1、文稿錄入排版技巧新年巨獻2010 年 1 月 1 日文稿錄入排版技巧目錄1 word 中正文的輸入 11.1普通文字 11.2 上下標及公式的輸入 1 快捷方式的調出方法 1 輸入方法31.2特殊符號的輸入 41.3格式刷的使用 52文檔排版技巧 52.1設置首行左縮進 52.2設置標題字體、樣式（無需生成目錄的操作） 62.3 打印B4拼頁16開文件（帶頁碼格式） 62.4 設置標題（可用來生成目錄） 72.5自動生成目錄 92.6文本框及圖文混排技巧 93、網頁內容復制到 word以后的排版及查找替換功能的使用 123.1 網頁內容快速轉入 word 123.2 文檔內查找替換空行的操作1

2、34、word中表格的處理 144.1 表格調整及表內數據的處理14三線表的設置 16第1頁文稿錄入排版技巧學者風范摘要：以word2003為例，簡要介紹了文稿錄入、排版的技巧，并對某些功 能進行了獨家詳細介紹。關鍵詞：word;上標；下標；公式編輯器；排版；表格處理；折頁打印設置 技巧；文檔目錄自動生成技巧。使用word進行文檔編輯是一件十分輕松的事，如果不掌握技巧，就不是那么簡單了，為此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧進行了總結歸納，想必會對大家的學習、工作、生活有所幫助。1 word中正文的輸入 1.1普通文字< a=1 _ .使用各種輸入法正常輸入正文，無需對排版等進行設置（要使

3、用兩端對齊的基本設置，不然右側邊界的字會出現進 進出出、很不齊的現象），打字完成后再進行排版。推薦使用的輸入法有：拼音加加集合版，紫光拼音輸入法，自然碼輸入法， 微軟拼音輸入法2003,再有就是五筆字型（適用于專業人員），以上輸入法均可 以在網站上下載安裝使用。本文作者推薦使用拼音加加集合版+自定義的特 殊符號輸入，在該輸入法中全拼、雙拼、簡拼均可以使用，效果同樣好用，并有 其它一些特殊功能，如自動保存詞組、人工刪除詞組（ctrl+詞組序號）、直接輸 入特殊字符（非插入方式）、直接輸入字母無需轉換（回車直接上字母）、查生字 1.2上下標及公式的輸入 快捷方式的調出方法可以通過菜單調出上下標，方

4、法為：在工具欄的任意位置單擊鼠標右鍵一彈 出菜單后選擇最后一行的“自定義”一然后在“命令”-“格式”選項中找到 X2和X2,并用鼠標左鍵按住拖放到工具欄的任意位置，當出現“I”標志時，松開左鍵，上下標的快捷方式設置成功。如圖1、圖2所示圖1上下標快捷、方式的調出步驟:文件匹）熊輯視圉（V）插入d）格式）工具Q正文+丿卜匹t Times Hew Roffiui +丿卜四 U 7"圖2上下標快捷、方式的調出步驟公式編輯器的快捷方式從“插入”選項中調出，也要用鼠標左鍵拖拉到桌面工具欄的任意位置（如圖3所示）。但是如果在安裝word時沒有安裝公式編輯器, 就需要在使用這個功能時進行安裝，系統

5、會有提示，如果當時已經安裝，就可以 正常使用了。圖3公式編輯器快捷方式的調出步驟輸入方法如a2+b2的輸入只需在輸入a2+b2后，選中2,然后單擊快捷方式X2,即可 轉為上標，其余雷同。也可以在完成一個下上標的設置后，選中該上標格式，用 格式刷蘭刷其它需要設置上標的文字。即：先設置 a2為上標，然后選中2,然 后雙擊格式刷二，就可以到其它地方刷上標了。如果用到公式錄入，就要使用公式編輯器迄，打開后出現圖4的公式界面， 單擊選擇格式，詳細的對應關系見圖 5。這些格式可以組合使用，如輸入比較復 雜的數學公式就要用到這些組合功能。關系間距閱修怖運幫箭頭邏輯集合論苴它希臘字母希臘字母符號省略號符尋苻號

6、符號符號符號符號（小寫）（大寫）圍欄分式和根下折和上求和稅分 底線相頂 標簽箭乘積和集走薛模樓式摂核 折戢複扳模轅 毀帥 頭模板合論模扳模板圖4公式編輯器菜單欄>'liP X 51± T5 V M$ © 申 yX 專T 1 Iu n3XT 1 K At 1 t *u n£丄$! V D Tla *今4呂3 au n0 6 13 ptutV -ic z>A X /a t； t ioi1 < >T JA V半us n us E ¥匚OSA B X E1MPa丄妙辿Mi呻 Iibibaf 11WWWAHH&YZ闔鬪匍 像

