1、第十一章廣告公司的事務管氐本章提要：會議管理信息管理辦公環境第一節會議管理一、公議的H的和種類廣告公司的會議，是為了便于解決公司的問題，形成計劃，引起討論，交流信息召開的。公司的會議也要有明確的目的。開會之前要考慮的問題：會議要達到什么目標？如果不開會，會導致什么結果？開完會之后，如何判斷它的成功或失敗？從傳播角.庚看，公僅能解決加卜問題:會議可以給與會者一種明確的暗示，凡是參加者都是本會的一分子，與會議的主題有關，與會議討論的事宜有關。會以給與會者提供了解別人的機會C會議還能對與會者產生約束力。議”分為叫類：1 .先知性的2 .建段性的3 .執行性的二,二；議出席的人數卬應注直的事項會議議程

2、中的問題：哪些人出席會議會議中該提什么問題會議出席的人數：一般47個最理想，10個勉強可以，20個就太多了。應該區IU能把與會者的人數減至最低C如果開會的人數實在不能少了，會議土.席可以試設F面幾種辦法C(1)事先分析議程上的每一個項目，看看是否每一項都與所有的出席者有關，如果不是，主席U以重新安排,以使部分與會者中途退出C(2)問自己是否可以把一個大會分作兩個小會？(3)事先讓一兩個部門把他們自己的意見做成結論，屆時只要推出一名代表在會中提出即嘰會議的議程表：議程表對于會議的進行有很大幫助。議程表上的每一項都要經過仔細的分析再編列上去。議杼表既不能過了簡單曖昧，乂不能漫無什的地增列C議程表上

3、哪一項是告知性的，哪一項須討論甚至做成決議，與會者才能知道自己在哪一項決議中應該扮演什么fl色.議程表應在公議前的二人分發，過早容易遺失C議程表上每項議案排列次序很重要。會議中應注苣的事項：(1)會議的前半部通常比后半部更有活力和創造力。力些議案可能使守片者苣M致，會議中有時在一些瑣細但似乎又很迫切的問題上消耗太多時間，以致于忽略了另外一些雖然并不迫切，但影響卻極為深遠的問題。會議在什么時候開始，什么時候結束，最好在議程表上注明。(5)原則上，最好能事先分發會議記錄及參考資料。(6)如果需要印制某些文件供做討論參考之用，務必力求簡明扼要。(7)如果要使每個議案在會中討論出個頭緒，事前必須一一仔

4、細思考。一，評估會i義成功的標泄會議評估的林池:第一個標準是管理層關心和介入的程度是否顯著。第二個標準是看管理層對廣告公司是否有認真的計劃。第三個標準是看管理層是否清晰地表達他們對員工現狀的關心。第四個標準是在會議結束后，人們是否得到了更多的信息，因而有了參與和知情的滿足感第力:個標準是公議結束后,是否有清淅，川行動的步歌C第六個標準是會議在地點、內容及活動安排上是否十分妥貼。第七個標準是看客戶是否介入。客戶的出席取決于會議的主題。表：評估廣告公司管理會議的標準1 .管理層的關心和介入。2 .管理層的計劃一一公司的目標。3 .管理層是否知道我是誰，他們是否關心我。4 .我是否對公司內發生了什么

5、事得到了滿意的答復。5 .ZK()會議結束后，參加者是否有可行動的步驟、時間安排、任務及責任。6 .會議的場所、活動(會議、體育、社交)是否安排得很好。7 .客戶的參加。第二節信息管理一、信息的建立廣告公司首先應該建立基本的有關市場、客戶、媒介的知識儲備。有助于廣告公司建立計劃、明確目的。有助于能向客戶做出營銷和廣告建議。廣告公司還應收集與現有客戶有關的市場、產品、媒介的信息。有助于公司制定品牌策略、營銷規劃及廣告建議。這些都是廣告作業流程的一部分。公司對潛在客戶產業、客戶信息的收集和建立客戶檔案,有助于公司的作業小組了解潛在客戶，這是新業務成功的保障。客戶檔案建立的目的有兩個：一是作為培訓員

