(biāo)選擇多行的方式實(shí)現(xiàn)。會(huì)計(jì)電算化 137 總賬科目可以是一級(jí)科目，也可以是明細(xì)科目。選擇待查詢總賬科目后，如果希望在總賬查詢中包含未記賬憑證，則可選擇包括未記賬憑證選擇框，否則可不選擇。選擇完畢后，若選擇“確認(rèn)”系統(tǒng)根據(jù)選定的總賬格式和會(huì)計(jì)科目將總賬顯示或打印出來(lái)；若選擇“取消”則此次操作作廢。現(xiàn)金和銀行存款總賬顯示界面圖 4-7 所示。圖 4-6 現(xiàn)金和銀行存款總賬查詢條件選擇圖 4-7 現(xiàn)金和銀行存款總賬第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 138 在圖 4-7 中，設(shè)計(jì)了“打印”和“明細(xì)”功能，在圖 4-6 中可經(jīng)一次選擇打印多個(gè)現(xiàn)金和銀行存款總賬，此時(shí)并不顯示總賬，而圖

21、4-7 中顯示總賬時(shí)也可隨時(shí)打印，在查看總賬時(shí)可隨時(shí)用“明細(xì)”功能查看所選現(xiàn)金或銀行存款科目的明細(xì)日記賬。在圖 4-7中，利用科目選擇可以逐一查看所選科目的現(xiàn)金和銀行存款總賬，在各科目總賬的查看過(guò)程中，還可以用賬簿格式選擇功能來(lái)隨時(shí)改變賬簿格式，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)科目的性質(zhì)列出賬簿格式可供選擇（無(wú)外幣核算為金額式，有外幣核算為金額式和外幣式） 。當(dāng)選外幣式時(shí)，在圖 4-7 中的借方欄、貸方欄、余額欄為本位幣數(shù)據(jù)，而在其后還要設(shè)計(jì)匯率欄和外幣的借方欄、貸方欄、余額欄。總賬需要一次性創(chuàng)建所有總賬數(shù)據(jù)項(xiàng)，并在有關(guān)科目發(fā)生額與余額數(shù)據(jù)填入時(shí)，將該填入的數(shù)據(jù)全部填入，然后根據(jù)用戶選擇的賬簿格式顯示總賬，將與格

22、式要求無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)屏蔽掉（即變?yōu)榉秋@示項(xiàng)） ，這樣根據(jù)用戶選擇的賬簿格式，由程序控制顯示那些數(shù)據(jù)項(xiàng)和不顯示那些數(shù)據(jù)項(xiàng)，如此設(shè)計(jì)可以簡(jiǎn)化程序設(shè)計(jì)，并可提高系統(tǒng)的運(yùn)行速度。現(xiàn)金和銀行存款總賬的生成步驟如下。 1、創(chuàng)建總賬屏幕顯示對(duì)象，其數(shù)據(jù)項(xiàng)包括日期、憑證號(hào)、摘要，本位幣：借方、貸方、方向、余額、匯率、外幣：借方、貸方、方向、余額共 12 個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，并定義對(duì)應(yīng)的列標(biāo)題，年份填入系統(tǒng)參數(shù)中的當(dāng)前核算年份（歷史數(shù)據(jù)查詢時(shí)根據(jù)年份選擇填寫(xiě)） 。 2、按選擇的科目編號(hào)，從科目字典中讀取該科目的余額方向和 1 月份該科目的月初余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中 1 月份該科目的外

23、幣月初余額，將其分別填入總賬第一行的本位幣方的“方向”和“余額”欄，以及外幣方的“方向”和“余額”欄，同時(shí)將該行的日期填入“01” ，摘要填入“上年結(jié)轉(zhuǎn)” 。 3、按選擇的科目編號(hào)，從科目字典中讀取 1 月份該科目的借方發(fā)生額、累計(jì)借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中 1 月份該科目的外幣借方發(fā)生額、累計(jì)借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額。在總賬數(shù)據(jù)最后增加一空行，將日期的月份填入“01” ，將本位幣借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、月末余額分別填入該行的本位幣借方、貸方、方向（按已讀出的科目余額方向填寫(xiě)） 、余額欄，

24、將外幣借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、月末余額分別填入該行的外幣借方、貸方、方向、余額欄，同時(shí)將摘要填入“本月合計(jì)” 。再在總賬數(shù)據(jù)最后增加一空行，同樣將日期的月份填入“01” ，將本位幣累計(jì)借方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額和月末余額分別填入該行的本位幣借方、貸方、方向、余額欄，將外幣累計(jì)借方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額和月末余額分別填入該行的外幣借方、貸方、方向、余額欄，同時(shí)將摘要填入“本年累計(jì)” 。 4、在憑證基表中，按選擇的科目編號(hào)統(tǒng)計(jì) 1 月份涉及到該科目的憑證個(gè)數(shù)，統(tǒng)計(jì)時(shí)將相同的憑證號(hào)按一個(gè)憑證計(jì)算，即統(tǒng)計(jì)不同憑證號(hào)的個(gè)數(shù)，將統(tǒng)計(jì)得出的憑證個(gè)數(shù)分別填入“本月合計(jì)”和“本年累計(jì)”行的憑證個(gè)數(shù)欄。 5、重復(fù)