7、I I朗閶M1 帆町或r.» /-.I a rjI ： ,1 I = ： I- JUU-J I != J'L I?!、怛i.r i.i/ _Li&黜©In sm iii> di m1.2特殊符號的輸入二:廓in hi hi1：- J： =J=-：血膽矗fS fl：! is fa ft 出:： JU：-；母r： nr-： jtt -J rn-：Q050SB5Q9U-D唐 1=目Vi'- V?!乙廠厶»：DOQ QD3 QDQaaaD 口 口HU "ElD? c'o圖5公式編輯器全部輸入格式對照圖般根據輸入法來確定如何輸

8、入特殊符號，如C、w、和外國人名中間的小點2等就要在輸入法提供的功能中選擇輸入了IE駆nil理圧 II ： U Hl II nri e ftj 靄代; u?訕Ml戊如拼音加加可以直接定義成組符號，紫光拼音可以單獨定義符號，微軟拼音、智能ABC和五筆字型可以在輸入法提供的軟件盤中選擇特殊符號的輸入。只是有些需要轉換，而有些則可以直接輸入無需進行轉換，如拼音加加、紫光、自然碼等輸入法 在輸入特殊符號時都不用單獨轉換，而是有一些特殊的設置，如自然碼（可以引 入拼音加加使用），以字母0開頭，可以輸入od： 土一 3Egro , ； oz：° 血,；ot：TJ/； oh：各種希臘字母；oe：各

9、種俄文字 母，or：各種日文符號;oi :各種編號，,如1.2. , 20, ；用戶還可以自己定義或增加特殊符號，這樣就可以像輸入正文文字一樣的快速錄入，從而提高辦公效率。1.3格式刷的使用格式刷屬于常用工具欄的命令，其圖標為私，可用來簡化批量重復操作， 如設置標題為黑體，3號字，只要完成了一個標題的設置，就可以在選中該內容 之后雙擊格式刷圖標，然后讓鼠標“帶著”刷子將其他標題刷為相同的格式，作 者在使用中經常用格式刷處理標題樣式（如字體、字號、行距等）、段落縮進、設置上下標、表格內統一樣式等，學會了格式刷，以后就不用逐個設置相同格式 的標題、段落的內容了。2文檔排版技巧由于工作用紙多為16開

10、或B5，因此紙張一般設置成16開的。正文字體、 字號一般使用宋體、小四號，標題可以適當大一些，如三號字或小二號字，一般 設置成黑體字。文件內容輸入完成后，一般按下面操作進行排版。2.1設置首行左縮進首行左縮進就是第一行開始空兩格，設置方法為：選中全部文字，快捷操作 方法是ctrl+A，或者在打字區域的左側，出現如圖所示的箭頭時，三擊鼠標左鍵。 其實，快速選中文字另有幾種快捷方式，選中一行：單擊鼠標左鍵；選中一段， 快速雙擊左鍵；選中全文：快速三擊左鍵；選中文章中的部分內容，鼠標點到開 始點，然后移動鼠標到目標位置，暫不點擊，先按住 shift，再點擊鼠標左鍵，該 范圍的文字即被選中。這些操作應

11、該比用鼠標從頭拉到尾快很多，而且方便操 作。然后單擊“格式”菜單項的“段落”，設置首行縮進2個字符。這樣之后全文即完成了首行縮進縱向標尺-號-芻一二I - 9? r一股$首行左縮進9 ? tTFD H4圖6快速選中一行、一段或全文時的鼠標狀態2.2設置標題字體、樣式（無需生成目錄的操作）先設置文章的大標題字體、字號，它是單獨設置的。計算機內安裝的字體均 可以供選擇，字號系統提供了 11638點陣的字號，標題一般選擇三號或者小二 號，以示與正文區別。如打印特大字，會用到人工輸入字符點陣的情況，如打印 50號、300號字等，可以試試看。文章內部的各級小標題字體、字號設置，可以 在設置好一個后，用格

