1、會計電子檔案管理研究            李曄杰，中電科技集團公司八所。    會計電子檔案的管理不但是企業財務管理的基礎工作，而且是企業整個檔案管理系統的重要組成部分，對承擔國家軍工科研研制與生產任務的科研院所更是如此。開展對會計電子檔案管理的研究，對提高會計電子檔案可重復利用的經濟價值具有重要意義。筆者試結合本單位的會計電子檔案管理實踐，對其作如下研究與探討。    一、會計電子檔案管理的內

2、容    會計電子檔案指存儲在計算機中的會計數據。會計數據包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據，以及會計軟件系統開發商編制的各種文檔程序和其他會計資料。會計電子檔案管理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計電子檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。    二、會計電子檔案的特點    傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等紙質會計核算材料，它是記錄和反映企業經濟業務的重要財務資料和證據。這些資料和證據具有嚴格的數據勾

3、稽關系、時間連序和不可更改等性質。企業實行會計電算化以后，由于產生了許多電子數據與文件，財務核算和多年會計資料的查閱均在計算機上完成。會計電子檔案與傳統會計檔案相比具有許多新的特點：    1. 存儲形式多樣化    會計電子檔案不僅保留了傳統意義上的紙張會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。    2. 再利用的特殊要求    傳統的會計檔案具有直觀可視性，其他大多數電子檔案都是文本文件或

4、準文本文件，而會計電子檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。    3. 存儲條件要求高    會計電子檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響。    4. 管理更加復雜化    實行電算化的時間越長，會計電子檔案與財務軟件的版本越多，面對眾多軟件版本要進行分類管理。    三、會計電子檔案管理的動因分析 &#

5、160;  1. 拓寬會計職能的邊界    會計是人類生產實踐和經濟活動分工的產物，是從別的經濟管理活動中分立出來的。手工記賬時期會計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計報表上，會計職能主要表現為核算職能，會計監督僅僅體現在核算之中，監督的形式主要是事后監督與被動監督。在會計電算化環境下，一方面會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，在時間上保證了會計人員能夠有效地行使審核、監督與財務分析工作；另一方面，由于會計電算化環境下的預算控制不僅實現了對單位經濟活動的“時時監控”，而且由于實行對會計電子檔案的有效管理，會計人員可以打破時

6、間的跨度，方便快捷地完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作，較好地協助會計人員進行事前預測、事中控制與事后考核等對經濟活動全過程的控制工作，從而大大地拓寬了會計監督職能的空間。    2. 有利于企業領導決策    財會人員可利用歷年的財務數據對本單位以及各部門進行比較與分析，為企業或部門決策者提供可靠的決策依據。同時也可看出本單位、本部門過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的規范，改善經營管理，提高經濟效益。另外，還可以利用會計電子檔案的數據設計出一

7、些有利于企業管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電子檔案的重復利用價值。    四、會計電子檔案的管理    為了更有效地做好會計電子檔案管理工作，必須根據會計電子檔案的特點，做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。    1. 會計電子檔案的收集    收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有財務數據拷貝存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計電子檔案。

8、財務部門應配專人把財務數據的備份文件保存好，以便計算機硬件系統或軟件操作系統損壞后能在最短的時間內和最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。我單位從1996年7月1日開始實行會計電算化，當時用的是DOS操作系統的FOXBASE2.0單機版軟件。2000年1月1日換為WINDOWS下的用友財務軟件8.0&a

9、mp;ACCESS網絡版。2002年10月，中電科技集團公司推行全面預算管理，啟用中電專版用友U8.0&SQL SERVER財務軟件。在不到10年時間財務軟件更換了3次。如果我們不是按以上的要求進行備份處理，只有財務數據備份而無相關的系統軟件的拷貝，現在要想方便快捷地查詢以前的財務數據是不可能的。    2. 會計電子檔案的管理與保存    由于會計電子檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時必須進行雙備份，并且每份要貼上標簽，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。另外，軍工