25、第三、四步，再讀取并填入 2 月份的本期發(fā)生額、余額和本年累計(jì)發(fā)生額，統(tǒng)計(jì)并填入 2 月份憑證個(gè)數(shù)和 1、2 月份憑證累計(jì)個(gè)數(shù)等等，直至當(dāng)前月份為止，若選包括未記賬憑證，則當(dāng)前月份的本期發(fā)生額、余額和本年累計(jì)發(fā)生額還要將未記賬憑證數(shù)據(jù)計(jì)算在內(nèi)。會(huì)計(jì)電算化 139 6、將總賬數(shù)據(jù)全部填列完成后，如果所選科目是外幣科目，則要根據(jù)總賬各行的余額，或發(fā)生額，或累計(jì)發(fā)生額計(jì)算匯率。7、按照選擇的賬簿格式顯示總賬。若選金額式則只顯示本位幣借、貸、余數(shù)據(jù)。若選外幣式則需顯示本位幣借、貸、余，匯率和外幣借、貸、余數(shù)據(jù)。外幣式只有對(duì)科目性質(zhì)為外幣核算的科目才為可選。 二、現(xiàn)金與銀行存款日記賬的功能設(shè)計(jì)二、現(xiàn)金與

26、銀行存款日記賬的功能設(shè)計(jì) 現(xiàn)金和銀行存款日記賬與普通科目明細(xì)賬是有區(qū)別的，在日記賬中要有日合計(jì)數(shù)，而在明細(xì)賬中不要求有日合計(jì)數(shù)，日記賬只能按日期和憑證號(hào)排序，而明細(xì)賬可以按其他條件排序。在出納總控菜單下，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬是兩個(gè)不同的子菜單，其輸出的內(nèi)容不同，但其功能相同。在進(jìn)行現(xiàn)金和銀行存款日記賬查詢時(shí)，首先要進(jìn)行查詢條件選擇，其查詢條件輸入界面如圖 4-8 所示。圖 4-8 日記賬查詢條件選擇圖 4-8 中，系統(tǒng)根據(jù)子菜單選擇和科目字典中的科目賬類將所有現(xiàn)金科目和銀行存款科目全部列出，包括一級(jí)科目和明細(xì)科目以供選擇，除了按月查和按日查單選組外，其他選擇項(xiàng)與圖 4-6 界面各對(duì)應(yīng)選擇

27、項(xiàng)完全相同。當(dāng)選則按月查時(shí)需要輸入起止月份，輸入時(shí)可用下拉列表框在 12 個(gè)月份可選值中選擇，當(dāng)選則按日查時(shí)需要輸入起止日期，輸入時(shí)可用系統(tǒng)日歷表參照輸入。選擇完各項(xiàng)查詢條件并經(jīng)確認(rèn)后，系統(tǒng)將按查詢條件輸出現(xiàn)金或銀行存款日記賬，其顯示界面如圖 4-9 所示。 在圖 4-9 中，設(shè)計(jì)了打印、鎖定、憑證、總賬等功能，其中科目選擇與圖 4-7 相同，賬簿格式選擇包括金額式和外幣式兩種，其默認(rèn)值為金額式。利用“打印”功能可以將顯示的日記賬內(nèi)容打印出來(lái)。當(dāng)顯示現(xiàn)金或銀行存款日記賬數(shù)據(jù)時(shí)，賬簿格式不同，所顯示的內(nèi)容也不同，如果賬簿欄目較多，需要設(shè)計(jì)水平數(shù)據(jù)滾動(dòng)條來(lái)左右移動(dòng)查看數(shù)據(jù)，移動(dòng)時(shí)系統(tǒng)將“日期”和“

28、憑證號(hào)”兩欄鎖定不動(dòng)，當(dāng)用戶需要將摘要欄鎖定時(shí)，可用“鎖定”功能鎖定或解除鎖定摘要欄。在查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬時(shí)，如果需要查看憑證信息，可用鼠標(biāo)雙擊某一行或選“憑證”功能，則系統(tǒng)根據(jù)光標(biāo)所在行的憑證號(hào)將第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 140 對(duì)應(yīng)憑證顯示出來(lái)，其顯示的憑證內(nèi)容與憑證查詢所顯示的憑證內(nèi)容相同。當(dāng)需要了解日記賬科目對(duì)應(yīng)的總賬信息時(shí)，選“總賬”功能來(lái)查看其總賬。按月份生成日記賬的過(guò)程與生成總賬的過(guò)程有類似之處，其步驟如下：圖 4-9 日記賬 1、創(chuàng)建日記賬屏幕顯示對(duì)象，其數(shù)據(jù)項(xiàng)包括日期、憑證號(hào)、摘要，本位幣：借方、貸方、方向、余額、匯率、外幣：借方、貸方、方向、余額共 12 個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，