12、式刷進行快捷設置。2.3打印B4拼頁16開文件（帶頁碼格式）在打印頁數較多的文件時，如想打印蠟紙，沒有頁號是相當麻煩的事情，一 般使用16開（B5）的紙張格式，而打印時又想打印成 8開（B4）的，還想保留 原有的頁號格式（如第X頁，共丫頁），怎么辦？折頁打印，不行，沒有單獨的 頁號！我們可以這樣操作（如圖 7所示）：先按B5或16開紙張正常輸入文字， 并設置好頁碼樣式（頁眉、頁腳）；然后將頁面設置成B4紙張（相當于8開）， 橫放，在頁面設置一頁邊距一頁碼范圍選項中選擇拼頁”，這樣設置后就可以打印出8開紙張，左右都是16開，且都有頁碼格式的文件了。根據打印機的不同， 蠟紙一般都是縱向放入打印機，

13、有商標的一側先裝入。如使用EPSON-LQ1600系列的打印機，裝蠟紙后，可以通過調整紙張裝入打印機的默認位置，按住控制+微調進紙，直到打印機出現聲音提示，不再能夠微調為止，打印機的裝紙初始 位置設置完成（在本次使用而未關打印機的過程中，每次裝紙，自動進紙到此位 置），為打印蠟紙，還應在每次自動進紙后人工微調進紙 8下（點動），這樣能夠 確保打印的文字在打印蠟紙的有效區域內。這樣就減少了人工調整蠟紙進紙位這種拼頁排版打印進紙調整方法,置，可能引起的打印位置不準確或紙張損失 已經在我公司推廣使用很長時間，效果很好圖7 B4拼頁16開文件打印設置2.4設置標題（可用來生成目錄）在編輯講義、成冊的技

14、術或管理文件時，總想快速查找到指定章節，同時還要自動生成目錄（序號一一章節一一頁號），這就用到了 標題”概念，在Word的 格式”工具欄的最左側，單擊樣式的下拉箭頭卜-丄口,出現標題樣式（如圖8所示）。圖9設定標題樣式圖8標題下拉菜單下面簡要介紹標題設置方法：鼠標選定需設置的標題行（以設置1級標題為 例），單擊樣式出現圖11所示的下拉菜單，鼠標移至標題1,單擊鼠標左鍵，完 成第一個標題設置，然后修改標題1的字體、字號、行間距，完成后再執行一次 圖8下拉菜單出現圖9的對話框，單擊圖9中箭頭所指位置 標題1+黑體，小 四，”，標題設置即告完成，其他同級標題可用格式刷刷一遍，二級及下級 標題設置步驟

15、同上，超過三級標題后，需將頁面從頁面視圖”調為 大綱視圖”，圖10大綱視圖頁面提升、降低標題操作然后應用提升標題或降低標題的命令（如圖 10所示）來設置標題樣式。使用Word2000設置標題的操作與上述步驟有所不同，在選定一個作標題的 行后，單擊樣式”下拉菜單，單擊標題1 （仍以設置標題1為例），進入編輯狀態 后，修改標題1的字體、段落等格式，選中標題行后，光標單擊并移到樣式下拉 菜單的標題1 一行，回車或單擊確認，在出現的對話框中，選擇第一行更新樣式，以反映最近所做修改”，這樣對標題1樣式的修改及設定就完成了，其余等 級的標題操作類推。2.5自動生成目錄標題設置完成后，執行插入引用一一索引和

16、目錄”命令（0ffice2000可直接插入索引和目錄），光標移至目錄選項（如圖11所示），將格式調整為作者希望頁訶也|A| a儀|言|三=* * 口譏自動的文魚如卜域叩符2 (S)第IB202242批ii血數宇引用皿k腳注和尾住©.圍鉅件世j交叉弓1用gC田示靠引和目錄（1J噸的格式后，單擊確定，完成目錄插入。菇入I格式如 工具 展格 窗口醫 需助比第9頁第#頁圖11插入索引和目錄對話框有時插入目錄后，還需對文件內容（如正文、標題等）進行修改，這就會使部分章節的名稱、頁號發生變化，這樣目錄就需要進行更新，否則修改過的內容 就無法正確顯示。更新目錄時，只需在文件內容修改后，在目錄區域單

17、擊鼠標右鍵，在出現快捷菜單中選擇并單擊 更新域”在彈出的對話框中，選擇更新整個目錄”（如圖12所示），目錄立即被更新。圖12更新目錄操作2.6文本框及圖文混排技巧在一般的技術文獻中，經常會使用到文本框、圖片、圖文混排等操作，下面僅就文本框及圖文混排的技巧進行介紹文本框的使用技巧在工具欄區域內單擊鼠標右鍵，調出 繪圖”工具欄，使用繪圖工具中提供的 自選圖形、直線、箭頭、文本框等可進行一般簡圖的繪制，圖13a為作者使用Word2000繪制的簡圖。在圖13 a的繪制過程中，使用了矩形、自選圖形（曲線）、直線（虛線）、 文本框、選擇對象以及文本框組合，在圖13a中所有文字、數字均通過文本框輸 入，以便

