1、文件規范化管理制度第一章 總則第一條 目的和宗旨為使江蘇潤龍文化投資有限公司（以下簡稱“公司”）的文件建立與管控規范化和有序化，實現公司文件建設的系統化、標準化、一體化，特制定本制度。第二條 適用范圍公司各類文件的起草、審查、審批、發布、備案、執行、修改、廢止和備案。第三條 定義本制度中所指文件指由公司各職能部門依據國家法律法規及有關規定，結合公司實際制定的，具有約束力的規范性文件。包括制度、程序、規定、流程及各類工作準則、工作原則、工作方法、工作手續等，暫行版、試行版以及正式下發的文件。第四條 職責1.公司各部門負責本部門職責范圍內文件的制訂; 2.綜合管理部為公司文件規范化統籌管理部門，負

2、責公司文件立、改、廢的審核（核稿）、發布、匯總； 第二章 文件分級分類第五條 為便于文件有效管理，對公司文件按如下要求進行分級分類：1.一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、CIS手冊、ISO9001等體系管理手冊、經營管理規范等。2.二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件及控制程序。如質量體系的各類程序文件及也之相配套的管理制度等。3.三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。4.四級文件：表格、表單類文件

3、，凡記錄作業結果所用的表格等。第三章 文件格式第六條 非流程性文件的格式要求1.標題：公司名稱XX管理制度、規定、標準，字體為方正小標宋簡體二號、分一行或多行居中排布，標題排列應當使用梯形或菱形；章節標題字體為黑體三號、加粗、居中；條款標題為楷體三號、加粗、縮2個字符。2.主送部門/單位：編排于標題下空一行位置，居左頂格，最后一個部門/單位名稱后標全角冒號。 3.正文：一般用三號仿宋-GB2312（表格中的文字可用12號字），文字的顏色均為黑色，首行縮2個字符。4.非流程性文件第一章為總則（目的、適用范圍、職責為必要內容，其他視文件內容而定），最后一章為附則（文件生效及發布方式為必要內容），其

4、他按工作程序和要求分章節描述。具體參照“非流程性文件模版”（附件1）。5.紙型：正式文件一律用A4紙。6.裝訂要求：左側裝訂、不脫落、便于翻閱。7.頁邊距：左邊距為2.8cm；上、下、右邊距皆為2.5cm。8.公司名、成文日期：上距正文一行，如最末頁空間不夠，可直接跟在文件最后一行的下面，日期用阿拉伯數字如：2014年12月1日，三號仿宋-GB2312。9.文件編號和頁碼：四號半角宋體阿拉伯數字，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。10.打印要求：雙面印刷。11.附件：如有附件，需在正文中用括號將“附件”二字加阿拉伯數字標注附件順序號，并在正文下空一行左

5、空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱及編號。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。第七條 流程性文件的格式要求1.標題欄內字體為黑體、小四號、居中。2.內容分設流程圖和流程管理要求兩部分。2.1流程圖用visor軟件編制，圖表框架參照“流程性文件模版”（附件2），常用圖樣說明如下：開始/結束 主流程操作步驟 判斷/審批 次流程操作步驟文檔 數據 續下頁2.2流程管理要求中包括目的、適用范圍、定義（如無定義則寫無）、職責、工作程序和要求、相關表單六部分。2.3如有附件需在

6、正文中用括號將“附件”二字加阿拉伯數字標注附件順序號。2.4一律用小四號仿宋-GB2312（表格中的文字可用視表格大小確定）。3.紙型：正式文件一律用A4紙。4.裝訂要求：左側裝訂、不脫落、便于翻閱。5.頁邊距：左邊距為2.5cm；上、下、右邊距皆為2cm。7.頁碼：四號半角宋體阿拉伯數字。8.打印要求：單面印刷。第八條 公文格式要求參照黨政機關公文格式國家標準執行。第四章 文件編號要求第九條 文件名稱命名方式1.一級文件命名：X···X手冊2.二級文件命名：X···X制度/程序3.三級文件命名：X···

7、X規定/流程/規程第十條 文件編號和命名方式1.文件編號格式如下：JSRR - SOP ZG 001 - A0 版本號 制度順序號部門代號文件級別代號公司名稱代號2.公司代號: 需報備集團行政人力事業部，確保不重號。公司名稱代號江蘇潤龍文化投資有限公司JSRR3.文件級別代號文件級別代號文件級別代號一級MM三級SOP二級MP4.部門代號部門名稱代號部門名稱代號綜合管理部ZG市場推廣部ST會員服務部HF5.制度順序號由3位阿拉伯數字組成，從001開始至999。6.版本號以版本號標識版本狀態。新版本為A0,修一次為A1,二次為A2.依此類推至A9后,重新版本為B版,并依此類推至C版.Z版。第十一條

