1、21世紀高等院校規劃教材第第 1 1 章章【本章內容介紹】n 本章首先指出了辦公自動化的基本概念、發展狀況、未來發展趨勢、我國辦公自動化的發展過程和整體現狀；然后介紹了辦公信息系統的含義、構成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統的類型，并以某省政府辦公信息系統和某智能大廈辦公信息系統作為實例，分別說明了政府辦公信息系統和企業辦公信息系統的基本知識。【本章主要知識點】n 辦公自動化的含義n 辦公自動化的層次n 辦公自動化的模式n 辦公自動化的發展過程n 辦公自動化的發展趨勢n 我國辦公自動化發展概況n 辦公信息系統的組成與功能n 辦公信息系統的安全與保密n 辦公信息系統的類型和應用

2、實例【本章重點難點】n重點n辦公自動化的基本概念n國內外辦公自動化的發展情況n辦公信息系統的組成與功能n辦公信息系統的安全與保密n難點n辦公自動化的發展趨勢n辦公信息系統的安全與保密措施1.1 辦公自動化的基本概念辦公自動化的基本概念1.1.1 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA） 作為一個術語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。 20世紀70年代美國麻省理工學院教授M.C. Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：“辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學及行為科學應用于傳統的數據處理難以處理的數量龐大且結構不明確的、包括非數值型信息的

3、辦公事務處理的一項綜合技術。” 1985年，我國第一次OA規劃討論會給出的定義 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統，以達到提高工作質量、工作效率的目的 。 1.1.2 層次:辦公自動化分為三個層次事務處理型事務處理型最基本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、最基本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，

4、以及其它事務處理。理、工資管理，以及其它事務處理。 管理控制型管理控制型 包含事務處理型。該層次的包含事務處理型。該層次的OA主要是主要是MIS，它利用各業務管，它利用各業務管理環節提供的基礎數據，提煉出有用的管理信息，把握業務理環節提供的基礎數據，提煉出有用的管理信息，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率。進程，降低經營風險，提高經營效率。輔助決策型輔助決策型最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統的大最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統的大量數據為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層量數據為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的次的OA主要是決策支持系

5、統主要是決策支持系統 1.1.3 辦公自動化的模式 n個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應用技術，這些技術包括文字處理、數據處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術等內容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如Microsoft Office、WPS Office等實現，在單人單機使用時非常有效。n群體辦公自動化是支持群體間動態辦公的綜合自動化系統，為區別傳統意義上的辦公自動化系統，特指針對越來越頻繁出現的跨單位、跨專業和超地理界限的信息交流和業務交匯的協同化自動辦公的技術和系統。它有兩個特征，網絡化和智能化。1.1.4 辦公自動化的意義1.實現辦公活動的高效率、高質量2.實現辦公信息處理的大

6、容量、高速度3.實現辦公活動的智能化1.2 辦公自動化的發展現狀與未來趨勢辦公自動化的發展現狀與未來趨勢 1.2.1 起源20世紀60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統引入辦公室。 相關知識:美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數據處理.我國70年代末長春“一汽”最早使用計算機開始進行數據處理工作.辦公自動化技術設備的使用經歷了單機、局部網絡、大規模計算機網絡、世界性計算機網絡四個階段。 1975年以前為辦公自動化的第一階段，設備以單機年以前為辦公自動化的第一階段，設備以單機為中心。為中心。 20世紀世紀70年代后期到年代后期到80年代初期為第二

7、階段，設備年代初期為第二階段，設備使用在單機應用的基礎上，以單位為中心向單位內使用在單機應用的基礎上，以單位為中心向單位內聯機發展，建立起電腦局部網絡系統（簡稱局部網聯機發展，建立起電腦局部網絡系統（簡稱局部網絡）。絡）。 20世紀世紀80年代后期到年代后期到90年代中期為第三階段，設備年代中期為第三階段，設備使用由電腦局部網絡向跨單位、跨地區聯機系統發使用由電腦局部網絡向跨單位、跨地區聯機系統發展的階段。展的階段。 20世紀世紀90年代中期至今為第四階段，是年代中期至今為第四階段，是“全面實現全面實現辦公自動化辦公自動化”的階段。的階段。 辦公自動化未來發展將體現以下幾個特點：辦公環境網絡化

8、辦公操作無紙化辦公服務無人化辦公設備移動化辦公思想協同化辦公信息多媒體化辦公管理知識化1.2.4 我國OA發展過程及其整體現狀n我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動化的發展目標及遠景規劃。n20世紀80年代末，我國開始大力發展辦公自動化，到現在已經有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現國家實力的國家級OA系統 .n20世紀90年代中期后，隨著網絡技術(如100M以太網)、群件系統(特別Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、數據庫技術(成熟的關系數據庫管理系統)和各種面向對象開發工具(如Microsoft

9、 Visual Studio)等技術和產品日漸成熟而被廣泛應用，同時由于國內經濟的飛速發展引發市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優化，這一切導致政府和企業對辦公自動化產品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發展階段。 n我國辦公自動化發展已經經歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態，單位的投資沒有產生應有的效益。已經建立了自己的Intr

10、anet網絡，單位內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。 已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過Internet發布、宣傳單位的有關情況；Intranet網已經對單位的管理產生了明顯的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業不斷發展壯大。1.3 辦公信息系統的組成與功能1.3.1 辦公信息系統的含義辦公信息系統的含義 辦公信息系統是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網絡通信技術