29、并定義對(duì)應(yīng)的列標(biāo)題，年份填入系統(tǒng)參數(shù)中的當(dāng)前核算年份（歷史數(shù)據(jù)查詢時(shí)根據(jù)年份選擇填寫(xiě)） ； 2、按選擇的科目編號(hào)和月份范圍，將憑證基表中該科目，該月份范圍內(nèi)的憑證數(shù)據(jù)記錄全部填列到日記賬中（是否包括未記賬憑證視終止日期和該選項(xiàng)而定） ，其內(nèi)容有日期、憑證號(hào)、摘要，本位幣：借方或貸方、匯率，外幣：借方或貸方，其中無(wú)論是本位幣還是外幣，憑證的一條記錄只能填列其借方數(shù)和貸方數(shù)中的一方； 3、在日記賬中按日期計(jì)算各日的借方、貸方合計(jì)數(shù)，并將計(jì)算得出的各日合計(jì)數(shù)全部填列到日記賬中，填列的內(nèi)容有日期、憑證號(hào)、摘要，本位幣：借方、貸方、匯率，外幣：借方、貸方共 8 個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，其中各日合計(jì)數(shù)的摘要全部填入“本

30、日合計(jì)” ；4、按選擇的科目編號(hào)和月份范圍，從科目字典中讀取該科目的余額方向和起始月份該科目的月初余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中起始月份該科目的外幣月初余額，并在日記賬中新增一行，將其分別填入日記賬中本位幣的方向和余額欄，以及外幣的方向和余額欄，將該行的摘要填入“上期結(jié)轉(zhuǎn)” （若起始月份為“01”則填入“上年結(jié)轉(zhuǎn)” ） ； 5、按選擇的科目編號(hào)和月份范圍，從科目字典中讀取起始月份該科目的借方發(fā)生額、累計(jì)借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中起始月份該科目的外幣借方發(fā)生額、累計(jì)借方發(fā)生額、貸方

31、發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額，并在日記賬中新增一行，將本位幣會(huì)計(jì)電算化 141 借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、月末余額分別填入日記賬中該行本位幣的借方、貸方、方向（按已讀出的科目余額方向填寫(xiě)） 、余額欄，將外幣借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、月末余額分別填入日記賬該行外幣的借方、貸方、方向、余額欄，同時(shí)將摘要填入“本月合計(jì)” 。然后再在日記賬中新增一行，將本位幣累計(jì)借方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額分別填入日記賬該行的本位幣借方、貸方、方向、余額欄，將外幣累計(jì)借方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額分別填入日記賬該行的外幣借方、貸方、方向、余額欄，同時(shí)將摘要填入“本年累計(jì)” ；6、重復(fù)第五步，再讀取并填入

32、月份范圍中下一月份的本月合計(jì)數(shù)和本年累計(jì)數(shù)等等，直至月份范圍的終止月份為止，若選包括未記賬憑證，則當(dāng)前月份的本月合計(jì)數(shù)和本年累計(jì)數(shù)中還要將未記賬憑證數(shù)據(jù)計(jì)算在內(nèi)；7、分別將“本日合計(jì)”行、 “本月合計(jì)”行、 “本年累計(jì)”行的日期和憑證號(hào)填入適當(dāng)?shù)臄?shù)值，使其按日期和憑證號(hào)排序時(shí)，能夠排在正確的位置，經(jīng)排序后再將這些行的憑證號(hào)清空，將“本月合計(jì)”和“本年累計(jì)”行的日期列中的日列數(shù)據(jù)清空，將月列數(shù)據(jù)保留，即對(duì)于合計(jì)和累計(jì)行只需說(shuō)明月份；8、根據(jù)期初余額，將憑證號(hào)為空的行剔除，按憑證號(hào)不為空的行逐行計(jì)算余額；9、按照選擇的賬簿格式顯示日記賬。其中外幣式只有對(duì)科目性質(zhì)為外幣核算的科目才為可選。 與按月份