18、進行組合。具體步驟為：使用矩形、曲線、直線繪制基本圖形，兩條豎線設置為虛線；添加圖中文字標識的文本框、 橫坐標、縱坐標標識，繪制圖X的標識文本框；隨 后進行組合操作，單擊繪圖工具欄 選擇對象 叵”，將鼠標移到圖13b的左上方, 按住鼠標左鍵不放，并向右下方拖，直到覆蓋圖形的所有區域，松開鼠標，圖形 就被選中了；選定后的樣式如圖13b所示，之后在圖形區域單擊右鍵，選擇組合 （如圖14所示），圖片即成為圖13a的樣式了，這時你可以任意移動圖片，圖片 會跟著整體移動，而不至于有的跟著移動，有的不動，造成圖形混亂。圏坨 皿葉-0卅】1空隅鋁杯突試鷺示童囹a.繪制完成效果圖b.組合選定效果第10頁第#頁

19、圖13文本框繪制組合樣式第#頁電）夏制闈合臨1卜E爼合®蠶砂應序寒1曲朝獅&朗謖段自選圖飛的默認效果覽）疔歪新鉅含（Q）% 設愷自遼圖飛格式旭.圖4文本框組合對話框圖文混排技巧當文本框及圖片插入到文檔后需要進行圖文混排，具體步驟為：選定圖片后單擊鼠標右鍵，在彈出的對話框中，選擇設置圖片格式”；然后選擇高級對話框，此時會出現圖15所示的兩個高級選項，在圖15a中最下方的三個選項都可 以選定，在圖15b中，一般使用上下型或四周型（偏右側）的混排樣式，以上內 容都選定后按 確定”，即可完成圖文混排。需要說明的是圖15a選項不適用于數 碼相片、掃描照片等格式，該格式的圖片僅使用圖15

20、b的設置即可完成混排。這種格式的圖片如需進行圖文混排，應在執行“分解圖片”命令后才能進行，該命令在“繪圖”選項中，如圖15c所示，可以通過自定義將快捷方式拉到桌面上加11*|拜曲式匚FFFHWW |：Q）堵密亂異趣21如±Tffi 02）襯于立字下才詩于奸上方迥字r wcs r只鋰廳戛id r只匹右刪和 r remb-mw 距正文 上迥 瓦雖蘋3主岷I T®） WK 耳 o ID 龍仰"Ta.圖片位置高級選項b.文字環繞高級選項:步熾女=習 ii *忑I"1?解團片Lc.分解圖片選項圖15設置圖片格式對話框3、網頁內容復制到word以后的排版及查找替換功

21、能的使用網頁內容下載到計算機或粘貼到 word后，在編輯時經常發現文章中有多行 空白區域，逐行人工刪除，需要刪除的太多了，累一點不說，顯得操作者太沒有 水平，本人最近發現了一種快捷方式，短時間內就可以把這些空行清除，而且毫不費力，也無需記住太多的命令。下面對網頁內容向word復制、粘貼、查找、替換等進行技巧介紹。3.1網頁內容快速轉入 wordII:1/24 -聖貼板BDword2000以后的版本提供的智能剪貼選全部粘貼親全部潔空書擊要粘貼的說目:迴J word第12頁板功能，如圖16所示，單擊該命令即可調 出“剪貼板”對話框，word2000可以一次 智能粘貼 12 次，word2002（X

22、P）、2003 可 以連續粘貼24次，即連續復制，一次性粘貼。具體操作方法為:漏輯（11視圖迪插入町撤消01）鍵入Ctrl+Z剪切（X）復制QCtrl+XCtrl+C 0圧in剪臟K粘貼（£）Ctrl+V全選（L）Ctrl+A替換睪Ctrl+fCtrl+H正文圖16 office剪貼板命令:文件g）自動顯示Office翦貼板幺）三 按Ctrl+C兩次后顯示Office馬貼版電）收集而不顯示Office剪貼板足0 在任務欄上顯示Offlc#舸貼板的圖標理） 復制時在任務欄附近顯示狀態程先打開word，調出剪貼板（可以在word 中設置好，如圖17所示的設置即可在復制 時，直接顯示剪貼板