6、工的教材，一也作為公司的業績展小給潛在客戶C國內廣告公司最為欠缺的.一個方.面:管理制度運作模式經驗的積累二、信息的保存公司的信息以多種形式煤存：用電腦保存。最大特點：保存的信息量大，便于分類、查找，占有空間小。注意事項：信息時要力備份，以免機器故障損害儲備的信息C用錄(音)像帶保存。(3)縮影保存。優點：快速、自動的微縮照像，將原始文件攝影，把資料縮小在軟片上，貯存在適當處所利用閱讀機迅速檢出所需資料。免去了計算機錄入之苦，具備節省空間、有利于保護、查閱迅速、保密性很強等缺點：成本甚高。(4)案卷保存。這是最傳統、使用最普遍的方法。但以紙為原料的案卷不能無限期和不加挑選地保存。案卷在保存一段

7、時間后就失其效用和價值。若不加以妥善處理，不僅占據空間、增加成本，查找和管理上的不便C(5)公司數據庫。應有完整的客戶關系系統、業務流程系統、公司管理系統。運用在客戶開發和客戶服務上。公司的數據庫應力.專人管理C二、案卷的處珅步界案卷的循環過程包括三個階段：即時使用。儲藏，以備將來之需。銷毀，永不再使用。沒有價值的文件應自開始就不予存檔；檔案卷定期地加以清理；銷毀喪失時效、已無保存價值的文件；移轉有永久保存價值域,未喪失時效的舊文件到花費低廉的儲藏地區.公司在處理案卷時應先編造清冊。處置案卷計劃的目標：是為保留僅需要保留的案卷。第一步是找出所有的案卷并評估這些案卷,通常稱此步驟為編造清冊.隨后

8、決定：哪些類型的案卷應存檔；存檔案卷的大小、數量；存儲的地點；存儲文件的保管年限；在決定永久保存文件前得先做調查，再根據調查所得資料，來評估案卷的價值。評估案卷價值應考慮的問題是：案卷有無全部存檔之必要？案卷保留在檔案柜的時間需要多久？保留于儲藏地區的案卷是否適當？第二步是決定案卷保存年限。由案卷控制者、法律顧問、稅務顧問、案卷管理協定，再由案卷管理者依次決定保管年限。案卷按重要程度分成四類：非必要案卷：此類案卷包括一些不重要的記錄、例行調查、通告等。有用的案卷：這類案卷指有效期不超過一個月具有短暫時效的一般信件。重要的案卷：此案卷所登載的信息通常有五六年的長期價值。首先被存放于辦公室，當手邊

9、資料參考；最后被轉移到花費低廉的儲藏舊卷的地區。如：發票、帳單、財務報告書等。主要的案卷：是永久保留的案卷。它們存放在檔案柜，永不銷毀。如公司成立的合法文件所有權審核書房租契約股東會議報告等。第三步是提供一清潔，干燥、成本也仙乂宣全的儲減地區，案卷存儲后，應準備索引的方法，以便能迅速調出所有文件索引的內容，包括分類主題、名稱、箱子號碼等。每一卷盒要貼上標簽。最后一步是案卷轉移。指由公司即時檔案柜到作即時檔案柜及井即忖檔窠柜到儲藏地區的轉移活動C公司的文件、案卷應隨時間而即時轉移。如檔案柜有四個抽屜公司的非必要案卷應永不存檔立刻銷毀；有用的案卷暫存特別檔案柜一段時間后，將之銷毀。第二節辦公環境要

10、創造性勞動，安靜、整潔、舒適的辦公環境對提高工作效率，提高作業水準也有相當重要的影響。辦公環境也是吸5潛在員工和潛在客戶的.重要因素C一、辦公廳布置的原則和程斤:公司辦公環境的布置可考慮如卜因素：(1)采用一大間辦公廳對于光線、通風、監督、溝通，比用同樣大小的若干小辦公室效果更好。(2)公司付門U應設布.接待接(3)員工們使用同一大小的桌子，可增進美觀，并讓員工感到相互平等。辦公廳采用直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成角度的排列。(5)公司i節的座位畫在部屬用位之后，使上管易觀察工作.場所發工的事小(6)自然光應來自員工桌子的左上方或斜后上方。(7)在辦公廳應采用屏風擋墻，因其易于架設，且能