33、生成的日記賬不同，按日期生成的日記賬沒(méi)有“本月合計(jì)”行和“本年累計(jì)”行，其生成步驟如下： 1、創(chuàng)建日記賬屏幕顯示對(duì)象，其數(shù)據(jù)項(xiàng)和列標(biāo)題定義與按月份生成的日記賬相同； 2、按選擇的科目編號(hào)和日期范圍，將憑證基表中該科目，該日期范圍內(nèi)的憑證數(shù)據(jù)記錄全部填列到日記賬中，其內(nèi)容、填列方法、及其數(shù)據(jù)計(jì)算都與按月份生成日記賬的第 2 步相同； 3、與按月份生成日記賬的第 3 步相同； 4、首先按選擇的科目編號(hào)和起始日期的月份，從科目字典中讀取該科目的科目余額方向和此月份該科目的月初余額，如果該科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中此月份該科目的外幣月初余額，然后再根據(jù)選擇的科目編號(hào)和起始日期

34、對(duì)憑證基表中該科目的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額進(jìn)行匯總，其匯總的起始日期為此月 1 號(hào)，終止日期為條件選擇起始日期的前一日，最后根據(jù)此月的月初余額和匯總得出的借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額就能計(jì)算出期初余額。在日記賬中新增一行，將科目余額方向和計(jì)算得出的期初余額分別填入日記賬中本位幣的方向和余額欄，以及外幣的方向和余額欄，同時(shí)將該行的摘要填入“上期結(jié)轉(zhuǎn)” ；5、將“本日合計(jì)”行的日期和憑證號(hào)填入適當(dāng)?shù)臄?shù)值，使其按日期和憑證號(hào)排序時(shí)，能夠排在正確的位置，經(jīng)排序后再將這些行的憑證號(hào)清空；6、根據(jù)期初余額，將憑證號(hào)為空的行剔除，按憑證號(hào)不為空的行逐行計(jì)算余額；7、按照選擇的賬簿格式顯示日記賬。其中外幣式只有對(duì)科

35、目性質(zhì)為外幣核算的科目才為可選。三、資金日?qǐng)?bào)的功能設(shè)計(jì)三、資金日?qǐng)?bào)的功能設(shè)計(jì)第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 142 該功能用于查詢某日現(xiàn)金及銀行存款科目的發(fā)生額及余額。在查詢之前，首先要輸入資金日?qǐng)?bào)的查詢條件，然后根據(jù)輸入的查詢條件輸出資金日?qǐng)?bào)，其查詢條件輸入界面如圖 4-10 所示。在圖 4-10 中，首先輸入資金日?qǐng)?bào)的查詢?nèi)掌冢斎霑r(shí)可用系統(tǒng)日歷表參照輸入（可以為以前年度日期） ；然后選擇資金日?qǐng)?bào)的科目級(jí)次，如只查詢一級(jí)科目可輸入 1-1，如不輸入則查詢一級(jí)至末級(jí)科目。如果要輸出的資金日?qǐng)?bào)包括未記賬憑證，則可選擇包括未記賬憑證，否則可不選擇包括未記賬憑證。選擇完各項(xiàng)資金日?qǐng)?bào)查詢條件后，若選擇“

36、確認(rèn)”則系統(tǒng)根據(jù)選定的條件顯示資金日?qǐng)?bào)；若選擇“取消”則此次操作作廢。資金日?qǐng)?bào)如圖 4-11 所示。圖 4-10 資金日?qǐng)?bào)查詢條件圖 4-11 資金日?qǐng)?bào) 在圖 4-11 中，利用“打印”功能可打印出顯示的資金日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)。資金日?qǐng)?bào)的生成步驟如下： 1、創(chuàng)建資金日?qǐng)?bào)的屏幕顯示對(duì)象，其數(shù)據(jù)項(xiàng)包括科目編號(hào)、科目名稱、幣種、方向、昨日余額、今日共借、今日共貸、方向、今日余額。資金日?qǐng)?bào)的日期根據(jù)選擇的日期自會(huì)計(jì)電算化 143 動(dòng)生成； 2、按條件選擇所選的科目級(jí)次，將科目字典中科目賬類為“現(xiàn)金”和“銀行”的科目編號(hào)和科目名稱全部填列到資金日?qǐng)?bào)的科目編號(hào)和科目名稱列中。 3、根據(jù)所選日期所在月份，對(duì)科目字典中

37、科目賬類為“現(xiàn)金”和“銀行”的科目逐一進(jìn)行處理，讀取各科目的余額方向和此月份各科目的月初余額，如果某科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中此月份該科目的外幣月初余額，然后再根據(jù)選擇的日期對(duì)憑證基表中各現(xiàn)金和銀行存款科目的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額進(jìn)行匯總，其匯總的起始日期為選擇日期所在月份的 1 號(hào)，終止日期為條件選擇日期的前一日，最后根據(jù)選擇日期所在月份的月初余額和匯總得出的、各科目的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額計(jì)算出昨日余額，并將各科目的余額方向和各科目的昨日余額填列到資金日?qǐng)?bào)的“方向”和“昨日余額”欄中，再按條件選擇日期對(duì)現(xiàn)金和銀行存款科目進(jìn)行匯總，將匯總得出的、各科目的借方發(fā)生額和