23、），然后打開網頁（或圖17 office剪貼板的設置其它文稿的內容），選定復制范圍，選擇復制，word2000可以12次，word2002/3 可以24次，然后回到word編輯界面，單擊“全部粘貼”（圖17上方左側按鈕）， 多個復制內容一次性的被“整合”（復制、粘貼）到一起。要想繼續復制其他內 容，需將剛才的復制到剪貼板的內容清空一一點擊“全部清空”（圖17上方右側按鈕），然后再去復制其他內容。如果是已經下載的網頁內容（推薦使用 flashget網際快車在網頁上下載全部 鏈接），可以一次性的通過“插入文件”或一次打開多個下載文件逐個選擇范圍 向word復制，但兩者都要求計算機有足夠的內存。當然

24、word的剪貼板也可以用來進行 特殊符號的快捷輸入方法，如在編輯文 稿過程中經常用到某些特殊字符，就可以將其編輯一次，然后調入剪貼板，隨時 顯示在屏幕右側，單擊即可插入正文中，豈不方便多了，這得益于word的智能剪貼板可以將所有復制（包括剪切）的內容在右側按復制順序顯示。3.2文檔內查找替換空行的操作經分析，從網頁導入到 word的文件一般包括“手動換行符”（顯示為J）、連續的回車符（段落標記，在段尾顯示為，可通過顯示隱藏標志調整出來）或者回車符+一個短空格+回車符，這些都可以通過下面的操作來快速的進行清除。圖18顯示段落標記等控制符的按鈕打開word的“編輯”菜單欄打開“替換”，然后，單擊對

25、話框的“高級” （一 般顯示為“常規”），在“查找”欄內點擊特殊字符的“手動換行符”輸入“ 9” 在“替換”欄內點擊特殊字符的 “段落標記”輸入“ Ap”，即圖19所示。然后選 擇“全部替換”，立刻全部更換為段落標記。下一步將多余段落標記全部替換掉， 操作方法為，查找特殊字符兩個段落標記，即，r冷a，并在替 換欄內輸 入一個 段落標記，即替換g，然后執行“全部替換”若干次后，文檔中的重復、 連續段落標記就被刪除了，文章內容顯得緊湊多了，隨后按照正常的排版思路就 可以快速的進行排版了。關于word查找/替換中的其它特殊字符如何進行替換，不妨試試，應該會有 收獲的，比如將一個代號（如photo單詞

26、）替換為一幅圖片或照片，也是可以的）， 而且與上述操作基本一樣，當然要先對照片執行一次“復制”操作。圖19 word查找替換特殊字符4、word中表格的處理4.1 表格調整及表內數據的處理當你向表格內輸入數字、文字時，你只管按要求完成輸入即可，不用顧及格式有多難看，規范格式的工作可交給計算機來做， 比如表1的內容經過計算機 的簡單操作（見圖20）即可轉為規范的表2格式，轉換具體步驟為：將鼠標移至表1上方，表格左上角會出現四個方向箭頭的標志 二，用鼠標 左鍵單擊該標志，選定整個表格；然后移動鼠標到“表格 自動調整”，選定第14頁第一行“根據內容調整表格”或（和）第二行“根據窗口調整表格”，表1馬

27、上變為表2的樣式抗拉強度/MPa伸長率/%杯突/mm執行標準生產批號丄藝110 125205.0 6.0GB319999-112398丄藝115 130216.0 7.0GB319999-222598丄藝120 140236.0 8.0GB319999-332698表1輸入后未作調整的表格樣式表2經計算機自動處理后的標準表格樣式抗拉強度/MPa伸長率/%杯突/mm執行標準生產批號工藝1110 12520 235.0 6.0GB31989999-1工藝211513021 256.0 7.0GB31989999-2工藝3120 14023 266.0 8.0GB31989999-3登制表格迢）表格

28、I曹口逬）幫肋插入 拆分表格表格自動套用格式（X）.1薦T:二：二 M E了l ,u 'U 瓦 1100%自動調整®轉換電顯示虛框1根據窗口調整表榕 囪空列甑根據內容調整表格表格雇性（B）.丑i-f-t-U平均分布各行（3）平均分布各列圖20表格自動調整對話框第15頁如果某個表格內的文字較多，可通過調整該表格內的文字首行縮進，左、右縮進（見圖21），比較快捷的方式是同時按住鼠標左右鍵，向左或右側移動縮 進位置，這樣有微調的效果，并有較為準確的尺寸。正常的縮進調整是粗略的, 在表格操作中使用不方便。帥就少4嚴晉心4 略283032生首行縮進I左縮進|右縮進|圖18表格內文字縮進調整按鈕另一種就是采用文字“字符縮放”的方式進行簡單調整，如圖22所示，這樣設置后，字號沒有明顯變化，而大小卻有“胖瘦