1、會議管理制度1會議管理制度會議管理制度2會議室使用和管理規定會議室使用和管理規定3會議室使用控制會議室使用控制1.1.會議管理制度會議管理制度1目的：規范投資公司各種會議管理，減少會議時間，提高 會議效率。2適用范圍：適用于投資公司及所屬事業部例會和非例會會 議。3引用文件：4投資公司會議概況：4.1例會安排概況：經營分析會：投資公司每月召開一次經營分析會，匯報、總結上月經營情況，并進行偏差分析，會議由戰略管理部部長主持，戰略管理部進行記錄。與會人員：投資公 司總經理、畐応經理、各部部長。月度考核會：投資公司及所屬事業部每月召開一次機 關月度考核會，匯報、總結上月工作情況，制訂下月工 作計劃，

2、由總經辦/督察審計部部長主持，總經辦 /督察審計 部進行記錄。與會人員：總經理、副總經理，各部部長。生產經營例會：投資公司所屬事業部每月召開一次生 產經營例會，匯報、總結上月生產經營情況，通報上月 各分公司生產經營檢查考評結果，安排布置下月的工作任 務，會議由企管部部長主持，企管部進行記錄。與 會人員：企管部部長、副部長、部長助理、各分公司經理、 副經理、生產辦主任、質檢辦主任。營銷協調會：投資公司所屬事業部每月召開，分析生 產、質量和銷售上存在的問題，協調解決生產、質量和 銷售環節上的問題。會議由企管部部長主持，企管部進行記 錄。與會人員：主管領導、企管部部長、副部長、 部長助理、市場部部長

3、、業務部部門經理、各分公司經理。4.2非例會安排概況：投資公司總經理辦公會由總經理根據需要確定會議時 間并召集、主持。會議審議當前公司的發展戰略、生產 經營管理、行政人事等方面的重大事項和決策、決定。總經 辦記錄，總經理辦公會議審議事項的最終決定權 在總經理。與會人員：總經理、副總經理、總經理助理、各 部部長、各事業部經理。各事業部科技專題會議由總工根據需要確定會議時間 并召集、主持。會議學習與企業相關的新工藝、新技術， 討論解決生產工藝中存在的問題或發布各類科技成果。總工 指定人員記錄。423部門會議由各部門領導根據實際情況，定期召開部門 有關人員工作會議，布置任務，協調工作，部門領導指 定

4、記錄人。投資公司、各事業部年度、季度各類競賽活動總結大 會、動員大會由總經辦或相關部門組織、召集、記錄。5會議管理：5.1會議管理的要求：會議必須符合國家的法律和政策。會議必須追求效率。選擇好開會的時機。明確和統一會議的責權。嚴格控制會議的數量和規模，簡化會議的程序。5.2參加會議須知：應將會議的目的、宗旨、議題及有關資料認真地予以 研究，并準備提出意見或詢問事項。嚴格遵守會議時間，準時出席。如因故不能出席，須 事先通知會議組織者。發言力求簡要明確，注意發言時機。只要有利于公司整體利益，應毫不保留地發表意見。凡與會議主題無關的話題，應盡量避免。在反駁他人意見時，應注意態度和語言。不能因細節問題

5、爭吵不休。528注意不能喋喋不休，應讓他人也有發言機會 529應服從多數人的決定。6會議的程序：6.1會議的準備工作：由會議組織部門擬定會議計劃。確定會議議題。確定會議時間、地點及與會人員。要求全面周到、無 錯漏、范圍恰當必須經領導審批。會議資料準備。發布會議通知。例會在無特別變化時不另行通知，非 例會由會議組織者發通知或以填寫會議通知單的方 式通知與會人員。排列座次，布置會場。會議報到。6.2會議的進行階段：會議組織者對會議中出現的安排、沖突、意見分歧等 現象進行處理和協調。加強治安保衛工作，引導與會人員有秩序出入會場， 對遲到者迅速引導落座。需進行選舉工作的應事先準備好票箱、選票、選好監

6、票人，并清點到會人數和缺席人數。做好會議過程中文件的分發和保管工作625做好會議的保密工作，加強對會議的通訊設備，擴音 設備的管理。做好會議的服務工作。6.3會后處理工作做好會議文件的處理工作。安排好外地與會人員的返回服務工作。進行會務總結，對會議的安排工作，會議費用等作合 理程度評價。擬寫會議報告，向上級主管部門報告會議情況及所取 得的成果。傳達會議精神。2. 2.會議室使用和管理規定會議室使用和管理規定1目的：加強管理，使會議室充分發揮作用，更好地服務于 領導、機關各部。2適用范圍：適用于投資公司及所屬事業部會議室。3引用文件：4規定：4.1會議室由總經辦統一管理。4.2會議室的使用限于投

7、資公司及所屬事業部、全資、控股 子公司召集的各類會議和公司領導交辦的外來客人的 接待業務。4.3使用會議室須提前1日到總經辦、行辦辦理手續。4.4愛護會議室的設施，保持會議室的清潔，使用完畢，應 及時清洗水杯和煙缸，并對接待用品認真登記，由使用 部門負責人簽字認可。4.5任何部門和個人不得將會議室的桌椅、煙具、煙缸等設 施拿出會議室。內控目標：*保證會議室使用合理關鍵控制點：1. 會議室使用部門應根據參加會議的對象及人數提前 兩個工作日提出合理的使用申請，由總經辦進行審批2. 如暫無會議室安排會議，應由申請部門重新安排會 議時間3. 會議室服務員應認真清點主要接待物品并做好記錄 以備每月底核算

8、費用，同時要清點會議室重要設置，發現損壞及時報告。相關文件：1. 會議通知單2. 會議室使用登記表3. 會議接待用品消耗統計表4. 出席會議情況統計表使用部門提前2日提出申 請使用部門填寫會議 室使用申請單交 會議室服務員 會議室服務人員接 通知單時開門登記 秘書半個工作日 確定有無會議室 會議完畢半個工作 日內清點主要接待 用品、清理衛生 責任人：服務員 會議室使用結束 否231有根據會議重要 情況協調安排責任人：秘書是否優先安排是不能使用會議室否開會使用部門負責人或委派有關人員簽字認可2使用部門提前半個工作日布置會議室4313. 3.會議室使用控制會議室使用控制會議通知單會議通知單會議主持：備注：編號：會議名稱：會議主旨、議題：會議時間、地點：與會人員：會議組織：通知人：通知時間：聯系電話：編號：TH-Z-B-013會議室使用登記表會議室使用登記表日期會議室人數使用部門會議名稱接待情況服務人員部門負責人編號：TH-Z-B-014各部門會議接待用品消耗統計表各部門會議接待用品消耗統計表領用時間飲料品名數量單價 （元）總價（元）合計金額（元）領 用人簽字編號：TH-Z-B-015出席會議情