38、貸方發(fā)生額分別填列到資金日?qǐng)?bào)的“今日共借”和“今日共貸”欄中； 4、在資金日?qǐng)?bào)表中，根據(jù)已填列的昨日余額方向和余額、今日共借、今日共貸，計(jì)算出今日余額方向和余額，并將其填入資金日?qǐng)?bào)的今日余額方向和余額欄中；5、顯示生成的資金日?qǐng)?bào)。第四節(jié)第四節(jié) 銀行對(duì)賬的功能設(shè)計(jì)銀行對(duì)賬的功能設(shè)計(jì)由于企業(yè)與銀行的賬務(wù)處理和入賬時(shí)間不同，往往會(huì)發(fā)生雙方賬面記錄不一致的情況，為了防止記賬發(fā)生錯(cuò)誤，正確掌握銀行存款的實(shí)際余額，企業(yè)必須定期將銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，并及時(shí)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，這就是銀行對(duì)賬內(nèi)容。在起用銀行對(duì)賬功能時(shí)，首先要錄入銀行期初的未達(dá)賬項(xiàng)，然后再根據(jù)銀行對(duì)賬的起用日期，確定企業(yè)銀行

39、存款日記賬的期初未達(dá)賬項(xiàng)，至此才進(jìn)入銀行對(duì)賬的正常運(yùn)行狀態(tài)。其對(duì)賬流程如圖 4-12 所示。、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 144 圖 4-12 銀行對(duì)賬的處理流程在圖 4-12 中，在正常啟用銀行對(duì)賬之后，其對(duì)賬程序首先是填制憑證并進(jìn)行記賬處理；然后在期末時(shí)錄入銀行對(duì)賬單；第三將錄入銀行對(duì)賬單與登記的銀行存款日記賬進(jìn)行勾對(duì)，產(chǎn)生余額調(diào)節(jié)表，若余額調(diào)節(jié)表不平，則需要進(jìn)行反復(fù)勾對(duì)，直到平衡為止；最

40、后可對(duì)對(duì)賬情況進(jìn)行查詢，并核銷(xiāo)已對(duì)賬記錄。一、對(duì)賬期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入一、對(duì)賬期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入為了保證銀行對(duì)賬的正確性，在使用“銀行對(duì)賬”功能進(jìn)行對(duì)賬之前，必須首先要錄入銀行對(duì)賬單和單位日記賬的未達(dá)賬項(xiàng)，并勾對(duì)確定單位日記賬的未達(dá)賬項(xiàng)。通常用戶在使用會(huì)計(jì)軟件時(shí)，并不起用銀行對(duì)賬功能，待系統(tǒng)正常運(yùn)行一段時(shí)間之后，才啟用“銀行對(duì)賬”功能，啟用時(shí)各銀行存款科目可分期啟用，但必須在某月份的月初啟用。錄入對(duì)賬期初未達(dá)賬項(xiàng)功能界面如圖 4-13 所示。圖 4-13 對(duì)賬期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入 在圖 4-13 科目選擇下拉式列表框中，系統(tǒng)將科目字典中科目賬類為“銀行”的所有科目全部列示出來(lái)以供選擇，選擇某一銀行存款科

41、目后，可輸入該銀行對(duì)賬功能的啟用月份，其默認(rèn)值為當(dāng)前月份，此項(xiàng)可用下拉式列表框在 12 個(gè)月份值中選取。單位日記賬方的各項(xiàng)數(shù)據(jù)不需輸入，其調(diào)整前余額數(shù)據(jù)由系統(tǒng)根據(jù)選擇的科目編號(hào)和啟用月份從科目字典中取出，其加、減數(shù)據(jù)項(xiàng)由錄入的對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)產(chǎn)生，其調(diào)整后余額數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算得出。銀行對(duì)賬單方的調(diào)整前余額數(shù)據(jù)需錄入，其加、減數(shù)據(jù)項(xiàng)由錄入的日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)產(chǎn)生，其調(diào)整后余額數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算得出。總之，在圖 4-12 界面只需選擇銀行科目和起用月份，并輸入銀行對(duì)賬單方的調(diào)整前余額即可，此時(shí)只能在“確認(rèn)”和會(huì)計(jì)電算化 145 “放棄”兩個(gè)功能中選擇，其他功能失效，選擇“確認(rèn)”時(shí)系統(tǒng)顯示單位日記賬方的調(diào)整