11、隨意重排。(8)應預留充分的空間，以備最大工作負荷的需要。若看可能，公司匣方會員空、體只處，作為休息、口山交談亂吃下餐的姓所”(10)對未來的變化，應加現測和防備,使布置容加發變和適以公司在布置環境時：先對各部門的業務及工作內容與性質加以考察和分析再次根據工作需要，決定所需的家俱、京椅等最后根據這些.步驟的結果，加以研究和計劃，繪制辦公廳座位布置圖.依圖-伍置C二、辦公廳的布置的崖要因素(一)光線1 尤克充分的光線是辦公廳環境重要因素之一。光線的光量依工作的性質和員工活動的場所應有所不同。草擬與設計工作光量最高；其次是如審計、會計、抄寫、制表等較需眼力的工作；再次是私人辦公室、一般函件處理、會

12、議室、活動室等普遍較易看見的工作；最后是不活動的檔案室、接待室、樓梯間、盥洗室與其他服務地點等較隨便的工作。2 .光源辦公廳光線的來源包括自然光、熒光燈及電燈泡。自然光有益于心理的健康。熒光燈能以相對低的成本，提供大量的照明。如一支40瓦的熒光管的照明，幾乎為一個40瓦燈泡的兩倍。一只48英寸的熒光管，約10倍于電燈泡的照明。熒光燈設備，因其大部分電力都產生光線，而不再發生熱量，因之稱為冷光。光線分散，光柔影弱，故也稱無影光。電燈為人造光線重要來源之一。3 .光線系統的基本設計五種設計：直接光，半直接光，間接光，半間接光，接，核打直接光即90%1004付光線，廠接自發？二體!口射至一18:地點

13、.半直接光即60%90%的光線，直接照射至工作地點，其余的10%40%的光線射到大花板，再從天花板上反射至工作地點。間接光即90%100%的光線，直接射至天花板上，再由天花板反射至工作地點。半間接光即60%90%的光線，射到天花板上再反射下來，其余的10%40%的光線，直接向下照射。直接間接光即凡光線40%60%射至天花板上，再由天花板及墻壁反射下來，其余的光線，則直接照射至工作地點。采用半間接光或行接間接光較為優良c良好的光線約占大辦公廳總工作成本的2%,不良的光線亦占總工作成本的0.5%。雖僅增加1.5%,卻能獲得舒適、準確及精神上之滿足等等優點。提供適當的光線能提高生產力的10%15%。

14、(二)顏色1 .人如顏缶市詞行顏色會影響人類的情緒、意識及思想。某顏色對于某些人有順適的感覺；另外的顏色卻有相反的效果；有些顏色使人心情放松，有些顏色則令人感覺郁悶；有些顏色能加速心料的活動,些顏色則降低心和的活動C黃色、橙色與紅色稱為暖色。藍色、紫色與綠色稱為冷色。2 .面色的選出.顏色采納原則建議如下:(1)普通辦公廳：天花板宜用白色，面對員工的墻壁宜用冷色，其他墻壁的顏色宜用暖色如淺黃色口所有墻壁的顏色應注苣克相調和。(2)公議軍：以淡色口中性的顏色為最佳.、(3)公穴室：以歡喻的、中性的,顏色為最佳.、(4)走廊；用明亮的顏個，區其缺少自然光線.、(5)休息室；方用梏個，女宜.用淡燈色

15、.、(6)私人辦公室；深的。蚱他的顏色,在1人之偏好定”出下室，與獷微室；用以右幻度反劉光線的頡色.:(三)皆樂播放音樂顯示最大益處的工作包括：檔案收發打字接待打孔與查對等音樂以選播輕快的古典普樂與節奏輕快的音樂為主C(四)空氣1 .空氣訓節空氣調節即控制辦公廳中空氣的溫度、流通、濕度與清潔四個基本因素。2 .溫度、濕度與通風辦公廳的溫度以維持在攝氏21%25二為11濕度會影響人的舒適與效率。理想的辦公廳相對濕度是40%60%。當相對濕度是20%,則辦公廳的空氣太干燥；當相對濕度是70%，則空氣太潮濕。通風標準是每個人每小時約需2000立方米的.空(五)聲音(1)減少或盡可能排除聲音的來源：在打字機與計算機底下置氈墊，辦公廳設備底下置橡皮墊。套于機器上的防聲櫥。檔案柜、門、桌子、與椅子上，涂適當的潤滑劑，減少不必要的談話，養成低談的習慣。設辦公廳于安靜之處：遠離街道