8、 表單編號和命名方式1.表單編號格式如下：JSRR SOP ZG 001 -001 - A0 版本號 表單順序號 制度順序號部門代號文件級別代號公司名稱代號2.表單順序號：由3位阿拉伯數字組成，從001開始至999。第五章 文件的編制與審批第十二條 文件的編制1.符合國家的法律法規和方針政策及有關規定。2.堅持從公司實際出發，注重實效，并與發展相適應。3.觀點明確，表達準確，條理清楚，文字簡練，篇幅力求簡短，不允許出現錯字、漏字、多字現象。4.使用國家法定計量單位。5.文件內使用簡稱，一般應當先用全稱，并在括號內注明簡稱。6.所有文件必須有明確的標題。7.結構層次序數可采用如下兩種表示方法：7

9、.1非流程性文件的編制層次：第一層為“第X章”，第二層為“第X條”，第三層為“1”，第四層為“1.1” ，第五層為“1.1.1”。7.2流程性文件的編制層次：第一層為“一”，第二層為“1”，第三層為“1.1”，第四層為“1.1.1” ，第五層為“(1)”。 第十三條 文件的審批1.一級文件：由各部門依據職責編制，經綜合管理部門負責人審核（體系質量手冊需管代審核），總經理批準，并提交綜合管理部存檔。2.二級文件：由各部門依據職責編制，經綜合管理部門負責人審核（體系程序文件需管代審核），總經理批準，并提交綜合管理部存檔。3.三級文件：由各部門編制，其部門負責人審核，總經理批準（體系作業文件需管理者

10、代表批準），并提交綜合管理部存檔。4.一級文件和二級文件在正式簽核前需填寫意見征集反饋表（附件3）發至內容涉及相關部門征求意見，采納合理意見、建議，待收集會審修正建議后，再按公文處理流程簽發。5.制度文件審核要素：5.1是否符合憲法、法律、法規、規章和有關規定；5.2是否符合公司發展戰略；5.3是否與現行規章制度相沖突、相重復；5.4格式是否符合要求；5.5 是否存在法律風險；5.6其他應當符合的條件。6.修改和簽批文件，一律使用黑色水性筆或鋼筆。7.文件征求意見周期為2周，文件簽批周期1周。相關部門應給予支持，確保文件按時下發，如有延誤納入相關部門負責人績效考核中。第六章 文件的發放第十四條

11、 文件發放1.文件按標準發放范圍發放，并前需填寫文件發放、回收記錄（附件4）。按內容及性質套用公司統一的發文格式，文本概述性制度按照公文發布程序發布；各部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下發文。2.文件領用者在文件發放、回收記錄上簽字，文件發放時需編號，以便將來更改和追溯。3.重要文件如有指定簽收人其他任何人不得代簽；其它文件，本部門人員可以代簽收；收發、傳遞文件的責任人要對特殊文件做好保密工作。4.當文件在使用過程中嚴重損壞、字跡不清晰，影響使用時，使用部門應統一收集至分發部門辦理交換手續。5.原有文件修訂后發放時需將原文件收回，保證各個部門使用的為有效版本。第七章 文件的更改第十五

12、條 文件更改1.文件需要更改時，由文件更改人提出文件更改、廢止申請單（附件5），經審批后實施。2.文件更改采用換版的方式，更改后交由綜合管理部登記進行發放，換版后文件編號不變，但需標清版次。 3.文件版本號按本規定要求進行。第八章 文件的日常管理第十六條 文件日常管理1.文件經編制、審核、批準后，文件管理員進行登記，填寫受控文件/記錄清單（附件6），然后歸檔、貯存與保管，將文件置于適宜的環境中，防止破壞、丟失。2.為法律或積累知識目的而保留的過期文件，登錄于作廢文件登記表（附件7），另行歸檔管理。3.文件借閱時，借閱人員填寫借閱審批表（附件8），經部門經理批準后方可借閱，借閱者應在指定的時間內

13、歸還，到期不歸還者由文件管理員收回。4.超過保存期或其它情況需銷毀的文件，由相關部門填寫文件更改、廢止申請單，部門負責人簽字，經管代或總經理批準后在授權人監督下銷毀，并填寫文件銷毀記錄表（附件9）。相關記錄交綜合管理部存檔。5.文件在使用一段時間后，必要時應進行評審，以確保其持續、有效、適宜性。6.所有打印文件必須分類型按月份歸類存檔，做到每月一清。綜合管理部每年至少一次組織接受文件的部門或人員，檢查在用文件的有效性，如發現問題，及時給予糾正。第九章 外來文件的控制第十七條 外來文件控制1.綜合管理部對外來文件進行登記，填寫來文登記表（附件10），對直接引用的各類外來文件（如標準），視同企業文件，按上述各條款進行管理，并加以標識。外來文件由綜合管理部管控。2.各部門負責采集、發放職責相關的外來標準（國標、行標），并不定期檢查所用版本是否有效版本，對過期文件及時標識和回收。第十章 附則第十八條 本制度的制定或者修改由綜合管理部負責，經公司總經理辦公會批準后執行。第十九條 本辦法從下發之日起執行，原有文件中與本方法不一致的，以本辦法為準，解釋權歸綜合管理部。附件：1.非流程性文件模版附件2.流程性文件模版附件3.意見征集反饋表JSRR-MP-ZG-001-001-A0附件4.文件發放、回收記錄 JSRR-MP-ZG-001-002-A0附5. 文件更改