42、前余額數(shù)據(jù)，并將輸入的銀行對(duì)賬單方的調(diào)整前余額存儲(chǔ)到銀行對(duì)賬單基表中，其中“票號(hào)”可存入一個(gè)特殊值以便區(qū)分（如“000” ） ，然后根據(jù)選擇科目編號(hào)和啟用月份，將憑證基表中該科目、該日期（啟用月份的 1 號(hào)）之前所有記錄的對(duì)賬標(biāo)志全部設(shè)置為已勾對(duì)（即置為“” ） ；選擇“放棄”時(shí)此次所做的選擇和輸入作廢。選擇“確認(rèn)”后可激活“對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)” 、 “日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)”和“退出”三個(gè)按鈕，利用前兩個(gè)功能可以輸入對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)和日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)。選擇“放棄”后可從新進(jìn)行選擇和輸入，也可退出。 1、銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入、銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入 該功能用于錄入對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)數(shù)

43、據(jù)，其錄入界面如圖 4-14 所示。利用“增加”功能可新增一空行，在此空行內(nèi)可輸入一條銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)信息；利用“刪除”功能可刪除一條銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)信息；利用“修改”功能可對(duì)輸入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改；利用“打印”功能可將銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)信息打印出來(lái)。在增加、刪除或修改之后，要用“保存”功能將所做的改動(dòng)保存起來(lái)，否則所做的工作作廢。圖 4-14 對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入 2、錄入并確定單位日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)、錄入并確定單位日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng) 該功能用于錄入并確認(rèn)單位日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)，其錄入界面如圖 4-15 所示。其中各項(xiàng)功能與對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)數(shù)據(jù)錄入相同。在輸入完成之后“確

44、認(rèn)”時(shí)，系統(tǒng)并不保存錄入的信息，所錄入的憑證數(shù)據(jù)在憑證基表中已經(jīng)存在，由于在圖 4-12 中“確認(rèn)”時(shí)已將憑證基表中啟用月份之前的，有關(guān)所選科目的憑證記錄全部設(shè)置為已勾對(duì)，而此時(shí)所錄入的是日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)，所以要根據(jù)此時(shí)錄入的信息，在憑證基表中查詢與之對(duì)應(yīng)記錄，并將其已勾對(duì)標(biāo)志改為未勾對(duì)，即將其置為空。此過(guò)程是自動(dòng)對(duì)賬的反過(guò)第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 146 程，在核對(duì)時(shí)科目編號(hào)、日期、憑證號(hào)、結(jié)算方式、票號(hào)和借貸方金額各數(shù)據(jù)項(xiàng)必須完全相符，對(duì)于檢查相符的憑證，將其對(duì)應(yīng)的記錄勾對(duì)標(biāo)志置為空，即變?yōu)槲催_(dá)賬項(xiàng)，同時(shí)在圖 4-15 中，將其核對(duì)標(biāo)志置為“” ，說(shuō)明該筆業(yè)務(wù)為未達(dá)賬項(xiàng)，否則對(duì)于檢查不

45、相符的憑證應(yīng)對(duì)圖 4-15 中的各有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，直到與憑證基表中的對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)相符為止。因?yàn)榇藭r(shí)錄入的全部是未達(dá)賬項(xiàng)，所以必須在憑證基表中找到與之相符憑證。圖 4-15 錄入并確認(rèn)單位日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng) 在圖 4-14 界面錄入完對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)之后，退出時(shí)返回到圖 4-13 界面，并且系統(tǒng)根據(jù)錄入的對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)自動(dòng)計(jì)算得出日記賬方的加、減數(shù)據(jù)項(xiàng)，加項(xiàng)（銀行已收企業(yè)未收）等于對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)的借方合計(jì)，而減項(xiàng)（銀行已付企業(yè)未付）等于對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)的貸方合計(jì)，系統(tǒng)根據(jù)日記賬方的調(diào)整前余額（日記賬賬面余額） 、加項(xiàng)、減項(xiàng)自動(dòng)算出調(diào)整后余額。同理在圖 4-15 界面錄入并確認(rèn)完日記賬期

46、初未達(dá)賬項(xiàng)之后，退出時(shí)返回到圖 4-13 界面，并且系統(tǒng)根據(jù)錄入并確認(rèn)的日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)自動(dòng)計(jì)算得出對(duì)賬單方的加、減數(shù)據(jù)項(xiàng)，加項(xiàng)（企業(yè)已收銀行未收）等于日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)的借方合計(jì)，而減項(xiàng)（企業(yè)已付銀行未付）等于日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)的貸方合計(jì)，系統(tǒng)根據(jù)對(duì)賬單方的調(diào)整前余額（銀行賬面余額） 、加項(xiàng)、減項(xiàng)自動(dòng)算出調(diào)整后余額。單位日記賬和銀行對(duì)賬單雙方的調(diào)整后余額必須相等。如果不等，則銀行賬面余額，或?qū)~單期初未達(dá)賬項(xiàng)，或日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)必有錯(cuò)誤，需要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行逐項(xiàng)檢查改正，直至調(diào)整后余額相等為止。平衡后系統(tǒng)激活“打印”功能，可用此功能打印出銀行對(duì)賬期初余額調(diào)節(jié)表。二、錄入銀行對(duì)賬單二、錄入銀