11、等現代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人機信息系統。1.3.2 辦公信息系統的構成要素n辦公信息系統的構成要素牽涉人員、業務、機構、制度、設備、環境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是n辦公人員n辦公信息n辦公流程1.辦公設備1.3.3 辦公信息系統的主要功能1辦公信息系統的基本功能（1）公文管理（2）會議管理（3）部門事務處理（4）個人辦公管理（5）領導日程管理（6）文檔資料管理（7）人員權限管理（8）業務信息管理2集成辦公環境下辦公信息系統的功能具體來說，一個完整的辦公信息系統應該實現下面7個方面的功能。（1）建立內部通信平臺（2）建立信息發布平臺

12、（3）實現工作流程自動化（4）實現文檔管理自動化（5）實現輔助辦公自動化（6）促進業務信息集成（7）實現分布式辦公1.4 辦公自動化系統的安全與保密辦公自動化系統的安全與保密加強系統安全與保密工作的必要性和重要性:辦公自動化系統中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業單位的有用信息，都有非常重要的經濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全性，保證其內容的保密性就顯得非常重要。特別是在現在開放式的網絡辦公環境下，系統很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸的數據也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統安全與保密顯得非常重要。 n影響辦公自動化系統安全與保密因素分析影響辦公自動化系統

13、安全與保密因素分析n安全保密因素:n人為原因n自然原因n計算機病毒n其它原因n系統安全的標志n能防止對信息的非法竊取；n預防泄露和毀壞事件的發生；n在毀壞后的更正以及恢復正常工作的能力較強，所需時間較短；n安全保密系統符合經濟要求；n安全保密系統符合使用方便性要求。 n數據保密的基本要求:數據隱蔽：避免數據被非授權人截獲或竊取；數據完整：根據通信期間數據的完整與否，檢驗數據是否被偽造和篡改；發送方鑒別：證明發送方的身份以防止冒名頂替；1.防發送方否認：在保證數據完整性有發送方身份的前提下，防止發送方事后不承認發送過此文件。 加強系統安全和保密的對策加強系統安全和保密的對策n加強系統安全和保密的

14、常用措施有：n行政措施行政法規、規章制度社會允許的各種方式 法律措施針對計算機犯罪的打擊、制裁手段 軟件保護措施采用軟件技術辨別、控制用戶和對信息加密 物理保護措施對場地環境和軟硬件設備及存儲介質等保護 n保證辦公自動化系統安全的對策：n安全監視技術 用戶登記 設置權限 存取控制 工作日志n“防火墻”技術n自適應安全管理件n終端識別n計算機安全加權 加強系統數據保密的常用對策有：用戶認證技術利用用戶專有信息: 口令 密碼 通行字利用用戶專有用品: 鑰匙 IC卡 磁卡 利用保密算法 : 加密函數 動態口令利用用戶的生理特征: 指紋 聲音 視網膜計算機數據加密技術明文通過算法變為密文,密文到達對方

15、通過解密算法再度變為明文 “雙鑰”-共鑰 密鑰數字簽字技術利用數字簽名技術能夠實現在網上傳輸的文件具有以下身份保證，接收者能夠核實發送者對報文的簽名：發送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名 n一般單位采用的系統安全保密對策方案一般單位采用的系統安全保密對策方案（1）直接利用操作系統、數據庫、電子郵件以及應用系統提供的安全控制機制，對用戶的權限進行控制和管理； （2）在網絡內的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范； （3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設備； （4）對重要信息的傳輸采用加密技術和數字簽名技術。 1.5 辦公信息系統的類型及其實

16、例1.5.1 辦公信息系統的常見類型1政府型辦公信息系統2事業型辦公信息系統3企業型辦公信息系統4經營型辦公信息系統5專業型辦公信息系統6案例型辦公信息系統7控制中心型辦公信息系統8事務型辦公信息系統1.5.2 省政府OIS的應用實例圖12 省政府辦公信息系統的總體結構（具體內容參見教材P1620）1.5.3 智能大廈OIS的應用實例 n智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS (Building Automation System，樓宇自動化)，OAS( Office Automation System，辦公自動化)，CAS (Communication Automation System，通信

17、自動化) n也有人將 BAS中的FAS( Fire Automation System，消防自動化)和 SAS (Safety Automation System，保安自動化)分離出來，將它們作為一個獨立的系統，稱之為5A大廈。小小 結結n辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統，以達到提高工作質量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應，當前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。n20世紀60年代初，美國最先將電腦系統引入辦公室

18、。之后，辦公自動化的發展過程在技術設備的使用上經歷了單機、局部網絡、一體化、全面實現辦公自動化四個階段。其未來發展將體現以下特點：辦公環境網絡化、辦公操作無紙化、辦公服務無人化、辦公業務集成化、辦公設備移動化、辦公思想協同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統智能化。我國辦公自動化發展經歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。n辦公信息系統是一種用來提高專項和綜合業務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人機信息系統，其構成要素涉及辦公人員、辦公信息、辦公流程和辦公設備。通過一個完整的辦公信息系統，可以建立內部通信平臺、建立信息發布平臺、實現工作流程自動化、實現文檔管理自動化、實現輔助辦公、達到信息集成以及促成分布式辦公的實現。n辦公信息系統中，客觀存在著許多不安全因素。必須加強安全和保密管理，主要措施包括：強化管理、加速立法、宣傳教育、技術研究。其中，保證系統安全的技術對策有：安全監視、“防火墻”、終端識別、計算機安全加權等；加強系統數據保密的技術對策有：用戶認證、計算機數據加密、數字簽字等。n辦公信息系