47、行對(duì)賬單該功能在銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)處理完成，銀行對(duì)賬功能正常投入運(yùn)行之后才可使用，會(huì)計(jì)電算化 147 該功能用于錄入期末銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)，其錄入界面如圖 4-16 所示，其錄入功能與銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入類同，所不同的是在圖 4-14 中不輸入，也不計(jì)算余額，其原因是對(duì)賬期初銀行賬面余額中已包含對(duì)賬單未達(dá)賬項(xiàng)，而在圖 4-16 中需要根據(jù)對(duì)賬單期初余額計(jì)算每筆對(duì)賬單余額，該余額數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，不需錄入。在“保存”之前，操作員必須認(rèn)真檢查最后余額數(shù)據(jù)是否與銀行余額數(shù)據(jù)相等，若不等則錄入的對(duì)賬單數(shù)據(jù)必有錯(cuò)誤，需要仔細(xì)核對(duì)每筆數(shù)據(jù)的正確性，核對(duì)無(wú)誤后可選“保存” ，系統(tǒng)將錄入的對(duì)賬單數(shù)據(jù)和此次計(jì)

48、算得出的銀行賬面余額數(shù)據(jù)存儲(chǔ)起來(lái)，銀行賬面余額數(shù)據(jù)是不斷更新的，每一次錄入銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)其數(shù)值都會(huì)發(fā)生變化，但其值始終與銀行存款對(duì)賬前的賬面余額相等，也就是說(shuō)某賬套、某銀行存款科目，其票號(hào)為“000”的記錄始終存儲(chǔ)該賬套、該銀行存款科目對(duì)賬前的賬面余額數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)只隨銀行對(duì)賬單的數(shù)據(jù)更新而更新，而與對(duì)賬單未達(dá)賬項(xiàng)無(wú)關(guān)，既該數(shù)據(jù)只在錄入期末銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生變化，而與銀行對(duì)賬期初未達(dá)賬項(xiàng)和對(duì)賬結(jié)果數(shù)據(jù)無(wú)關(guān)。圖 4-16 銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)錄入三、對(duì)賬三、對(duì)賬銀行對(duì)賬采用自動(dòng)對(duì)賬與手工對(duì)賬相結(jié)合的方式。自動(dòng)對(duì)賬是計(jì)算機(jī)根據(jù)對(duì)賬依據(jù)自動(dòng)進(jìn)行核對(duì)與勾對(duì)，在核對(duì)與勾對(duì)中，借貸方向相同和金額相等是必要條件，

49、其他可由用戶選擇的條件為結(jié)算方式相同、票號(hào)相同、日期在多少天之內(nèi)。對(duì)于已核對(duì)上的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)將自動(dòng)在銀行存款日記賬和銀行對(duì)賬單雙方寫(xiě)上兩清標(biāo)志，并視為已達(dá)賬項(xiàng)。對(duì)于在兩清欄未標(biāo)有兩清標(biāo)志的記錄被視為未達(dá)賬項(xiàng)。由于自動(dòng)對(duì)賬是以銀行存款日記賬和銀行對(duì)賬單雙方對(duì)賬依據(jù)完全相同為條件的，所以為了保證自動(dòng)對(duì)賬的正確和徹底，使用者必須保證對(duì)賬數(shù)據(jù)的規(guī)范與合理，如銀行存款日記賬和銀行對(duì)賬單的票號(hào)編碼規(guī)第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 148 則必須統(tǒng)一等。手工對(duì)賬是自動(dòng)對(duì)賬的補(bǔ)充，用戶使用自動(dòng)對(duì)賬后，可能還有一些特殊的已達(dá)賬項(xiàng)還沒(méi)有核對(duì)出來(lái)，而被視為未達(dá)賬項(xiàng)，用戶可用手工對(duì)賬功能來(lái)加以補(bǔ)充和更正，以確保對(duì)賬的正確性

50、。對(duì)賬界面如圖 4-17 所示。在圖 4-17 中的單位日記賬方，系統(tǒng)根據(jù)選擇的科目編號(hào)，在憑證基表中將該科目的所有對(duì)賬標(biāo)志為空（未勾對(duì)）的記錄全部列示出來(lái)，以便與銀行對(duì)賬單方的數(shù)據(jù)進(jìn)行勾對(duì)。而在銀行對(duì)賬單方系統(tǒng)根據(jù)選擇的科目編號(hào)，從銀行對(duì)賬單基表中將該科目的所有本期對(duì)賬單數(shù)據(jù)和上期未達(dá)賬項(xiàng)數(shù)據(jù)全部列示出來(lái)，以便與單位日記賬方的數(shù)據(jù)進(jìn)行勾對(duì)。但在銀行對(duì)賬單方列示的數(shù)據(jù)中不包括票號(hào)為“000”的記錄，票號(hào)為“000”的記錄存儲(chǔ)所選科目的銀行賬面余額數(shù)據(jù)，而此余額數(shù)據(jù)不需與單位日記賬進(jìn)行勾對(duì)。圖 4-17 銀行對(duì)賬界面 1、自動(dòng)對(duì)賬、自動(dòng)對(duì)賬 在圖 4-17 界面選擇“對(duì)賬”功能，則系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)對(duì)

51、賬，對(duì)賬前需選擇對(duì)賬條件，除借貸方向相同和金額相等外，還有其他條件需要選擇，其界面如圖 4-18 所示。會(huì)計(jì)電算化 149 圖 4-18 自動(dòng)對(duì)賬條件選擇 （1）在截止日期處直接或用系統(tǒng)日歷表參照輸入對(duì)賬截止日期， 對(duì)賬截止日期不輸則將按所有日期進(jìn)行核對(duì)， 一般可不輸對(duì)賬截止日期， 如果用戶輸入對(duì)賬截止日期， 系統(tǒng)則將至截止日期前的日記賬和對(duì)賬單進(jìn)行勾對(duì)。 （2）系統(tǒng)默認(rèn)的對(duì)賬條件為日期相差 12 天之內(nèi)，結(jié)算方式和票號(hào)相同，此三項(xiàng)條件為復(fù)選框形式，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定自動(dòng)對(duì)賬條件。日期相差天數(shù)可直接修改。（3）輸入對(duì)賬條件后，選“確定”功能，系統(tǒng)開(kāi)始按照用戶設(shè)定的對(duì)賬條件對(duì)賬，自動(dòng)對(duì)賬兩

52、清的記錄標(biāo)記“” ，且已兩清的記錄背景色為綠色。2、 手工對(duì)賬手工對(duì)賬手工對(duì)賬直接在圖 4-17 界面進(jìn)行，其對(duì)賬步驟如下。 （1）在單位日記賬中選擇要進(jìn)行勾對(duì)的記錄。 （2）選擇“對(duì)照”功能后系統(tǒng)將在銀行對(duì)賬單區(qū)顯示票號(hào)、金額和方向同單位日記賬中當(dāng)前記錄相同或相似的銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)，用戶可參照進(jìn)行勾對(duì)。用鼠標(biāo)再選擇“對(duì)照”功能則為取消對(duì)照，銀行對(duì)賬單區(qū)又將顯示所有的數(shù)據(jù)。 （3）如果對(duì)賬單中有同當(dāng)前日記賬相對(duì)應(yīng)的記錄，但卻未勾對(duì)上，則在當(dāng)前單位日記賬的“兩清”區(qū)雙擊鼠標(biāo)左鍵，將當(dāng)前單位日記賬標(biāo)上對(duì)賬兩清標(biāo)記“” ， 同樣用鼠標(biāo)雙擊銀行對(duì)賬單中對(duì)應(yīng)的對(duì)賬單的兩清區(qū)，也標(biāo)上兩清標(biāo)記。 （4）將當(dāng)前

53、光標(biāo)移到單位日記賬中下一未兩清日記錄上，重復(fù)作第 2、3 步，直到找出所有的已達(dá)賬項(xiàng)為止。 無(wú)論是采用自動(dòng)對(duì)賬，還是采用手工對(duì)賬，在 圖 4-16 界面都要選擇“確定”功能，將本次對(duì)賬結(jié)果分別存入憑證基表和銀行對(duì)賬單基表。 3、取消對(duì)賬、取消對(duì)賬 在圖 4-17 界面，無(wú)論是否確認(rèn)存盤(pán)，都可取消對(duì)賬。系統(tǒng)提供兩種取消對(duì)賬標(biāo)志的方式，即手工取消某一筆對(duì)賬標(biāo)志、自動(dòng)取消指定時(shí)間內(nèi)的所有對(duì)賬標(biāo)志。 （1）手動(dòng)取消勾對(duì)：用鼠標(biāo)雙擊要取消對(duì)賬標(biāo)志業(yè)務(wù)的“兩清”區(qū)，將其兩清標(biāo)志由“” （ 已兩清）改為空（未達(dá)賬項(xiàng)）即可。第四章 出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì) 150 （2）自動(dòng)取消勾對(duì)：選則“取消”功能，系統(tǒng)提示要求輸入進(jìn)行反對(duì)賬的日期期間，輸入后選“確定”功能，系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)此期間已兩清的銀行賬取消兩清標(biāo)